2.2 Thực trạng kế toán quản trị chi phắ trong các doanh nghiệp thương mạ
2.2.1.3 Chi phắ quản lý doanh nghiệp
Tương tự như chi phắ bán hàng, chi phắ quản lý doanh nghiệp ở các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ chịu ảnh hưởng lớn của kế tốn tài chắnh, thuế, do đó nó chỉ ghi nhận các chi phắ thực tế phát sinh liên quan ựến quản lý doanh nghiệp với chứng từ hợp lý, hợp lệ. Cụ thể các chi phắ
quản lý phát sinh thống kê ựược ở các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ như sau:
Chi phắ nhân viên quản lý: gồm tiền lương, các khoản tương ựương
lương và các khoản trắch theo lương của nhân viên mà doanh nghiệp phải chịu như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phắ cơng đồn, các khoản hỗ trợ, phụ cấp,... có tắnh chất như lương.
Chi phắ vật liệu quản lý, chi phắ đồ dùng văn phịng: là giá trị vật liệu,
đồ dùng văn phịng dùng cho quản lý doanh nghiệp kỳ.
Chi phắ khấu hao TSCđ: là các chi phắ khấu hao tài sản cố ựịnh dùng cho quản lý doanh nghiệp như nhà làm việc, văn phịng, máy móc, phương tiện phục vụ quản lý khác.
Thuế, phắ lệ phắ: là các khoản thuế, phắ liên quan đến hoạt động chung
của doanh nghiệp như thuế mơn bài, lệ phắ cầu đường, phắ mơi trường,Ầ
Chi phắ dịch vụ mua ngoài: Chi phắ dịch vụ mua ngoài phục vụ cho
hoạt ựộng quản lý doanh nghiệp như tiền ựiện, nước, ựiện thoại, internet, tiền chi phắ tiếp khách, tổ chức hội nghị,ẦTrong các chi phắ đó, tiền chi tiếp khách và hội nghị cũng bị ràng buộc bởi các quy ựịnh về thuế nên nó nằm trong nhóm chi phắ quảng cáo, tiếp khách, hội nghị,Ầkhơng được vượt q 10% các chi phắ khác.
2.2.2 Thực trạng dự toán chi phắ kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ
2.2.2.1 Vai trị thực tế của dự tốn trong các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ
Các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ lập hai loại dự toán cơ bản là dự toán năm và dự toán cho các thương vụ. Dự toán năm của các doanh nghiệp thường ựược lập cùng với kế hoạch hoạt động năm và nó
thường xuất phát từ hai lý do, thứ nhất là do yêu cầu của các cơ quan quản lý Nhà nước, thứ hai là do thói quen. Thói quen lập kế hoạch của các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ nói riêng được hình thành do các doanh nghiệp thường coi bản kế hoạch như là mục tiêu hoạt ựộng của năm, ựến cuối năm, bản kế hoạch ựược dùng ựể ựánh giá kết quả hồn thành cơng việc của doanh nghiệp.
Bên cạnh dự toán năm, dự toán cho các thương vụ cũng ựược các doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ thực hiện. Dự tốn thương vụ ựược lập với mục đắch dự kiến về chi phắ, thu nhập của các thương vụ ựể quyết định có thực hiện thương vụ đó hay khơng. Việc lập dự toán cho các thương vụ có ý nghĩa lớn trong việc quản lý hoạt ựộng kinh doanh của các doanh nghiêp, tuy nhiên do trình độ của kế tốn, thói quen của nhà quản lý mà việc lập dự toán cho các thương vụ chưa được chú trọng. Việc lập dự tốn cho các thương vụ chỉ mang tắnh bột phát, giản đơn, vì thế các lý do mà doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ lý giải cho việc lập dự tốn của mình như sơ ựồ 2.8.
Sơ ựồ 2.8 Lý do lập dự toán ở các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ (Nguồn: tổng hợp khảo sát) quy mô vừa và nhỏ (Nguồn: tổng hợp khảo sát)
0.00 20.00 40.00 60.00 80.00 100.00 Theo yêu cầu của cơ quan cấp trên, các Theo u cầu của lãnh ựạo, hội ựồng Theo thói quen Là một cơng cụ quản lý kinh tế Tỷ lệ % Tỷ lệ %
2.2.2.2 Hệ thống dự tốn chi phắ ở các DNTM quy mơ vừa và nhỏ
Theo kết quả khảo sát của luận án, các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ thường lập dự tốn cố định và dự tốn linh động. Dự tốn cố định ựược lập như kế hoạch hoạt động của năm, vì thế nó thường được lập theo chu kỳ hàng năm, hàng quý hay hàng tháng. Dự tốn linh động là dự toán cho từng lần mua hàng hay còn gọi là từng thương vụ.
