công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Cục An toàn lao động. 3.1.1. Tập trung chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách thủ tục hành chính
nhà nước
*Cải cách toàn diện về mặt thể chế hành chính
Hoàn thiện hệ thống thể chế hành chính, cơ chế, chính sách phù hợp với thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, trước hết là các thể chế về kinh tế, về tổ chức và hoạt động của hệ thống hành chính. Tiếp tục đổi mới quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, khắc phục tính cục bộ trong việc chuẩn bị, soạn thảo các văn bản; đề cao trách nhiệm của từng cơ quan trong quá trình xây dựng thể chế; phát huy dân chủ, huy động trí tuệ của nhân dân để nâng cao chất lượng văn bản quy phạm pháp luật.
* Cải cách về mặt thủ tục hành chính
Xóa bỏ về cơ bản các thủ tục hành chính quan liêu, rườm rà, gây phiền hà; hoàn thiện các thủ tục hành chính mới theo hướng công khai, đơn giản và
thuận tiện
* Đổi mới về tổ chức cán bộ
Đội ngũ cán bộ, công chức có số lượng, cơ cấu hợp lí, chuyên nghiệp, hiện đại. Tuyệt đại bộ phận cán bộ, công chức có phẩm chất tốt và đủ năng lực thi hành công vụ, tận tụy sự nghiệp phát triển đất nước và phục vụ nhân dân
* Cải cách tài chính công
Đổi mới cơ chế phân cấp quản lý tài chính và ngân sách, bảo đảm tính thống nhất của hệ thống tài chính quốc gia và vai trò của ngân sách Trung
ương; đồng thời phát huy tính chủ động, năng động, sáng tạo và trách nhiệm của địa phương và các ngành trong việc điều hành tài chính và ngân sách.
3.1.2. Ứng dụng CNTT phục vụ việc thực hiện Chính phủ điện tử
Chính phủ điện tử là ứng dụng công nghệ thông tin – truyền thông (CNTT – TT) để các cơ quan Chính phủ đổi mới, làm việc hiệu lực, hiệu quả và minh bạch hơn, và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân thực hiện quyền dân chủ và tham gia quản lý Nhà nước.
Nói một cách ngắn gọn, Chính phủ điện tử là chính phủ hoạt động hiệu lực, hiệu quả hơn, cung cấp dịch vụ tốt hơn trên cơ sở
*Xây dựng cơ sở dữ liệu kịp thời chính xác
Cơ sở dữ liệu – database (CSDL) được hiểu theo cách định nghĩa kiểu kỹ thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc, một tập hợp liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như đĩa hay băng. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tập tin trong hệ điều hành hay được lưu trữ trong cùng một hệ quản trị CSDL.
CSDL có được qua thực hiện: - Cục tiến hành báo cáo định kỳ - Tổ chức điều tra ...
Trang bị đầy đủ trang thiết bị công nghệ kỹ thuật hiện đại về công nghệ thông tin như: phần mềm, phần cứng, internet, mạng máy tính như: Mạng WAN, LAN, mạng toàn cầu word wide web... phục vụ đắc lực cho hoạt động của Cục * Nâng cao trình độ, đào tạo đội ngũ cán bộ nhân viên trong toàn Cục
3.1.3. Ứng dụng CNTT tăng cường hiệu quả hiệu lực của Cục nói chung và của Văn phòng nói riêng của Văn phòng nói riêng
- Sửa đổi sung chức năng, nhiệm vụ - Bố trí hợp lý, tiết kiệm
3.1.4. Thực hiện Luật cán bộ công chức
- Thành thạo kỹ năng và công nghệ mới
Thực hiện đúng, đầy đủ và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện nhiệm vụ quyền hạn được giao.
Có ý thức tổ chức kỷ luật; nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức, đơn vị; báo cáo người có thẩm quyền khi phát hiện hành vi vi phạm pháp luật trong cơ quan, tổ chức, đơn vị; bảo vệ bí mật nhà nước.
- Chủ động và phối hợp chặt chẽ trong thi hành công vụ; giữ gìn đoàn kết trong cơ quan, tổ chức, đơn vị.
