(Nguồn: PGS.TS Hồng Minh đường, Giáo trình Quản trị doanh nghiệp thương mại)
Hoạch ựịnh: với các thông tin dự toán, kế toán quản trị chi phắ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện chức năng hoạch ựịnh. Kế toán quản trị chi phắ tiến hành cụ thể hoá các kế hoạch hoạt ựộng của doanh nghiệp thành các dự toán kinh doanh, cung cấp thơng tin ước tắnh về chi phắ cho các hàng hoá, dịch vụ hoặc các đối tượng chi phắ khác theo u cầu của nhà quản lý nhằm giúp họ ra các quyết ựịnh quan trọng về hàng hoá lựa chọn, cơ cấu mặt hàng hay phân bổ hợp lý các nguồn lực trung tâm chi phắ của doanh nghiệp. Có thể kể đến các dự tốn chi phắ điển hình mà kế toán quản trị cung cấp cho các nhà quản trị doanh nghiệp như dự toán về chi phắ bán hàng, cụ thể về chi phắ tiền lương nhân viên bán hàng, chi phắ may đồng phục, chi phắ bao gói sản phẩm, chi phắ th cửa hàng, chi phắ quảng cáo,... hay chi phắ giá vốn hàng bán cụ thể về số lượng, ựơn giá, thành tiền của từng mặt hàng, từng nhóm hàng,....
Tổ chức thực hiện: Với các thơng tin kế tốn quản trị chi phắ cung cấp
ở dạng thơng tin dự tốn, thơng tin thực hiện, thơng tin đã phân tắch,..., nhà quản trị dễ dàng tổ chức thực hiện việc sắp xếp, bố trắ các công việc, giao quyền hạn và phân phối nguồn lực ựể ựạt hiệu quả cao nhất.
Kiểm tra, ựánh giá: Cùng với thơng tin về dự tốn, kế tốn quản trị chi
phắ cịn cung cấp thơng tin thực hiện nhằm giúp các nhà quản trị doanh nghiệp kiểm tra, ựánh giá việc thực hiện kế hoạch và so sánh việc thực hiện với mục tiêu, với các công việc khác,ẦCác thông tin về quá khứ của kế tốn quản trị khơng chỉ là cơ sở để lập dự tốn chi phắ mà còn là số liệu gốc quan trọng giúp ắch cho các nhà quản lý phân tắch, so sánh, đánh giá chi phắ nhằm kiểm sốt chi phắ để nâng cao hiệu quả việc sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp. Thông tin thực hiện kế tốn quản trị chi phắ cung cấp ở cả dạng thông tin tức thời và thơng tin thống kê. Ngồi ra, các báo cáo chi phắ định kỳ của kế tốn quản trị còn giúp so sánh kết quả thực tế với mục tiêu dự kiến về chi phắ, doanh thu và
lợi nhuận của doanh nghiệp, ựây là cơ sở cho việc ựánh giá hoạt ựộng quản lý của từng trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp.
Ra quyết ựịnh: Các nhà quản trị doanh nghiệp thương mại luôn phải ựối mặt với những biến ựộng của thị trường cũng như trong nội bộ doanh nghiệp. để ra quyết ựịnh ựối phó với sự thay đổi nhà quản trị cần nhiều thông tin khác nhau, tuy nhiên hiện tượng ỘnhiễuỢ thông tin luôn xẩy ra và nhà quản trị phải nhận diện được thơng tin phù hợp với việc ra quyết định của mình. Trong các thơng tin phù hợp đó, thơng tin kế tốn quản trị đóng vai trị nền tảng.Với mỗi quyết ựịnh nhà quản trị cần các thơng tin kế tốn quản trị ở một dạng khác nhau, vì thế kế tốn phải phân tắch thơng tin theo từng yêu cầu của nhà quản trị, ựặc biệt là các thơng tin về chi phắ. Có thể kể đến những ứng dụng trong phân tắch thơng tin của kế tốn quản trị chi phắ như định giá bán sản phẩm, quyết ựịnh chấp nhận hay từ chối ựơn hàng, xây dựng chiến lược,...
định giá bán sản phẩm: Giá bán sản phẩm lệ thuộc vào nhiều yếu tố
khác nhau như: ựối thủ cạnh tranh, nhu cầu thị trường, giá nhập,Ầvì thế để ựịnh giá bán sản phẩm nhà quản trị cần nhiều thông tin về các yếu tố này một cách cập nhật, phù hợp,ẦKế tốn quản trị chi phắ khơng chỉ cung cấp thơng tin kịp thời và phù hợp mà cịn có thể xử lý các thơng tin này giúp các nhà quản lý doanh nghiệp có những thơng tin đã sàng lọc, ựã xử lý ựể ựịnh giá bán sản phẩm.
