STT Tên hồ sơ Nơi l−u Hình
thức l−u Thời gian l−u Hình thức huỷ 1 Quyển Ch−ơng trình đào tạo tồn khóa
Phịng Đào tạo Các Khoa
Văn bản 5 năm Máy hủy 2 Sổ tay sinh viên Phòng Đào tạo
Các Khoa
Văn bản 5 năm Máy hủy 3 Mẫu bảng điểm Phòng Đào tạo
Các Khoa
Văn bản 5 năm Máy hủy 4 Kế hoạch giảng dạy Phòng Đào tạo
Các Khoa
Văn bản 5 năm Máy hủy 5 Thời khóa biểu Phòng Đào tạo
Các Khoa
Văn bản 5 năm Máy hủy 6 Lịch trình giảng dạy Phịng Đào tạo
Các Khoa
Văn bản 5 năm Máy hủy 7 Kế hoạch thực hành,
thí nghiệm
Phịng Đào tạo Các Khoa
Văn bản 5 năm Máy hủy 8 Sổ thí nghiệm, thực
hành
Phòng Đào tạo Các Khoa
Văn bản 5 năm Máy hủy 9 Sổ theo dõi giảng
dạy, học tập
Phòng Đào tạo Các Khoa
Văn bản 5 năm Máy hủy 10 Phiếu ủánh giá bài
giảng lý thuyết/thực hành
Phòng Đào tạo
Các Khoa Văn bản 5 năm Máy hủy
4.2.1.3. Tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả học tập của sinh viên
Kiểm tra đánh giá kết quả học tập của sinh viên là một khâu rất quan trọng trong công tác đào tạo. Kiểm tra, đánh giá không chỉ nhằm đánh giá năng lực, trình độ nhận thức của sinh viên mà hơn thế nữa nó phải tạo ra động
điều chỉnh ph−ơng pháp học tập, giáo viên điều chỉnh ph−ơng pháp giảng dạy. Yêu cầu đầu tiên đỗi với kiểm tra, đánh giá là tính chính xác, khách quan và cơng bằng. Ngồi ra, tổ chức kiểm tra đánh giá phải phù hợp với ph−ơng thức đào tạo và thực tiễn của Nhà tr−ờng để thuận lợi cho sinh viên và bộ phận quản lý.
Hiện tại Nhà tr−ờng đang đào tạo theo hình thức tín chỉ việc kiểm tra đánh giá kết quả học tập đ−ợc thể hiện thông qua: Kiểm tra, đánh giá th−ờng xuyên và kiểm tra đánh giá định kỳ
- Kiểm tra, đánh giá th−ờng xuyên
Việc kiểm tra, đánh giá th−ờng xuyên là sử dụng kiểm tra đánh giá nh− một ph−ơng pháp dạy học, đồng thời thơng qua đó có đ−ợc những thơng tin phản hồi giúp giảng viên, sinh viên điều chỉnh giảng dạy, cách học, thay đổi ph−ơng pháp dạy, học cho phù hợp...
Việc kiểm tra, đánh giá th−ờng xuyên là các mục tiêu trung gian do giảng viên xác định.
Việc kiểm tra, đánh giá th−ờng xuyên đ−ợc thực hiện trong suốt q trình dạy học, trong và ngồi giờ học.
- Kiểm tra, đánh giá định kỳ
Việc kiểm tra đánh giá định lỳ nhằm kiểm tra việc đạt đ−ợc mực tiêu đ; xác định. Trong ph−ơng thức đào tạo theo tín chỉ, Tr−ờng có các hình thức kiểm tra đánh giá thông qua l−u đồ sau:
Sơ đồ 4.5. Quy trình kiểm tra, đánh giá định kỳ
Bài tập cá nhân/tuần Bài tập lớn/học kỳ Kết thúc, l−u hồ sơ Bài kiểm tra giữa kỳ Bài thi cuối kỳ
Đánh giá hoạt động trên lớp
Bài tập theo nhóm/tháng
- Đánh giá hoạt động trên lớp: + Nghe giảng ghi chép;
+ Tham dự giờ đầy đủ;
+ Tích cực tham gia trình bày, trao đổi tại các hội thảo.
- Bài tập cá nhân/tuần: Bài tập cá nhân tuần ở dạng bài viết (essay) ứng với nhiệm vụ chuẩn bị cho các bài giảng lý thuyết trên lớp hoặc cho các giờ thực hành, làm việc tại phịng thí nghiệm, thảo luận. Kiểm tra kỹ năng đọc, viết, phân tích, tổng hợp, t− duy phê phán...
- Bài tập hoạt động theo nhóm/tháng:Loại bài tập này ứng với nhiệm vụ thực tập, làm thí nghiệm, đi khảo sát thực tế về một vấn đề lý thuyết khó, cần có sự góp ý của nhiều ng−ời hoặc địi hỏi lao động tập thể. Bài tập hoạt động theo nhóm có thể dùng để kiểm tra các kỹ năng nhận thức, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng quản lý, l;nh đạo, sử dụng thời gian, giải quyết vấn đề... Các kỹ năng nghe, nói, đọc, viết cũng đ−ợc củng cố. Bài tập này đ−ợc thực hiện 1 - 2 tháng/lần.
- Bài tập lớn/học kì:Đây là loại bài tập nhằm kiểm tra kiến thức, kỹ năng tự học, tự nghiên cứu của sinh viên để đạt đ−ợc các mục tiêu nhận thức bậc cao. Các kỹ năng khác nh− giải quyết vấn đề, t− duy phê phán, t− duy sáng tạo, cũng nh− các kỹ năng nghe, nói, đọc, viết cũng đ−ợc củng cố. Loại bài tập này yêu cầu sinh viên nghiên cứu, tìm hiểu các vấn đề t−ơng đối trọn vẹn mà giảng viên không giảng trực tiếp trên lớp và chỉ h−ớng dẫn để sinh viên tự nghiên cứu. Vấn đề nghiên cứu có thể do giảng viên gợi ý, có thể do sinh viên tự đề xuất với sự đồng ý của giảng viên.
- Bài kiểm tra giữa kì:Đối với các mơn học có số tín chỉ lớn hơn hoặc bằng 2 có thể áp dụng hình thức kiểm tra - đánh giá giữa kỳ nhằm sơ kết, đánh giá tổng hợp kiến thức và các kĩ năng thu đ−ợc sau nửa học kỳ, làm cơ sở cho việc cải tiến, điều chỉnh cách dạy - học.
- Bài thi cuối kì: Đây là bài thi quan trọng nhất của môn học nhằm đánh giá tồn diện các mục tiêu của mơn học, kết quả học tập năm học cả về kiến thức, kĩ năng (trong đó có kĩ năng phân tích, tổng hợp, phát hiện và giải quyết vấn đề, t− duy phê phán...).
Qua quy trình trên nh−ng trên thực tế khi thực hiện vẫn xảy ra một số vấn đề tồn tại sau:
Bảng 4.4. Dự đoán rủi ro trong quy trình tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả học tập
Cơng việc Dự đốn các khả năng rủi
ro Biện pháp đã sử dụng Hạn chế
1. Đánh giá hoạt động trên lớp
- Không nghe giảng, ghi chép bài.
- Không đi học đầy đủ
- Quy định trong quy chế học sinh, sinh viên.
- Học sinh còn bỏ giờ. 2. Bài tập cá nhân/tuần - Bài làm còn kém - Kỹ năng kém - Thời gian nộp còn chậm
- Tham khảo nhiều tài liệu, có nhiều thời gian để nghiên cứu
- Ch−a phát huy hết khả năng tiếp thu
3. Bài tập nhóm/tháng
- Phân cơng nhóm ch−a hợp lý
- Hoạt động của nhóm ch−a hiệu quả
- Thời gian nộp cịn chậm
- Phải phân nhóm hợp lý có sự xen kẽ với nhau - Phải nộp bài đúng thời gian.
- Các thành viên trong nhóm ch−a làm tốt nhiệm vụ mình đ−ợc giao, thời gian nghiên cứu ch−a hợp lý. 4. Bài tập
lớn/học kỳ
- Nghiên cứu còn sơ sài - Học sinh còn sao chép lẫn nhau
- Tham khảo nhiều tài liệu;
- Bố cục hợp lý, trích dẫn hợp lý đối với bài làm;
- Phải nộp bài đúng thời gian.
- Nguồn tài liệu còn thiếu. 5. Bài kiểm tra giữ kỳ và thi cuối kỳ - Xây dựng và sử dụng ngân hàng câu hỏi ch−a phù hợp Học sinh vi phạm quy chế thi
- Phải thực hiện đúng quy chế thi và ra đề thi
4.2.2. Kiểm sốt nội bộ trong quy trình nhân sự tiền l−ơng Quy trình nhân sự tiền l−ơng đ−ợc thể hiện qua sơ đồ:
Sơ đồ 4.6. Quy trình nhân sự tiền l−ơng
- Khâu tuyển dụng: Khâu tuyển dụng Tr−ờng đ; thành lập Hội đồng Tuyển dụng, xây dựng Quy chế Tuyển dụng, đ; có những tiêu chuẩn về tuyển dụng nh− trình độ chun mơn, sức khỏe, hình thức, tuyển dụng trên cơ sở nhu cầu. Tr−ờng đ; có những quy định về các chức năng, tiêu chuẩn hóa cán bộ, công chức, viên chức.
