1.2.2. Mục tiêu đánh giá, dự báo, ngăn ngừa rủi ro cho doanh nghiệp
2.3. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp dịch vụ cụ thể là
2.3.2.1. Hoạt động mua hàng và quản trị dự án
Quy trình:
- Trước khi thực hiện dự án: doanh nghiệp quy định nhân viên thực hiện dự án cần tiến hành lập Bảng dự tốn chi phí (PEC) để được xét duyệt về kế hoạch mua hàng, thời hạn thanh toán, chứng từ thu thập và lợi nhuận thực hiện dự án. Sau đó nhân viên thực hiện dự án chuyển PEC đã được xét duyệt cho kế toán theo dõi.
- Trong khi thực hiện dự án: nhân viên thực hiện dự án căn cứ vào danh sách nhà cung cấp đã được ký hợp đồng nguyên tắc để lựa chọn và lập đề xuất mua hàng phù hợp với Bảng dự tốn chi phí. Trong trường hợp nhà cung cấp khơng có trong danh sách của cơng ty thì phải có ít nhất hai bảng báo giá và được trưởng bộ phận ký duyệt. Tiếp đến, nhân viên thực hiện dự án tiến hành ký kết hợp đồng, theo dõi nhà cung cấp về việc sản xuất, kiểm tra, nhận hàng và nghiệm thu sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ cung ứng hồn thành. Sau đó, nhân viên thực hiện chuyển tồn bộ hồ
sơ thanh tốn gồm đề xuất mua hàng được duyệt, hợp đồng, thanh lý, hóa đơn cho
kế tốn để tiến hành thanh tốn. Trong trường hợp chi phí thanh tốn vượt mức dự
tốn đã lập thì phải có sự ký duyệt của Ban Giám Đốc.
- Kết thúc dự án: doanh nghiệp quy định nhân viên thực hiện dự án cần tiến hành lập Bảng quyết tốn chi phí (CLOSING) trong vịng 15 ngày, để đối chiếu với
PEC, xác định mức lợi nhuận thực tế. Căn cứ vào các chứng từ phát sinh trong dự
án kế toán sẽ đối chiếu và xác nhận CLOSING.
Thực trạng:
- Do thời gian ký kết hợp đồng và thực hiện dự án quá ngắn nên vẫn cịn tình trạng rất nhiều các dự án thực hiện nhưng chưa lập PEC.
- Mặc dù doanh nghiệp đã có quy định cụ thể thời gian sau khi kết thúc dự án
người thực hiện cần lập CLOSING nhưng việc này thường bị kéo dài, chậm trễ.
- Doanh nghiệp đã ban hành quy trình mua hàng rõ ràng, trong đó quy định giá trị trên 10 triệu đồng phải lập hợp đồng, khi chọn lựa nhà cung cấp khơng thường xun thì có tham chiếu từ hai đơn đặt hàng trở lên. Tuy nhiên, do tính chất của mỗi dự án khác nhau nên các loại hàng hóa mua vào đa dạng về mặt chủng loại, do đó mặc dù cơng ty có danh sách nhà cung cấp chọn lọc đối với các hàng hóa thường
xuyên, nhưng phần lớn các hàng hóa cịn lại do nhân viên thực hiện chương trình
chỉ định là những nhà cung cấp khơng được sàng lọc.
- Kế tốn thanh toán trực tiếp cho nhà cung ứng và khuyến khích thanh tốn tiền hàng qua chuyển khoản.
- Đơn hàng, hợp đồng không được đánh số và lưu giữ tại bộ phận mua hàng. - Định kỳ cơng ty khơng có kế hoạch cụ thể đánh giá lại khả năng cung cấp dịch vụ của nhà cung cấp thường xuyên.
Rủi ro:
- Dự án thực hiện nhưng khơng kiểm sốt được chi phí dẫn đến mức lợi nhuận
khơng đạt u cầu hoặc lỗ. Từ đó ảnh hưởng đến quyết định tính khả thi của dự án
cùng loại, đánh giá khách hàng tối ưu.
- Quyết toán dự án chậm trễ ảnh hưởng đến thời gian xác định lợi nhuận dự án, thu hồi chứng từ và tiền hồn ứng của nhân viên.
- Mua hàng khơng sàng lọc dẫn đến:
quyết định mua hàng trước khi hàng được chấp nhận. khả năng hàng không đáp ứng đúng nhu cầu thực sự. hàng mua với giá cao.
chứng từ mua hàng không đầy đủ, rõ ràng.
tạo điều kiện thông đồng giữa nhân viên thực hiện dự án và nhà cung cấp. - Khi cần theo dõi thì mất thời gian trong việc tìm kiếm đơn hàng, hợp đồng.