1.2.2. Mục tiêu đánh giá, dự báo, ngăn ngừa rủi ro cho doanh nghiệp
2.3. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp dịch vụ cụ thể là
2.3.2.4. Hoạt động hành chín h nhân sự
Quy trình:
* Hoạt động hành chính:
Hàng ngày nhân viên hành chính thực hiện các cơng tác giao nhận văn thư, quản lý con dấu và lưu trữ các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc vận hành của cơng ty. Ngồi ra, bộ phận này còn quản lý cơng tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách
cho công ty; đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán
bộ; mua sắm và quản lý trang thiết bị, văn phịng phẩm cho cơng ty. Khi dự án thực hiện, bộ phận này hỗ trợ công việc đặt xe, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm thủ tục xin visa cho các chuyến đi công tác của nhân viên thực hiện dự án.
* Hoạt động nhân sự:
- Căn cứ vào đề xuất của các phòng ban trong doanh nghiệp, bộ phận nhân sự tiến hành tuyển dụng thông qua các phương tiện truyền thơng. Sau đó, bộ phận này ký hợp đồng lao động và đăng ký bảo hiểm xã hội, y tế, tai nạn cho nhân viên. Hàng
tháng, căn cứ vào hợp đồng lao động và bảng chấm cơng để tính lương cho nhân
viên.
- Bên cạnh đó, dựa vào nhu cầu cơng ty, ngân sách đào tạo và chuyên môn của mỗi nhân viên, bộ phận này lập kế hoạch đào tạo hàng năm để nhân viên nâng cao
năng lực làm việc.
- Ngồi ra, bộ phận này cịn giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự như các chế độ thai sản, nghỉ việc, ..các vấn đề phát sinh bất lợi cho doanh nghiệp.
Thực trạng:
- Khối lượng công việc nhiều, thời gian thực hiện dự án gấp rút mà số lượng nhân viên hỗ trợ ít nên nhân viên bị áp lực cao.
- Do đặc thù ngành nên việc sử dụng văn phòng phẩm khá nhiều, mặc dù hàng tháng bộ phận hành chính có lập tình hình sử dụng của từng phịng ban nhưng cơng
ty chưa có định mức cấp phát văn phòng phẩm cụ thể cho từng phòng ban.
- Việc quản lý tài sản khơng có sự kết hợp chặt chẽ với phịng kế tốn, định kỳ khơng tiến hành kiểm kê tài sản.
- Cơng tác phịng cháy chữa cháy chưa được triển khai cụ thể.
Rủi ro:
- Nhân viên không tuân thủ các quy định của các hoạt động, hoặc từ bỏ cơng việc.
- Lãng phí trong việc sử dụng văn phòng phẩm.
- Rủi ro mất mát tài sản, tài sản bị hư hỏng nhưng không được phát hiện và sửa chữa kịp thời.
- Rủi ro xảy ra sự cố.