Qua quy trình thu học phí theo quy trình nh−ng trong khi thu vẫn xảy ra
Xây dựng định mức thu học phí Lập danh sách h−ởng chế độ chính sách Lập danh sách thu học phí Thu học phí
một số vấn đề nh− sau:
Bảng 4.9. Dự đốn rủi ro trong q trình thu học phí Cơng việc Dự đốn các khả năng rủi Cơng việc Dự đốn các khả năng rủi
ro Biện pháp đã sử dụng Hạn chế 1. Xây dựng định mức thu học phí - áp dụng văn bản không đúng
- Đề xuất mức phí quá cao hoặc quá thấp cho từng nghề.
- Quy định trong quy chế phòng đào tạo chịu trách nhiệm đề xuất ph−ơng án thu học phí. - Do nhận thức của cán bộ Phòng đào tạo. 2. Lập danh sách h−ởng chế độ.
- Lập danh sách miễn giảm có thể nhầm họ tên, mức h−ởng.
- Học sinh nộp chậm giấy tờ chế độ −u tiên.
- Văn bản quyết định còn sửa chữa. Sai sót phải sửa chữa nhiều lần.
- Học sinh đ; nghỉ thơi học vẫn có tên trong danh sách thu học phí.
- Quy định ngày nộp các giấy tờ chế độ.
- Nhắc nhở học sinh th−ờng xuyên.
- Giáo viên chủ nhiệm báo cáo tình hình học sinh bỏ học cho phòng đào tạo. - Cán bộ phòng QLHSSV ẩu trong qúa trình làm việc. - Do nhận thức của giáo viên, học sinh. 3. Lập danh sách thu học phí - Nhầm lẫn giữa các đối t−ợng đ−ợc miễn giảm với nhau.
- Trong biểu mẫu lập có thể sai lỗi chính tả.
- Các cột trong biểu mẫu có thể bị bị tràn ơ. - Kế tốn lập sổ thu học phí phải căn cứ. - Cẩn thận trong q trình lập sổ. - Kế tốn làm ẩu, nghiệp vụ ch−a vững. 4-Thu học phí.
- Giáo viên chủ nhiệm thu nhầm số tiền phải nộp. - Học sinh không ký vào danh sách thu tiền.
- Có thể thu nhầm tiền giả. - Giáo viên chủ nhiệm thu tiền không nộp.
- Yêu cầu giáo viên chủ nhiệm phải nhận danh sách thu tiền của phòng TCKT lập để thu tiền. - Thu tiền nộp ngày về phòng TCKT. - Do giáo viên chủ nhiệm khơng có nghiệp vụ chun mơn về tài chính.
4.3. Đánh giá chung thực trạng hệ thống KSNB tại tr−ờng CĐ Công nghiệp và Xây dựng và Xây dựng
Thơng qua q trình tìm hiểu và phân tích bộ máy quản lý của tr−ờng có vai trị quan trong trong hệ thống kiểm soát, với những kết quả đ; đạt đ−ợc trong từng năm vừa qua nổi lên −u và nh−ợc điểm sau:
4.3.1. Ưu điểm
Mơi tr−ờng kiểm sốt: Ban giám hiệu đ; nhận thức rõ ràng về vai trò
của hệ thống KSNB, những lợi ích mà hệ thống KSNB mang lại. Điều này đ−ợc thể hiện của hoạt động quản lý bao gồm:
- Có một mơ hình tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng. Đây là mơ hình t−ơng đối phù hợp với các đơn vị thuộc sự nghiệp giáo dục- đào tạo trong giai đoạn hiện nay.
- Việc tổ chức thành các phòng, ban chức năng làm tăng hiệu quả công việc. Nhà tr−ờng đ; đề ra nội quy, quy chế hoạt động trong đó quy định rõ ràng chức năng nhiệm vụ của các phòng, ban cũng nh− các thành viên trong từng phòng. Điều này giúp cho các phòng, ban, cán bộ, giáo viên, công nhân viên thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình.
Hệ thống kế tốn: Ban giám hiệu của Tr−ờng đ; có những chuyển biến
nhận thức cơ bản về cơng tác quan trọng này. Trên cơ sở đó Tr−ờng đ; có một số giải pháp phù hợp đổi mới tổ chức kế toán. Trong q trình tổ chức kế tốn, Tr−ờng đ; chú ý đến những điểm đặc thù để tổ chức kế toán phù hợp với đặc điểm của một tr−ờng CĐ. Do đó cơng tác tổ chức hạch tốn kế tốn của Tr−ờng nhìn chung đ; đảm bảo tuân thủ chế độ, chính sách, thể lệ tài chính của Nhà n−ớc và những quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Do sự chỉ đạo của cơ quan tài chính và các cơ quan chức năng nên việc tổ chức kế toán của Tr−ờng về cơ bản là thống nhất từ tổ chức vận dụng hệ thống TK, tổ chức vận dụng hình thức kế tốn và chế độ sổ sách kế toán, vận dụng chế độ chứng từ kế toán và chế độ lập báo cáo kế toán. Do hầu hết cán bộ kế toán đ−ợc đào tạo cơ bản, trong đó đại đa số là tốt nghiệp ĐH nên việc ghi chép sổ sách nề nếp đúng quy định; Tr−ờng đ; sử dụng máy vi tính vào nghiệp vụ kế tốn nên thơng tin cung cấp nhanh và bảo đảm độ chính xác của số liệu; Tr−ờng đ; dựa vào các văn bản pháp luật và văn bản d−ới luật để tổ chức hạch toán kế toán và xây dựng các quy định nội bộ trong từng nghiệp vụ quản lý để
điều hành đơn vị; vận dụng các văn bản để quy định các thủ tục quản lý, tổ chức quản lý nói chung và quy định các thủ tục, các ngun tắc hạch tốn kế tốn nói riêng; Tr−ờng đ; chú ý dựa vào mục tiêu đ; hoạch định, dựa vào các văn bản pháp luật để xây dựng hệ thống chỉ tiêu chỉ đạo và hệ thống thông tin phản ánh q trình thực hiện, tập trung chính vào quản lý kinh tế tài chính trên hai ph−ơng diện thu, chi; Tr−ờng đ; chú ý khai thác nguồn thu và tiết kiệm các khoản chi, chú ý đến kiểm soát tuân thủ các văn bản pháp quy của Nhà n−ớc lấy kiểm soát thu chi, kiểm soát tuân thủ để kết hợp điều hành các hoạt động nhằm đạt mục tiêu quản lý;
Tr−ờng đ; thiết lập đ−ợc bộ máy quản lý và từ bộ máy quản lý ấy đ; xây dựng đ−ợc các kênh thông tin cơ bản và hệ thống thông tin chỉ đạo qua kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm trên các mặt hoạt động, qua các cuộc giao ban, hội thảo, t− vấn của các hội đồng. Hệ thống thông tin phản hồi phản ánh tình hình thực hiện qua các loại thông tin nghiệp vụ, thơng tin kế tốn, báo cáo thống kê… đ; thực hiện đ−ợc việc lập, phê duyệt kiểm tra các loại số liệu, tài liệu, kiểm tra tính chính xác của số liệu, đối chiếu so sánh với các tiêu chuẩn định mức dự toán. Cuối quý, cuối năm tr−ớc khi lập BCTC, Tr−ởng Phòng Kế hoạch Tài vụ chỉ đạo và các cán bộ kế toán phần hành tiến hành đối chiếu sổ sách kế toán, kiểm tra lại các số liệu phản ánh trên chứng từ, kiểm tra việc ghi sổ chi tiết để phát hiện sai, trùng lặp, sót các bút toán, kiểm tra việc lập CTGS, Sổ đăng ký CTGS, Bảng cân đối phát sinh các TK, kiểm tra việc ghi vào Sổ Cái, việc tính tốn các chỉ tiêu trong mẫu biểu báo cáo. Khi phát hiện những sai sót nh− ghi trùng lặp, thiếu, thừa các bút toán hoặc nhầm lẫn số liệu… đ; tiến hành các ph−ơng pháp xác minh nh−: Xác minh lại các yếu tố chứng từ sổ sách, phỏng vấn những đối t−ợng liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, thực hiện lại với những sai sót trọng yếu, kiểm tra từ đầu đến cuối khi có nhiều sai sót, kiểm tra ng−ợc lại (từ Sổ Cái đến các sổ chi tiết, các chứng từ).
Thủ tục kiểm soát: Tr−ờng đ; thực hiện đ−ợc một số nguyên tắc KSNB
nh−: Phân công, phân nhiệm trong quản lý ở từng mặt, từng bộ phận, từng nghiệp vụ; thực hiện ủy quyền phê chuẩn theo cấp quản lý trong nội bộ. Cụ thể, Hiệu tr−ởng đ; ủy quyền phê chuẩn cho từng cán bộ d−ới quyền và thực hiện việc quy định phê chuẩn chung, phê chuẩn cụ thể; Tr−ờng cũng đ; thực hiện đ−ợc nguyên tắc bất kiêm nhiệm nh−: Tách biệt ng−ời phê chuẩn với ng−ời bảo quản, sử dụng tài sản hoặc ng−ời chi tiêu;
4.3.2. Nh−ợc điểm
Bên cạnh những mặt đ; đạt đ−ợc, hệ thống KSNB của tr−ờng văn đang trong q trình hồn thiện nên vẫn có một số hạn chế.
Mơi tr−ờng kiểm sốt: mặc dù ban l;nh đạo có những nhận thức rất tiến
bộ về hệ thống KSNB, tuy nhiên, Ban l;nh đạo ch−a có đ−ợc một ph−ơng pháp tiếp cận khoa học trong xây dựng và vận hành hệ thống KSNB. Chính vì vậy việc xây dựng hệ thống KSNB trong công tác quản lý của nhà tr−ờng mới chỉ dừng ở việc ban hành các thủ tục kiểm sốt thơng qua các quy trình, nghiệp vụ mà thiếu đi các b−ớc cơ bản nh− nâng cao nhận thức cho cán bộ công nhân viên về hệ thống KSNB, đánh giá rủi ro một cách hệ thống…
Cơng tác kế hoạch cịn mang tính hình thức, thiếu tính khả thi, ch−a có cơ chế giám sát hữu hiệu cho việc lập và thẩm định kế hoạch. Mặt khác công tác đánh giá, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch ch−a coi trọng.
Cơ cấu tổ chức còn nhiều bất cập, chính sách tuyển dụng nhân sự ch−a rõ ràng, hợp lý.
Hệ thống kế toán
Ch−a cung cấp đầy đủ và chính xác thơng tin về từng hoạt động cho L;nh đạo Tr−ờng cũng nh− cơ quan quản lý. Trên cơ sở đó ch−a có đ−ợc các biện pháp cần thiết khai thác có hiệu quả các nguồn thu, tiết kiệm các nguồn chi và đầu t− đúng đối t−ợng hoạt động trong Tr−ờng;
Tổ chức hoạt động ch−a khoa học, phối hợp với các bộ phận chuyên môn khác trong Tr−ờng ch−a đồng bộ nên ch−a phục vụ có hiệu quả hoạt động chuyên môn của Tr−ờng;
Công tác kiểm tra, KSNB trong hệ thống kế tốn cịn nhiều hạn chế, ch−a thực sự phát huy chức năng kiểm tra và kiểm soát của hoạt động này trong đổi mới hoạt động GD-ĐT.
Thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm sốt đối với từng chu trình nghiệp vụ đ−ợc thiết lập khá chặt chẽ song do những điều kiện khách quan và chủ quan mà các thủ tục này ch−a đ−ợc thực hiện đầy đủ, nhiều khi mang tính hình thức.
Nguyên nhân chủ yếu của những tồn tại của hệ thống KSNB tại Tr−ờng CĐ Công nghiệp và Xây dựng
Thứ nhất, Về khách quan có thể thấy 2 nguyên nhân nổi bật sau:
Một là, Môi tr−ờng vĩ mô của nền kinh tế đang trong q trình chuyển đổi và mơi tr−ờng pháp lý đang trong q trình hồn thiện. N−ớc ta đang trong quá trình tiếp tục đổi mới các lĩnh vực kinh tế - x; hội theo xu h−ớng hội nhập. Do vậy, từ nhận thức, quan điểm đến mơi tr−ờng pháp lý, chủ tr−ơng, chính sách và tổ chức thực hiện của Bộ GD ĐT, Bộ Tài chính, các tr−ờng CĐ nói chung và Tr−ờng CĐ Cơng nghiệp nói riêng cũng có những b−ớc chuyển biến quá độ nhất định, phải hoàn thiện từng b−ớc theo yêu cầu của thực tiễn.
Hai là, Nhận thức trong x; hội về x; hội hóa GD - ĐT còn hạn chế, nên ảnh h−ởng nhất định đến việc chấp hành các chế độ đóng góp cho việc học tập, đào tạo. Bên cạnh đó là nhận thức của cán bộ, giảng viên trong Tr−ờng còn ch−a thống nhất và ch−a đồng bộ, gây sức ép lên việc chấp hành CĐKT ở phịng tài chính kế tốn.
Thứ hai, Về chủ quan
Nhận thức về quản lý cịn mang nặng tính bao cấp, nên việc chỉ đạo cũng nh− thực hiện CĐKT ch−a nghiêm;
Hiện nay Tr−ờng vẫn ch−a chủ động nắm bắt xu thế ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý. Trong điều kiện tin học hóa, đang đ−ợc ứng dụng rộng r;i trong cơng tác quản lý, việc sử dụng công nghệ thơng tin hiện đại góp phần làm giảm nhẹ các phần hành công việc nghiệp vụ cho cán bộ.
4.4. Hồn thiện hệ thống KSNB tại tr−ờng CĐ Cơng nghiệp và Xây dựng
4.4.1. Sự cần thiết hệ thống KSNB tại Tr−ờng
Sự phát triển giáo dục ĐH, cao đẳng về quy mô sinh viên, về đội ngũ cán bộ, về nguồn lực trong những năm qua thể hiện sự đầu t− ngày càng lớn của Đảng và Nhà n−ớc ta cho đào tạo ĐH, cao đẳng. Điều đó cũng địi hỏi việc tổ chức ở các tr−ờng Cao đẳng nói chung cũng nh− Tr−ờng Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng nói riêng cần phải đổi mới nhằm mục đích kiểm sốt một cách có hiệu quả.
Trong Chiến l−ợc Phát triển kinh tế - x; hội 2001 – 2010 của Ban chấp hành Trung −ơng Đảng khóa X, định h−ớng phát triển kinh tế - x; hội của Đảng ta đến năm 2010 là: Phấn đấu tăng tr−ởng kinh tế với nhịp độ cao hơn, có chất l−ợng hơn, bền vững hơn và gắn kết với phát triển con ng−ời; chỉ số phát triển con ng−ời so với quốc tế phải tăng lên đáng kể, tỷ lệ ng−ời lao động đ−ợc đào tạo khoảng 40%... Định h−ớng này đòi hỏi phải phát triển một nền giáo dục ngang tầm và đáp ứng thời kỳ cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất n−ớc; tạo b−ớc chuyển cơ bản về giáo dục theo h−ớng tiếp cận với trình độ tiên tiến của thế giới, phù hợp thực tiễn Việt Nam…, −u tiên nâng cao chất l−ợng đào tạo nhân lực, đặc biệt chú trọng nhân lực khoa học cơng nghệ trình độ cao, cán bộ quản lý, kinh doanh giỏi và cơng nhân kỹ thuật lành nghề trực tiếp góp phần nâng cao sức cạnh tranh của nền kinh tế… Để thực hiện đ−ợc t− t−ởng chỉ đạo, mục tiêu giáo dục cần có những giải pháp đồng bộ trong đó có việc tổ chức kiểm sốt nội bộ trong mỗi đơn vị nhằm tăng c−ờng nguồn lực,
cơ sở vật chất kỹ thuật, phát triển đội ngũ, hoàn chỉnh hệ thống giáo dục quốc dân.
