1.2.2. Mục tiêu đánh giá, dự báo, ngăn ngừa rủi ro cho doanh nghiệp
2.3. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp dịch vụ cụ thể là
2.3.2.3. Hoạt động kế toán
hàng, theo dõi công nợ và quản lý dự án, theo dõi tài sản cố định, theo dõi các khoản tiền lương, theo dõi thuế.
Quy trình:
Hoạt động thu chi:
- Các khoản thu chi phát sinh, nhân viên trực tiếp thực hiện viết phiếu đề nghị thu chi tiền nộp cho kế toán theo dõi bộ phận, trong đó phiếu đề nghị chi có ký duyệt của trưởng bộ phận nếu chi phí trong Bảng dự tốn chi phí, và ký duyệt của Giám Đốc nếu chi phí vượt Bảng dự tốn chi phí và đính kèm chứng từ phát sinh.
- Các phiếu thu, chi do kế toán theo dõi bộ phận lập thành 2 liên, ghi đầy đủ nội dung, kế toán ký tên và chuyển cho kế tốn trưởng ký duyệt. Sau đó chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhập, xuất quỹ.
- Thủ quỹ giữ lại một liên để ghi sổ quỹ, một liên giao cho người nộp hay người nhận. Hàng ngày, Thủ quỹ ghi chép sổ quỹ liên tục và đầy đủ mọi khoản thu chi tiền mặt theo trình tự phát sinh và tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm. Cuối ngày, thủ quỹ kiểm kê số tồn quỹ thực tế và đối chiếu với số liệu của sổ quỹ và của sổ kế toán tiền mặt.
- Định kỳ hàng tháng, doanh nghiệp tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt. Mọi chênh lệch nếu có sẽ được xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý.
Quản lý tạm ứng:
- Hàng ngày, khi phát sinh các khoản chi phí cho các cơng việc thuộc về hành
chính như giao văn thư, tiếp khách, và chi phí thực hiện dự án đối với các khoản
mục được tạm ứng như th địa điểm, cơng tác phí của nhân viên đi cơng tác; th
người nổi tiếng…thì người cần nhận tạm ứng phải lập phiếu đề nghị tạm ứng trình trưởng bộ phận phịng ban nơi mình cơng tác ký duyệt (trường hợp trong ngân sách) và Giám Đốc ký duyệt (trường hợp vượt ngân sách). Sau đó, chuyển cho kế toán
làm thủ tục chi tạm ứng. Trình tự các bước chi tiền tương tự như việc hạch toán xuất quỹ đã trình bày ở hoạt động thu chi ở trên.
- Doanh nghiệp quy định thời gian hoàn ứng cụ thể như sau:
Đối với dự án: Quyết tốn tạm ứng phải được thực hiện trong vịng 30 ngày
kể từ khi kết thúc dự án. Nếu vượt quy định, các khoản tạm ứng của dự án khác
không được thực hiện.
Đối với chi phí thuộc về hành chính: Quyết toán tạm ứng phải được thực
hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận tạm ứng. Nếu vượt quy định, các khoản tạm ứng khác không được thực hiện.
Quản lý Tiền gửi ngân hàng:
- Hàng ngày kế toán sẽ đi ngân hàng để thực hiện công tác giao dịch chứng từ (chứng từ dùng để hạch toán tiền gửi ngân hàng bao gồm: giấy báo Nợ, giấy báo Có, bản sao kê, sổ phụ... kèm theo các chứng từ gốc là ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc huyển khoản, séc bảo chi...)
-Khi nhận được chứng từ ngân hàng, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp phát hiện có bất kỳ sự chênh lệch nào (sổ kế tốn tài khoản 112 của mình – sổ phụ, sao kê của ngân hàng – chứng từ gốc) thì thơng báo ngay cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời.
- Định kỳ hàng tháng, doanh nghiệp tiến hành kiểm kê tiền gửi ngân hàng. Mọi chênh lệch nếu có sẽ được xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý.
Hoạt động theo dõi công nợ và quản lý dự án: đã trình bày ở hoạt động mua
hàng và quản trị dự án, hoạt động bán hàng và thu hồi công nợ ở trên.
Quản lý Tài sản cố định:
- Khi phát sinh nhu cầu mua sắm tài sản cố định, từng bộ phận sẽ lập phiếu đề nghị mua tài sản cố định đưa ra ý kiến đề xuất (khảo giá, đánh giá kỹ thuật…) trình
Ban Giám Đốc xét duyệt, sau đó chuyển phiếu sang phịng hành chính thực hiện
- Khi tài sản cố định được mua về đến cơng ty, phịng hành chính lập biên bản giao nhận tài sản cố định và kèm chứng từ hóa đơn… chuyển cho kế tốn tài sản cố
định làm căn cứ thanh toán, hạch toán và mở thẻ tài sản cố định.
