CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
3.3 Hoàn thiện hệ thống kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty TNHH Chứng
3.3.3.1 Hoàn thiện về phương pháp lập báo cáo trách nhiệm của các trung
lợi nhuận
Các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của trung tâm lợi nhuận hiện nay tại ACBS được lập theo phương pháp toàn bộ. Tuy nhiên, sau khi hoàn thiện về cách thức phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí, Cơng ty cần lập báo cáo của trung tâm lợi nhuận theo số dư đảm phí. Với mẫu báo cáo này, nhà quản lý trung tâm lợi nhuận sẽ được cung cấp các thơng tin về số dư đảm phí, và có cơ sở để ra quyết định việc sử dụng các nguồn lực trong bộ phận sao cho phù hợp.
Theo cách lập báo cáo theo số dư đảm phí, báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận – kênh phân phối ở bảng 2. 6 được lập lại như sau:
Bảng 3.1-Báo cáo lợi nhuận theo số dư đảm phí – chi nhánh BÁO CÁO LỢI NHUẬN
Quý I năm 2010 Chi nhánh: Khánh Hòa ĐVT: Nghìn đồng Chỉ tiêu Thực tế Quý I năm 2010 Kế hoạch Quý I năm 2010 % thực hiện kế hoạch
1. Tổng Doanh thu từ hoạt động môi giới -
tư vấn đầu tư 1,202,408 1,625,000.00 73.99%
Trong đó:
Doanh thu phí mơi giới 480,268 650,000 73.89%
Doanh thu phí cung cấp vốn cho nhà đầu tư 722,140 975,000 74.07%
2. Chi phí khả biến 579,200 770,500 75.17%
- Chi phí mơi giới cho người đ.tư 142,198 192,500 73.87% + Phí giao dịch tại SGDCK 70,158 95,000 73.85% + Hoa hồng nhân viên môi giới 72,040 97,500 73.89%
- Chi phí lưu ký 18,160 12,500 145.28%
- Chi phí về vốn kinh doanh 418,842 565,500 74.07%
3.Số dư đảm phí 623,208 854,500 72.93%
Tỷ lệ số dư đảm phí 51.80% 13.15% 394.07% 4. Chi phí bất biến 269,300 289,750 92.94%
- Chi phí nhân viên tại Chi nhánh 192,050 192,500 99.77% - Chi phí th văn phịng chi nhánh 44,300 66,000 67.12%
- Chi phí khấu hao TSCĐ 16,641 12,500 133.13%
- Chi phí điện nước, điện thoại, cáp 1,809 6,250 28.94% - CP khác ( chi văn phòng phẩm, nước uống…) 14,500 12,500 116.00%
5. Lãi/lỗ của bộ phận 353,908 564,750 62.67% 6 .Chi phí quản lý phân bổ 257,627 222,500 115.79%
3.3.3.2 Hoàn thiện về hình thức của báo cáo đánh giá trách nhiệm
Một báo cáo bộ phận tốt là một báo cáo được lập và trình bày số liệu có trật tự logic và dễ hiểu, dễ sử dụng. Nhà quản lý bộ phận khi đọc báo cáo bộ phận được trình bày tốt sẽ dễ dàng tiếp cận những thông tin cần thiết. Chính vì vậy, về hình thức các báo cáo bộ phận tại ACBS cần được sắp xếp lại các khoản mục, và lược bỏ đi những thông tin không cần thiết trên báo cáo. Cụ thể, căn cứ vào mục tiêu và nhu cầu thông tin của từng bộ phận, báo cáo bộ phận của mỗi trung tâm trách nhiệm chỉ liệt kê các thông tin và số liệu liên quan đến trung tâm trách nhiệm đó, chứ khơng phải như hiện nay, báo cáo của các trung tâm chi phí đều sử dụng một hình thức báo cáo chung như bảng 2.3 ở trên, trong đó liệt kê tồn bộ các khoản mục chi phí của tồn cơng ty.