0 20 40 60 80 100 120
Hàng tháng Hàng quý Hàng năm Linh hoạt
Sơ ựồ 2.9 Thời ựiểm lập dự tốn ở các DNTM quy mơ vừa và nhỏ Nguồn: tổng hợp khảo sát
Dự toán năm: dự tốn năm là điển hình của dự tốn cố định, dự tốn
năm ở các doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ được lập dưới dạng kế hoạch kinh doanh, vì thế dự tốn chi phắ là một phần của dự tốn tổng thể, nó phản ánh tổng quan chi phắ mà doanh nghiệp phải chịu khi thực hiện hoạt ựộng kinh doanh trong năm. Các chi phắ cơ bản được lập dự toán gồm dự toán chi phắ giá vốn hàng bán, dự tốn chi phắ bán hàng, dự tốn chi phắ quản lý doanh nghiệp.
Giá vốn hàng bán dự kiến ựược xác ựịnh trên cơ sở giá vốn hàng bán năm hiện tại và tốc ựộ tăng trưởng dự kiến của từng nhóm hàng.
Trong ựó:
GV: giá vốn dự kiến
gi: giá vốn nhóm hàng/ mặt hàng i
ti: tốc độ tăng trưởng của nhóm hàng/ mặt hàng(dự kiến) (Nguồn: tổng hợp khảo sát)
Chi phắ bán hàng, chi phắ quản lý doanh nghiệp thường được các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ lập ở dạng dự toán tổng thể do sự biến ựộng của chúng khơng lớn, khá ổn định trong một quy mô kinh doanh nhất ựịnh. Dự tốn chi phắ bán hàng, chi phắ quản lý doanh nghiệp thường ựược lập với số liệu tổng thể căn cứ vào quy mơ chi phắ năm hiện tại và tốc ựộ tăng trưởng dự kiến.
CPBH dự kiến = CPBH hiện tại x tốc ựộ tăng trưởng dự kiến CPQL dự kiến = CPQL hiện tại x tốc ựộ tăng trưởng dự kiến
Một số doanh nghiệp tách biệt được biến phắ, định phắ trong chi phắ bán hàng, chi phắ bán hàng dự tốn được lập dựa trên định phắ bán hàng kỳ thực hiện, biến phắ bán hàng dự kiến và số lượng hàng bán dự kiến hoặc số lượng của từng loại chi phắ.
Chi phắ bán hàng dự kiến = định phắ bán hàng + Biến phắ bán hàng x Số lượng hàng bán dự kiến (Nguồn: tổng hợp khảo sát)
Dự toán từng thương vụ (từng lơ hàng): Trong nền kinh tế thị trường,
hàng hóa nhiều về số lượng, phong phú về chủng loại, đa dạng về tắnh năng, thuận tiện trong giao dịch,... nên việc quyết ựịnh mua của người tiêu dùng phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhaụ Quyết ựịnh mua các sản phẩm thời trang, sản phẩm ựiện tử của người tiêu dùng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, từ các trang
∑ = n giti GV 1
phục, ựồ dùng của những người nổi tiếng. đặc biệt là các ca sĩ, diễn viên ựiện ảnh, ựến kiểu dáng, màu sắc, chất liệu, xuất xứ, nhà sản xuất của sản phẩm và khả năng thanh toán của họ. Với nhóm hàng vật liệu xây dựng, quyết định mua của người tiêu dùng cũng phụ thuộc vào các yếu tố mốt (mode), thương hiệu sản phẩm, khả năng thanh tốn,....
Kinh doanh trong mơi trường mà người tiêu dùng có nhiều cơ hội để lựa chọn sản phẩm, nên ựể có lãi, các doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ phải cân nhắc kỹ lưỡng từ số lượng, chủng loại, thời ựiểm mua - bán,... Việc cân nhắc lựa chọn các phương án kinh doanh không chỉ dựa trên các thơng tin định tắnh, doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ cịn sử dụng dự toán như một cơng cụ hữu ắch để tắnh trước khả năng sinh lời của từng thương vụ (từng lô hàng).
Dự tốn cho từng thương vụ thường được các doanh nghiệp thực hiện như những Ộbản nhápỢ với các ước tắnh về doanh thu, chi phắ. Các dự tốn thường ựược ghi chép trên các cuốn sổ tay và do chủ doanh nghiệp hay kế toán thực hiện.
