3. đặc điểm nhà tr−ờng và ph−ơng pháp nghiên cứu
3.1 Những đặc điểm của Tr−ờng Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng
3.1.2. Cơ sở vật chất
Trong những năm vừa qua nhà tr−ờng đ; đầu t− xây dựng và mua sắm trang thiết bị tạo nên cơ sở hạ tầng khang trang, trang thiết bị hiện đại đáp ứng đ−ợc việc học tập, sản xuất của nhà tr−ờng. Đây là một lợi thế trong việc tổ
chức đào tạo, ng−ời học đ−ợc tiếp cận với các thiết bị và công nghệ mới để ứng dụng vào thực tế sau này:
Tổng diện tích nhà tr−ờng: 14 ha Diện tích xây dựng: 30.404 m2 Giảng đ−ờng/Phòng học: 7.555 m2 Diện tích hội tr−ờng: 1.990 m2 Phịng vi tính: 11 phịng Phịng học ngoại ngữ: 01 phòng Th− viện: 503 m2 Phịng thí nghiệm: 03 phịng
Diện tích nhà thi đấu đa năng: 990 m2
Diện tích bể bơi: 1000 m2
Diện tích sân vận động: 9980m2 Khu Ký túc xá HSSV:
Bao gồm 07 khu nhà cao tầng với phịng ở khép kín, khang trang, tiện nghi, sạch sẽ, có đầy đủ khu vui chơi giải trí, an ninh mơi tr−ờng đ−ợc đảm bảo tốt. Đặc biệt cịn có khu nhà chất l−ợng cao phục vụ theo yêu cầu của HSSV với giá thuê phòng phù hợp đáp ứng đ−ợc nguyện vọng của HSSV và phụ huynh có nhu cầu cho con em đăng ký ở.
Số phòng ở nội trú cho HSSV: 198 phịng (với diện tích 7.520m2) Diện tích bình qn/HSSV: 6 m2
Diện tích nhà ăn cho HSSV: 600 m2 (bao gồm 4 nhà ăn)
Hệ thống X−ởng thực hành: Mỗi đơn vị đào tạo đều có x−ởng thực
hành riêng với đầy đủ trang thiết bị phục vụ học tập. Tồn tr−ờng có 06 khu
nhà x−ởng thực tập của 06 Khoa với tổng diện tích 4762m2: 3.1.3. Kinh phí của Tr−ờng
Hình thành từ hai nguồn chủ yếu: Nguồn kinh phí do NSNN cấp và nguồn kinh phí ngồi NSNN.
- Nguồn kinh phí NSNN cấp bao gồm: Kinh phí hoạt động th−ờng xuyên hàng năm đ−ợc Bộ Công th−ơng cấp theo kế hoạch chỉ tiêu đào tạo; kinh phí thực hiện các đề tài NCKH cấp Nhà n−ớc, bộ, ngành, ch−ơng trình mục tiêu quốc gia và các nhiệm vụ đột xuất khác đ−ợc giao; vốn đầu t− cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động đào tạo và NCKH theo dự án và kế hoạch hàng năm.
- Nguồn kinh phí ngồi NSNN bao gồm: Thu học phí, lệ phí từ ng−ời học theo quy định của Nhà n−ớc; thu từ các hoạt động hợp tác đào tạo, NCKH, chuyển giao công nghệ; thu từ hoạt động sản xuất, dịch vụ; các khoản thu sự nghiệp khác nh− l;i tiền gửi ngân hàng, tiền thanh lý, khấu hao tài sản mua sắm từ nguồn thu quy định tại khoản này. Các nguồn thu khác theo quy định của pháp luật bao gồm: Tài trợ, viện trợ, quà tặng của các tổ chức cá nhân trong và ngoài n−ớc; vốn vay ngân hàng và các tổ chức tín dụng; các nguồn thu hợp pháp khác.
Bảng 3.1. Qui mơ, loại hình và cấp đào tạo của tr−ởng CĐ Công nghiệp và Xây dựng
Đơn vị: ng−ời Qui mô
TT Cấp đào tạo và loại hình
đào tạo Năm
2007 Năm 2008 Năm 2009 Ghi chú 1 Cao đẳng: 563 1.082 1.067 2 Trung cấp Chuyên nghiệp: 305 360 513 3 Cao đẳng nghề 150 468 114 4 Trung cấp nghề 585 526 465 5 Đào tạo sơ cấp nghề 150 230 361 6 Đào tạo lái xe ô tô 3.300 3.567 4325
7 Đào tạo tại chức 120 150 159 Liên kết đào tạo
Tổng số 5.173 6.383 7.004
Bảng 3.2. Nguồn thu của tr−ờng CĐ Công nghiệp và Xây dựng Đơn vị: triệu đồng Đơn vị: triệu đồng Năm 2007 Năm 2008 2009 T T Nguồn thu SL (%) SL (%) SL (%)
1 Thu ngoài ngân sách 18.463 65,39 26.894 66,91 31.411 64,31
- Thu đào tạo: 17.470 61,87 26.048 64,80 29.310 60,01
+ Thu học phí các hệ 5.055 17,9 9236 22,97 12.396 25,38 + Thu Đào tạo lái xe 9.834 34,82 13.996 34,82 13.607 27,86 + Thu liên kết đào tạo và nâng bậc 1.770 6,26 1.747 4,34 2.171 4,44 + Thu tiền nhà KTX, vệ sinh môi tr−ởng 811 2,87 1069 2,66 1.136 2,32
- Các khoản thu khác 993 3,51 846 2,1 2.101 4,3
2 Ngân sách cấp 9.773 34,61 13.298 33,09 17.428 35,69
Tổng cộng 28.236 100 40192 100 48.839 100
Nguồn: Phịng Tài chính Kế tốn
Các khoản chi của Tr−ờng: Gồm chi th−ờng xuyên cho hoạt động đào
tạo, khoa học - công nghệ; chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ, thực hiện nghĩa vụ với NSNN; chi thực hiện các đơn đặt hàng; chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất đ−ợc giao; chi đầu t− phát triển gồm chi đầu t− xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm TSCĐ, trang thiết bị, chi thực hiện các dự án đầu t− khác theo quy định của Nhà n−ớc; chi trả vốn vay, vốn góp; các khoản chi khác.
Bảng 3.3. Chi tiêu của tr−ờng Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng
Đơn vị: Triệu đồng
TT Nguồn chi Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
SL (%) SL (%) SL (%)
1 L−ơng và các khoản thu nhập khác 8.928 38.58 12.541 36.34 16.499 40.55 2 Học bổng và các khoản chi cho sinh viên 230 0.99 262 0.76 309 0.76
3 Chi bảo hiểm 879 3.8 1.166 3.38 1.951 4.79
4 Chi miễn giảm học phí, trợ cấp con chính sách 279 1.2 200 0.58 594 1.46
5 Chi nghiên cứu đề tài 78 0.33 150 0.43 150 0.37
6 Chi tinh giảm biên chế 577 1.67 470 1.15
7 Bồi d−ỡng giáo viên 67 0.29 90 0.26 76 0.18
8 Chi hỗ trợ 37 0.16 250 0.72 636 1.56
9 Chi th−ởng 664 2.86 966 2.78 1.330 3.26
10 Chi mua sắm,sủa chữa, xăng dầu, bảo d−ỡng TSCĐ 11.234 48.54 13.949 40.43 11.940 29.34
11 Chi chuyên môn 745 3.21 4.350 12.6 6.732 16.54
Tổng chi 23.141 100 34.501 100 40.687 100
Về tổ chức quản lý kinh phí: Tr−ờng đ−ợc h−ớng dẫn thống nhất việc lập,
thực hiện và quyết toán NSNN theo Luật NSNN của Quốc hội n−ớc Cộng hòa x; hội chủ Nghĩa Việt Nam ngày 16/12/2002; Nghị định Số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/06/2003; Nghị định Số 73/2003/NĐ-CP ngày 23/06/2003; Thông t− Số 59/2003/TT-BTC ngày 23/06/2003; Thông t− Số 60/2003/TT-BTC ngày 23/06/2003, của Bộ Tài chính có hiệu lực từ ngày 01/01/2004. Tr−ờng đ; phát huy tính tự chủ, tích cực và hiệu quả cao trong quản lý, sử dụng tài chính; phục vụ ngày càng tốt hơn nhiệm vụ chính trị của đơn vị. Hiện nay Tr−ờng tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động th−ờng xuyên; thực hiện quyền tự chủ tài chính theo Nghị định Số 43/2006/NĐ-CP qui định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập.
Về thực hiện chủ tr−ơng thực hành tiết kiệm, chống l;ng phí và cơng khai tài chính, NSNN: Tr−ờng thực hiện đầy đủ các biện pháp tiết kiệm, chống l;ng phí theo Pháp lệnh tiết kiệm, chống l;ng phí, Pháp lệnh chống tham nhũng và các văn bản h−ớng dẫn; mọi khoản chi tiêu, mua sắm trang thiết bị, tài sản theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức Nhà n−ớc quy định; không sử dụng NSNN tiếp khách, biếu, th−ởng… trái chế độ quy định.
3.1.4. Cơ cấu tổ chức quản lý của tr−ờng
Sơ đồ 3.1. Mơ hình tổ chức bộ máy quản lý tr−ờng Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng
Hiệu tr−ởng là chủ TK, ng−ời chịu trách nhiệm cao nhất trong Nhà tr−ờng về việc thực hiện các quy chế, quy định của Nhà n−ớc và của Ngành về công tác giáo dục, đào tạo, xây dựng cơ sở vật chất và mọi quyền lợi của cán bộ, giảng viên và sinh viên…; chỉ đạo các hoạt động về đào tạo, sản xuất kinh
Phòng Xây dụng cơ bản Khoa Điện - Điện tử Phòng Tài chính Kế tốn Phịng Tổ chức Cán bộ Phòng Quản trị đời sống Phòng Nghiên cứu khoa Phòng Đào tạo Khoa Kinh tế - CNTT Khoa Xây dựng Khoa Khai thác Khoa Cơ khí Khoa Động lục và Vận hành cơ giới Trung tâm Đào tạo Trung tâm lái xe Hiệu tr−ởng
Hiệu phó đào tạo Hiệu phó nội chính
Ghi chú:
Quan hệ phối hợp, t− vấn, trợ giúp Quan hệ chỉ đạo, l;nh đạo
doanh (SXKD), các nghiệp vụ thu chi, phê chuẩn chung và một số nghiệp vụ quan trọng.
Các phó hiệu tr−ởng giúp Hiệu tr−ởng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động, phụ trách một số lĩnh vực công tác theo sự phân công của Hiệu tr−ởng nh−: Hiệu phó phụ trách đào tạo; Hiệu phó phụ trách xây dựng cơ bản.
Hội đồng Khoa học và Đào tạo t− vấn cho Hiệu tr−ởng về mục tiêu ch−ơng trình đào tạo, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm về phát triển GD ĐT, NCKH; đào tạo bồi d−ỡng đội ngũ giảng viên, cán bộ nhân viên và thực hiện các quy chế về đào tạo khác.
Phòng Tổ chức Cán bộ và Cơng tác chính trị phụ trách tuyển dụng, bố trí, sắp xếp lao động trong Nhà tr−ờng.
Phịng Cơng tác chính trị và công tác học sinh sinh viên phụ trách các vấn đề về chế độ cho học sinh sinh viên nh− kỷ luật, nghỉ phép, nơi ăn chốn ở, sinh hoạt ngoài giờ…
Phòng Đào tạo phụ trách tuyển sinh, lập kế hoạch, tiến độ đào tạo, xét lên lớp, xét tốt nghiệp… cho sinh viên.
Phịng Tài chính kế tốn phụ trách thu kinh phí từ các nguồn; chi tiêu kinh phí cho các hoạt động của Tr−ờng; quyết tốn kinh phí với cơ quan tài chính cấp trên; giám sát, đơn đốc các cá nhân, tập thể trong Tr−ờng chấp hành kỷ luật tài chính và CĐKT.
Phịng Hành chính - Tổng hợp phục vụ các hội nghị, lễ tân, khánh tiết, tiếp khách, bảo vệ, quản lý cơng văn, giấy tờ.
Phịng Nghiên cứu khoa học phụ trách và quản lý các ch−ơng trình, dự án, đề tài khoa học và những vấn đề về hợp tác và liên kết đào tạo.
Các bộ phận khác nh− Trạm y tế, Trung tâm Thông tin - T− liệu và Th− viện, Trung tâm Tin học - Ngoại ngữ thực hiện các nhiệm vụ chun mơn đ−ợc giao.
Các khoa có nhiệm vụ xây dựng ch−ơng trình, kế hoạch giảng dạy, học tập; chủ trì tổ chức đào tạo một hoặc một số ngành; tổ chức hợp đồng NCKH, các dự án hợp tác quốc tế gắn đào tạo với NCKH, SXKD và đời sống x; hội; quản lý giảng viên, cán bộ, nhân viên và ng−ời học thuộc khoa; quản lý chất l−ợng, nội dung, ph−ơng pháp đào tạo và NCKH; tổ chức biên soạn ch−ơng trình, giáo trình mơn học.
Các bộ môn chịu trách nhiệm về nội dung, chất l−ợng, tiến độ giảng dạy, học tập một số môn học trong ch−ơng trình, kế hoạch giảng dạy; trực tiếp quản lý sinh viên; trực tiếp giảng dạy các môn học chuyên ngành; phụ trách vấn đề thực hành, đào tạo kết hợp với sản xuất.
Với mơ hình tổ chức hiện tại, Tr−ờng đang có nhiều cấp quản lý, từ Ban giám hiệu nhà Tr−ờng, các phòng, ban chức năng đến các các khoa và tổ bộ mơn. Do đó khi triển khai các quyết định quản lý, các qui chế KSNB th−ờng mất nhiều thời gian và khó có thể thực hiện đúng theo kế hoạch.
Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy có mối quan hệ mật thiết với hệ thống KSNB tại Tr−ờng, là cơ sở để Tr−ờng thực hiện các thủ tục KSNB. Để kiểm tra, kiểm sốt mọi hoạt động một cách có hiệu quả, trình tự thủ tục kiểm soát phải đ−ợc thiết lập căn cứ vào đặc điểm về chức năng nhiệm vụ, đặc điểm về tổ chức bộ máy. Ng−ợc lại, từ những khó khăn v−ớng mắc trong việc tổ chức hệ thống, từ sự kém hiệu quả của quy chế kiểm sốt, có thể điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức cho phù hợp và hiệu quả nhất. Các mối quan hệ này hiện nay ch−a đ−ợc Tr−ờng khai thác và tận dụng. Đây cũng là nguyên nhân khiến cho việc tổ chức trong quản lý tại Tr−ờng ch−a thực sự vững mạnh nhằm tăng c−ờng KSNB, phát huy hiệu quả trong công tác quản lý
3.2. Ph−ơng pháp nghiên cứu
3.2.1. Ph−ơng pháp thu thập thông tin
- Thông tin thứ cấp: thu từ các văn bản, quy chế, nguyên tắc, báo cáo của tr−ờng, công văn h−ớng dẫn của Bộ Công th−ơng, kiểm tốn nhà n−ớc...
- Thơng tin sơ cấp: Thu thập từ các quan sát thực tế, trao đổi với các cá nhân và bộ phận khác, ngoài ra cịn thu thập thơng tin từ các tr−ờng cao đẳng và đại học khác…
3.2.2. Ph−ơng pháp phân tích
- Ph−ơng pháp thống kê mơ tả: phân tích đặc điểm của tr−ờng và kết quả hoạt động của tr−ờng trong các quy trình.
- Ph−ơng pháp chuyên gia: liên quan tới nhiều nhà quản lý, nhiều bộ phận. Ph−ơng pháp này nhằm có các góp ý, nhận xét của các chuyên gia, chuyên mơn về lĩnh vực đó.
