- Động viên khích lệ trái ngược Động viên khích lệ động cơ
CHƯƠNG 7: CHỨC NĂNG KIỂM TRA
7.1 Khái niệm, thực chất, vai trò và nội dung của kiểm tra quản trị: 1 Khái niệm:
7.1.1 Khái niệm:
Kiểm tra là chức năng quan trọng của nhà quản trị. Tính chất quan trọng của kiểm tra được thể hiện ở cả hai mặt. Một mặt, kiểm tra là công cụ quan trọng để nhà quản trị phát hiện ra những sai sót và có biện pháp điều chỉnh. Mặt khác, thông qua kiểm tra, các hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh. Thường thường, người ta chỉ nhấn mạnh tới ý nghĩa thứ nhất (phát hiện sai sót) của kiểm tra vì cho rằng mọi hoạt động đều khơng tránh khỏi sai sót và kiểm tra là bước cuối cùng để hạn chế tình trạng này. Điều đó đúng, nhưng chưa đủ, vì trong thực tế, kiểm tra có tác động rất mạnh tới các hoạt động. Một công việc, nếu khơng có kiểm tra sẽ chắc chắn nảy ra nhiều sai sót hơn nếu nó được theo dõi, giám sát thường xuyên. Điều đó khẳng định rằng kiểm tra khơng chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động của hệ thống hoặc là khâu sau cùng của chu trình quản trị (từ lập kế hoạch đến tổ chức và lãnh đạo). Kiểm tra cũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên tục về thời gian và bao quát về khơng gian. Nó là yếu tố thường trực của nhà quản trị ở mọi nơi, mọi lúc.
Từ nhận định trên, có thể khái quát rằng: Kiểm tra là quá trình xem xét các hoạt động nhằm mục đích làm cho các hoạt động đạt kết quả tốt hơn, đồng thời, kiểm tra giúp phát hiện ra những sai sót, lệch lạc để có biện pháp khắc phục, bảo đảm cho hoạt động thực hiện đúng hướng.
7.1.2. Vai trị:
Kiểm tra có nhiệm vụ tìm ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm. Như vậy:
- Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị. Kiểm tra thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản lý; tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ quản trị đã và đang sử dụng để đưa hệ thống tiến tới mục tiêu của mình.
- Kiểm tra đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao. Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể khơng được thực hiện như ý muốn. Các nhà quản trị cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai lầm và kiểm tra cho phép chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của hệ thống được tiến hành theo đúng kế hoạch đã đề ra.
- Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của những người lãnh đạo hệ thống. Nhờ kiểm tra, các nhà quản trị có thể kiểm sốt được những yếu tố sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng vì mất quyền kiểm sốt có nghĩa nhà quản trị đã bị vơ hiệu hóa, hệ thống có thể bị lái theo hướng khơng mong muốn.
Ngày nay, với nhu cầu mở rộng dân chủ trong các hệ thống, kiểm tra khuyến khích chế độ ủy quyền, hợp tác mà khơng làm giảm khả năng kiểm sốt của người lãnh đạo. Trong hệ thống quản trị tập trung cũ, nhà quản trị xác định cả tiêu chuẩn và phương pháp để đạt được các tiêu chuẩn đó. Trong hệ thống mới, các nhà quản trị thông báo hệ tiêu chuẩn nhưng họ cho phép nhân viên của mình được vận dụng khả
năng sáng tạo để quyết định phương pháp giải quyết vấn đề. Quá trình kiểm tra ở đây cho phép nhà quản trị giám sát sự tiến bộ của nhân viên chứ không can thiệp vào công việc và phương hại đến quá trình sáng tạo của họ.
- Kiểm tra giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của mơi trường. Thay đổi là thuộc tính tất yếu của mơi trường: các thị trường ln biến động; các đối thủ cạnh tranh liên tục giới thiệu những sản phẩm và dịch vụ mới để thu hút khách hàng; các vật liệu và công nghệ mới được phát minh; các kế hoạch, chính sách và pháp luật của Nhà nước được ban hành, được điều chỉnh. Chức năng kiểm tra giúp các nhà quản trị luôn nắm được bức tranh tồn cảnh về mơi trường và có những phản ứng thích hợp trước các vấn đề và cơ hội thông qua việc phát hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hưởng đến sản phẩm và dịch vụ của hệ thống.
