nghệ thông tin trong công tác hoạt động
2.4.2. Tổ chức công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng
Việc ứng dung công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý ở văn phòng được thể hiện chủ yếu qua việc sử dụng máy tính để soạn thảo văn bản, in ấn tài liệu, là phương tiện để lưu trữ tài liệu, tra cứu khi cần thiết. Tuy nhiên công việc này vẫn còn mang tính thủ công nhiều, nhất là công tác văn thư lưu trữ. Nó thể hiện ở một loạt tủ đựng hồ sơ với nhiều cặp đựng tài liệu trong các phòng ban. Việc lưu trữ những văn bản tài liệu quan trọng trong máy tính rất còn hạn chế. Trong thời gian thực tập tại văn phòng Cục, em được biết chủ yếu nhân viên lưu trữ theo phương pháp thủ công. Bên cạnh đó, việc quản lý công văn giấy tờ cũng chỉ dừng lại ở việc ghi chép vào sổ theo đúng quy định chứ chưa có sổ công văn trên máy tính. Đây là một hạn chế nữa của công tác văn phòng trong công việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.
2.4.3. Hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. phòng.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng đã cho thấy sự thay đổi theo chiều hướng tích cực hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Hiệu quả của nó được thể hiện qua một số công tác sau:
2.4.3.1. Công tác soạn thảo văn bản.
Công tác soạn thảo văn bản là một công việc hết sức quan trọng trong văn phòng. Với số lượng lớn văn bản được hình thành từ văn phòng, khoảng gần 3000 văn bản mỗi năm, công việc soạn thảo đòi hỏi tính chính xác cao theo đúng quy định của Nhà nước. Trước đây, công việc soạn thảo văn bản đều được thực hiện theo phương thức thủ công, tức là nhân viên văn phòng sẽ phải soạn thỏa một công văn hay quyết định rồi đưa ra cho lãnh đạo duyệt sau đó mới tới
công tác đánh máy văn bản. Quy trình này đòi hỏi tốn rất nhiều thời gian, vì việc đánh máy yêu cầu độ chính xác cao,nhưng tốc độ lại rất chậm, ảnh hưởng tới việc ban hành văn bản. Công việc chuẩn bị trước khi đánh máy là nhân viên phải xếp giấy đánh máy và giấy than xen kẽ nhau tùy số lượng văn bản cần thiết, sau đó thực hiện những thao tác gõ những phím chữ cái trên máy chữ. Để hoàn thiện một văn bản người đánh máy cần phải tập trung vào từng thao tác của mình, nếu sai xót sẽ phải đánh lại từ đầu mà không thể sửa chữa được. Hơn thế nữa phím chữ của máy chữ rất nặng, ảnh hưởng không nhỏ tới tốc độ soạn thảo và sự nhức mỏi của đôi tay. Một nhược điểm cơ bản của máy chữ là tính thẩm mĩ không cao, dẫn đến văn bản không được trình bày đẹp mắt, chữ in khó đọc, mực in thì nhòe rất khó nhìn. Nhưng hiện nay nhờ ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng, thì việc soạn thảo văn bản trên máy tính rất đơn giản, nhanh chóng mà hiệu quả rất cao.
Hiện nay có phần mềm Ms Word cho phép soạn thảo văn bản theo ý muốn nhờ tính năng ưu việt của nó. Người soạn thảo sử dụng các phím chức năng trên bàn phím để trực tiếp gõ văn bản trong máy tính. Các phím này cho phép người soạn thảo có thể kiểm tra, sửa chữa, trang trí văn bản trong thời gian ngắn, chẳng hạn như sửa lỗi chính tả, tạo tiêu đề, đánh số trang cho văn bản, tự động điền tên cho nhiều người với cùng một nội dung văn bản, căn lề... để có thể cho ra một văn bản hoàn chỉnh đúng thể thức quy định của Nhà nước trước khi cho in. Đặc biệt khi văn bản có các bảng biểu thống kê với nhiều con số thì việc soạn thảo trên máy tính thật dễ dàng với chức năng kẻ bảng nhanh chóng và tính toán chính xác trong phần mềm Ms Execl. Ngoài ra phần mềm Word
Perfect và Ami Proffesional còn cho phép kết hợp văn bản với đồ họa trên cùng một trang.
Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, bộ phận văn phòng luôn luôn chua trọng việc đảm bảo đúng mọi quy định, văn bản ban hành đúng thẩm quyền, đúng thể thức.
Tóm lại, việc ứng dụng các phần mềm về soạn thảo văn bản đã góp phần nâng cao chất lượng, tính chính xác và thẩm mĩ của văn bản, tiết kiệm không ít thời gian và công sức, mang lại hiệu quả cao trong công tác văn phòng.
2.4.3.2. Công tác văn thư lưu trữ
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư đã trở thành một trong những nhu cầu không thể thiếu được ở mọi cơ quan. Bộ phận văn thư thường xử lý luồng thông tin đầu vào (công văn, giấy tờ...) qua sổ công văn luồng đến và luồng thông tin đầu ra qua sổ công văn đi. Còn trong nội bộ cơ quan Cục, các công văn được sao nhân ra nhiều bản để gửi tới các phòng ban, bộ phận trong cơ quan. Tình hình tổ chức công tác văn thư trong Cục được tổ chức tương đối khoa học và thuận tiện. Bộ phận văn phòng được bố trí ngay gần cầu thang và cửa ra vào cơ quan rất thuận tiện cho việc trao đổi thông tin, giao dịch công tác của cán bộ Cục và khách đến làm việc với Cục. Bộ phận văn thư được sắp xếp bố trí cùng với Chánh văn phòng, rất thuận lợi trong công việc trình ký công văn giấy tờ cũng như truyền đạt ý kiến từ Chánh văn phòng tới nhân viên.
Hàng năm Cục ban hành một khối lượng văn bản rất lớn, đòi hỏi việc sắp xếp lưu trữ phải khoa học, hợp lí. Trước kia, công việc này cần nhiều người đảm nhận, quản lý, sắp xếp và lưu trữ văn bản trong các ngăn tủ với đủ thể loại kẹp tài liệu, mỏng khác nhau. Trong quá trình thực hiện công việc này không tránh khỏi các văn bản dễ bị nhàu nát, khó khăn trăng công việc lưu và nghiên cứu văn bản khi cần. Trong thời đại mới, công tác văn thư không còn khó khăn, tốn kém như trước nhờ áp dụng công nghệ thông tin. Công tác văn thư hiện nay được thực hiện trong máy tính với những thao tác đơn giản, có thể bảo quản một cách dễ dàng. Máy tính cho phép phân loại các văn bản theo thứ tự chữ cái, theo chủ đề, theo thời gian... giúp cho việc tra cứu tài liệu nhanh chóng và tiện lợi. Có thể ứng dụng phần mềm Access trong việc vào sổ công văn đi, sổ công văn
đến và phân loại văn bản. Việc lưu giữ các văn bản trên đĩa mềm sẽ giảm bớt bộ nhớ cho máy tính, thuận lợi trong bảo quản, lưu chuyển tài liệu, hồ sơ.
Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này sẽ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác thông tin phục vụ công tác lãnh đạo của Đảng và quản lý của Nhà nước, giải quyết công việc nhanh chóng, chất lượng, đúng đường lối, chính sách, chế độ. Hơn thế nữa, ứng dụng công nghệ thông tin sẽ góp phần công sức, nguyên vật liệu làm văn bản và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản.