Bộ máy kế toán trong các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ đang được tổ chức theo mơ hình trực tuyến chức năng. Số lượng nhân viên kế tốn từ 1-5 người tuỳ theo qui mơ của doanh nghiệp, tuy nhiên số lượng nhân viên kế toán phổ biến ở mức 1-3 ngườị Do số lượng kế tốn viên hạn chế nên phần lớn cơng việc họ thực hiện đều là cơng việc hỗn hợp, gồm kế tốn tài chắnh, kế tốn quản trị và kê khai, tắnh, nộp thuế hàng tháng. Một số doanh nghiệp quy mơ nhỏ, mới thành lập chưa có kế tốn viên hoặc có kế tốn viên nhưng nghiệp vụ cịn yếu nên họ th kế tốn ngồị Tuy nhiên, cơng việc kế tốn th ngồi chủ yếu là kê khai, nộp thuế và lập báo cáo tài chắnh.
Do quy mô nhỏ hẹp, thị trường khá tập trung nên mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn của các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ ở Việt Nam hiện nay đều là mơ hình tập trung. Dù ắt hay nhiều kế tốn viên, phần lớn các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ ựều phân chia các phần hành kế toán thành các mảng cơng việc chắnh là kế toán bán hàng, kế toán ngân hàng và thanh toán, kế toán thuế. Với sự phân chia này, khơng thấy có sự hiện hữu của kế tốn quản trị chi phắ. điều này là thực trạng chung của các
doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ được khảo sát. Kế tốn quản trị chi phắ mới được ghi nhận và thực hiện ở bước sơ khai, mang tắnh tự phát và bất ổn. Kế toán quản trị chi phắ được thực hiện dựa trên các yêu cầu mang tắnh thời điểm của nhà quản trị, và khi phát sinh yêu cầu ựó, giám ựốc hoặc kế tốn trưởng trực tiếp chỉ định người thực hiện. Vì thế, kế tốn quản trị khơng được coi như một phần hành kế tốn cơ bản trong doanh nghiệp.
Như vậy, mặc dù chưa ựược tách biệt thành một phần hành riêng trong công tác kế tốn của doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ nhưng kế tốn quản trị chi phắ vẫn ựang ựược thực hiện song hành cùng kế toán tài chắnh. Vì thế, có thể nói bộ máy kế tốn quản trị chi phắ ở các doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ được tổ chức chung, kết hợp với với bộ máy kế tốn tài chắnh.
2.4 đánh giá thực trạng kế tốn chi phắ trong các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ
2.4.1 Những kết quả ựạt ựược của kế toán quản trị chi phắ áp dụng ở doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ ở Việt Nam
Các doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ được khảo sát ựều nhận thức được vai trị của kế tốn quản trị chi phắ trong việc cung cấp thông tin cho các nhà lãnh ựạo trong doanh nghiệp. Nhận thức là yếu tố nền tảng, là động lực cho sự thay đổi, vì thế, việc thừa nhận sự tồn tại và vai trị của kế tốn quản trị chắnh là yếu tố tiền đề để kế tốn quản trị chi phắ có thể phát triển bền vững và ổn ựịnh ở các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ.
Về phân loại chi phắ: Các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và
nhỏ thường phân loại chi phắ theo nội dung và theo chức năng của chi phắ. Chi phắ của doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ được chia thành các khoản mục giá vốn hàng bán, chi phắ bán hàng và chi phắ quản lý doanh
nghiệp, trong từng khoản mục này lại tiếp tục phân loại theo các yếu tố chi phắ. điều này giúp kế tốn đáp ứng được u cầu cung cấp thông tin kịp thời, hữu ắch về các chỉ tiêu giá vốn hàng bán, chi phắ bán hàng, chi phắ quản lý doanh nghiệp.
đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, siêu nhỏ tổ chức hoạt ựộng dưới hình thức cửa hàng kinh doanh, dù chỉ áp dụng Chế độ kế tốn hộ kinh doanh cá thể, nhưng các doanh nghiệp quy mơ nhỏ này cũng đã tách biệt được chi phắ giá vốn, chi phắ kinh doanh.
Về dự tốn chi phắ: Mặc dù mới ựược lập như một phần trong kế
hoạch kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp, nhưng dự tốn chi phắ ở các doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ đã có những tác dụng nhất ựịnh trong việc tạo ra nền tảng của dự toán ở các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, dự tốn chi phắ cho từng thương vụ ắt nhiều ựã giúp các nhà quản trị dễ dàng hơn trong lựa chọn các phương án kinh doanh.
Về phân tắch chi phắ: Việc phân tắch chi phắ trong các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ nhằm mục đắch kiểm sốt chi phắ và phục vụ cho việc ra quyết ựịnh kinh doanh. Mặc dù mới ở hình thức sơ khai, ựơn giản nhưng thơng tin kế tốn quản trị chi phắ đã ắt nhiều giúp các nhà quản trị có thêm cơ sở ựể ựưa ra các quyết ựịnh. Tắnh ựơn giản sơ khai của phân tắch chi phắ thể hiện ở việc lập báo cáo chi phắ của kế tốn quản trị chi phắ được thực hiện theo Ộđơn đặt hàngỢ khơng thường xun, nó thường gắn với các thương vụ mà nhà lãnh đạo lúng túng, thiếu thơng tin. Hơn thế nữa, do hiểu biết về kế toán quản trị của kế toán viên cũng như nhà lãnh đạo cịn rất khác nhau và chưa sâu sắc nên các báo cáo kế tốn quản trị chưa đảm bảo ựược yêu cầu Ộdễ hiểuỢ của kế tốn, điều này gây trở ngại cho nhà lãnh ựạo trong việc sử dụng thơng tin mà kế tốn cung cấp.
2.4.2 Những tồn tại và hạn chế về kế toán quản trị chi phắ ở các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ Việt Nam
2.4.2.1 Kế tốn quản trị chi phắ chưa được coi trọng
Mặc dù kế toán quản trị ựã ắt nhiều ựược thừa nhận ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng ựiều này khơng đồng nghĩa với việc kế tốn quản trị chi phắ được coi trọng. Nếu so sánh với việc doanh nghiệp ựầu tư tiền bạc cho công tác kế tốn tài chắnh và kế tốn thuế như cử nhân viên đi học nâng cao trình độ, mua phần mềm kế tốn, mời chun gia tư vẫn, hỗ trợ, mời chuyên gia lập báo cáo và quyết toán thuế, thuê kiểm tốn,Ầ thì kế tốn quản trị nói chung và kế toán quản trị chi phắ chỉ giống như việc Ộlàm thêm cho cóỢ. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp các cấp đều ắt quan tâm đến thơng tin kế tốn cung cấp nói chung cũng như các thơng tin kế tốn quản trị chi phắ, vì thế kế tốn quản trị chi phắ chưa có động lực phát triển. Các nhà quản trị thường ra quyết ựịnh dựa trên kinh nghiệm, các phán đốn mang tắnh cá nhân.
2.4.2.2 Kế toán quản trị chi phắ đã bước ựầu ựược ứng dụng, triển khai nhưng mới ở những nội dung ựơn giản, nghiêng về cụ thể hóa kế tốn tài chắnh
Cùng với việc chưa được coi trọng, kế tốn quản trị chi phắ trong các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ mới chỉ dừng lại ở ứng dụng ban ựầu ở những nội dung ựơn giản và nghiêng về việc cụ thể hoá, chi tiết hoá các thơng tin của kế tốn tài chắnh. Từ các thơng tin ban đầu của kế tốn tài chắnh, khi có u cầu của nhà quản trị doanh nghiệp trong từng trường hợp cụ thể, kế toán tổng hợp và phân tắch theo mục đắch của nhà quản trị. Phần lớn công tác kế tốn quản trị chi phắ ở các doanh nghiệp chỉ khác kế tốn tài chắnh ở khâu Ộphân tắchỢ và Ộcung cấpỢ thơng tin.
Sơ ựồ 2.13 Mối tương quan giữa kế tốn quản trị chi phắ và kế tốn tài chắnh trong doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ
(Nguồn: tác giả)
Kế tốn quản trị chi phắ ở các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ phân tắch và cung cấp thơng tin dựa trên thơng tin do kế tốn tài chắnh thu thập và xử lý. Tuy nhiên, do có sự khác nhau về phương pháp kế toán, về ngun tắc ghi nhận chi phắ nên thơng tin kế tốn quản trị chi phắ dựa trên kế tốn tài chắnh khơng thực sự phù hợp với nhu cầu thông tin phục vụ việc ra quyết ựịnh của các nhà quản trị doanh nghiệp.