- Bảo vệ, quản lý và sử dụng hiệu quả, tiết kiệm tài sản nhà nước được giao.
- Chấp hành quyết định của cấp trên. Khi có căn cứ cho rằng quyết định đó là trái pháp luật thì phải kịp thời báo cáo bằng văn bản người ra quyết định; trường hợp người ra quyết định vẫn quyết định việc thi hành thì phải văn bản và người thi hành chấp hành nhưng không chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành, đồng thời báo cáo cấp trên trực tiếp của người ra quyết định. Người ra quyết định phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyết định của mình.
3.2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Cục An toàn lao động
Tin học đã được chú ý xây dựng và phát triển ở Việt Nam từ những năm 60. Do còn nhiều khó khăn, trong những năm 70 và đầu năm 80, sự phát triển đó không đủ nhanh và rộng.
Từ cuối những năm 80, do nhu cầu của cuộc đổi mới và do sự thâm nhập nhanh chóng của công nghệ thông tin thế giới, việc ứng dụng tin học và máy tính đã có những bước phát triển mới nhanh chóng và rộng rãi. Nhằm đáp ứng được những yêu cầu của xu thế mới về hội nhập và phát triển mới nhanh chóng và rộng rãi. Nhằm đáp ứng nhu cầu của xu thế mới về hội nhập và phát triển, cập nhật thông tin mới, đội ngũ những người làm công tác văn phòng phải tự bồi
dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ để có thể phát huy hết nguồn lực, tạo hiệu quả công việc tốt nhất. Với lý do trên, em xin đưa ra một số kiến nghị sau:
3.2.1. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ.
Trong thời đại mới, thời đại của công nghệ thông tin, những người làm công tác văn phòng ngoài kiến thức chuyên môn cần phải có những kiến thức cơ bản trong lĩnh vực tin học, đặc biệt là ứng dụng phần mềm trong quản lý công tác văn phòng, trau rồi tri thức, kỹ năng, tập quán làm việc với máy tính. Người quản trị văn phòng hiện đại phụ thuộc nhiều nơi làm việc, nơi đặt máy tính của họ.
Với văn phòng hiện đại,cách tổ chức, quản lý cán bộ, nhân viên, cũng như quản lý công việc trong văn phòng sẽ có nhiều thay đổi. Cơ sở dữ liệu, các thông tin được trao đổi qua máy tính, qua fax, qua email, qua Website... là chủ yếu. Văn phòng tương lai sẽ đón nhận những người quản trị văn phòng thông minh, sáng tạo, giàu lòng vị tha thứ và tính nhân văn, với nghiệp vụ chuyên môn và ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy tính và công nghệ thông tin sẽ góp phần đưa đất nước tiến lên sánh vai với các nước trong khu vực và trên thế giới,
Do vậy, để nâng cao trình độ tin học của cán bộ công nhân viên trong Cục An toàn lao động lãnh đạo Cục cần quan tâm hơn nữa đến việc tổ chức những lớp đào tạo ngắn ngày về tin học cho cán bộ nhân viên trong cơ quan. Cục cũng có thể mời các chuyên viên về công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Cục. Lãnh đạo Cục cũng có thể tổ chức vài cuộc thi nhỏ về tin học trong công tác văn phòng và trong đời sống... Có rất nhiều lĩnh vực của công nghệ thông tin mà người làm công tác văn phòng có thể tham mưu cho lãnh đạo trong việc nghiên cứu để phục vụ cuộc thi trên. Chính trong thời gian chuẩn bị cho cuộc thi, người đi sâu tìm hiểu về công nghệ thông tin sẽ học hỏi được không ít những điều thú vị và rất có ích cho công việc của chính mình.
Bên cạnh đó, bản thân các cán bộ nhân viên trong Văn phòng Cục cũng như toàn Cục cũng cần phải có tinh thần say mê học hỏi, nghiên cứu tìm tòi
khám phá về những điều chưa biết về công nghệ thông tin, đặc biệt là ứng dụng nó trong công tác văn phòng và công tác chuyên môn của mình.
Các cán bộ nhân viên của Cục cũng phải chú trọng hơn nữa đến ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh. Ngày nay, nước ta đang trong tiến trình hội nhập khu vực và quốc tế, vì vậy biết ngoại ngữ là hết sức cần thiết. Hơn thế nữa, Cục An toàn lao động cũng có những mối quan hệ với một số nước bạn, nên ngoại ngữ lại càng quan trọng. Bên cạnh đó, một lý do mà cán bộ nhân viên thậm chí cả lãnh đạo Cục cần phải biết ngoại ngữ đó là hệ thống máy tính hiện nay ở Cục có phần mềm của hãng máy tính nước ngoài viết ngôn ngữ là tiếng Anh. Để có thể khai thác và hiểu biết những dòng thông báo trên máy tính thì không thể không biết tiếng Anh. Có thể nói, biết một chút tiếng Anh sẽ giúp người làm công tác văn phòng cũng như chuyên môn và ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy tính và công nghệ thông tin sẽ góp phần đưa đất nước lên sánh vai với các nước trong khu vực và trên thế giới.
Do vậy, để nâng cao trình độ tin học của cán bộ nhân viên trong Cục An toàn lao động lãnh đạo Cục cần quan tâm hơn nữa đến việc tổ chức cán bộ nhân viên trong cơ quan. Cục cũng có thể mời các chuyên viên về công nghệ thông tin đến trao đổi một số vấn đề quan trọng về tin học và ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng của Cục. Lãnh đạo Cục cũng có thể tổ chức một vài cuộc thi nhỏ tin học trong công tác văn phòng như thi hiểu biết về công nghệ thông tin, về ứng dụng phần mềm công nghệ thông tin mà người làm công tác văn phòng có thể tham mưu cho lãnh đạo trong việc nghiên cứu để phục vụ cho cuộc thi trên. Chính trong thời gian chuẩn bị cho cuộc thi, mọi người đi sâu tìm hiểu về công nghệ thông tin sẽ học hỏi được không ít những điều thú vị và rất có ích trong công việc của mình.
Bên cạnh đó, bản thân các cán bộ nhân viên trong Văn phòng Cục cũng như toàn Cục cũng cần phải có tinh thần say mê học hỏi, nghiên cứu tìm tòi
khám phá về những điều chưa biết về công nghệ thông tin, đặc biệt là ứng dụng của nó trong công tác văn phòng và công tác chuyên môn của mình.
Các cán bộ nhân viên của Cục cũng phải chú trọng hơn nữa đến ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh. Ngày nay, nước ta đang trong tiến hội nhập khu vực và quốc tế, vì vậy biết ngoại ngữ đó là hệ thống máy tính hiện nay ở Cục có phần mềm của hãng máy tính nước ngoài viết nên ngôn ngữ tiếng Anh. Để có thể khai thác và hiểu biết những dòng thông báo trên máy tính thì không thể không biết tiếng Anh. Có thể nói, biết một chút tiếng Anh sẽ giúp người làm công tác văn phòng cũng như chuyên môn hiệu quả hơn rất nhiều. Ngoài ra hiểu kiến thức lý luận vào trong công việc, từ đó so sánh và chọn lọc kiến thức nhằm thực hiện công việc trong văn phòng hiệu quả, tiết kiệm nguồn lực cho đơn vị.
Hơn thế nữa, là một người cán bộ trong văn phòng hiện đại thì không thể không trang bị cho mình kiến thức chuyên môn một cách đầy đủ và toàn diện. Do vậy, việc đào tạo cán bộ văn phòng Cục An toàn lao động hiện nay vô cùng cần thiết và nó phải đáp ứng tiêu chí sau:
- Đào tạo về nghiệp vụ văn phòng cho cán bộ văn phòng.
Có thể nói, người cán bộ làm công tác văn phòng cần phải nắm chắc và luôn thực hiện tốt những yêu cầu lãnh đạo đề ra. Vì vậy, người cán bộ văn phòng cần làm tốt những công việc để phục vụ công tác quản lý chung của lãnh đạo từ khâu thu nhập, phân tích, xử lý thông tin cho đến khâu cuối cùng để lãnh đạo có thể ra một quyết định đúng đắn. Đây là một nhiệm vụ hết sức quan trọng, ảnh hưởng tới uy tín của tập thể. Chính vì thế người làm công tác văn phòng luôn luôn tự trau dồi kiến thức về công tác văn phòng nói chung có thể kịp với sự phát triển của xã hội, đặc biệt là khi nước ta đang trong quá trình phát triển như vũ bão về kinh tế cũng như công nghệ thông tin. Để có một chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, người cán bộ làm công tác văn phòng ngoài kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cũng cần phải rèn luyện cho mình bản lĩnh về chính trị cũng như hiểu biết về xã hội. Bên cạnh đó, người cán bộ văn phòng cũng phải có cái nhìn
tổng quát về sự phát triển về kinh tế, văn hóa xã hội của nước ta, từ đó nghiên cứu để có thể dự đoán và nắm bắt kịp thời những vận mệnh mới, dám đương đầu với thử thách.
- Rèn luyện tác phong làm việc cho mọi cán bộ nhân viên văn phòng Cục. Một điều quan trọng mà người cán bộ văn phòng cần phải có đó là tinh thần làm việc say mê, nhiệt tình trong công việc và tinh thần học hỏi, tìm tòi sáng tạo những phương pháp làm việc hiệu quả hơn. Tất nhiên, để có được tác phong làm việc mới không phải dễ dàng mà qua một quá trình rèn luyện tu dưỡng trau dồi của bản thân mới có được. Những điều đó có thể làm được và nhất định phải làm được. Đó chính là xu thế của thời đại mới, xu thế chung của thế giới, là mục tiêu mà nước ta đang từng bước phấn đấu để tiến lên hội nhập với khu vực và thế giới.
3.2.2. Trang bị phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin.
Cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đang có bước chuyển mình nhanh chóng từng ngày, từng giờ. Văn phòng tương lai sẽ phát triển theo hướng “ Văn phòng tự động hóa “,“ văn phòng hiện đại hóa “. Việc trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại sẽ trợ giúp đắc lực cho con người trong công tác quản trị. Các phương tiện đó gồm : máy tính, máy in, máy scan, máy fax, máy photocopy và rất nhiều loại máy kèm theo. Hoàn thiện hệ thống mạng nội bộ, mạng thông tin quốc gia, mạng thông tin toàn cầu nhằm thu nhập, xử lý, truyền tải thông tin một cách thông suốt, kịp thời và chính xác, giúp lãnh đạo ra quyết định đúng đắn.
Việc trang bị phương tiện kỹ thuật hiện đại là cần thiết song cần chú ý tính đồng bộ, tính hiệu quả và kinh tế trong việc sử dụng các phương tiện đó nhằm nâng cao hiệu quả cao nhất và chi phí thấp nhất,
Qua quá trình thực tập tại Cục an toàn lao động, ngoài trang thiết bị đã có, em xin đề xuất thêm một số trang thiết bị:
Tác dụng của máy vi tính là vô cùng to lớn trong công tác thông tin hiện nay. Điều nay không ai không biết. Máy tính ra đời là một thành tựu vô cùng to lớn của nhân loại, đáp ứng mọi công việc được đề ra. Máy vi tính đã giúp cho người làm công tác văn phòng giải quyết được những khó khăn trong việc quản lý văn bản, tài liệu cũng như con người. Máy tính với chức năng của nó sẽ là công cụ hữu ích trợ giúp người làm công tác văn phòng. Để tăng hiệu quả hoạt động công tác quản lý của phòng hành chính quản trị, lãnh đạo Cục cần xem xét trang thiết bị đồng bộ cho Văn phòng Cục, trang bị thêm máy tính cho những phòng còn thiếu.
b/ Máy in văn bản.
Các văn bản được soạn thảo trên máy tính chưa có đầy đủ thể thức theo quyết định của Nhà nước về ban hành soạn thảo văn bản. Chỉ khi nào nó thể hiện trên giấy thì nó mới có thể ký và đóng dấu được. Khi đó văn bản mới hợp pháp. Để tài liệu, văn bản biểu đồ trên máy tính được thể hiện trên giấy thì phải có máy in. Đây là thiết bị được nối với máy tính qua một cổng của máy tính để