4. kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.1. Hệ thống KSNB chung của tr−ờng CĐ Công nghiệp và Xây dựng
4.1.3. Thủ tục kiểm soát
4.1.3.1. Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Thực hiện nguyên tắc này việc phân công, phân nhiệm của đơn vị t−ơng đối rõ ràng. Điều này thể hiện trong quy chế chức năng, nhiệm vụ các phòng ban. Cụ thể hiệu tr−ởng chỉ đạo và điều hành chung hoạt động của đơn vị, Hai phó hiệu tr−ởng giúp việc cho Hiệu tr−ởng giải quyết các công việc đ−ợc ủy quyền, trực tiếp chỉ đạo phụ trách một số phịng ban, khoa, Bộ mơn chun
Kế toán tr−ởng kiêm kế toán đầu t− xây dựng cơ bản
Kế toán tổng
hợp Kế toán vật t−
mơn đ−ợc phân cơng. Các phịng ban, khoa, bộ mơn chun mơn đều có quy định bằng văn bản phân cơng nhiệm vụ cho từng cá nhân cụ thể.
Sự phân công nhiệm vụ rõ ràng giúp các thành viên trong ban giám hiệu chủ động trong việc quản lý, điều hành, nắm rõ tình hình thực hiện nhiệm vụ của các phòng, khoa, bộ mơn để có những biện pháp kiểm sốt, chấn chỉnh kịp thời.
Tr−ởng các phòng ban, khoa thực hiện và chịu trách nhiệm tr−ớc hiệu tr−ởng, Phó hiệu tr−ởng phụ trách về các mặt công tác của bộ phận mình, xây dựng ch−ơng trình, kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận. Phối hợp với các phòng ban, khoa, bộ môn khác của Nhà tr−ờng khi xử lý các vấn đề nghiệp vụ có liên quan.
Các phó tr−ởng phịng, khoa, giúp tr−ởng phịng, khoa chỉ đạo điều hành một số mặt công tác do Tr−ởng phịng, Khoa phân cơng chịu trách nhiệm tr−ớc Hiệu tr−ởng, Phó hiệu tr−ởng phụ trách và tr−ởng Bộ phận mình về các nhiệm vụ đ−ợc giao.
Việc phân công nhiệm trách nhiệm của các phòng ban, khoa cá nhân trong đơn vị dựa trên ngun tắc kiểm sốt kép, đảm bảo mọi cơng việc đều có ng−ời thực hiện có ng−ời kiểm tra lại. Mỗi cá nhân, phòng ban, khoa đều phải tự kiểm soát và tự chịu trách nhiệm về cơng việc mình đ−ợc giao, đảm bảo hiệu quả cơng việc, tuân thủ pháp luật, pháp chế và quy trình nghiệp vụ.
Nh− vậy, việc phân công phân nhiệm trong đơn vị đều đ−ợc thực hiện bằng văn bản cụ thể, giúp cho từng cấp, cá nhân thấy rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình. Khi thực hiện nhiệm vụ vừa phát huy tính chủ động, sáng tạo của từng cá nhân, vừa phát huy đ−ợc nguyên tắc tập trung dân chủ và cùng là cơ sở để kiểm soát nội bộ.
4.1.3.2. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Đây là một nguyên tắc đ−ợc Nhà tr−ờng tuân thủ khi phân công công việc giúp cho việc kiểm soát thực hiện tốt hơn.
Đặc biệt là trong quản lý kinh tế thì một số cá nhân khơng đ−ợc kiêm nhiệm một số công việc, tránh tr−ờng hợp một cá nhân hay một bộ phận nào đó đ−ợc thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối của một nghiệp vụ kinh tế nhằm có sự giám sát, kiểm tra lẫn nhau, để hạn chế sai sót và gian lận, ngăn ngừa các sai phạm cố ý và sai phạm vô ý. Nhà tr−ờng quy định phịng kế tốn tài chính khơng đ−ợc trực tiếp mua sắm tài sản vật t− mà căn cứ vào yêu cầu của phòng khoa trực tiếp sử dụng, đ−ợc phép mua.