Quản lý các khoản tiền lương:
- Đối với lương văn phòng: cuối mỗi tháng căn cứ vào đơn giá lương trong hợp
đồng lao động, đề xuất phụ cấp và bảng theo dõi chấm công của máy chấm cơng,
phịng nhân sự tiến hành tính lương cho nhân viên văn phịng. Sau đó, chuyển bảng
lương sang cho bộ phận kế tốn kiểm tra, trình Giám Đốc ký duyệt và tiến hành
chuyển lương cho nhân viên.
- Đối với lương dự án: khi chương trình bắt đầu, nhân viên thực hiện dự án tiến hành ký hợp đồng cộng tác viên với các nhân viên. Trong khi triển khai chương trình nhân viên thực hiện dự án sẽ theo dõi, giám sát và chấm cơng. Kết thúc
chương trình trong vịng 7 ngày, nhân viên thực hiện dự án sẽ tiến hành tính lương căn cứ Bảng dự tốn chi phí, hợp đồng cơng tác viên, bảng chấm cơng, bảng phụ
cấp. Phụ cấp sẽ căn cứ trên hệ số doanh số đạt được của dự án, thái đô làm việc, thâm niên, và các khoản hỗ trợ xăng, điện thoại và cước internet. Sau đó, nhân viên thực hiện dự án sẽ chuyển bảng lương sang cho bộ phận kế toán kiểm tra, trình
Giám Đốc ký duyệt và tiến hành chuyển lương cho nhân viên.
Quản lý thuế:
- Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, kế toán thuế tập hợp dữ liệu để kê khai và nộp thuế hàng tháng, quý và năm.
- Kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của các chứng từ, hóa đơn mua vào, bán ra. - Liên hệ với cơ quan thuế khi có phát sinh những cơng việc liên quan đến thuế. - Thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất của luật thuế qua báo chí,
Thực trạng:
- Một kế toán kiêm nhiệm cùng lúc nhiều việc, thủ quỹ đồng thời là kế tốn ngân hàng, cơng nợ kiêm kế toán quản lý dự án và kế toán thanh toán.
- Khi kết thúc dự án các nhân viên thực hiện chương trình khơng quyết tốn và nộp ngay số tiền thu của khách hàng (đối với các hội thảo).
- Mua hàng khơng có chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ do không tuân thủ nguyên tắc mua hàng.
- Tạm ứng một số hạn mục không nằm trong quy định, tạm ứng khi nhân viên
chưa hoàn hết số tạm ứng cũ theo thời gian quy định. Ngoài ra, phát sinh trường
hợp nhân viên nhận tạm ứng chuyển giao tạm ứng cho người khác do không được phép tạm ứng.
- Việc quản lý tài sản không chặt chẽ, chưa mở thẻ và sổ theo dõi tài sản, định kỳ không tổ chức kiểm kê tài sản.
- Việc thanh toán lương dựa vào máy theo dõi chấm công nhưng máy thường xun gặp trục trặc nên khơng kiểm sốt tốt việc nghỉ phép của nhân viên.
- Doanh nghiệp bị đóng phạt, xuất tốn chi phí sau mỗi đợt quyết tốn thuế.
Rủi ro:
- Sự thông đồng giữa người thực hiện chương trình và kế tốn, sự biển thủ của thủ quỹ, thơng đồng giữa kế tốn và nhà cung cấp/khách hàng.
- Rủi ro mất mát tiền hoặc chiếm dụng vốn của doanh nghiệp do sự kéo dài thời gian quyết toán và nộp tiền.
- Khả năng bị cơ quan thuế xuất tốn chi phí đầu vào cao.
- Nhân viên chiếm dụng vốn doanh nghiệp, bằng cách tạm ứng chương trình mới hồn trả khoản tạm ứng chương trình cũ, cơng nợ tạm ứng khơng rõ ràng, khả năng thu hồi được tiền khó khăn khi nhân viên nghỉ việc.
- Công ty có thể khơng ngăn chặn hoặc phát hiện kịp thời các khoản chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng có gian lận hoặc có lỗi.
- Rủi ro mất mát tài sản, tài sản bị hư hỏng nhưng không được phát hiện và sửa chữa kịp thời.
- Tính lương sai, khơng đúng thực tế ngày công làm việc của nhân viên.
- Doanh nghiệp gánh thêm khoản chi phí do xuất tốn chi phí làm giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh, giảm uy tín danh nghiệp khi bị thanh tra và công bố doanh nghiệp có dấu hiệu vi phạm pháp luật..