CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ
1.3. NỘI DUNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TRONG DOANH
1.3.2. Quá trình tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng nhân lực ở mỗi cơ quan tổ chức hay doanh nghiệp có những điểm mang tính riêng biệt, nhưng trên cơ sở lý luận chung có thể mơ hình hóa thành sơ đồ sau:
Hình 1.1. Nội dung, trình tự của quá trình tuyển dụng
(Nguồn: Sách giáo trình Quản trị nguồn nhân lực, Học viện Tài Chính)
1.3.2.1. Chuẩn bị tuyển dụng
Trước khi tiến hành tuyển dụng, các nhà quản trị phải thực hiện tốt những công việc dưới đây:
− Thành lập Hội đồng tuyển dụng. Quy định rõ số lượng, thành phần và quyền hạn của Hội đồng tuyển dụng. Căn cứ vào yêu cầu của các vị trí cần người mang
tính chun mơn, nghiệp vụ trong doanh nghiệp, có thể mời một số thành viên từ bên ngoài cùng tham gia Hội đồng tuyển dụng.
− Xem xét, nghiên cứu mọi loại văn bản, quy định của Nhà nước liên quan đến tuyển dụng, như: Luật lao động; tiêu chuẩn ngạch bậc công chức, viên chức nhà nước; điều lệ tuyển dụng; văn bản về hợp đồng lao động,...
− Xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng theo quy định của pháp luật, ngồi ra cịn có những tiêu chuẩn tuyển dụng cho doanh nghiệp tự đưa, chẳng hạn: Văn bằng chứng chỉ về trình độ ngoại ngữ, vi tính; chiều cao, sức khỏe;..hoặc chưa có tiền án tiền sự
1.3.2.2. Thông báo tuyển dụng
Doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp nhiều hình thức đăng tuyển (thu hút ứng viên), như: Quảng cáo trên những phương tiện thông tin đại chúng, thông qua trung tâm tư vấn, giới thiệu việc làm; đăng tuyển tại các cơ sở đào tạo;...Trong nội dung thông báo,những thông tin cơ bản về trình độ chun mơn, kĩ năng tay nghề,đặc điểm cá nhân,...của ứng viên phải ngắn gọn và đầy đủ.
Nếu áp dụng hình thức quảng cáo tuyển dụng, các nhà quản trị cần chú ý nêu rõ thêm những vấn đề sau:
− Giới thiệu về doanh nghiệp và về công việc.
− Chức năng nhiệm vụ chính trong cơng việc.
− Quyền lợi của ứng viên ( lương bổng; cơ hội được đào tạo, thăng tiến, môi trường làm việc,...) nếu họ được tuyển dụng
− Các hướng dẫn về hồ sơ, thủ tục hành chính, cách thức liên hệ,...
1.3.2.3. Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ
Bộ phận nhân sự hoặc Phòng tổ chức hành chính (nếu doanh nghiệp khơng có bộ phận nhân sự riêng biệt) có trách nhiệm thu nhận tất cả mọi hồ sơ xin tham gia thi tuyển của các ứng viên đến giao nộp. Hồ sơ xin tuyển dụng (thường gọi là hồ sơ xin việc) được thực hiện theo mẫu thống nhất của Nhà nước, bao gồm: Đơn
xin tuyển dụng (đơn xin việc); bản khai lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương; giấy chứng nhận sức khỏe do bác sĩ của cơ quan y tế có thẩm quyền cấp; bằng tốt nghiệp hoặc giấy chứng nhận tình độ chuyên mơn,nghiệp vụ (bản sao có cơng chứng). Ở một số tổ chức hoạt động mang tính đặc thù thì được quyền tự quy định mẫu hồ sơ (thậm chí có thể quy định riêng cho từng loại ứng viên vào các chức vụ, vị trí, cơng việc khác nhau). Cũng có những doanh nghiệp cịn yêu cầu các ứng viên cho biết thêm thông tin về kinh nghiệm công tác, chức vụ cao nhất đã qua, các khóa đào tạo và chứng chỉ đi kèm,.. trong hồ sơ tuyển dụng.
Sau khi thu nhận, nghiên cứu hồ sơ, đối chiếu với các tiêu chuẩn tuyển dụng, có thể loại bớt một số ứng viên khơng đáp ứng được những tiêu chuẩn công việc mà không cần làm tiếp thủ tục ở những công đoạn tiếp theo, nhằm giảm bớt chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp.
1.3.2.4. Phỏng vấn sơ bộ (phỏng vấn lần đầu)
Phỏng vấn sơ bộ là lần tiếp xúc chính thức đầu tiên của ứng viên với doanh nghiệp,tâm trạng ứng viên thường tỏ ra rất lo lắng, căng thẳng. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng được bầu khơng khí thoải mái,thân thiện nhằm tạp sự cảm tình, an tâm và tự tin cho ứng viên. Phỏng vấn viên phải là những người vui vẻ,cởi mở, thiện chí hiểu biết tổng quát về doanh nghiệp, có khả năng giao tiếp tốt. Hãy lựa chọn văn phịng nơi đón tiếp ứng viên vừa lịch sự , yên tĩnh và vừa không quá nghiêm trang để ngay cả khi ứng viên không được tiếp nhận thì doanh nghiệp cũng vẫn là một địa chỉ một hình ảnh tốt đẹp trong tâm trí họ.
Thông thường, bước phỏng vấn sơ bộ chỉ kéo dài 5 hoặc 10 phút đối với các ứng viên đã qua vòng sơ loại và được thực hiện sau khi thu nhận hồ sơ từ 10 đến 15 ngày. Mục đích của buổi phỏng vấn sơ bộ là nhằm loại bớt một số ứng viên không đủ tiêu chuẩn tuyển dụng mà bước trước đó chưa phát hiện ra. Trong nhiều trường hợp, số lượng ứng viên tham gia thi tuyển sau bước này giảm xuống chỉ còn khoảng 30% đến 50%.