Ngồi ra, trong mỗi báo cáo bộ phận, cần thêm phần tính tốn các chỉ tiêu liên quan để thuận tiện cho nhà quản lý bộ phận cập nhật thông tin nhanh nhất. Như vậy, về cơ bản, một báo cáo bộ phận của trung tâm trách nhiệm sẽ được trình bày như sau:
Bảng 3.2 – Báo cáo bộ phận của trung tâm chi phí trình bày lại – phịng giao dịch
CƠNG TY TNHH CHỨNG KHOÁN ACB BÁO CÁO THỰC HIỆN CHI PHÍ
Phịng ban: Phịng giao dịch Quý I năm 2010 ĐVT: Triệu đồng DIỄN GIẢI Thực hiện Kế hoạch Quý I/2010 % kế hoạch Số còn được sử dụng Quý I/2010
1. Chi phí nhân viên 295.61 360 82% 64.39
2. Chi phí thuê nhà 70.575 72 98% 1.425
3. Chi phí về TSCĐ, CCDC 47.61 45.25 105% -2.36
- CP khấu hao TSCĐ 36.375 36.5 100% 0.125
- CP công cụ, đồ dùng 11.235 8.75 128% -2.485
4. Chi phí quản lý 48.978 77 64% 28.022
- Cp điện nước, đthoại, cáp 36.645 37.5 98% 0.855
- CP DV bảo vệ, tài xế 4.125 4.5 92% 0.375
- Chi phí đào tạo - 22.5
- Chi công tác phí - 5
- Chi phí hành chính 8.208 7.5 109% -0.708
+Chi phí mực in, mực photo 1.395 1.25 112% -0.145
+Chi phí văn phịng phẩm 6.813 6.25 109% -0.563
Tổng chi 462.78 554 83% 91.47
3.3.4 Hoàn thiện một số nội dung liên quan đến kế toán trách nhiệm
3.3.4.1 Hồn thiện tiêu thức phân bổ chi phí
Để hồn thiện tiêu thức phân bổ chi phí, Cơng ty cần xây dựng hệ thống phân bổ chi phí theo mức độ hoạt động (ABC) để tăng cường tính chính xác trong việc phân
bổ chi phí của các nguồn lực đến các trung tâm lợi nhuận và nhóm sản phẩm, dịch vụ. Mơ hình ABC sẽ khắc phục được nhược điểm là tiêu chí phân bổ trong việc phân bổ chi phí hiện nay tại Cơng ty. Theo đó, tiêu chí phân bổ khơng phải là doanh thu của trung tâm lợi nhuận và giá trị giao dịch nữa mà là phân bổ chi phí thơng qua các tiêu thức phân bổ chi phí gắn liền với từng hoạt động kinh doanh để tính chi phí cho từng trung tâm lợi nhuận hay từng nhóm sản phẩm, dịch vụ. Để thực hiện phân bổ chi phí theo mơ hình ABC, các bước thực hiện chính như sau:
Bước 1: Tập hợp chi phí quản lý chung theo các bộ phận và hoạt động. Trong bước này, trước hết chi phí quản lý chung được tập hợp theo các trung tâm chi phí là chi phí quản lý chung của khối giám sát và hỗ trợ, chi phí quản lý chung khối vận hành, chi phí quản lý chung của trung tâm phân tích, chi phí quản lý chung của khối mơi giới – tư vấn đầu tư. Chi phí quản lý chung cũng được quy nạp theo các hoạt động như môi giới – tư vấn đầu tư cá nhân, tư vấn tài chính doanh nghiệp, dịch vụ mơi giới - tư vấn cho khách hàng định chế
Bước 2: Xác định nguồn phát sinh chi phí và phân bổ chi phí cho từng loại dịch vụ, bộ phận cung cấp dịch vụ. Ở bước này, chi phí đã được tập hợp theo các hoạt động sẽ tiếp tục được phân phối cho từng sản phẩm, dịch vụ. Với đặc điểm của ACBS, mỗi sản phẩm dịch vụ khác nhau do mỗi trung tâm lợi nhuận khác nhau phụ trách, vì vậy, việc phân bổ chi phí quản lý chung cho từng sản phẩm, dịch vụ cũng là việc phân bổ chi phí quản lý chung cho từng trung tâm lợi nhuận.