- Khâu sử dụng: Khâu sử dụng đ; có nội quy lao động phù hợp với pháp luật. Giáo viên và cán bộ quản lý trong Tr−ờng chủ yếu đều là những ng−ời có trình độ từ ĐH trở lên. Đây cũng là điều kiện thuận lợi cho công tác KSNB. Tr−ờng đ; có quy định về quản lý ngày giờ cơng cho từng đơn vị, từng bộ phận; có sự tách biệt giữa ng−ời chấm cơng với ng−ời tính l−ơng và ng−ời trả l−ơng cho cán bộ công nhân viên chức, trả học bổng và xét duyệt chế độ −u đ;i cho học sinh sinh viên.
- Khâu tính l−ơng: Nhà tr−ờng đ; xây dựng qui định quản lý về thời gian làm việc nh− qui định chấm công, theo dõi thời gian lao động ngoài giờ, kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm hồn thành. Đ; có sự tách biệt một cách độc lập giữa các bộ phận chấm cơng, tính l−ơng, nghiệm thu sản phẩm hoàn thành, bộ phận giao việc và trả l−ơng nhằm hạn chế, ngăn chặn tiêu cực xảy ra.
Tuyển dụng Sử dụng lao động
Tính l−ơng Trả l−ơng
Các bộ phận theo dõi, chấm công lao động trong tháng đối với cá nhân trong bộ phận mình. Cuối tháng đánh giá chất l−ợng lao động (nếu có), tổng hợp và gửi Bảng chấm cơng về Phịng Tổ chức Cán bộ và Cơng tác chính trị.
Phịng Tổ chức Cán bộ và Cơng tác chính trị có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đối chiếu danh sách cán bộ giáo viên, chất l−ợng lao động, số ngày công, hạn chế việc kê khống danh sách và chấm công.
Căn cứ vào bảng chấm cơng do Phịng Tổ chức Cán bộ và Cơng tác chính trị chuyển đến và quy chế chi trả tiền l−ơng kế tốn tiến hành tính các khoản trích theo l−ơng nh− BHXH, BHYT, các khoản trừ vào l−ơng của cán bộ cơng chức, viên chức. Tính các khoản l−ơng phụ, tiền th−ởng cho cán bộ công chức viên chức, tính các khoản tiền công cho các đối t−ợng hợp đồng ngắn hạn, các khoản tiền th−ởng cho sinh viên, trình duyệt, sau đó tiến hành trả l−ơng, trả học bổng cho cán bộ công chức và sinh viên, định khoản các nghiệp vụ và ghi sổ kế toán, lập các báo cáo về tổng quỹ l−ơng, quỹ tiền th−ởng, quỹ học bổng theo yêu cầu của l;nh đạo.
- Thanh toán l−ơng: Kế toán tiền l−ơng kiểm tra xem xét tính hợp lý, chính xác, hợp kệ của các loại tài liệu này nếu:
+ Phù hợp với yêu cầu thì tiến hành chi trả l−ơng theo quy định
+ Nếu khơng phù hợp thì chuyển lại CB để chỉnh sửa cho phù hợp theo đúng mẫu quy định và theo đúng ngày công đ−ợc xem xét.
Sau khi chỉnh sửa và hoàn tất các thủ tục liên quan, kế tốn l−ơng chuyển đến tr−ởng phịng ký duyệt và tiến hành chi trả l−ơng theo đúng quy định.
Bộ phận tiền l−ơng căn cứ vào quy định về tiền l−ơng của tr−ờng, quy chế chi tiêu nội bộ và các chế độ khác có liên quan và căn cứ vào bảng chấm
Chấm công và đánh giá chất l−ợng bởi bộ phận trực tiếp quản lý
Kiểm tra, đối chiếu ngày công thực tế, chất l−ợng lao động
Căn cứ quy chế tiền l−ơng, lập bảng thanh tốn l−ơng
cơng đ; đ−ợc duyệt tiến thực hiện các thủ tục cần thiết và chuyển đến thủ quỹ thực hiện thanh toán l−ơng theo yêu cầu.
Trong quy trình nhân sự và tiền l−ơng có thể có một số rủi ro có thể xảy ra sau: