4. kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.1. Hệ thống KSNB chung của tr−ờng CĐ Công nghiệp và Xây dựng
4.1.2. Hệ thống kế toán
4.1.2.1. Hệ thống báo cáo, phân tích và cơng khai báo cáo tài chính
Các BCTC hiện hành của Tr−ờng CĐ Công nghiệp và Xây dựng thực hiện theo Quyết định Số 19/2006/QĐ-BTC Bộ Tài chính ban hành ngày 30/3/2006. Tr−ờng lập hệ thống báo cáo bao gồm 5 mẫu biểu, ngồi ra cịn lập các phụ biểu chi tiết cho biểu tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí đ; sử dụng.
Kết thúc năm kế toán lập BCTC chuẩn bị cho việc duyệt quyết tốn. Thơng th−ờng trong quý I năm sau Sở tài chính cùng các đơn vị chức năng duyệt quyết toán cho đơn vị chủ yếu về kinh phí đ; nhận từ các nguồn chi tiêu kinh phí cho hoạt động, cho dự án, đề tài, cho xây dựng cơ bản. Sau khi duyệt quyết toán, chứng từ và sổ kế toán đ−ợc đ−a vào l−u trữ theo chế độ quy định.
Công tác chuẩn bị về mẫu biểu theo từng báo cáo cần thiết, xác định nguồn thông tin cho việc lập báo cáo, thời hạn lập và nộp báo cáo phù hợp với từng loại báo cáo. Có sự phân cơng, phân nhiệm từng bộ phận, từng ng−ời trong bộ máy kế tốn để mọi cơng việc khơng bị chồng chéo và số liệu không bị trùng lắp.
Bảng 4.1. Danh mục BCTC sử dụng tại Tr−ờng CĐ Công nghiệp và Xây dựng
Nơi nhận Số
TT
Ký hiệu
biểu Tên biểu báo cáo
Kỳ hạn lập Tài chính Kho bạc Cấp trên Thống kê
1 B01-H Bảng cân đối TK Quý,
năm X X
2 B02-H Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tốn KP đ; sử dụng
Q,
năm X X X X
3 F02- 1H Báo cáo chi tiết Kinh phí hoạt động
Quý,
năm X X X X
4 F02-2H Báo cáo chi tiết kinh phí dự án
Quý,
năm X X X X
5 F02-3aH Bảng đối chiếu dự tốn kinh phí ngân sách tại KBNN
Quý,
năm X X X
6 F02-3Bh Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh tốn tạm ứng kinh phí ngân sách tại KBNN
Quý,
năm X X X
7 B03-H Báo cáo thu – chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD Quý, năm X X X 8 B04-H Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ Năm X X X
9 B04-H Báo cáo số kinh phí ch−a sử dụng đ; quyết toán
Năm tr−ớc chuyển sang
Năm
X X X
10 B06-H Thuyết minh BCTC Năm X X
Nội dung thông tin đ−ợc thể hiện trên BCTC của Tr−ờng là những thơng tin đáng tin cậy có chất l−ợng cao, đảm bảo cho l;nh đạo Nhà tr−ờng sử dụng thơng tin đáp ứng đ−ợc mục đích quản lý do nội dung thông tin phù hợp, dễ hiểu, số liệu phản ánh rõ ràng, trung thực.
Tuy nhiên, ngoài phần số liệu phản ánh trong BCTC cịn ch−a có các lời văn để diễn giải và những kiến nghị có tính khả thi cho yêu cầu quản lý của l;nh đạo Tr−ờng. Lập BCTC ở Tr−ờng là cần thiết, song mới chỉ là b−ớc đầu thu nhận thơng tin về q trình hoạt động.
Tr−ởng Phịng Kế hoạch Tài vụ đ; dựa vào CĐKT để quy định cho các cán bộ kế toán phần hành liên quan về: Cung cấp số liệu, ngày lập, nguồn số liệu, chế độ đối chiếu kiểm tra tr−ớc khi lập BCTC. Kiểm tra độ chính xác ngay trên từng BCTC và giữa các báo cáo với nhau. Sự khớp đúng số liệu trên báo cáo với số liệu chi tiết. Có quy định về sự phê chuẩn báo cáo, các tài liệu mà cán bộ cấp d−ới có trách nhiệm quản lý và chịu trách nhiệm về kết quả công việc.
Tr−ờng đ; thực hiện đầy đủ tất cả các báo cáo quy định trong CĐKT. Tr−ờng đ; lập các BCTC cần thiết. Hầu hết các báo cáo đ−ợc thực hiện nghiêm túc theo đúng cả về mẫu biểu, về nội dung phản ánh trong báo cáo. Song việc lập và phân tích và cơng khai BCTC với KSNB tại Tr−ờng còn thể hiện một số nh−ợc điểm sau:
Thứ nhất, phân tích BCTC gần nh− ch−a đ−ợc thực hiện, nên không đề ra đ−ợc những giải pháp tốt nhất để kiểm sốt chi phí; đặc biệt là trong các khoản chi phí dự tốn, chi phí XDCB.
Thứ hai, việc cơng khai tài chính đ−ợc thực hiện một cách chiếu lệ, qua loa ch−a phát huy vai trò kiểm tra, giám sát của các cấp cấp có thẩm quyền và của tập thể cán bộ giáo viên, công nhân viên.
