Ngoài ra hàng năm nhà tr−ờng mua một số tài sản cố định bằng nguồn kinh phí khác nh−; quỹ PTHĐSN mua với số l−ợng ít và giá trị thấp d−ới 100 triệu đồng, dùng hình thức chào hàng cạnh tranh, căn cứ vào kế hoạch đ−ợc duyệt đầu năm. Hội đồng nhà tr−ờng xem xét, căn cứ vào biên bản chọn mua của hội đồng chọn mua, Hiệu tr−ởng ra quyết định chọn mua, sau đó ký kết hợp đồng mua sắm và thanh tốn bàn giao theo đúng quy trình mua sắm tài sản cố định.
Trong quy trình mua sắm tài sản cố định có thể có một số rủi ro xảy ra nh− sau: Lập chứng từ thanh toán Lập KH mua sắm Hội đồng nhà tr−ờng Bộ công th−ơng QĐ duyệt KH Đấu thầu, HST Tổ chức đấu thầu
Phê duyệt kết quả
Ký hợp đồng mua bán Bàn giao Ghi sổ và quản lý - QĐ giao dự tốn. - KHSD nguồn kinh phí
Bảng 4.6: Dự đốn rủi ro trong quy trình mua sắm tài sản cố định Cơng việc Dự đốn các khả năng rủi
ro Biện pháp đã sử dụng Hạn chế 1. Lập kế hoạch mua sắm
- Có thể sai sót các chi tiết thơng số thiết bị.
- Biên bản lựa chọn không ghi đầy đủ thông tin.
- Không diễn giải hết tính năng kỹ thuật của thiết bị. Giá cả chênh lệch lớn hơn giá thực tế.
- Kiểm tra rà soát kỹ các thông số kỹ thuật của thiết bị. Nhận thức ch−a đầy đủ. Cán bộ lập kế hoạch còn cẩu thả. 2. Thẩm định
giá thiết bị - Chứng th− kiểm định chỉ ghi tên thiết bị, n−ớc sản xuất, giá cả không kèm theo bản các thông số kỹ thuật của thiết bị.
- Phải kiểm tra chứng th− tr−ớc khi ký biên bản bàn giao.
Không kiểm tra chứng th−.
3. Tổ chức đấu thầu
- Thành viên trong hội đồng đấu thầu khơng có chứng chỉ đấu thầu.
- Nhà thầu không nộp bảo đảm dự thầu.
- Các nhà thầu có thể m−ợn danh nghĩa các công ty khác để tham gia đấu thầu.
- Biên bản mở thầu có thể sai sót.
- Thực hiện theo luật đấu thầu và thông t− h−ớng dẫn của Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu t− về mua sắm tài sản. Không th−ờng xuyên cập nhật văn bản. Nhận thức của mỗi ng−ời khác nhau.
4. Phê duyệt - Không phân công trách nhiệm chấm thầu cho từng thành viên.
- Đánh giá sai các yêu cầu đánh giá sơ bộ và đánh giá về kỹ thuật.
- Hồ sơ thầu của nhà thầu sao chép giống nhau hội đồng vẫn xét
- Yêu cầu cập nhật quy định h−ớng dẫn đấu thầu.
- Loại bỏ các hồ sơ thầu có nội dung giống nhau.
Không nhận thức rõ vấn đề.
5. Lập hợp đồng
- Cịn có sai sót trong nội dung hợp đồng. - Hợp đồng làm không đúng
theo mẫu quy định.
- Phịng tài chính kế tốn chịu trách nhiệm
kiểm tra
- Kiểm tra kiểm sốt khơng kỹ.
Cơng việc Dự đốn các khả năng rủi ro Biện pháp đã sử dụng Hạn chế
6. Bàn giao thiết bị
- Thanh lý hợp đồng mua sắm khi ch−a có chứng th− giám định thiết bị.
- Bàn giao không đúng theo quy định của hợp đồng. - Nhà tr−ờng trả tiền tr−ớc hợp đồng mua thiết bị.
- Thiết bị bàn giao không đúng theo hợp đồng đ; kỹ kết.
- Không giữ tiền bảo hành thiết bị.
- Phải có đảm bảo đầy đủ các thủ tục mới đ−ợc bàn giao. - Không trả tiền tr−ớc khi nhận hàng. - Kinh phí khơng đ−ợc chuyển sang sử dụng năm sau. - Hội đồng nhận bàn giao không làm hết trách nhiệm. 7. Lập các chứng từ thanh toán
- Nhầm lẫn nội dung thanh toán, số tiền, tài khoản
- Sai tên tài sản, ký m; hiệu trên hóa đơn tài chính
-u cầu kiểm tra, rà soát kỹ các thủ tục thanh toán
- Nhận thức của nhân viên kế tốn cịn hạn chế - Trong qúa trình thanh tốn cịn cẩu thả khơng cẩn thận 8. Lập sổ sách theo dõi TSCĐ và quản lý TSCĐ
- Không vào sổ theo dõi TSCĐ kịp thời và th−ờng xuyên đối chiếu
- Vào sổ sai tên thiết bị, n−ớc sản xuất
- Mẫu m; sổ sách áp dụng tại đơn vị không theo đúng quy định
- Thẻ thiết bị ghi không đầy đủ
- Không th−ờng xuyên kiểm tra bảo d−ỡng s/c thiết bị - Tài sản không sử dụng đ−ợc không đề nghị xin thanh lý - Khi điều chuyển tài sản thiết bị khơng có giấy điều chuyển - Khơng tính khấu hao TSCĐ dùng cho HĐSXKD
-Phân công nhiệm vụ cụ thể, phải chịu trách nhiệm về việc theo dõi quản lý
- Ng−ời quản lý không quan tâm
4.2.3.3. Kiểm soát nội bộ các khoản chi
Các khoản chi nhà tr−ờng gồm: Chi hoạt động (chi cho đào tạo), chi dự án (chi cho các ch−ơng trình, dự án, đề tài), chi SXKD (kết hợp đào tạo với sản xuất ở x−ởng Tr−ờng). Chi hoạt động và dự án thực hiện theo Mục lục NSNN.
Trong quá trình KSNB đối với các khoản chi Nhà tr−ờng đ; có kế hoạch và dự tốn chi tiêu đ−ợc duyệt. Mọi khoản chi theo đúng kế hoạch, dự toán, mục lục ngân sách (đối với kinh phí ngân sách cấp), theo từng khoản mục chi (đối với ch−ơng trình, dự án, đề tài), hoặc theo từng khoản mục chi phí (đối với hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ) và theo từng năm (năm tr−ớc, năm nay). Các khoản chi có q trình kiểm duyệt, phê chuẩn đúng quyền hạn, đúng phạm vi, đảm bảo chặt chẽ. Nhà tr−ờng có hệ thống sổ kế tốn tổng hợp, chi tiết rõ ràng, đầy đủ để ghi chép đầy đủ, kịp thời mọi nghiệp vụ chi tiêu, đảm bảo đúng nội dung, đúng nguồn, đúng kỳ, đúng năm và phù hợp giữa thực tế với dự tốn. Có qui định về quản lý, kiểm tra, kiểm soát các khoản chi một cách chặt chẽ. Các bộ phận sử dụng kinh phí có nhật ký cơng tác để tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu và kiểm soát lẫn nhau.
Hàng kỳ Tr−ờng có kế hoạch và dự tốn gửi ngân hàng, kho bạc nên đ; đ−ợc kiểm soát một b−ớc qua cơ quan tài chính, kho bạc. Trong q trình chi đ; đ−ợc phê duyệt, phê chuẩn theo phân cấp quản lý, đ; có sự ủy quyền phê chuẩn, phê chuẩn chung, phê chuẩn cụ thể, đ; xây dựng môt số định mức chi. Các khoản chi đ; đ−ợc cập nhật th−ờng xuyên vào chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán. Chi đúng nguồn, đúng kỳ, khớp với dự tốn. Có chế độ kiểm kê định kỳ về hiện vật và xử lý các khoản chênh lệch. T−ơng ứng với các đối t−ợng chi tiết, Tr−ờng đ; mở các TK chi tiết để theo dõi mục lục chi. Hàng ngày khi phát sinh các chứng từ chi, kế tốn kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ, sau đó lập các CTGS. Các CTGS đ; lập đ−ợc đăng ký vào sổ đăng ký CTGS và ghi sổ Cái.
Tr−ờng có rất nhiều hoạt động, nh−ng hoạt động chính vẫn là đào tạo và NCKH phục vụ giảng dạy, tuy nhiên Tr−ờng vẫn ch−a tổ chức kế toán theo hoạt động, do đó ch−a tính tốn đ−ợc chi phí cho từng hoạt động hoặc nhóm hoạt động, ch−a phân bổ, tính tốn chính xác đ−ợc chi phí cho từng đối t−ợng đào tạo. Vì vậy, L;nh đạo Tr−ờng cũng nh− các cơ quan quản lý ch−a có đ−ợc những thơng tin chính xác về từng hoạt động, trân cơ sở đó, ch−a có đ−ợc những biện pháp cần thiết để khai thác có hiệu quả nguồn thu, tiết kiệm các nguồn chi và đầu t− đúng đối t−ợng hoạt động trong Tr−ờng.
Mua sắm và sửa ch−a nhỏ
Chu trình mua sắm và sửa chữa nhỏ đ−ợc thể hiện qua quy trình