Trong tổ chức bộ máy kế toán tại tr−ờng đ; đảm bảo cách lý việc bảo quản tài sản với kế toán, cách ly việc phê chuẩn nghiệp vụ kinh với việc bảo quản tài sản cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm kế toán, trách nhiệm kiểm soát với trách nhiệm thực hiện. Kế tốn khơng đ−ợc kiêm nghiệm thủ kho, thủ quỹ. Ng−ời thân trong gia đình của l;nh đạo Nhà tr−ờng khơng đ−ợc bố trí làm ở phịng kế tốn tài chính. Việc phân cơng các phần hành cho các kế toán viên đảm bảo sự kiểm soát lẫn nhau giữa các phần hành kế toán nh−: Kế toán thanh toán, kế toán l−ơng, học bổng. Tuy nhiên do số l−ợng cán bộ phòng kế tốn rất thiếu, do vậy, vẫn cịn sự kiêm nhiệm giữa các phần hành kế tốn vẫn cịn ch−a kiểm sốt lẫn nhau đ−ợc.
Nhìn chung, mỗi nghiệp vụ phát sinh đều đ−ợc kiểm tra, kiểm soát bởi các cá nhân, bộ phận khác nhau, đảm bảo khơng có tình trạng vừa phê chuẩn vừa thực hiện, vừa duyệt vừa chi.
4.1.3.3. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Thực hiện nguyên tắc này tránh việc quyền hạn tập trung quá nhiều vào một số ng−ời, dễ nẩy sinh tiêu cực vào ùn tắc trong quản lý. Trách nhiệm và quyền hạn đ−ợc phân công cụ thể cho từng cấp quản lý, thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ chế độ một thủ tr−ởng.
Nội dung này đ; đ−ợc quy định cụ trong một số quy định của tr−ờng: Hiệu tr−ởng ủy quyền cho các Phó hiệu tr−ởng giải quyết công việc trong lĩnh vực đ−ợc phân công và ủy quyền cho một phó hiệu tr−ởng giải quyết công
việc chung khi Hiệu tr−ởng đi cơng tác. các Phó hiệu tr−ởng phải chịu trách nhiệm về những việc mình đ; giải quyết trong thời gian đ−ợc ủy quyền và báo cáo lại Hiệu tr−ởng. Phó hiệu tr−ởng ký thay Hiệu tr−ởng các văn bản của Nhà tr−ờng trong phạm vi lĩnh vực đ−ợc phân công và theo sự ủy quyền của hiệu tr−ởng; Chịu trách nhiệm tr−ớc hiệu tr−ởng và pháp luật về kết quả đ−ợc phân công, ủy quyền. Khi ban giám hiệu đều vắng mặt, nếu có những việc cần đ−ợc giải quyết gấp một Tr−ởng phòng đ−ợc ủy quyền của Hiệu tr−ởng điều hành và xử lý cơng việc sau đó báo cáo lại và chịu trách nhiệm tr−ớc những việc đ; xử lý. Về lĩnh vực tài chính, Hiệu tr−ởng ủy quyền cho các Phó Hiệu tr−ởng ký chủ tài khoản kho bạc và ngân hàng khi Hiệu tr−ởng đi vắng. quá trình ủy quyền đ−ợc tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia chịu tránh nhiệm và quyền hạn mà khơng làm mất đi tính tập trung trong quản lý tại đơn vị. Việc ủy quyền cho từng cấp quản lý địi hỏi mỗi ng−ời quản lý phải có trách nhiệm về quyết định của mình, phát huy năng lực của từng ng−ời quản lý, trách việc quyền lực chỉ tập trung vào l;nh đạo cao nhất, giúp ng−ời quản lý nâng cao chất l−ợng kiểm soát và hiệu quả hoạt động trong đơn vị.
Các hoạt động kiểm sốt của Tr−ờng đ; đ−ợc chuẩn hóa trên một số quy chế, quy định nh−: Quyết định về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban; Quy chế dân chủ và quy trình làm việc ở cơ quan, quy chế phối hợp hoạt động giữa chi bộ, chính quyền, cơng đồn; Quy chế hoạt động của ban thanh tra; Quy chế công tác văn th−, l−u trữ và các công văn h−ớng dẫn đối với từng quy trình nghiệp vụ cụ thể. Các thủ tục này đảm bảo các nguyên tắc: Nguyên tắc phân công phân nhiệm; Nguyên tắc bất kiêm nhiệm; Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.