Để có thể lựa chọn được các ứng viên xuất sắc, ban tuyển dụng thường sử dụng những bài kiểm tra trắc nghiệm nhằm đánh giá họ về các kiến thức cơ bản, năng lực thực hành cũng như những kỹ năng đặc biệt (bao gồm: trí nhớ, mức độ khéo léo, khả năng phản ứng,...).
1.3.2.6. Phỏng vấn lần hai
Bước này được sử dụng để tìm kiếm, đánh giá ứng viên trên nhiều phương diện: Trình độ chun mơn, nghiệp vụ, kinh nghiệm; các kiến thức xã hội; những đặc điểm cá nhân( bao gồm: Tính cách, khả năng hịa nhập vào mơi trường làm việc của doanh nghiệp,..). Phỏng vấn lần hai có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau và cũng sẽ được trình bày ở phần sau thuộc chương này.
1.3.2.7. Xác minh điều tra
Xác minh điều tra là quá trình làm sáng tỏ thêm những thông tin chưa rõ ràng đối với những ứng viên có nhiều triển vọng. Thơng qua tiếp xúc với các thầy cô giáo, bạn bè, lãnh đạo và đồng nghiệp cũ của ứng viên (theo những địa chỉ ghi trong hồ sơ xin việc) sẽ cung cấp cho bộ phận tuyển dụng thêm thơng tin về trình độ, tính cách, kinh nghiệm và mọi thành tích của họ trong quá khứ. Đối với các cơng việc địi hỏi phải rõ ràng, minh bạch có tính trung thực cao như tiếp viên hàng khơng, thủ quỹ,.. thì cịn phải tìm hiểu kĩ về nguồn gốc, lý lịch gia đình của ứng viên.
1.3.2.8. Khám sức khỏe
Mặc dù ứng viên đã trải qua tất cả những bước nêu trên, nhưng vẫn chưa đủ điều kiện để doanh nghiệp có thể ra quyết định tuyển dụng. Bởi lẽ, ngoài các tiêu thức như: Chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp;... Ban tuyển dụng cần hết sức quan tâm đến yếu tố sức khỏe của mọi ứng viên. Thực tế chỉ ra rằng, nếu những lao động không đủ sức khỏe hoặc bị bệnh được tuyển dụng, thì khơng những khơng đảm bảo yêu cầu chất lượng chuyên môn và hiệu quả cơng việc mà cịn có thể gây ra nhiều khó khăn, tốn kém, để lại những bất lợi lâu dài cho doanh nghiệp.
1.3.2.9. Ra quyết định tuyển dụng
Ra quyết định tuyển dụng hoặc loại bỏ ứng viên được xem là bước quan trọng nhất trong suốt q trình tuyển dụng. Để đảm bảo tính chính xác của công việc này, các nhà tuyển dụng phải nghiên cứu hết sức cẩn trọng, có hệ thống những thơng tin về ứng viên và cần thống nhất cách thức ra quyết định tuyển dụng. Phương pháp đơn giản nhất là Hội đồng ( hay cá nhân có thẩm quyền) tuyển dụng tiến hành thu nhập, xem xét lại mọi dữ liệu về ứng viên; sau đó, dựa trên sự hiểu biết công việc cần tuyển người cũng như các phẩm chất, kĩ năng phù hợp với cơng việc đó để ra quyết định. Thực tế cho thấy, quan điểm của cá nhân các thành viên trong Hội đồng tuyển dụng có khi sẽ khác nhau, nên có thể dẫn đến những ý kiến đánh giá trái ngược về một ứng viên. Ra quyết định theo cách hay thường khơng khách quan, thiếu tính chính xác, nhưng hiện nay, nó vẫn được áp dụng tương đối phổ biến ở các doanh nghiệp nước ta.
Phương pháp ra quyết định kiểu thống kê thường đảm bảo độ chính xác cao hơn. Ở đó, Hội đồng (hoặc cá nhân có thẩm quyền) tuyển dụng xác định những tiêu thức, yếu tố quan trọng nhất đối với từng công việc và đánh giá tầm quan trọng của mỗi tiêu thức này. Tổng hợp toàn bộ số điểm đánh giá ứng viên trong quá trình xét tuyển( bao gồm: Điểm phỏng vấn; điểm kiểm tra, trắc nghiệm;...), ứng viên đạt số điểm cao nhất sẽ được tuyển dụng.
Cuối cùng, doanh nghiệp sẽ thực hiện việc kí kết hợp đồng lao động với những ứng viên cần tuyển dụng. Tại nội dung quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động phải ghi rõ chức vụ đảm nhiệm, lương bổng, thời gian thử việc của từng nhân viên mới.
1.3.2.10. Bố trí cơng việc
Sau khi ứng viên được tuyển dụng chính thức, các nhà quản trị tiến hành bố trí nhân viên mới vào những vị trí làm việc cần thiết. Đồng thời giới thiệu họ với người phụ trách trực tiếp và các đồng nghiệp khác; giới thiệu về lịch sử hình thành, phát triển doanh nghiệp. Tổ chức cho nhân viên mới học tập nội quy, quy
chế của ngành cũng như doanh nghiệp trước khi giao cơng việc chính thức. Đối với nhân viên mới, sự quan tâm hướng dẫn của người lãnh đạo trực tiếp và các đồng nghiệp là rất quan trọng; điều đó giúp họ có thể nhanh chóng hịa nhập, thích nghi với mơi trường làm việc của doanh nghiệp.