Nghị quyết Số 14/2005/NQ-CP ngày 02 tháng 11 năm 2005 của Chính phủ về đổi mới cơ bản và toàn diện giáo dục ĐH Việt Nam giai đoạn 2006 – 2020 đ; chỉ rõ mục tiêu đến năm 2020 là: Giáo dục ĐH, cao đẳng đạt trình độ tiên tiến trong khu vực và tiếp cận trình độ tiên tiến trên thế giới, có năng lực cạnh tranh cao, thích ứng với cơ chế thị tr−ờng x; hội chủ nghĩa.
Tại Quyết định số 47/2000/QĐ-TTg, Thủ t−ớng Chính phủ đ; phê duyệt Quy hoạch Mạng l−ới các Tr−ờng ĐH, cao đẳng giai đoạn 2001 – 2010. Đây là căn cứ trực tiếp quan trọng để xây dựng và phát triển Tr−ờng Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng thành trung tâm đào tạo, NCKH và chuyển giao công nghệ của Khu vực.
Triển khai thực hiện Nghị quyết số 37-NQ/TW, Tr−ờng Cao đẳng và Công nghiệp và Xây dựng đ; xác định những mục tiêu phát triển chung và mục tiêu cụ thể.
Mục tiêu trung của Tr−ờng là xây dựng Tr−ờng CĐ Công nghiệp và Xây dựng thành một tr−ờng CĐ đa ngành, đa cấp, một trung tâm NCKH cơng nghệ và đào tạo có chất l−ợng cao phục vụ cho sự phát triển kinh tế x; hội của Tỉnh Quảng Ninh và các tỉnh lân cận.
Mục tiêu cụ thể của Tr−ờng là hình thành một số đơn vị mới về đào tạo, NCKH và phục vụ đào tạo nhằm mở rộng qui mô đào tạo, đáp ứng nguồn nhân lực hiện đang thiếu của Tỉnh Quảng Ninh và các tỉnh lân cận; xây dựng đội ngũ cán bộ của Tr−ờng CĐ Cơng nghiệp và Xây dựng có đủ năng lực quản lý, giảng dạy và NCKH trong tình hình mới; phát triển hệ thống đào tạo vừa chuyên sâu vừa đa dạng hóa, đáp ứng yêu cầu nhân lực cho vùng và cho đất n−ớc; nâng cao năng lực nghiên cứu khoa học theo h−ớng chuyên sâu và đẩy mạnh chuyển giao công nghệ đáp ứng yêu cầu phát triển, phục vụ sự phát triển kinh tế - x; hội của vùng và đất n−ớc; đẩy mạnh công tác hợp tác quốc tế
nâng cao vị thế của tr−ờng trong quan hệ quốc tế; đẩy mạnh công tác đánh giá và kiểm định chất l−ợng GD nhằm nâng cao chất l−ợng đào tạo và nâng cao hiệu quả công tác quản lý; tập trung xây dựng cơ sở vật chất phục vụ cho đào tạo và NCKH theo h−ớng chuẩn hóa, hiện đại hóa.
Giống đại đa số các tr−ờng Cao đẳng khác, tr−ờng CĐ Công nghiệp và