CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
2.2 Hệ thống kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty Chứng khoán ACB (ACBS)
2.2.3.1 Dự toán ngân sách
Lập dự toán ngân sách tại ACBS được tiến hành vào đầu mỗi năm và theo quy trình như sau:
Dựa trên kết quả đánh giá hoạt động của năm trước, báo cáo phân tích tình hình kinh tế, thị trường chứng khoán trong năm tới, những mục tiêu đề ra từ Ban Quản trị của Công ty, Ban Tổng Giám Đốc sẽ chỉ đạo các giám đốc, trưởng phòng ban lập các dự tốn về doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh cho năm tới.
Đầu tiên là các giám đốc và trưởng phòng nhận chỉ tiêu do Ban Tổng Giám đốc giao, và sau đó bắt đầu thực hiện lập dự tốn ngân sách cho năm tới.
Phịng Kế tốn sẽ phụ trách cung cấp các mẫu biểu báo cáo và các thông tin cần thiết phục vụ cho việc lập dự toán ngân sách. Những khoản mục cần lập dự toán bao gồm: dự tốn doanh thu, dự tốn chi phí phát sinh trực tiếp tại phịng ban, dự tốn số lượng nhân viên tuyển dụng, dự toán mua sắm tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ, dự tốn chi phí các hoạt động marketing, dự tốn chi phí đầu tư.
Tại chi nhánh, trung tâm giao dịch trực tuyến, phòng khách hàng định chế, phịng tư vấn tài chính doanh nghiệp, dự tốn được lập cho các khoản mục doanh thu và chi phí phát sinh trực tiếp tại đơn vị. Dự tốn doanh thu sẽ dựa trên số liệu chỉ tiêu doanh thu do Tổng Giám đốc giao cho mỗi chi nhánh, phòng ban kinh doanh. Dự tốn chi phí được lập dựa trên số liệu chi phí phát sinh năm trước, tỷ lệ lạm phát, kế hoạch mua sắm tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ của chi nhánh, phịng ban, kế hoạch tuyển dụng của chi nhánh, phòng ban.
Tại các phòng ban khác, các trưởng phòng chỉ lập dự tốn về chi phí phát sinh trực tiếp của phòng ban dựa vào kế hoạch tuyển dụng của phòng ban, mức tăng (giảm) chi phí do Tổng giám đốc giao.
Sau khi thực hiện xong dự toán ở từng bộ phận, trưởng bộ phận sẽ gửi báo cáo dự tốn cho Phịng Kế Tốn, Phịng kế tốn sẽ tập hợp tồn bộ báo cáo dự toán của
tất cả bộ phận, phịng ban của tồn cơng ty và thực hiện báo cáo sự tốn tổng hợp cho tổng công ty.
Báo cáo dự tốn tổng cơng ty sẽ được gửi lên Ban Tổng Giám đốc để xem xét và phê duyệt cùng với báo cáo dự toán của từng đơn vị. Ban Tổng Giám Đốc sẽ kiểm tra tính hợp lý của các khoản dự tốn trên báo cáo dự tốn tổng cơng ty. Đối với những khoản dự toán chưa phù hợp, Ban Tổng Giám đốc sẽ xem xét chi tiết khoản dự tốn đó tại từng đơn vị và ra quyết định chỉ đạo các trưởng đơn vị điều chỉnh sao cho phù hợp.
Việc lập dự tốn ngân sách tại Cơng ty được hồn tất sau khi Ban Tổng giám đốc phê duyệt báo cáo dự tốn từng đơn vị, phịng ban và báo cáo dự tốn của tổng cơng ty.
Báo cáo dự toán sẽ được gửi về cho các đơn vị bao gồm báo cáo dự toán kết quả kinh doanh của trung tâm lợi nhuận và của Tổng công ty, báo cáo dự tốn chi phí của các trung tâm chi phí, báo cáo dự tốn đầu tư của trung tâm đầu tư, báo cáo kế hoạch nhân sự,.. Các báo cáo dự toán này sau khi được ký duyệt của Ban Tổng Giám đốc sẽ trở thành báo cáo dự tốn chính thức và theo đó mà tổ chức thực hiện.
Kế toán thanh toán sẽ thực hiện thanh toán các khoản chi phí dựa trên các báo cáo dự toán đã duyệt. Việc tuyển dụng nhân sự cũng thực hiện theo kế hoạch nhân sự được duyệt, đối với lương chi trả cho nhân viên cũng tuân thủ theo quy định và xét duyệt của Trưởng phòng nhân sự và chi phí tuyển dụng cũng nằm trong ngân sách đã dự toán.