Quyết ựịnh chấp nhận hay từ chối ựơn hàng: đây là các quyết ựịnh trong kinh doanh mà các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ phải lựa chọn trong việc kinh doanh hàng ngàỵ Việc quyết ựịnh chấp nhận hay từ chối một ựơn hàng thường phải dựa trên nhiều thông tin khác nhau nhưng thơng tin về chi phắ mà kế tốn cung cấp có vai trị to lớn, đặc biệt khi chúng ựược thể hiện dưới dạng có thể so sánh và đánh giá các phương án khác nhaụ
Xây dựng chiến lược: Kế tốn quản trị chi phắ cịn cung cấp các thơng
tin thắch hợp cho các nhà quản lý nhằm xây dựng các chiến lược cạnh tranh bằng cách thiết lập các báo cáo ựịnh kỳ và báo cáo đặc biệt. Thơng tin của kế toán quản trị về khả năng sinh lời của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, các thơng tin để phân bổ các nguồn lực của doanh nghiệp cũng như quyết ựịnh cơ cấu sản phẩm sản xuất và tiêu thụ, hay quyết ựịnh ngừng sản xuất hợp lý giúp cho các nhà quản lý ựưa ra các quyết ựịnh chiến lược, như phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới, ựầu tư các thiết bị, nhà xưởng mới, ựàm phán các hợp ựồng dài hạn với các nhà cung cấp và các khách hàng.
đánh giá hiệu quả các bộ phận: Kế tốn quản trị chi phắ xây dựng các
báo cáo nhằm ựánh giá hiệu quả hoạt ựộng của các bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý, các cửa hàng, các nhóm hàng, mặt hàng,.... nhằm tìm ra các giải pháp cải thiện tình hình yếu kém hay phát huy các lợi thế của các bộ phận.
1.2 Mơ hình kế tốn quản trị chi phắ trong các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ quy mô vừa và nhỏ
Mơ hình kế tốn là Ộkhái niệm hay giả thiết, ngun lý, phương pháp của tiến trình thiết lập nền tảng kế tốn, từ đó quyết định quy trình ghi chép, tắnh toán, báo cáo thực thể hoạt ựộng của doanh nghiệp. Mơ hình kế tốn quản trị chi phắ bao gồm những nội dung của kế tốn quản trị chi phắ và cách thức tổ chức thực hiện những nội dung kế tốn quản trị chi phắ.
Nội dung cơ bản của kế toán quản trị chi phắ bao gồm: phân loại chi phắ, lập dự tốn chi phắ, phản ánh chi phắ thực hiện và phân tắch chi phắ theo yêu cầu của nhà quản trị.
1.2.1. Phân loại chi phắ trong doanh nghiệp thương mại quy mơ VVN
Chi phắ là các hy sinh về lợi ắch kinh tế, nó phản ánh các nguồn lực ựược doanh nghiệp sử dụng trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên quan điểm về chi phắ có sự khác biệt tương đối giữa kế tốn tài chắnh và kế tốn quản trị. đối với kế toán tài chắnh: Ộchi phắ là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ắch
kinh tế trong kỳ kế tốn dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn ựến làm giảm vốn chủ sở hữu,Ợ[5]. Theo định nghĩa này, chi phắ ựược xem xét dưới góc ựộ một khoản
mục trên báo cáo tài chắnh, việc ghi nhận chi phắ gắn với một kỳ kế tốn nhất ựịnh và phải tuân thủ theo các nguyên tắc kế toán.
Chi phắ trong doanh nghiệp thương mại ựa dạng và phức tạp, có những chi phắ chỉ liên quan ựến một ựối tượng, có những chi phắ lại phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau,... vì thế, để quản lý, theo dõi, phân tắch cũng được, kế tốn phải nhóm các chi phắ thành từng nhóm. Tuỳ theo mục đắch cung cấp thơng tin mà kế tốn lựa chọn các tiêu chắ để phân loại chi phắ theo từng nhóm phù hợp. Với doanh nghiệp thương mại, có thể kể đến một số cách phân loại điển hình như sau:
1.2.1.1 Phân loại chi phắ theo chức năng hoạt động trong DN thương mại
Chi phắ giá vốn hàng bán: gồm giá mua hàng hóa và những chi phắ liên
quan đến q trình thu mua hàng hóa (chi phắ vận chuyển, bốc dỡ bảo quản hàng hóa từ nơi mua về ựến kho của doanh nghiệp), các khoản hao hụt ngoài ựịnh mức phát sinh trong q trình thu mua hàng hóa,.Ầ
Chi phắ bán hàng: Chi phắ bán hàng là những chi phắ phát sinh trong quá
trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm những chi phắ về chào hàng, giới thiệu, quảng cáo sản phẩm; chi phắ phải trả cho nhân viên bán hàng; các chi phắ liên quan đến việc bảo quản, đóng gói, vận chuyển; chi phắ khuyến mãi; bảo hành, chi phắ khấu hao các tài sản cố định có liên quan,Ầ
Chi phắ quản lý doanh nghiệp: Chi phắ quản lý doanh nghiệp là những chi
phắ phát sinh trong họat ựộng quản lý chung của doanh nghiệp như chi phắ nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (lương, phụ cấp, các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tếẦ); chi phắ vật liệu văn phịng, cơng cụ lao động, khấu hao tài sản cố ựịnh dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền th đất, thuế mơn bài; các khoản
dự phịng nợ phải thu khó địi; các dịch vụ mua ngoài (như ựiện, nước, ựiện thọai, fax, internet, bảo hiểm tài sản, chi phắ phịng cháy chữa cháyẦ) và các dịch vụ bằng tiền khác (như công tác phắ, tiếp khách, hội nghị...).
1.2.1.2 Phân loại chi phắ theo khả năng qui nạp chi phắ vào các đối tượng chịu phắ chịu phắ
Theo cách phân loại này, chi phắ kinh doanh được chia thành chi phắ trực tiếp và chi phắ gián tiếp. Chi phắ trực tiếp là các chi phắ chỉ liên quan trực tiếp tới một ựối tượng chịu chi phắ như một loại sản phẩm, một dịch vụ hoặc một hoạt ựộng, Ầ tại một địa điểm nhất định. Chi phắ này tùy thuộc vào các xác ựịnh ựối tượng tập hợp chi phắ của các doanh nghiệp. Nếu ựối tượng tập hợp chi phắ là loại sản phẩm, nhóm sản phẩm thì chi phắ trực tiếp là giá mua, chi phắ vận chuyển, chi phắ bao gói sản phẩm - nếu vận chuyển, bao gói riêng cho nhóm hàng, loại hàng đó,... Nếu đối tượng tập hợp chi phắ là các cửa hàng, chi phắ trực tiếp là các chi phắ phát sinh tại cửa hàng như tiền thuê cửa hàng, tiền ựiện, ựiện thoại, tiền thuê nhân viên bán hàng tại cửa hàng, ...
Chi phắ gián tiếp là các chi phắ có liên quan ựến nhiều ựối tượng chịu
chi phắ như các loại sản phẩm khác nhau, các dịch vụ hoặc nhiều hoạt ựộng, ựịa điểm khác nhaụ Chi phắ này khơng thể hạch tốn trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phắ, vì thế được tập hợp chung và chỉ có thể xác ựịnh cho từng ựối tượng thông qua phương pháp phân bổ gián tiếp. Nếu ựối tượng tập hợp chi phắ là nhóm hàng, ngành hàng chi phắ gián tiếp là chi quảng cáo, chi vận chuyển chung, chi lương chung,... Nếu đối tượng tập hợp chi phắ là từng cửa hàng thì chi phắ gián tiếp là chi phắ lương nhân viên quản lý chung, chi phắ vận chuyển chung, chi phắ quảng cáo, chi phắ quản lý doanh nghiệp,...
Cách phân loại này có ý nghĩa về mặt kỹ thuật kế tốn. Khi phát sinh các khoản chi phắ gián tiếp cần phải áp dụng phương pháp phân bổ, kế toán cần lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý ựể cung cấp các thơng tin đáng tin cậy
về chi phắ của từng loại hàng hóa, từng cửa hàng trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc phân loại chi phắ thành trực tiếp và gián tiếp cịn có ý nghĩa trong việc xác ựịnh hiệu quả hoạt ựộng của các bộ phận hay việc tiết kiệm chi phắ vì thường các chi phắ trực tiếp có thể xác định cách giảm thiểu ựược hoặc dễ dàng giảm thiểu được, cịn chi phắ gián tiếp rất khó để tiết kiệm chi phắ.
Sơ đồ 1.3 Mối quan hệ giữa chi phắ trực tiếp, gián tiếp với ựối tượng tập hợp chi phắ (Nguồn: tác giả)
1.2.1.3 Phân loại chi phắ theo theo mức độ phù hợp của chi phắ với quyết ựịnh quản trị ựịnh quản trị
Cách phân loại này cịn được gọi là phân loại theo sự ảnh hưởng tới việc lựa chọn các phương án kinh doanh. Theo cách phân loại này, chi phắ được chia ra thành chi phắ phù hợp và chi phắ khơng phù hợp. Chi phắ phù hợp hay chi phắ có liên quan tới việc ra quyết định là những chi phắ thay đổi theo các phương án kinh doanh khác nhaụ Chi phắ khơng phù hợp là loại chi phắ mà
doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu bất kể ựã lựa chọn phương án kinh doanh nào, vì thế khơng chênh lệch và khơng phải xét đến khi so sánh, lựa chọn phương án, hành ựộng tối ưụ Chi phắ phù hợp thể hiện tắnh cả biệt của các phương án kinh doanh, chi phắ khơng phù hợp thể các khoản chi phắ giống nhaụ Vì thế, việc phân loại chi phắ theo mức độ phù hợp của chi phắ với quyết định quản trị giúp nhà quản trị thu gọn được giới hạn chi phắ cần nghiên cứu, quản trị,... từ đó dễ dàng hơn trong việc ựưa ra các quyết ựịnh kinh doanh.
1.2.1.4 Phân loại chi phắ theo theo mức độ kiểm sốt chi phắ (theo thẩm quyền ra quyết ựịnh) quyền ra quyết ựịnh)
Theo cách phân loại này chi phắ kinh doanh được chia thành chi phắ có
thể kiểm sốt được và chi phắ khơng thể kiểm sốt được. Chi phắ có thể kiểm
sốt được là những chi phắ mà nhà quản trị có quyền quyết định hoặc có ảnh
hưởng đáng kể tới mức độ phát sinh chi phắ, hiểu một cách ựơn giản, các nhà quản trị có thể tác ựộng tới mức ựộ phát sinh của loại chi phắ nàỵ Chi phắ khơng thể kiểm sốt ựược là những chi phắ mà nhà quản trị khơng có quyền
quyết định hoặc khơng có ảnh hưởng đáng kể tới mức độ phát sinh chi phắ.
Việc xem xét một khoản chi phắ là kiểm sốt được hay khơng kiểm sốt ựược phải gắn với một cấp quản lý cụ thể trong doanh nghiệp. Cách phân loại chi phắ này có ý nghĩa trong việc ựánh giá hiệu quả hoạt ựộng, hiệu quả quản lý chi phắ của từng cấp bậc, bộ phận trong doanh nghiệp.
1.2.1.5 Phân loại chi phắ theo mối quan hệ với mức ựộ hoạt ựộng
Theo cách phân loại này chi phắ được chia thành chi phắ biến đổi, chi
phắ cố định, chi phắ hỗn hợp.
Chi phắ biến đổi cịn được gọi là chi phắ khả biến hay biến phắ, là những
chi phắ kinh doanh thay ựổi tỷ lệ thuận với lượng hàng bán rạ Thường các chi phắ biến đổi là các chi phắ trực tiếp như giá mua, chi phắ bao gói-tắnh riêng cho sản phẩm, chi phắ vận chuyển riêng cho từng loại hàng, nhóm hàng, chi phắ lương theo sản phẩm,... Việc xác định chi phắ biến ựổi rất quan trọng ựối với mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp, nó giúp doanh nghiệp kiểm sốt chi phắ hiệu quả, góp phần làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Chi phắ cố ựịnh còn ựược gọi chi phắ bất biến hay định phắ: là những chi phắ mà tổng số khơng thay ựổi với sự biến ựộng về khối lượng hàng bán. Tắnh cố định của chi phắ này được xét trên tổng thể chi phắ của doanh nghiệp, nếu tắnh trên một sản phẩm thì chi phắ này lại biến đổi và sự biến đổi của nó
tỷ lệ nghịch với số lượng hàng bán. Tắnh cố định của các chi phắ này thường gắn với các quy mô hoạt ựộng nhất ựịnh của doanh nghiệp. Khi thay ựổi quy mô như mở rộng diện tắch bán lẻ, mở rộng thị phần,... thì chi phắ cố ựịnh sẽ tăng thêm. Vì thế, phạm vi phù hợp để xem xét tắnh cố ựịnh hay biến ựổi của chi phắ là giới hạn năng lực kinh doanh tối thiểu và tối ựa của doanh nghiệp. Trong phạm vi phù hợp này, mối quan hệ giữa chi phắ và mức độ hoạt động là mối quan hệ tuyến tắnh và được biểu thị là một đường thẳng như sơ ựồ 1.4.
Sơ ựồ 1.4 Phân loại chi phắ theo mối quan hệ với mức độ hoạt động
(Nguồn: Huỳnh Lợi, Kế toán quản trị, NXB GTVT)
Tắnh cố định, biến đổi của chi phắ thường gắn với các bậc nhất ựịnh. ỘBậcỢ thường gắn với quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phắ biến đổi