1.2.2. Mục tiêu đánh giá, dự báo, ngăn ngừa rủi ro cho doanh nghiệp
3.1. Quan điểm hoàn thiện
3.1.1. Phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động: 3.1.1.1. Phù hợp với quy mô: 3.1.1.1. Phù hợp với quy mơ:
Đối với doanh nghiệp có qui mơ lớn:
Đặc điểm của những doanh nghiệp có qui mơ lớn là vốn nhiều, hoạt động dàn
trải ở nhiều quốc gia, cơ cấu tổ chức phức tạp với nhiều phịng ban và cấp quản lý.
Do đó, để hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cần chú trọng vào việc:
- Thiết kế và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo năm yêu tố của mơ hình COSO.
- Thay đổi cần thiết về cơ cấu quản lý, quản trị doanh nghiệp cũng như quản lý rủi ro một cách tương ứng với quy mô và tầm cỡ của doanh nghiệp.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp để tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các cấp, bộ phận trong doanh nghiệp.
- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn trách nhiệm cụ thể. - Đa dạng hóa các kênh thông tin.
- Giám sát chặt chẽ việc đảm bảo tn thủ các quy trình và thủ tục kiểm sốt rủi
ro đã đề ra.
Đối với doanh nghiệp có qui mơ vừa và nhỏ:
Đặc điểm của những doanh nghiệp có qui mơ vừa và nhỏ là có ít vốn, ít nhân
viên, nên việc áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm sẽ rất khó khăn. Bên cạnh
đó, loại hình doanh nghiệp này chưa bài bản trong công tác quản lý và quản trị
doanh nghiệp, thường lệ thuộc vào các cá nhân lãnh đạo, thường là chủ sở hữu,
trong việc nhận diện và ứng phó với rủi ro. Vai trò của các cá nhân này rất quan
trọng và phụ thuộc nhiều vào bản năng cũng như độ nhạy bén của họ trong hoạt
động kinh doanh. Tuy nhiên, trong điều kiện môi trường kinh doanh ngày một phức
khả năng kiểm sốt của họ thì sẽ dễ dẫn đến nguy cơ thất bại cao. Do đó, để hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cần chú trọng vào việc:
- Nâng cao ý thức thực hiện việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của ban lãnh đạo một cách bài bản và chuyên nghiệp.
- Nâng cao năng lực và đạo đức của đội ngũ nhân viên vì nếu nhân viên có năng lực và đạo đức tốt thì dù doanh nghiệp khơng áp dụng ngun tắc phân chia trách nhiệm đầy đủ thì vẫn khơng xảy ra mất mát, rủi ro.
- Xây dựng chính sách nguồn nhân sự hợp lý.
3.1.1.2. Phù hợp với lĩnh vực kinh doanh:
Đối với sản xuất:
Sản xuất là quá trình làm ra sản phẩm để sử dụng, hay để trao đổi trong thương mại. Do đó, để hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ nhà quản lý cần chú trọng vào việc:
- Xây dựng một chính sách tồn kho và kiểm sốt tồn kho hợp lý bởi vì tồn kho có thể biến mất nhanh chóng do những bất cẩn hoặc thiếu trung thực của nhân viên, thông qua việc đặt ra những qui trình ngăn chặn ngay từ đầu bằng việc xây dựng các biện pháp kiểm soát, như: quy định rõ ai là người được phép ký nhập hàng hóa,
ai là người kiểm sốt việc xuất hàng hóa ra bên ngồi sau khi q trình chế biến đã
hồn tất.
- Hồn thiện thủ tục kiểm sốt q trình mua - nhập kho nguyên vật liệu, xuất kho sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu nhằm tiết kiệm chi phí sản phẩm.
- Hồn thiện thủ tục kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp thơng qua việc theo dõi đánh giá chất lượng và kỷ thuật tay nghề của lao động nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm, tránh lãng phí ngun vật liệu do trình độ lao động thấp.
- Hoàn thiện thủ tục kiểm sốt chi phí sản xuất chung bao gồm những chi phí
mua ngồi liên quan đến phục vụ sản xuất nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất này, từ đó tiết kiệm chi phí sản phẩm.
Đối với thương mại:
Thương mại là hoạt động trao đổi hàng hóa giữa người bán và người mua và có
thể nhận lại một giá trị nào đó (bằng tiền thơng qua giá cả) hay bằng hàng hóa. Do
đó, để hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhà quản lý cần chú trọng vào việc:
- Hoàn thiện thủ tục kiểm sốt ở hai chu trình mua hàng - trả tiền và bán hàng - thu tiền.