- Kiểm tra tạo tiền đề cho q trình hồn thiện và đổi mới. Với việc đánh giá các hoạt động, kiểm tra khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong sản xuất - kinh doanh. Những giá trị đó sẽ được tiêu chuẩn hóa để trở thành mục đích, mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của các thành viên trong hệ thống. Đồng thời, kiểm tra giúp các nhà quản trị bắt đầu lại chu trình cải tiến mọi hoạt động của hệ thống thơng qua việc xác định những vấn đề và cơ hội cho hệ thống.
7.1.3. Nội dung:
Các hình thức kiểm tra xét theo quá trình hoạt động:
Bao gồm những dạng cơ bản:
- Kiểm tra trước hoạt động: được tiến hành để đảm bảo nguồn lực cần thiết cho một hoạt động nào đó đã được ghi vào ngân sách và được chuẩn bị đầy đủ cả về chủng loại, số lượng, chất lượngvà đến nơi quy định.
- Kiểm tra kết quả của từng giai đoạn hoạt động: được tiến hành để có thể điều chỉnh kịp thời trước khi xảy ra hậu quả nghiêm trọng. Dạng kiểm tra này chỉ có hiệu quả nếu các nhà quản trị có được thơng tin chính xác, kịp thời về những thay đổi của môi trường và về hoạt động.
- Kiểm duyệt (kiểm tra hoặc khơng): là hình thức kiểm tra trong đó các yếu tố hay giai đoạn đặc biệt của hoạt động phải được phê chuẩn hay thỏa mãn những điều kiện nhất định trước khi sự vận hành được tiếp tục. Ví dụ giám đốc doanh nghiệm quy định rằng mọi sự giảm giá cho khánh hàng đều phải được ông ta phê duyệt.
- Kiểm tra sau hoạt động: đo lường kết quả cuối cùng của hoạt động. Nguyên nhân của sai lệch so với tiêu chuẩn và kế hoạch được xác định và điều chỉnh cho những hoạt động tương tự trong tương lai. Hình thức này cịn được áp dụng để làm cơ sở tiến hành khen thưởng và khuyến khích cán bộ, cơng nhân.
Bốn dạng kiểm tra trên đều là cần thiết và được ápp dụng tổng hợp để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệm. Tuy nhiên hiện nay ngừơi ta đặc biệt nhấn mạnh tới tầm quan trọng của những dạng kiểm tra lường trước.
Sơ đồ 6.1. Luồng thông tin và hoạt động điều kiển
Luồng thông tin và hoạt động điều chỉnh của cả bốn phương pháp kiểm tra trên được thể hiện trên sơ đồ 6.1. Tốc độ của dịng thơng tin là yếu tố sống cịn của kiểm tra hiệu quả vì sai lệch cần được phát hiện sớm thì hành động điều chỉnh càng sớm được thực hiện. Sự chính xác của thơng tin cũng là cần thiết vì sự điều chỉnh được tiến hành dựa trên cơ sở thông tin thu được.
Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra
Có các hình thức khiểm tra cơ bản:
- Kiểm tra tồn bộ: nhằm đánh giá việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch của doanh nghiệm một cách tổng thể.
- Kiểm tra bộ phận: thực hiện đối với từng lĩnh vực, bộ phận, phân hệ cụ thể của doanh nghiệm.
Theo tần xuất của các cuộc kiểm tra
- Kiểm tra đột xuất:
- Kiểm tra định kỳ được thực hiện theo kế hoạch đã định trong từng thời gian.
- Kiểm tra liên tục là giám sát thường xuyên trong mọi thời điểm đối với đối tượng kiểm tra.
Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm tra
- Kiểm tra là hoạt động kiểm tra của các lãnh đạo doanh nghiệm và cán bộ chuyên nghiệm đối với đối tượng quản trị.
- Tự kiểm tra là việc phát triển những nhà quản trị và nhân viên có năng lực và ý thức kỷ luật cao; có khả năng giám sát bản thân và áp dụng thành thạo kiến thức, kỹ năng, kỹ xảo để hoàn thành các mục tiêu kế hoạch với hiệu quả cao.
Kiểm tra lường trước Q trình hoạt động Kiểm tra được/khơng Đầu vào
Kiểm tra sau hoạt động Kiểm tra
nguồn lực
Quá trình hoạt động