2. Cơ sở Lý LUậN và thực tiễn về hệ thống KIểM SOáT NộI Bộ
2.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ ở tr−ờng học
2.3.1. Một vài nét về Tr−ờng học
Tr−ờng học là những tổ chức đ−ợc thành lập để thực hiện những nhiệm vụ chính trị - x; hội trong khuôn khổ pháp luật. Tr−ờng học có những đặc điểm cơ bản là hoạt động khơng vì mục tiêu lợi nhuận. Tr−ờng học nhận kinh phí từ NSNN cấp, tiếp nhận các nguồn ngồi NSNN nh− thu lệ phí, hội phí… theo quy định và sử dụng nguồn kinh phí đó để chi tiêu cho các hoạt động theo nhiệm vụ đ−ợc giao. Ngoài ra, các tr−ờng tùy theo quy mơ và khả năng, đ−ợc cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức các hoạt động sự nghiệp có thu; tổ chức sản xuất, kinh doanh dịch vụ; thu các khoản học phí, lệ phí tuyển sinh, các khoản đóng góp xây dựng tr−ờng sở theo quy định để tạo thêm nguồn kinh phí trang trải cho hoạt động giáo dục, đào tạo; xây dựng cơ sở vật chất; phát triển nhà tr−ờng. Kết thúc niên độ hoặc khi kết thúc nhiệm vụ đ−ợc giao thì tiến hành quyết tốn nguồn kinh phí. Cơ chế chính sách kinh tế, tài chính về thu, chi tiêu nguồn kinh phí đ−ợc điều chỉnh bằng Luật Ngân sách và các văn bản d−ới luật.
Căn cứ vào các tiêu thức khác nhau có thể phân chia đơn vị HCSN thành những loại khác nhau:
Thứ nhất, Căn cứ vào nhiệm vụ đ−ợc giao, có thể chia thành các đơn vị HCSN thuần túy, các đơn vị sự nghiệp có thu, các tổ chức đoàn thể x; hội;
Thứ hai, Căn cứ vào trình tự cấp phát kinh phí, gồm: Đơn vị dự toán cấp I, cấp II, cấp III.
Khối tr−ờng học là các đơn vị HCSN có thu, phần lớn là đơn vị dự toán cấp III.
2.3.2. KSNB trong tr−ờng học
KSNB là một chức năng của quản lý. Do vậy ở một lĩnh vực cụ thể thì KSNB một mặt mang những nét đặc tr−ng chung, một mặt có những nét đặc thù riêng. KSNB trong tr−ờng học cũng bao hàm những nét chung: các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB (Mơi tr−ờng kiểm sốt, hệ thống kế toán, các loại kiểm soát và thủ tục kiểm soát, kiểm toán nội bộ); nội dung của KSNB; điều kiện để tồn tại hệ thống KSNB. Mặt khác tr−ờng học có những đặc thù riêng nh−: hoạt động khơng vì mục tiêu lợi nhuận; là đơn vị sự nghiệp có thu, hàng năm tiếp nhận nguồn kinh phí từ các nguồn theo quy định; chi tiêu kinh phí để thực hiện nhiệm vụ đào tạo nhân lực cho đất n−ớc; cuối năm quyết toán chi tiêu nguồn kinh phí (kinh phí khơng có thu hồi sau khi hồn thành nhiệm vụ đ−ợc giao hoặc kết thúc niên độ), năm sau đó lại tiếp tục nhận kinh phí để thực hiện nhiệm vụ tiếp theo. Nh− vậy KSNB trong tr−ờng học mang sắc thái riêng. KSNB ở đây phục vụ cho mục đích quản lý là hồn thành nhiệm vụ đào tạo mà Nhà n−ớc giao cho, mặt khác KSNB phục vụ cho việc quản lý sao cho các tr−ờng học tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ mà Nhà n−ớc quy định đối với khối tr−ờng, khai thác tối đa nguồn kinh phí, chi tiêu đúng chế độ, đúng đối t−ợng, đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, đảm bảo sự phát triển của đơn vị, của ngành.
Mơi tr−ờng kiểm sốt bao gồm 2 yếu tố: Mơi tr−ờng kiểm sốt chung và mơi tr−ờng kiểm sốt bên ngồi.
Yếu tố thứ nhất, Mơi tr−ờng kiểm sốt chung: Bao gồm đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, cơng tác kế hoạch, ủy ban kiểm sốt.
Về Đặc thù về quản lý: Khác với các doanh nghiệp tổ chức quản lý dựa trên nền tảng công nghệ, kỹ thuật để sản xuất ra của cải vật chất hoặc kinh
doanh nhằm mục tiêu lợi nhuận. Trong giáo dục đào tạo (GĐ-ĐT), quản lý dựa trên cơ sở công nghệ đào tạo nhằm chuyển tải tri thức khoa học kỹ thuật đến ng−ời học nhằm tạo ra những sản phẩm tiềm năng (sản phẩm vơ hình) cung cấp cho x; hội, đó là nguồn nhân lực có chất l−ợng cao (có tri thức, có trình độ khoa học, có phẩm chất đạo đức tốt) phục vụ cho cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất n−ớc.
Về Cơ cấu tổ chức: Các tr−ờng học cơ sở th−ờng có quy mơ nhỏ nên tổ chức quản lý th−ờng gọn nhẹ, mỗi bộ phận th−ờng kiêm nhiệm phụ trách nhiều lĩnh vực khác nhau. Do đó cơng việc kiểm sốt cần đ−ợc cụ thể cho từng lĩnh vực và loại hoạt động.
