Khâu tiếp nhận hồ sơ thí sinh: Cán bộ nhận phiếu đăng ký dự thi hay hồ sơ đăng ký xin học phải kiểm tra tính đúng đắn của hồ sơ, dữ liệu.
Khâu tổ chức thi: Nhập dữ liệu tuyển sinh từ khâu tiếp nhận hồ sơ đánh số báo danh và lập danh sách thí sinh dự thi. Lập danh sách thí sinh căn cứ tên
Tổ chức
tuyển sinh Tổ chức giảng dạy
Tổ chức kiểm tra đánh giá kết quả học tập Tiếp nhận hồ sơ thi tuyển Tổ chức
thi Xử lý kết quả Cơng nhận kết quả
Tiếp nhận thí sinh nhập học
Lưu hồ sơ sinh viên
In giấy báo dự thi cho thí sinh, danh sách thí sinh tại phịng thi.
In bản h−ớng dẫn dồn túi, đối chiếu số báo danh, biên bản chấm thi cho ban chấm thi.
Khâu xử lý kết quả: Sau khi nhận kết quả chấm thi qua biên bản chấm thi, tiến hành nhập từng túi bài thi của từng môn thi theo thứ tự số túi từ nhỏ đến lớn, hết môn này sang môn kia.
Sau khi nhập xong, tiến hành kiểm dò điểm và tiến hành vệc kiểm tra đối chiếu với dữ liệu gốc nhằm sửa chữa các sai sót nếu có. Khi có sửa đổi điểm, phải có chữ ký xác nhận của ng−ời chịu trách nhiệm tr−ớc khi sửa. Điều này giúp cho ng−ời khai thác, quản lý tránh khỏi những khiếu kiện sau này.
Tổng hợp kết quả thi: sau khi thực hiện cơng việc kiểm dị, sửa chữa điểm nếu có thì tiếp theo tiến hành tổng hợp điểm bài thi các môn và tổng hợp kết quả điểm thi.
Công nhận kết quả: Căn cứ vào chỉ tiêu tuyển sinh đ−ợc xác định, căn cứ vào thống kê điểm cung cấp đới với các đối t−ợng dự thi, căn cứ vào quy định khung điểm −u tiên và vùng tuyển… Hội đồng tuyển sinh Tr−ờng xem xét quyết định ph−ơng án điểm trúng tuyển, để tuyển đủ chỉ tiêu đ−ợc giao.
Công bố điểm trúng tuyển: Căn cứ vào biên bản điểm trúng tuyển do Hội đồng tuyển sinh quyết định điểm trúng tuyển sao cho thí sinh trúng tuyển đến tr−ờng nhập học khơng vợt chỉ tiêu đ−ợc giao.
Khâu tiếp nhận thí sinh nhập học: Chủ tịch hội đồng tuyển sinh trực tiếp xét duyệt danh sách thí sinh trúng tuyển do ban th− ký trình và ký giấy triệu tập thí sinh trung tuyển nhập học. Trong giấy báo triệu tập cần ghi rõ kết quả thi của thí sinh và những thủ tục cần thiết đối với thí sinh khi nhập học.
L−u trữ: Tất cả các bài thi của thí sinh trúng tuyển, các tài liệu liên quan đến thi, tr−ờng phải bảo quản và l−u trữ trong xuất khóa đào tạo theo quy định của pháp lệnh l−u trữ.
Bảng4.2: Dự đốn rủi ro trong quy trình tuyển sinh Cơng việc Dự đoán các khả năng rủi
ro Biện pháp đã sử dụng Hạn chế 1. Khâu tiếp nhận hồ sơ thí sinh - Để lẫn các hồ sơ không hợp lệ. - Làm nhầm hồ sơ. - Làm mất hồ sơ.
- Kiểm tra hồ sơ theo quy định của tr−ờng và Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Khó hạn chế rủi ro. 2. Khâu tổ chức thi - Thí sinh vi phạm quy chế thi.
- Thiếu bài thi của thí sinh. - Cán bộ coi thi không làm đúng nhiệm vụ mình đ−ợc giao. - Phải chấp hành theo đúng quy chế của tr−ờng và của Bộ GD - ĐT đ; đề ra.
- Kiểm tra bài thi của thí sinh tr−ớc khi thí sinh đ; thi xong.
- Giảm bớt tiêu cực trong thi cử.
3. Khâu xử lý kết quả
- Bài thi của thí sinh cịn sai phạm.
- Cán bộ chấm thi còn ch−a làm đúng theo quy chế.
- Kiểm tra rà sốt kỹ bài thi của thí sinh tr−ớc khi chấm và sau khi chấm. - Chấp hành theo đúng quy định của quy chế tuyển sinh về khâu xử lý kết qủa thi.
- Do lỗi của thí sinh làm bài thi không đúng theo quy chế tuyển sinh.
- Cán bộ chấm thi không thực hiện theo quy chế…
4. Khâu công nhận kết quả
- Định điểm trúng tuyển không hợp lý.
Căn cứ vào biên bản trúng tuyển.
Căn cứ vào quy chế tuyển sinh của Bộ Giáo dục và Đào tạo. - Do học sinh không đến nhập học nên định điểm trúng tuyển là hết sức khó khăn. 5. Khâu tiếp nhận thí sinh nhập học - Thí sinh đến nhập học còn thiếu thủ tục. - Thí sinh đ; trúng tuyển nh−ng địa ph−ơng giữ lại không cho đi học. Hoặc thí sinh đến nhập học muôn theo quy định.
- Thí sinh khi đến nhập học nên đọc kỹ các nội dung đ; ghi rõ trong giấy báo nhập học. - Thí sinh khơng nhận thức rõ vấn đề. - Địa ph−ơng còn nhiều thủ tục.
6. L−u trữ - Kho l−u trữ còn chật hẹp, ch−a có kho l−u chữ riêng biệt mà vẫn dùng chung kho với th− viện
- Các tài liệu liên quan đến kỳ thi tuyền sinh th−ờng sử dụng phần mềm có nhiều rủi ro
- Có một kho l−u trữ riêng, phải đủ tiêu chuẩn của việc l−u trữ.
- Phải có một máy tính riêng chun dụng cho cơng tác l−u trữ lâu dài.
4.2.1.2. Tổ chức giảng dạy
Tổ chức giảng dạy đ−ợc thể hiện qua các quy trình: