4.1 Khái niệm, vai trò, nguyên tắc của chức năng tổ chức 4.1.1 Khái niệm chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức là việc lựa chọn những công việc, những bộ phận và giao cho mỗi bộ phận một người chỉ huy với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cần thiết để thực hiện mục tiêu của tổ chức đã vạch ra. Với cách hiểu trên, chức năng tổ chức thường được biểu hiện là cơ cấu tổ chức quản trị. Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận khác nhau, được chun mơn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định.
4.1.2 Vai trò của chức năng tổ chức
Thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ gây ra nhiều vấn đề khó khăn phức tạp cho cơng tác quản trị. Cơng tác tổ chức hiệu quả giúp cho việc khuyến khích sử dụng con người với tính chất là con người phát triển tồn diện, tạo điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng đa dạng hóa tổ chức và nâng cao tính độc lập sáng tạo của nhà quản trị. Vì vậy chức năng tổ chức là cốt lõi của quy trình quản trị. 4.1.3 Nguyên tắc cơ bản của tổ chức quản trị Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: mỗi người thừa hành chỉ có một người cấp trên và chỉ báo cáo, nhận lệnh của người đó mà thơi. Ngun tắc gắn liền với mục tiêu: bộ máy tổ chức chỉ được xây dựng khi chúng ta có mục tiêu, nhiệm vụ cho tổ chức đó. Nguyên tắc hiệu quả: bộ máy phải có kết quả hoạt động cao nhất với chi phí thấp nhất. Nguyên tắc cân đối: các bộ phận xây dựng phải cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm; đồng thời phải cân đối khối lượng công việc giữa các bộ phận. Nguyên tắc linh họat: tổ chức phải thích nghi, đáp ứng được với những biến động của mơi trường bên ngồi
4.2 Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức
4.2.1 Phân công lao động: Là chia nhỏ công tác thành một số bước, mỗi bước
được hoàn thành bởi một cá nhân. Như vậy cá nhân chun mơn hóa khi thực hiện một phần của một hoạt động thay vì tồn bộ hoạt động. Dây chuyền lắp ráp là một thí dụ điển hình của sự phân cơng lao động. Sự phân công lao động nhằm tạo ra hiệu quả cao trong tổ chức. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc phân công lao động quá mức sẽ gây ra nhàm chán, mệt mỏi từ đó làm giảm sút hiệu quả.
4.2.2 Tầm hạn quản trị
Người ta thường nói một tổ chức mà có quá nhiều cấp thì cồng kềnh. Số lượng các cấp lại phụ thuộc vào tầm hạn quản trị hay là quy mô tối ưu về số lượng những người bị quản lý. Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát) là số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị cấp trên có thể quản trị được một cách tốt đẹp nhất. Tầm hạn quản trị có thể thay đổi tùy theo nội dung cơng việc của người bị quản trị là giống hay khác nhau, đơn giản hay phức tạp. Chẳng hạn, một tổ chun viên thơng thường có từ 6 đến 10 người, 1 tổ học sinh có từ 10 đến 20 em. Nếu sản xuất dây chuyền với công nghệ đơn giản thì tầm hạn có thể tăng lên nghĩa là một nhà quản trị có thể giám sát một số đơng cơng nhân. Như vậy tầm hạn quản trị rộng sẽ làm giảm số cấp quản trị và ngược lại. Ví dụ nếu doanh nghiệp có 20 nhân viên và tầm hạn quản trị là 20 thì doanh nghiệp chỉ có 1 quản trị viên. Nếu tầm hạn quản trị là 5 (tức mỗi nhà quản trị chỉ quản lý được