4.1.2.2. Bộ máy kế toán
Cơng việc kế tốn ở Tr−ờng hiện nay bao gồm hai phần chủ yếu:
Một là, Phần kế toán tổng hợp: Phản ánh tổng hợp, chủ yếu theo các chỉ tiêu giá trị về tồn bộ tình hình hiện có về sự vận động của tài sản, tình hình biến động các nguồn kinh phí đ−ợc cấp phát và các khoản thu, chi sự nghiệp, các khoản thu nhập và chi phí phát sinh trong q trình sản xuất kinh doanh.
Hai là, Phần kế tốn chi tiết: Phản ánh một cách cụ thể, chi tiết bằng cả chỉ tiêu giá trị và chỉ tiêu hiện vật về tình hình tài sản, sự vận động của tài sản cũng nh− nguồn kinh phí và các khoản thu chi sự nghiệp, thu chi sản xuất kinh oanh theo từng bộ phận, từng chi tiết cụ thể.
Bộ máy kế toán ở Tr−ờng đ−ợc thực hiện theo mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung. Tồn bộ cơng tác ghi chép kế tốn tổng hợp và kế toán chi tiết đều đ−ợc thực hiện ở Phịng Tài chính kế tốn.
Tr−ởng phịng Kế tốn tài chính: là ng−ời l;nh đạo tồn bộ cơng tác tài chính kế tốn của Tr−ờng, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức luân chuyển chứng từ, lập kế hoạch thu chi tài chính; hàng năm lập dự tốn, chỉ đạo việc chi tiêu, lập báo cáo và xin quyết tốn kinh phí đ; chi tiêu, cung cấp thơng tin kế tốn và phân tích hoạt động kinh tế phục vụ cho l;nh đạo, quản lý đơn vị; kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu chi tài chính, tham gia giám sát về mặt tài chính, về đầu t− xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định, sửa chữa, thanh lý sắm tài sản cố định; giám sát, đôn đốc công tác kiểm kê, đánh giá lại tài sản của đơn vị khi có yêu cầu hoặc chỉ đạo của Nhà n−ớc; chỉ đạo công tác bảo quản, l−u trữ tài liệu kế tốn; chỉ đạo trực tiếp cơng tác ln chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán, đối chiếu số liệu kế toán giữa các phần hành, đối chiếu số liệu thực tế trên sổ sách kế toán về tài sản với số liệu kiểm kê. (Tiền tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng, vật t− tồn kho, sắm tài sản cố định đang dùng). Tr−ởng phịng kế tốn kiêm kế tốn đầu t− xây dựng cơ bản.
Kế toán tổng hợp trực tiếp làm kế tốn nguồn kinh phí, kiêm kế tốn thanh tốn, kế tốn theo dõi tài sản cố định, kế tốn cơng nợ; có nhiệm vụ lập báo cáo kế toán hàng quý, năm phục vụ cho quyết toán và quản lý của đơn vị; tiến hành tổng hợp các khoản chi hoạt động, chi dự án, chi sản xuất kinh doanh dịch vụ, các khoản thu (từ nguồn NSNN cấp, nguồn ngồi NSNN nh− học phí, thu dịch vụ, thu SXKD) và lập BCTC, lập các báo cáo nhanh phục vụ cho quản lý đơn vị, báo cáo quyết toán năm hoặc kết thúc dự án.
Thủ quỹ căn cứ vào chứng từ thu, chi hợp lệ tiến hành thu tiền vào quỹ, chi tiền theo chứng từ; bảo quản tiền mặt tại quỹ, cập nhật số tiền thu, chi vào sổ quỹ, hàng ngày tiến hành kiểm kê quỹ và lập báo cáo quỹ để báo cáo Tr−ởng Phòng Kế hoạch - Tài vụ và Hiệu tr−ởng.
Sơ đồ 4.1. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tại Tr−ờng CĐ Cơng nghiệp và Xây dựng.
Kế tốn viên làm việc tại Phịng Kế tốn tài chính của Tr−ờng phần lớn là đ; tốt nghiệp các tr−ờng Đại học và Cao đẳng. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc bố trí nhiệm vụ của các chuyên viên đảm nhiệm các phần hành kế toán cụ thể.
Bộ máy kế toán ở Tr−ờng có −u điểm là gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chỉ đạo công tác chuyên môn nghiệp vụ đ−ợc thuận lợi, đồng thời tạo điều kiện để áp dụng ph−ơng tiện tính tốn hiện đại nh− áp dụng máy vi tính trong cơng tác kế tốn. Tuy nhiên việc bố trí nhân sự cịn ch−a hợp lý, hoạt động kiểm soát ngay tại bộ phận kế toán ch−a hiệu quả, ch−a tạo đ−ợc sự kiểm soát chặt chẽ lẫn nhau trong nội bộ do sự phân cơng nhiệm vụ cịn có sự chồng chéo, một cá nhân phải thực hiện nhiều phần hành kế toán. Đồng thời, nhân viên kế toán vật t− thực hiện nghiệp vụ mua vật liệu, dụng cụ là ch−a tách biệt chức năng thực hiện với chức năng ghi chép.