Cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đang có bước chuyển mình nhanh chóng từng ngày, từng giờ. Văn phòng tương lai sẽ phát triển theo hướng “ Văn phòng tự động hóa “,“ văn phòng hiện đại hóa “. Việc trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại sẽ trợ giúp đắc lực cho con người trong công tác quản trị. Các phương tiện đó gồm : máy tính, máy in, máy scan, máy fax, máy photocopy và rất nhiều loại máy kèm theo. Hoàn thiện hệ thống mạng nội bộ, mạng thông tin quốc gia, mạng thông tin toàn cầu nhằm thu nhập, xử lý, truyền tải thông tin một cách thông suốt, kịp thời và chính xác, giúp lãnh đạo ra quyết định đúng đắn.
Việc trang bị phương tiện kỹ thuật hiện đại là cần thiết song cần chú ý tính đồng bộ, tính hiệu quả và kinh tế trong việc sử dụng các phương tiện đó nhằm nâng cao hiệu quả cao nhất và chi phí thấp nhất,
Qua quá trình thực tập tại Cục an toàn lao động, ngoài trang thiết bị đã có, em xin đề xuất thêm một số trang thiết bị:
Tác dụng của máy vi tính là vô cùng to lớn trong công tác thông tin hiện nay. Điều nay không ai không biết. Máy tính ra đời là một thành tựu vô cùng to lớn của nhân loại, đáp ứng mọi công việc được đề ra. Máy vi tính đã giúp cho người làm công tác văn phòng giải quyết được những khó khăn trong việc quản lý văn bản, tài liệu cũng như con người. Máy tính với chức năng của nó sẽ là công cụ hữu ích trợ giúp người làm công tác văn phòng. Để tăng hiệu quả hoạt động công tác quản lý của phòng hành chính quản trị, lãnh đạo Cục cần xem xét trang thiết bị đồng bộ cho Văn phòng Cục, trang bị thêm máy tính cho những phòng còn thiếu.
b/ Máy in văn bản.
Các văn bản được soạn thảo trên máy tính chưa có đầy đủ thể thức theo quyết định của Nhà nước về ban hành soạn thảo văn bản. Chỉ khi nào nó thể hiện trên giấy thì nó mới có thể ký và đóng dấu được. Khi đó văn bản mới hợp pháp. Để tài liệu, văn bản biểu đồ trên máy tính được thể hiện trên giấy thì phải có máy in. Đây là thiết bị được nối với máy tính qua một cổng của máy tính để có thể hiển thị dữ liệu, bảng biểu, văn bản trên máy tính ra giấy. Đây mới là khâu kết thúc của quy trình soạn thảo văn bản. Ngoài máy in thông thường thì hiện nay văn phòng Cục cần trang bị một máy in màu. Máy in cho phép in bảng biểu, số liệu thống kê, bảng lương, sơ đồ, bản đồ đất đai... một cách thật nhanh chóng, dễ dàng. Đó là ưu điểm mà máy chữ thông thường không thể đáp ứng được. Do vậy máy in là thiết bị rất quan trọng không thể thiếu công tác văn phòng của mọi đơn vị.
c/ Máy photocopy.
Máy photocopy đã được sử dụng từ rất lâu trên thế giới. Hiện nay thiết bị này đã được cải tiến, hiện đại hơn so với trước đây. Tính năng của nó ngày càng được hoàn thiện hơn. Tốc độ sao chụp càng được nâng cao, với kích thước ngày càng nhỏ gọn hơn. Máy photocopy có thể sao chụp các loại giấy từ A4 cho đến Ao. Thiết bị này được dùng thay cho máy in trong việc nhân in văn bản thành
nhiều bản với số lượng nhiều và nhanh chóng. Trong khi nhân in bằng máy photocopy sẽ tạo ra được những văn bản có chất lượng tương đương bản gốc, nhanh chóng dễ dàng qua vài thao tác đơn giản mà lại tiết kiệm. Hiện nay, máy photocopy ở Văn phòng Cục đã cũ, tuy còn dùng được nhưng chất lượng của văn bản tài liệu sao chụp không được cao, thường bị lem mực và mất chi phí gọi người đến sửa. Vì vậy, nâng cao chất lượng trong việc sao chụp văn bản tài liệu, em xin kiến nghị Cục nên đầu tư thêm một máy photocopy để có thể đáp ứng nhu cầu in sao tài liệu văn bản.
Tóm lại, bên cạnh việc hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng là rất cần thiết nhưng Văn phòng Cục cần phải chú trọng tới việc đào tạo nhân sự trong văn phòng. Đây mới là mục tiêu lâu dài mà Văn phòng Cục cần đạt tới. Trong văn phòng hiện đại yếu tố con người là yếu tố quan trọng nhất, là yếu tố trung tâm của sự quản lý. Chú trọng đào tạo nhân sự sẽ tạo động cơ thúc đẩy con người phát huy hết năng lực, kích thích sự sáng tạo trong công việc, mở ra cơ hội thăng tiến trong con đường sự nghiệp của mình.