Các ước tắnh dựa trên các tắnh tốn đơn giản về giá bán, giá mua, các chi phắ phát sinh dự kiến sẽ xẩy rạ Việc ước tắnh chi phắ để lập dự toán thường dựa trên kinh nghiệm của nhà quản lý và khảo sát thực tế. Các doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ có nguồn hàng (nhà cung cấp) khá ổn ựịnh, thường là các nhà cung cấp nội ựịa (kể cả các doanh nghiệp kinh doanh hàng có xuất xứ nước ngồi), vì thế họ dễ dàng khảo sát ựược giá các mặt hàng dự kiến sẽ nhập, bên cạnh đó chi phắ phát sinh cho từng lô hàng (từng thương vụ) như chi phắ vận chuyển, bốc dỡ, chi phắ thuê thêm nhân viên,... dễ dàng ước tắnh được căn cứ vào đơn giá các chi phắ đó ở thời điểm hiện tạị
2.3.3 Thực trạng kế tốn chi phắ thực hiện trong các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ thương mại quy mô vừa và nhỏ
Ở các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ, kế tốn chi phắ thường chỉ thực hiện với kế toán tài chắnh, kế tốn quản trị mới chỉ được thực hiện ở những bước sơ khai dạng chi tiết hố kế tốn tài chắnh hoặc những ghi chép mang tắnh cá nhân như Ộsổ tayỢ, Ộbản nhápỢ của nhà lãnh ựạo hoặc một vài cán bộ quản lý. Với việc thực hiện kế toán tài chắnh, các doanh nghiệp kinh doanh thời trang áp dụng Chế độ kế tốn doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hàng theo Quyết ựịnh 48/2006/Qđ-BTC ngày14/09/2006 và Chế ựộ kế toán hộ kinh doanh cá thể ban hành theo Quyết ựịnh 169/2000/Qđ-BTC ngày 25/10/2000.
2.3.3.1 Thực trạng kế toán Giá vốn hàng bán ở các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ
Các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ thực hiện Chế ựộ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết ựịnh 48/2006/Qđ-BTC. Toàn bộ giá trị hàng hoá mua về ựể bán ựược phản ánh trên TK156 Ộhàng hoáỢ, khi bán hàng, giá trị hàng bán ựược kết chuyển sang TK 632 Ộgiá vốn hàng bánỢ. Các khoản hao hụt, mất mát cũng cũng được kế tốn vào TK632. Cuối kỳ toàn bộ giá vốn hàng bán trong kỳ ựược kết chuyển sang TK911 ựể xác ựịnh kết quả kinh doanh.
Với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật Ký chung, khi hàng hóa được xác định là bán, căn cứ vào chứng từ xuất kho hàng hoá, kế toán phản ánh giá vốn hàng bán vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 632, 156, sổ cái tài khoản 632, 156. Cuối kỳ, khi kết chuyển giá vốn ựể xác ựịnh kết quả kinh doanh, giá vốn hàng bán ựược ghi có trên sổ cái TK632 và ghi Nợ Trên TK911. Căn cứ vào số liệu trên sổ cái TK 632 ựể ghi vào chỉ tiêu giá vốn
tương ứng trên Bảng Cân ựối số phát sinh. Với các doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ chứng minh hàng ựã bán, kế toán ghi sổ chi tiết TK156 và TK632. Từ chứng từ chứng minh hàng ựã bán, kế tốn ghi chứng từ ghi sổ, từ đó ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và phản ánh giá vốn hàng bán vào Sổ cái TK632. Sau khi xác ựịnh kết quả kinh doanh, giá vốn hàng bán trên Sổ cái TK632 ựược phản ánh lên Bảng cân ựối số phát sinh và Báo cáo Tài chắnh.
Kế toán Giá vốn hàng bán được các doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ thực hiện ở góc độ kế tốn tài chắnh, khi cần thơng tin cụ thể hơn, kế toán quản trị chi phắ thường lấy số liệu từ sổ chi tiết giá vốn hàng bán.