- Ph−ơng pháp chun khảo: để khảo sát sâu một số nội dung liên quan. 2.4.3. Ph−ơng pháp tìm hiểu KSNB (Phạm Thị Mỹ Dung, 2008)
- Thực hiện các kỹ thuật kiểm tra từ đầu tới cuối (Walkthrough) đối với hệ thống kế toán và các hệ thống khác
-Xem xét các tài liệu nh− sơ đồ tổ chức, sơ đồ hạch toán, các quy chế kiểm soát
-Trao đổi, thẩm vấn cán bộ, nhân viên trong đơn vị và ng−ời ngoài đơn vị -Quan sát hoạt động của đơn vị
- Xem xét hồ sơ các lần kiểm tốn hoặc tìm hiểu tr−ớc đây 2.4.4. Các cơng cụ tìm hiểu KSNB (Phạm Thị Mỹ Dung, 2008)
(1) Mô tả t−ờng thuật
Đây là một loại tài liệu bằng văn bản mô tả cơ cấu KSNB. Nội dung chính của bảng t−ờng thuật:
-Mơ tả nguồn gốc của các chứng từ sổ sách, nghiệp vụ
Ví dụ đơn đặt hàng của khách đến từ đâu, các hóa đơn bán hàng phát sinh thế nào…
- Mô tả các quá trình đ; xẩy ra
Ví dụ doanh thu tính theo cơng thức nào
- Mô tả các dấu hiệu chứng minh là các nguyên tắc, thủ tục kiểm soát đ; đ−ợc hoặc ch−a đ−ợc thực hiện
Bảng t−ờng thuật có −u điểm là đơn giản nên th−ờng đ−ợc sử dung khi cơ cấu KSNB đơn giản nh−ng nh−ợc điểm là khó diễn đạt và mơ tả chi tiết nên khi cơ cấu KSNB phức tạp thì khó áp dụng.
(2) Sơ đồ
Sơ đồ KSNB là sự trình bày các tài liệu và vận động liên tiếp của chúng bằng các ký hiệu và biểu đồ.
Ph−ơng pháp này có −u điểm là thể hiện khái quát, logic và súc tích về hệ thống KSNB, dễ dàng phát hiện những thiếu sót trong thiết kế và vận hành các thủ tục và q trình kiểm sốt.
(3) Bảng câu hỏi KSNB
Bảng câu hỏi đ−ợc chuẩn bị sẵn với các dạng trả lời “Có”, “Khơng” hoặc khơng trả lời. mếu trả lời có thì có nghĩa là có tồn tại KSNB, KSNB có hiệu lực; nếu trả lời khơng thí khong có KSNB hoặc KSNB yếu kém. Cũng có thể trả lời khơng biết hoặc khơng trả lời thì có thể là khơng biết hoặc cịn điều gì đó khó nói ra ý định. Tr−ờng hợp này cũng có thể xảy ra rủi ro.
Ưu điểm của Bảng câu hỏi là có thể tìm hiểu nhanh và nhiều thơng tin nh−ng khó nhận xét khái quát.
Bảng câu hỏi có thể thiết kế chung nh−ng phổ biến nhất là thiết kế khi tìm hiểu KSNB trong từng chu trình nghiệp vụ.
Bảng 3.4. Mẫu bảng câu hỏi KSNB
Trả lời Câu hỏi
Có Khơng Khơng trả lời
Nhận xét
+ Ph−ơng pháp l−u đồ: Sử dụng chủ yếu trong các quy trình kiểm sốt, qua l−u đồ thấy đ−ợc các mối quan hệ giữa các bộ phận, các cá nhân, khả năng rủi ro ở đâu.
4. kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.1. Hệ thống KSNB chung của tr−ờng CĐ Công nghiệp và Xây dựng
4.1.1. Môi tr−ờng kiểm sốt
4.1.1.1. Mơi tr−ờng kiểm soát chung
Về Đặc thù quản lý: Nhiệm vụ cấp thiết đặt ra cho cơ chế quản lý là xóa dần cơ chế bao cấp, tăng c−ờng tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm về biên chế, tài chính, thực hiện nhiệm vụ thì nhận thức của Ban giám hiệu về công tác quản lý nh−: quản lý đào tạo, quản lý nhân sự, quản lý dự án, quản lý tài