Về Chính sách nhân sự: Bao gồm khâu tuyển dụng, sử dụng, chế độ đ;i ngộ đối với cán bộ công chức, viên chức.
Về Công tác kế hoạch: Căn cứ để lập kế hoạch là nhiệm vụ đ−ợc giao và chi tiêu tuyển sinh các bậc, các hệ đào tạo. Nội dung của công tác kế hoạch là lập kế hoạch về: khối l−ợng giờ giảng lý thuyết, giờ giảng thực hành; kế hoạch về số l−ợng giáo viên các chuyên ngành; kế hoạch tiến độ đào tạo về mặt nội dung, thời gian; kế hoạch về cơ sở vật chất cho đào tạo: tài liệu, phòng học, ph−ơng tiện dạy học; các kế hoạch khác: dịch vụ cho học tập, sinh hoạt nh− ăn, ở, an ninh, trật tự…
Về ủy ban kiểm soát: Là bộ phận độc lập trực thuộc ban giám hiệu làm nhiệm vụ kiểm soát các hoạt động trong nhà tr−ờng. Hiện nay hầu hết trong các tr−ờng học ch−a có ủy ban kiểm soát độc lập, việc thực hiện kiểm sốt thơng qua cán bộ quản lý trong bộ máy, qua giáo viên chủ nhiệm, qua cán bộ quản lý học sinh sinh viên. Hình thức kiểm soát chủ yếu qua các báo cáo nhanh, qua hệ thống thơng tin nghiệp vụ, mang tính rời rạc, ch−a có hệ thống.
Về cơ chế chính sách tài chính: Đ−ợc điều chỉnh bằng luật Ngân sách và các Thơng t−, Quyết định của Bộ Tài chính và Bộ GD ĐT.
chỉnh hành vi pháp lý của khối HCSN. Các tr−ờng chịu sự kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà n−ớc nh− Bộ Tài chính, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ chủ quản và các cơ quan chức năng khác, với các tr−ờng trực thuộc các tỉnh, thành phố chịu sự kiểm soát của ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố.
Nội dung thủ tục KSNB trong các tr−ờng học có thể bao gồm: kiểm sốt tn thủ pháp luật, chế độ tài chính kinh tế, kiểm sốt mục tiêu, kế hoạch đ; xây dựng, hoạch định, kiểm sốt nghiệp vụ quản lý, kiểm sốt các chu trình nghiệp vụ.
2.3.3. Hệ thống kế tốn trong tr−ờng học
KSNB trong hệ thống kế toán tại tr−ờng học đ−ợc dựa vào CĐKT – kiểm toán Nhà n−ớc ban hành áp dụng cho đơn vị HCSN, mặt khác phải dựa vào cơ chế kinh tế - tài chính quy định đối với đơn vị HCSN. Cơ sở pháp lý về tài chính đối với đơn vị HCSN là Luật NSNN (đ; đ−ợc sửa đổi bổ sung) ngày 20/3/1996 và hệ thống các văn bản pháp quy h−ớng dẫn thực hiện luật Ngân sách.
Kế toán – một trong những công cụ quan trọng để quản lý kinh tế, tài chính các tr−ờng học và phải thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau đây:
Một là, Thu thập, ghi chép, phản ánh, xử lý các thông tin về nguồn vốn,
nguồn kinh phí đ−ợc cấp, đ−ợc tài trợ, đ−ợc hình thành từ các nguồn khác nhau và tình hình sử dụng các khoản vốn, kinh phí và nguồn thu khác phát sinh ở nhà tr−ờng theo đúng đối t−ợng, nội dung cơng việc kế tốn, chuẩn mực và CĐKT quy định.
Hai là, Kiểm tra, giám sát tình hình chấp hành dự tốn thu, chi, tình hình
thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà n−ớc; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản trong nhà tr−ờng, tình hình chấp hành kỷ luật thu, nộp, kỷ luật thanh tốn tín dụng và các chế độ, chính sách tài chính của Nhà n−ớc; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán.
Ba là, Theo dõi và kiểm sốt tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị
Bốn là, Lập và nộp đúng thời hạn các BCTC cho các cơ quan quản lý cấp
trên và các cơ quan tài chính; tổ chức phân tích tình hình thực hiện dự tốn để cung cấp thơng tin tin cậy phục vụ cho việc quản lý điều hành, của l;nh đạo, của cấp trên và cơng khai tài chính theo quy định.
Tổ chức công tác kế toán trong tr−ờng học cần đáp ứng các yêu cầu: Tuân thủ CĐKT đ; đ−ợc nhà n−ớc ban hành; Phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý của các tr−ờng học; Phù hợp với trình độ chun mơn nghiệp vụ và tình hình trang bị các ph−ơng tiện kỹ thuật hiện đại; Đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời về tình hình quản lý thu, chi theo dự tốn, tình hình chấp hành dự toán và quyết toán các khoản thu, chi và sử dụng tài sản công.
Nội dung cơ bản của hệ thống kế toán trong tr−ờng học bao gồm: Hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu; Hệ thống tài khoản kế toán và ph−ơng pháp ghi chép kế toán; Hệ thống sổ kế tốn; Hệ thống báo cáo, phân tích và cơng khai BCTC; Tổ chức bộ máy kế toán; Tổ chức kiểm tra kế toán.