2.4.2.3 Việc áp dụng kế tốn quản trị chi phắ cịn mang tắnh ngẫu hứng, manh mún
Kế toán quản trị chi phắ trong các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ không ựược xây dựng thành quy trình, thành hoạt động thường xuyên mà chỉ thực hiện theo các nhu cầu phát sinh của các nhà quản trị doanh nghiệp. Các nhu cầu thông tin về chi phắ của nhà quản trị doanh nghiệp thường mang tắnh bất thường và gắn với mỗi thương vụ kinh doanh phát sinh, việc này dẫn ựến kế tốn quản trị chi phắ ln ở thế bị động, người làm kế tốn quản trị chi phắ khơng chủ động được thơng tin ban đầu, phương pháp phân tắch thơng tin và mục tiêu của báo cáo,Ầ. Việc nhu cầu thông tin về chi phắ khơng thường xuyên cùng với việc chưa coi trọng công tác kế toán quản trị chi phắ nên ở các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ kế tốn
KẾ TỐN TÀI CHÍNH
Thu thập Xử lý Phân tắch Cung cấp thơng tin
KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
quản trị chi phắ ựược dựa trên sự hiểu biết mang tắnh rời rạc của cá nhân người làm kế tốn. Vì thế, kế tốn quản trị chi phắ ở các doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ mang tắnh ngẫu hứng và manh mún. Cụ thể các tồn tại về nội dung kế toán quản trị chi phắ ở các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ như sau:
Về phân loại chi phắ: Các phương pháp phân loại chi phắ phần lớn lệ
thuộc theo cách phân loại của kế toán tài chắnh, các phương pháp phân loại đặc trưng của kế tốn quản trị như phân loại chi phắ thành định phắ, biến phắ, chi phắ kiểm sốt được, chi phắ khơng kiểm sốt được, .....chưa được áp dụng. Việc khơng phân loại chi phắ theo các phương pháp kế toán quản trị làm cho kế toán quản trị ở các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ chỉ dừng lại ở mức ựộ manh nha, ựơn giản và lệ thuộc vào từng người làm kế toán quản trị. Riêng chỉ tiêu giá vốn hàng bán khơng được theo dõi chi tiết theo nội dung kinh tế mà phần lớn là chi tiết cho mặt hàng hay cho khu vực bán hàng của doanh nghiệp.
Về dự tốn chi phắ: Cũng tương tự như phân loại, ghi nhận chi phắ, việc
lập dự tốn chi phắ được các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ áp dụng, tuy nhiên mới chỉ là những dự tốn đơn giản mang tắnh kế hoạch.
Mục đắch lập dự toán: các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và
nhỏ lập dự tốn chi phắ như một phần của bản kế hoạch hoạt ựộng. Mặc dù ựược lập ở dạng kế hoạch năm hoặc kế hoạch cho từng thương vụ nhưng dự toán của các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và thường chỉ mang tắnh dự kiến chi phắ sẽ xẩy ra trong tương và sau đó có thể dùng dự tốn làm thước ựo mức ựộ hoàn thành kế hoạch chứ chưa ựược sử dụng như một công cụ quản lý kinh tế.
Phương pháp lập dự toán: dự toán chi phắ ở các doanh nghiệp thương
mại quy mô vừa và nhỏ thường xác ựịnh mức chi phắ trên cơ sở chi phắ năm/kỳ hiện tại cộng (+/-) với chi phắ tăng/giảm do sự biến ựộng của các yếu tố chi phắ trong tương lai như tăng giảm lượng hàng bán tăng, số lượng nhân viên,Ầ Mặc dù vây, việc lập dự toán chi phắ ở các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ chưa tắnh đuợc nhiều sự biến ựộng của các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp như giá trị tiền tệ, xu hướng tăng lên về giá của các yếu tố ựầu vàọ Hơn thế nữa, các phương pháp dùng để tắnh tốn chi phắ tương lai chỉ dừng lại phương pháp thủ cơng hay phần mềm Office đơn giản mà chưa có sự ứng dụng các hàm dự báo hay các cơng cụ hiện đại hơn.