Các doanh nghiệp thương mại quy mô nhỏ hoạt động theo mơ hình hộ kinh doanh, cửa hàng thường áp dụng Chế ựộ kế toán hộ kinh doanh cá thể. Chi phắ giá vốn hàng bán được phản ánh trên Sổ theo dõi vật tư, sản phẩm, hàng hóa (cho từng loại sản phẩm) và trên Bảng kê luân chuyển vật tư, sản phẩm, hàng hóa (cho tồn bộ vật tư, sản phẩm, hàng hóa). Chi phắ vận chuyển hàng hóa trong q trình mua hàng được kế tốn vào chi phắ bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
2.3.3.2 Thực trạng kế tốn chi phắ bán hàng và chi phắ quản lý doanh nghiệp ở các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ nghiệp ở các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ
Ở các doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ, kế tốn tập trung chủ yếu vào cơng tác kế tốn tài chắnh, kế tốn thuế với mục tiêu kê khai nộp thuế đúng quy định, lập báo cáo tài chắnh ựúng thời hạn quy ựịnh. Chi phắ bán hàng và chi phắ quản lý doanh nghiệp cùng ựược phản ánh trên tài khoản TK642 - Chi phắ quản lý kinh doanh. Bên cạnh việc kế tốn chi phắ bán hàng và chi phắ quản lý doanh nghiệp phục vụ cho mục đắch tắnh thuế và lập BCTC, các doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ cũng đã theo dõi chi
tiết các thơng tin về hai loại chi phắ này nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp. điều này khẳng ựịnh, dù mới manh nha, nhưng kế tốn quản trị chi phắ đã có mặt ở các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ.
Chi phắ bán hàng: để phản ánh chi tiết các thông tin về chi phắ bán hàng và chi phắ quản lý, kế tốn các doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ mở sổ theo dõi chi tiết. Với chi phắ bán hàng, số liệu kế tốn chi tiết được phản ánh theo từng yếu tố chi phắ, từng cửa hàng và từng loại sản phẩm. Tuy nhiên việc áp dụng ở các doanh nghiệp rất khác nhau, 100% các doanh nghiệp mở sổ theo dõi chi tiết ựể xác định được từng khoản chi phắ bán hàng theo yếu tố chi phắ, nhưng việc theo dõi chi tiết cho từng cửa hàng hay từng loại hàng hố ắt ựược thực hiện hơn.
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Từng loại sản phẩm, hàng hoá
Từng cửa hàng Từng yếu tố chi phắ (chi phắ quản cáo,
chi phắ vận chuyển,Ầ)
Tỷ trọng
Sơ ựồ 2.10 Theo dõi chi tiết chi phắ bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ (Nguồn: Tổng hợp khảo sát)
Chi phắ quản lý doanh nghiệp: Bên cạnh việc theo dõi khá chi tiết chi
phắ bán hàng thì chi phắ quản lý doanh nghiệp cịn được theo dõi chung. Chi phắ quản lý doanh nghiệp được các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ ở quy mơ tổng thể cho tồn doanh nghiệp. điều này khá dễ hiểu vì với
quy mô kinh doanh của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần lớn các chi phắ quản lý doanh nghiệp ựều phát sinh tập trung ở văn phịng hay bộ phận quản lý, do đó ắt được theo dõi chi tiết cho từng bộ phận.
Chi phắ quản lý doanh nghiệp phát sinh ở các doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ gồm các chi phắ liên quan ựến con người như tiền lương, các khoản tương ựương lương các khoản trắch theo lương, chi phắ cơng cụ dụng cụ dùng cho quản lý, chi phắ khấu hao tài sản cố định,.... và các chi phắ dịch vụ mua ngồi như chi phắ điện nước, phắ điện thoại, phắ mơi trường,... Chi phắ quản lý ựược theo dõi, phản ánh chi tiết theo từng nội dung phát sinh (từng yếu tố chi phắ), đây là cách phân loại điển hình của nhóm chi phắ nàỵ
Các chi phắ quản lý phần lớn phát sinh tập trung ở bộ phận quản lý, ở văn phịng, tuy nhiên do quy mơ vừa và nhỏ nên có nhiều doanh nghiệp các chi phắ này thường phát sinh cùng với chi phắ tương tự nhưng phục vụ cho việc bán hàng. Vì thế, nhiều chi phắ các doanh nghiệp khơng tách biệt được bao nhiêu cho bán hàng, bao nhiêu cho quản lý (khó phân bổ). Bên cạnh đó, do cùng được kế tốn trên TK 642 nên các chi phắ chung này càng khơng được tách biệt.
Sơ đồ 2.11 Theo dõi chi tiết chi phắ quản lý doanh nghiệp ở các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ (Nguồn: tổng hợp khảo sát)
0 20 40 60 80 100 120
Từng cửa hàng Từng yếu tố chi phắ (chi phắ nhân viên, chi phắ
khấu hao,...
Các doanh nghiệp quy mơ nhỏ, hoạt động theo mơ hình hộ kinh doanh