Hàng kỳ, sau khi có kết quả kinh doanh và chi phí tại các phịng ban, Kế tốn tổng hợp cũng kiểm tra những khoản mục có biến động lớn, hoặc những khoản chi phí phát sinh trong tháng nhưng chưa dự tốn hoặc dự tốn khơng đầy đủ, hoặc khi có hoạt động bất thường xảy ra trong công ty liên quan đến doanh thu hoặc chi phí, Phịng kế tốn sẽ thơng báo với các trưởng đơn vị để thực hiện điều chỉnh tăng hay giảm dự toán theo sự phê duyệt của Ban Tổng Giám đốc.
Bảng 2.9 –Dự tốn doanh thu – chi phí – Chi nhánh DỰ TỐN DOANH THU –CHI PHÍ NĂM 2011
Chi nhánh: Khánh Hịa
ĐVT: Nghìn đồng
Chỉ tiêu Thưc hiện
năm 2010 Kế hoạch năm 2011 Tăng ( giảm ) so với 2010
1. Tổng Doanh thu từ hoạt động môi giới - tư
vấn đầu tư 3,313,341.00 6,500,000.00 96%
Trong đó:
Doanh thu phí mơi giới 1,362,798 2,600,000 91%
Doanh thu phí cung cấp vốn cho nhà đầu tư 1,950,543 3,900,000 100%
1. Chi phí hoạt động KDCK 1,753,184 3,082,000
- Chi phí mơi giới cho người đ.tư 381,371 770,000 102% + Phí giao dịch tại SGDCK 189,671 380,000 100% + Hoa hồng nhân viên môi giới 191,700 390,000 103%
- Chi phí lưu ký 24,563 50,000 104%
- Chi phí về vốn kinh doanh 1,347,250 2,262,000 68% 2. Chi phí nhân viên tại chi nhánh 668,320 770,000 15% 3. Chi phí th văn phịng chi nhánh 262,710 264,000 0%
4. Chi phí khấu hao TSCĐ 49,871 50,000 0%
5. Chi phí điện nước, điện thoại, cáp 25,783 25,000 -3% 6. CP khác ( chi văn phòng phẩm, nước uống…) 15,230 50,000 228%
2. Tổng Chi phí hoạt động kinh doanh 2,775,098 4,241,000 53% 3 .Chi phí quản lý phân bổ 761,234 890,000 17%
2.2.3.2 Phân bổ chi phí
Các phịng ban thuộc khối vận hành và hỗ trợ, khối môi giới – tư vấn đầu tư không tham gia trực tiếp vào hoạt động kinh doanh, tuy nhiên nhiệm vụ của các bộ phận này là hỗ trợ cho các Trung tâm lợi nhuận gồm các chi nhánh, trung tâm giao dịch trực tuyến, phòng khách hàng định chế và phòng dịch vụ tư vấn tài chính doanh nghiệp, phịng đầu tư và kinh doanh chứng khốn trong việc thực hiện doanh thu, chính vì vậy, tại ACBS, các chi phí phát sinh trực tiếp tại các phịng ban thuộc khối mơi giới – tư vấn đầu tư, khối vận hành và khối giám sát, hỗ trợ được phân bổ cho các phòng ban tương ứng theo cách thức và tiêu chí sau:
Cách thức phân bổ chi phí:
Hàng kỳ, sau khi tổng hợp chi phí tại các phịng ban, Phịng kế tốn sẽ thực hiện phân bổ cho các trung tâm lợi nhuận theo cách thức chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh sản phẩm nào thì sẽ phân bổ trực tiếp cho trung tâm lợi nhuận chịu trách nhiệm đối với sản phẩm đó theo các tiêu chí như sau:
Tiêu chí phân bổ:
-Đối với khoản mục chi phí quản lý chung thuộc khối giám sát hỗ trợ, và trung tâm phân tích sẽ được phân bổ cho các trung tâm lợi nhuận là chi nhánh,
trung tâm giao dịch trực tuyến , phòng khách hàng định chế, phòng đầu tư và kinh doanh chứng khốn, phịng dịch vụ tư vấn tài chính doanh nghiệp do hoạt động kinh doanh của các phòng ban này đều có sự hỗ trợ, phục vụ từ khối giám sát và hỗ trợ. Chi phí này được tập hợp hàng tháng và sau đó phân bổ cho các trung tâm lợi nhuận trên theo tiêu chí tỷ lệ doanh thu thực hiện của từng đơn vị.
-Đối với khoản mục chi phí quản lý chung khối vận hành, do bộ phận vận hành bao gồm phịng giao dịch chứng khốn và phịng dịch vụ chứng khốn khơng phục vụ cho hoạt động kinh doanh tại phịng dịch vụ tài chính doanh nghiệp nên chi phí này chỉ phân bổ cho các chi nhánh, trung tâm giao dịch trực tuyến, phòng khách hàng định chế, phòng đầu tư . Tiêu chí áp dụng phân bổ là tỷ lệ giá trị giao dịch khớp lệnh.
