CHƯƠNG 4 MỘT SỐ KỸ NĂNG BÁN HÀNG CHUYÊN NGHIỆP
4.3 KỸ NĂNG TRÌNH BÀY
4.3.1 Vai trị của trình bày
Trình bày là một hoạt động giao tiếp, trong đó nhấn mạnh đến vấn đề truyền đạt thông tin.
Những yếu tố cơ bản của hoạt động trình bày là phải có người trình bày (người truyền đạt thơng tin) và đối tượng trình bày (người tiếp nhận thơng tin). Có hai dạng trình bày: trình bày và thuyết trình.
Kỹ năng trình bày tốt giúp người bán đạt được mục đích truyền đạt thơng tin, giúp người nghe hiểu rõ vấn đề, nắm bắt được thơng tin, qua đó người nghe sẽ dễ dàng bị thuyết phục, thay đổi thái độ, cam kết hành động…
TS. Phạm Quốc Luyến Trang 63
4.3.2 Nguyên tắc thuyết trình
Thuyết trình vừa là nghệ thuật vừa địi hỏi kỹ năng.
Nghệ thuật thuyết trình thể hiện qua sự sáng tạo trong giao tiếp với khán
thính giả, trong nội dung bài nói, trong cách lựa chọn và sử dụng các phương tiện hỗ trợ…
Kỹ năng thuyết trình thể hiện ở cách thức và kỹ thuật mà người thuyết
trình sử dụng để truyền đạt thông tin. Kỹ năng thuyết trình được hình thành từ những thành quả của các nghiên cứu khoa học như: tâm lý học, thống kê, quản lý, logic…
Để thuyết trình thuyết phục, cần phải tuân thủ một số nguyên tắc nhất định, đồng thời người thuyết trình cũng cần am hiểu bối cảnh thuyết trình, tâm lý thính giả, ngun tắc tiếp nhận thơng tin và chuẩn bị tâm trạng cũng như bài thuyết trình tốt.
Nguyên tắc 1. Thuyết trình là một quá trình giao tiếp, do đó bên cạnh khả
năng nói người thuyết trình cịn phải có khả năng viết, khả năng truyền đạt và thuyết phục.
Nguyên tắc 2. Phải chuẩn bị tốt nhất cho buổi thuyết trình bằng cách lập kế
hoạch thuyết trình và bám sát theo kế hoạch đó. Một số nội dung công việc cần chuẩn bị:
Mục đích thuyết trình
Đối tượng muốn thuyết trình
Những điều muốn truyền đạt
Cách thức truyền đạt
Các công cụ hỗ trợ
Địa điểm và thời gian thực hiện.
Nguyên tắc 3. Viết ra những vấn đề cần truyền đạt và xác định vấn đề cốt
lõi để hướng các hoạt động của thính giả nhằm đạt mục đích thuyết trình.
Ngun tắc 4. Thuyết trình là nói chứ không đọc nội dung. Nguyên tắc 5. Phải biết ngừng khi đã nói hết nội dung.
TS. Phạm Quốc Luyến Trang 64
Tính logic của bài thuyết trình. Câu, từ ngữ được dùng phải rõ
ràng, tập trung thể hiện nội dung cốt lõi và phải có sự chuyển tiếp giữa các vấn đề.
Tính dễ hiểu. Thể hiện qua các vấn đề được trình bày rõ ràng, trung
thực, không chung chung và sử dụng các hình vẽ, sơ đồ minh hoạ nhưng khơng tràn ngập.
Tính thuyết phục. Thể hiện qua cảm xúc khi thuyết trình, nội dung
thuyết trình và sử dụng những dẫn chứng xác thực để minh hoạ.
Tính dự đốn. Thể hiện qua dự đoán trước các phản bác và chuẩn bị
câu trả lời.
Bảng 4-2. Nguyên tắc tiếp nhận và bảo tồn thông tin
Phương tiện tiếp nhận
Mức độ tiếp nhận
Phương tiện & bối cảnh tiếp nhận
Mức độ bảo tồn
Thị giác 83% Trò chuyện khi đang làm
việc
90%
Thính giác 11% Nội dung trò chuyện 70%
Khứu giác 3,5% Thị giác và thính giác 50%
Xúc giác 1,5% Thị giác 30%
Vị giác 1,0% Thính giác 20%
Từ đọc sách 10%
Nguồn: Les Giblin (n.d) trích lại trong L. Đ. Lăng (2009)
Bảng 4-3. Cách thức truyền đạt thông tin hiệu quả
Phương thức truyền đạt Ghi nhớ sau 3 giờ Ghi nhớ sau 3 ngày
Chỉ trình bày bằng lời nói 70% 10%
Chỉ trình bày bằng hiện vật 72% 29%
Phối hợp cả hai (lời nói & hiện vật) 85% 65%
TS. Phạm Quốc Luyến Trang 65
4.3.3 Chuẩn bị thuyết trình
Xác nhận đặc điểm của buổi thuyết trình Viết nội dung bài thuyết trình
Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ Thông tin đến thính giả hỗ trợ
Thực hiện một số yêu cầu khi thuyết trình (luyện tập trước, kiểm tra phương tiện hỗ trợ, đến sớm…)
4.3.4 Kỹ năng thuyết trình
Kỹ thuật phân phối bài nói
Thể hiện phần giới thiệu
Trình bày mục đích thuyết trình
Trình bày phần nội dung, phần diễn giải
Trình bày phần kết thúc, nói lời tạm biệt
Trả lời các câu hỏi
Từ biệt
Phong cách thuyết trình Sử dụng cơng cụ hỗ trợ
4.3.5 Kỹ năng trình bày trong bán hàng
Do thời gian trình bày ngắn hơn so với thời gian thuyết trình, nhân viên BH có rất ít thời gian trình bày với KH, nên địi hỏi NVBH phải có kỹ năng trình bày tốt. Kỹ năng trình bày thể hiện ở:
Chuẩn bị chu đáo
Trình bày thuyết phục
Phong cách trình bày chuyên nghiệp
4.3.5.1 Chuẩn bị chu đáo
Trước khi thực hiện trình bày, hãy trả lời các câu hỏi:
Họ là ai?
Họ cần biết cái gì?
TS. Phạm Quốc Luyến Trang 66
Làm thế nào tơi có thể cho họ biết?
Tơi có bao nhiêu thời gian?
Tơi sẽ trình bày như thế nào?
Sau đó xác định các thơng tin về đối tượng và những thơng tin có liên quan đồng thời cũng cần xác định rõ mục đích, nội dung trình bày và các sản phẩm, vật phẩm cần đưa cho đối tượng.
4.3.5.2 Trình bày thuyết phục
Phần chào hỏi và giới thiệu cần thể hiện cảm xúc, sự hợp lý, đồng thời cũng cần thăm dò để khẳng định vấn đề. Cần đề cập đến mục đích trình bày, những lợi ích mà người nghe có được.
Phần nội dung cần đưa ra các dẫn chứng, chi tiết theo từng ý chính muốn trình bày.
Phần kết thúc nên nhắc lại mục đích trình bày và kích thích đối tượng hành động, sau đó tóm tắt lại lợi ích của đối tượng khi hành động. Việc tóm tắt phải thể hiện sự hợp lý và cảm xúc. Khi kết thúc phải cảm ơn và chào tạm biệt.
4.3.5.3 Phong cách trình bày chuyên nghiệp
Trang phục phải gọn gàng, trang nhã, phù hợp với bối cảnh. Nếu có đồng phục của cơng ty thì tốt nhất, nên mang theo bảng tên công ty, mang giày, đeo cravat khi tiếp xúc với lãnh đạo công ty.
Tư thế đứng thẳng người, ngồi đúng chỗ, không ngồi ngã người ra sau. Ánh mắt nhìn thẳng khách hàng, ln thể hiện sự vui mừng khi gặp khách hàng, khơng ngó láo liên.
Cử chỉ phải lịch sự, từ tốn, không thể hiện sự nóng vội hay khoe khoang, thường khơng nên nóng nảy, khơng nhún vai khi giao tiếp.
Bước đi vừa phải, không khom lưng hay ưỡn ngực.
Giọng nói rõ ràng, từ tốn, lên xuống, nhanh chậm tuỳ tình huống.
Phải biết sử dụng các công cụ hỗ trợ: brochure, vật phẩm, các số liệu thị trường, số liệu về đối thủ cạnh tranh…
TS. Phạm Quốc Luyến Trang 67
4.3.6 Rèn luyện nâng cao khả năng trình bày
Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả trình bày:
Tật nói cà lăm
Thói quen nhún vai
Nói thở dốc
Đỏ mặt
Run rẩy khi đứng trước công chúng Cần rèn luyện:
Khả năng viết bài thuyết trình
Giọng nói
Phong cách
Cách sử dụng các công cụ hỗ trợ Một số phương pháp thực hiện:
Khắc phục nhược điểm nói cà lăm, thở dốc, nhún vai: đọc to, ngậm sỏi, vừa đọc vừa chạy…
Khắc phục nhược điểm đỏ mặt, run rẩy trước khán giả: soạn kỹ bài, hiểu và học thuộc nội dung nói, tự nói trước gương nhiều lần, chỉ nói những gì đã soạn. Thu thập và thuộc lịng những kiến thức, thơng tin cần thiết; liên tưởng những kiến thức đó với một vấn đề, một sự kiện để hiểu rõ và nhớ chúng.
Rèn luyện cách sử dụng các dụng cụ hỗ trợ.
Rèn luyện khả năng viết bài thuyết trình.
Rèn luyện phong cách thuyết trình.
Rèn luyện khả năng nhớ.