Về phân tắch chi phắ, lập báo cáo theo mục đắch ra quyết định kinh doanh: Việc phân tắch chi phắ, lập báo cáo chi phắ phục vụ cho công tác quản
lý của nhà lãnh đạo đơn vị cịn chưa mang tắnh thường xuyên, chưa khoa học. Các báo cáo kế toán quản trị chi phắ nhằm cung cấp thơng tin cho nhà quản trị doanh nghiệp ựược thực hiện theo dạng Ộựơn đặt hàngỢ, mang tắnh khơng thường xuyên, nó thường gắn với các thương vụ mà nhà lãnh ựạo lúng túng, thiếu thông tin cho việc ra quyết ựịnh. Hơn thế nữa, do hiểu biết về kế toán quản trị của kế toán viên cũng như nhà quản trị doanh nghiệp còn rất khác nhau và thường là chưa sâu sắc nên các báo cáo kế tốn quản trị chưa đảm bảo ựược yêu cầu Ộdễ hiểuỢ của kế tốn, điều này gây trở ngại cho nhà lãnh ựạo trong việc sử dụng thơng tin mà kế tốn cung cấp.
Về ựánh giá bộ phận: do ựặc trưng của doanh nghiệp thương mại quy
mô vừa và nhỏ là tắnh Ộtư thươngỢ cao nên việc quản lý doanh nghiệp còn mang nặng tắnh cá nhân của nhà quản trị. Các quyết ựịnh quản lý kinh doanh của nhà lãnh ựạo doanh nghiệp thường bị chi phối bởi yếu tố cảm tắnh hơn là tuân thủ các nguyên tắc, kỹ năng, kiến thức quản trị. Với đặc tắnh sử dụng yếu
tố cảm tắnh trong lãnh đạo doanh nghiệp, nhu cầu thơng tin chi phắ cho nhà quản trị ựể phục vụ cho việc ra quyết ựịnh thường không cao, nhà quản trị thường thắch ựưa ra quyết ựịnh dựa trên kinh nghiệm, phán đốn,Ầ hơn là các thơng số tài chắnh do kế tốn cung cấp. Một trong những sự thể hiện rõ nét của vấn đề này chắnh là đánh giá bộ phận, các bộ phận hoạt ựộng hiệu quả hay không hiệu quả không phải lúc nào cũng ựược ựánh giá với những tiêu chắ phù hợp. Các tiêu chắ đánh giá được sử dụng trong việc ựánh giá các bộ phận ở doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ là chỉ tiêu về doanh thu, giá vốn. Tuy nhiên, các chỉ tiêu này chưa ựủ ựể ựánh giá hiệu quả của các bộ phận. Các bộ phận trong doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ là các cửa hàng, các khu vực bán hàng (các thị trường) hay các mặt hàng, nhóm hàng,Ầ mỗi các phân chia và quản lý bộ phận sẽ cần những tiêu chắ nhất định để đánh giá hiệu quả hoạt động. Vì thế có thể khẳng định, việc ứng dụng kế tốn quản trị chi phắ vào đánh giá hiệu quả hoạt ựộng của các bộ phận ở các doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ cịn rất hạn chế.
2.4.3. Một số nguyên nhân
2.4.3.1 Nguyên nhân từ phắa nhà quản trị doanh nghiệp
Chưa nhận thức được vai trị của kế tốn quản trị chi phắ: Nhận thức là
vấn ựề nền tảng của hành ựộng, xuất phát từ chưa nhận thức rõ ựược vai trò của kế toán quản trị chi phắ nên các nhà quản trị doanh nghiệp thương mại quy mơ vừa và nhỏ chưa có thái độ, hành động rõ ràng về kế tốn quản trị.
Thói quen ra quyết định kinh tế mang tắnh cảm tắnh là lý do quan trọng
trong quan ựiểm của nhà quản trị về kế toán quản trị. Các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ phần lớn là các doanh nghiệp ngoài quốc doanh, hoạt ựộng mang hơi hướng tư thương dưới dạng các cơng ty gia đình. Các doanh nghiệp này ựược thành lập từ một cá nhân hoặc một vài cá nhân góp vốn và tự quản lý kinh doanh, phần lớn họ làm việc dựa trên kinh
nghiệm, trên các mối quan hệ cá nhân, sự kỳ vọng, sự mạo hiểm, Ầ kiến thức về quản trị kinh doanh khơng caọ Vì thế, nhu cầu thông tin kế toán nhằm phục vụ việc ra quyết định của họ khơng nhiềụ
Ngại thay ựổi: ỘCon người tạo ra thói quenỢ nhưng sau ựó Ộthói quen