- Đối với khoản mục chi phí quản lý chung khối mơi giới – tư vấn đầu tư, do hoạt động của Khối môi giới – tư vấn đầu tư chỉ phục vụ cho hoạt động kinh doanh của các chi nhánh, trung tâm giao dịch trực tuyến nên chi phí này phân bổ trực tiếp cho từng chi nhánh, trung tâm giao dịch trực tuyến. Chi phí này phân bổ theo tiêu chí Tỷ lệ doanh thu thực hiện của từng đơn vị.
Bảng 2.10- Bảng tóm tắt tiêu chí phân bổ chi phí
QUY ĐỊNH PHÂN CHIA CHI PHÍ THEO ĐƠN VỊ
Stt Khoản mục chi phí Tiêu chí
Chi nhánh/ Trung tâm giao dịch trực tuyến P.KH Định Chế P.Đ ầu tư P.DV tư vấn TC 1 Chi phí quản lý chung Khối giám sát hỗ trợ Tỷ lệ doanh thu thực hiện của từng đơn vị x x x x 2 Chi phí quản lý chung Trung tâm Phân Tích Tỷ lệ doanh thu thực hiện của từng đơn vị x x x x 3 Chi phí quản lý chung Khối vận hành Tỷ lệ giá trị giao dịch khớp lệnh x x x 4 Chi phí quản lý chung khối Môi giới – tư vấn đầu tư
Tỷ lệ doanh thu thực hiện của từng đơn vị
x
Ngồi những khoản mục chi phí trên, hầu như tất cả khoản mục chi phí đều ghi nhận vào bộ phận trực tiếp phát sinh chi phí. Việc phân bổ chi phí tại ACBS chỉ
thực hiện phân bổ cho các trung tâm lợi nhuận, khơng thực hiện phân bổ chi phí cho các trung tâm chi phí với nhau. Chi phí phân bổ ghi nhận trên báo cáo thu nhập-chi phí của các trung tâm lợi nhuận ở một khoản mục chi phí riêng là khoản mục chi phí quản lý phân bổ.
Ví dụ:
Chi phí quản lý chung của Khối vận hành bao gồm chi phí quản lý chung phát sinh tại phịng dịch vụ chứng khốn và phịng giao dịch trong quý I năm 2010 là 988,2 triệu đồng. Chi phí này sẽ được phân bổ cho các chi nhánh, trung tâm giao dịch trực tuyến, phòng khách hàng định chế, phòng đầu tư và kinh doanh chứng khốn theo tiêu chí là tỷ lệ giá trị giao dịch chứng khoán khớp lệnh như sau:
Chi nhánh/ Phòng ban
Tổng giá trị giao dịch chứng khoán khớp lệnh trong quý I năm
2010 (Tỷ đồng) Chi phí quản lý chung khối vận hành phân bổ quý I năm 2010 ( Triệu đồng)
Chi nhánh Lê Ngô Cát 3,880.8 325.1
Chi nhánh Tân Bình 1,403.2 117.6
Chi nhánh Thị Nghè 1,016.4 85.2
Chi nhánh Sài Gòn 1,729.2 144.9
Chi nhánh Chợ ớn 243.1 20.4
Chi nhánh Hà Nội 732.6 61.4
Chi nhánh Phan Chu Trinh 415.8 34.8 Chi nhánh Trương Định ( Sàn Giao
dịch Hội sở) 419.1 35.1 Chi nhánh Vũng Tàu 504.2 42.2 Chi nhánh Khánh Hòa 240.4 20.1 Chi nhánh Cần Thơ 120.1 10.1 Chi nhánh Đà Nẵng 78.5 6.6
Chi nhánh Quảng Ninh 65.8 5.5
Chi nhánh Hải Phòng 243.4 20.4
Trung tâm giao dịch trực tuyến 356.7 29.9 Phòng khách hàng định chế 429.5 36.0 Phòng đầu tư và kinh doanh chứng khoán 36.3 3.0
2.2.3.3 Phân tích biến động chi phí
Hàng kỳ, trong báo cáo kế toán gửi cho các bộ phận đều cập nhật mức biến động trên từng khoản mục chi phí thực hiện so với dự tốn. Từ đó các trưởng bộ phận có thể đánh giá được tình hình thực hiện chi phí tại bộ phận, xác định các nguyên nhân dẫn đến sự biến động chi phí và dựa vào đó để đưa ra các biện pháp hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi phí.
Mức biến động chi phí thực hiện so với chi phí dự tốn
Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của ACBS, nên nội dung đánh giá sản phẩm chuyển giao không thực hiện tại công ty.