- Xây dựng một chính sách tồn kho và kiểm sốt tồn kho hợp lý
3.1.2. Phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp dịch vụ:
Do đặc thù của hoạt động của doanh nghiệp dịch vụ là cung cấp hàng hóa vơ
hình, quá trình sản xuất và tiêu dùng xảy ra đồng thời nên khơng có một quy trình cụ thể để sản xuất sản phẩm, do đó để tạo ra sản phẩm thì việc kiểm sốt chi phí, giảm thiểu giá thành là hết sức khó khăn. Muốn vậy, để hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ nhà quản lý cần chú trọng vào việc:
- Nâng cao khả năng nhận diện tốt các rủi ro để phòng ngừa rủi ro chủ quan lẫn khách quan ảnh hưởng đến sản phẩm dịch vụ.
- Đẩy mạnh việc tách biệt chức năng xét duyệt mua hàng và thực hiện dịch vụ.
- Hoàn thiện thủ tục kiểm soát ở hai chu trình mua hàng và chi phí thực hiện dịch vụ.
3.1.3. Từng bước thỏa mãn quy định của COSO để nâng cao khả năng hội
nhập:
Hiện nay các doanh nghiệp dù quy mô lớn hay nhỏ đều tiến hành hoạt động kiểm sốt trong q trình quản lý của mình. Tuy nhiên, hoạt động của kiểm sốt của họ mang tính chất tự phát, khơng theo một quy trình bài bản, đặc biệt là ở doanh
nghiệp có quy mơ nhỏ. Do đó, trong điều kiện hội nhập hiện nay để nâng cao hiệu quả quản lý của mình, các doanh nghiệp nên áp dụng bộ cơng cụ để thiết lập, phân
tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, cụ thể là mơ hình COSO bởi các ưu đểm
Báo cáo COSO chú trọng đến yếu tố con người là nhân tố quan trọng chi phối mọi hoạt động của tổ chức.
Báo cáo COSO là một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị trong đó kiểm sốt nội bộ khơng cịn chỉ là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà được mở rộng ra cho các lĩnh vực hoạt động và tuân thủ.
Báo cáo COSO đi sâu vào việc phân tích từng nhân tố để giúp cho việc thiết
lập và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ở doanh nghiệp.
Để từng bước thỏa mãn các quy định của COSO, doanh nghiệp cần phải xác
định các chuẩn mực về kiểm soát nội bộ trong năm yếu tố:
- Mơi trường kiểm sốt, bao gồm việc tạo lập một cơ cấu và kỷ cương trong toàn bộ hoạt động của đơn vị.
- Đánh giá rủi ro, liên quan đến việc nhận biết, phân tích và lựa chọn những giải
pháp đối phó với các sự kiện bất lợi cho đơn vị trong việc thực hiện các mục tiêu.
- Các hoạt động kiểm soát bao gồm các phương thức cần thiết để kiểm soát như xét duyệt, phân quyền, kiểm tra, phân tích rà sốt…trong từng hoạt động cụ thể của
đơn vị.
- Thông tin và truyền thông liên quan đến việc tạo lập một hệ thống thông tin và truyền đạt thông tin hữu hiệu trong toàn tổ chức, phục vụ cho việc thực hiện tất cả các mục tiêu kiểm soát nội bộ. Trong điều kiện tin học hóa, hệ thống thơng tin cịn bao gồm cả việc nhận thức, phát triển và duy trì hệ thống phù hợp với đơn vị.
- Giám sát bao gồm các hoạt động kiểm tra và đánh giá thường xuyên và định kỳ nhằm không ngừng cải thiện kiểm sốt nội bộ, kể cả việc hình thành và duy trì cơng tác kiểm tốn nội bộ.
3.1.4. Góp phần tăng cường chất lượng thơng tin và hiệu quả quản lý:
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ góp phần tăng cường chất lượng thông tin và hiệu quả quản lý trong doanh nghiệp. Chất lượng thông tin ảnh hưởng
đến khả năng của nhà quản lý để ra quyết định và kiểm sốt hoạt động của doanh
Nếu thơng tin đạt được chất lượng cao thì sẽ đem lại hiệu quả quản lý to lớn cho doanh nghiệp. Chất lượng thơng tin bao gồm:
Thơng tin thích hợp.
Thơng tin được cung cấp ngay khi cần.
Thông tin được cập nhật kip thời. Thơng tin chính xác.
Thơng tin có thể tiếp cận dễ dàng bởi người có thẩm quyền.
Để hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ nhà quản lý cần chú trọng vào việc:
- Tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu bao gồm kênh thông tin nội bộ và bên ngồi thơng qua các cuộc họp, thông báo, thư điện tử…
- Thực hiện bảo vệ an tồn thơng tin thơng qua việc lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu, phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người khơng có thẩm quyền và xây dựng các chương trình, kế hoạch phịng chống sự cố mất thông tin của doanh nghiệp.