Mơ hình 2.3 cho thấy mối tương quan và hỗ trợ lẫn nhau của các bộ phận trong ngành hàng P&G Tuấn Việt chi nhánh Huế.
2.2.2 Thực trạng chăm sóc điểm bán hiện nay của ngành hàng P&G công ty Tuấn Việt
2.2.2.1 oạt động cung cấp hàng hóa và thiết bị a. Cung cấp hàng hóa.
Hoạt động cung cấp hàng hóa liên quan đến các cam kết mà Nhà phân phối thực hiện với khách hàng của mình trong các vấn đề trong việc đưa sản phẩm đến với khách hàng. Về sản phẩm, khách hàng sẽ nhận được số lượng sản phẩm đã đặt trong thời gian là một ngày hoặc 2 ngày sau ngày ghi đơn hàng của nhân viên bán hàng nhằm đảm bảo khơng thiếu hụt hàng hố cho kinh doanh. Ngoài ra, NPP cũng cam kết vận chuyển hàng hoá đúng theo đơn đã đặt trước. Trong trường hợp hàng hố được vận chuyển khơng đúng thoả thuận thì việc trả/đổi hàng cũng sẽ được tạo điều kiện thuận lợi. Đối với một số hàng hoá đặc biệt, khách hàng sẽ được trợ cấp thu hồi sản phẩm trong trường hợp hàng hoá ứ đọng và khó bán.
(Nguồn: Trưởng ban giao nhận cơng ty TNHH TMTH Tuấn Việt)
Tiêu chí để các cửa hiệu đánh giá hoạt động cung ứng hàng hóa có đảm bảo hay không và cũng là cẩm nang hoạt động của bộ phận này đó là đúng hạn, đúng số lượng, đúng chất lượng.
Và bộ phận đảm nhiệm vai trị này đó là RSU (giao hàng). Bộ phận quan trọng này hiện đang có 12 nhân viên với 6 xe tải hàng phụ trách các mặt hàng P&G. Bộ phận IDSS (xử lý đơn hàng) và Kho bãi kiểm tra hàng hóa để chuyển giao cho RSU.
Hoạt động cung cấp hàng hóa được diễm ra hàng ngày, số lượng và mẫu mã hàng hóa phụ thuộc vào bộ phận IDSS (xử đơn hàng) và giám sát có nghĩa là IDSS có vai trị tổng hợp các đơn hàng từ DSR và phân bổ, gon góp đơn hàng sao cho hợp lý để tiết kiện các chi phí sau đó được chuyển đến gám sát phê duyệt. Từ giám sát sẽ có lệnh xuống kho hàng, và kho hàng là người người có trách nhiệm kiểm duyệt hàng hóa cuối cùng trước khi chuyển trách nhiệm và rủi ro cho bộ phận RSU. RSU sẽ nhận được một tờ giấy trong đó có tên, địa chỉ cửa hiệu, và số lượng, mẫu mã cũng như số tiền thanh tốn. Tất cả các q trình sẽ được giám sát trực tiếp hoặc giám tiếp từ DSM (giám sát).
Kế toán tổng hợp
RSU Kho hàng
IDSS
Trách nhiệm của bộ phận IDSS đó là tổng hợp đơn hàng từ DSR (nhân viên bán hàng), phân bổ, sắp xếp các tuyến sao cho hợp lý để giao hàng đúng thời điểm, mẫu mã, số lượng cho các cửa hiệu (trước khi có đơn hàng từ DSR thì IDSS phải sắp xếp sao cho thời gian giao hàng đến cửa hiệu không quá 2 ngày). Sau đó phối hợp với kế tốn tổng hợp để có quyết định xuất hàng.
Trách nhiệm của kho hàng đó là đảm bảo hàng hóa đúng và đủ về số lượng cũng như mẫu mã trước khi chuyển giao trách nhiệm cho RSU.
Trách nhiệm của bộ phận RSU đó là giao hàng đúng hạn (tối đa trong ngày, khi hàng được chuyển từ kho ra xe giao hàng) đúng số lượng và mẫu mã. Ngoài ra bộ phận này phải chịu trách nhiệm thanh toán đơn hàng đúng và đủ cho khách hàng, sau đó đem đầy đủ tiền hàng về cho kế tốn tổng hợp. Nếu có sai sót trong bất kỳ yếu tố nào người chịu trách nhiệm đó là RSU người giao hàng.