Chi phí quản lý chung của Khối giám sát và hỗ trợ phát sinh do tất cả các hoạt động môi giới – tư vấn đầu tư cá nhân, tư vấn tài chính doanh nghiệp, hoạt động tư vấn cho khách hàng định chế. Chính vì vậy, chi phí này được phân bổ cho các chi nhánh, trung tâm giao dịch trực tuyến, phòng khách hàng định chế, và phòng tư vấn tài chính doanh nghiệp. Chi phí quản lý chung này sẽ được phân bổ theo tiêu chí quy mơ hoạt động của từng đơn vị, trong đó nhân tố lựa chọn là số lượng nhân viên của mỗi đơn vị. Như vậy, chi phí quản lý chung của Khối giám sát
và hỗ trợ và chi phí quản lý chung của khối vận hành sẽ được phân bổ theo tiêu chí số lượng nhân viên của mỗi trung tâm lợi nhuận.
Chi phí quản lý chung của Khối vận hành phát sinh do động môi giới – tư vấn đầu tư cá nhân, phòng khách hàng định chế, phòng đầu tư và kinh doanh chứng khốn chính vì vậy, chi phí quản lý chung Khối vận hành sẽ phân bổ cho các chi nhánh, trung tâm giao dịch trực tuyến, phòng khách hàng định chế, phòng đầu tư vào kinh doanh chứng khốn. Tiêu chí phân bổ là khối lượng chứng khoán lưu ký thuộc quản lý của mỗi đơn vị.
Chi phí quản lý chung của Khối Mơi giới – tư vấn đầu tư phát sinh do hoạt động môi giới – tư vấn đầ tư cho khách hàng cá nhân, nên chi phí này sẽ được phân bổ cho các chi nhánh, trung tâm giao dịch trực tuyến. Chi phí này sẽ cũng sẽ được phân bổ theo tiêu chí số lượng nhân viên của mỗi chi nhánh, trung tâm giao dịch trực tuyến.
Các báo cáo và nghiên cứu của trung tâm phân tích phục vụ cho tất cả các trung tâm lợi nhuận, nên chi phí quản lý chung của trung tâm phân tích được phân bổ cho tất cả các trung tâm lợi nhuận. Việc phân bổ chi phí này dựa trên số lượng báo cáo hoặc bài nghiên cứu mà mỗi đơn vị sử dụng hàng kỳ
Sơ đồ 3.2 Quy trình phân bổ chi phí quản lý chung trên cơ sở hoạt động
Việc phân bổ chi phí của khối mơi giới – tư vấn đầu tư, khối vận hành và giám sát hỗ trợ, trung tâm phân tích theo cách thức và tiêu chí hợp lý sẽ giúp cho các nhà quản lý trung tâm lợi nhuận đánh giá chính xác hơn hiệu quả hoạt động của từng trung tâm lợi nhuận và ngồi ra cịn có số liệu chính xác cho các tính tốn, phân tích về tình hình hoạt động của trung tâm lợi nhuận phục vụ cho các báo cáo chiến lược của nhà quản lý trung tâm lợi nhuận.
3.3.4.2 Hồn thiện lập dự tốn ngân sách
Dự toán doanh thu cần được lập chi tiết cho bộ phận chịu trách nhiệm doanh thu tại từng trung tâm lợi nhuận để có cơ sở đánh giá trách nhiệm quản lý sau này.
Phòng khách hàng định chế Phòng tư vấn TCDN Hoạt động MG- TVĐT cho KH cá nhân Hoạt động Tư vấn TCDN Trung tâm GDT T Chi nhán h… Chi nhánh 2 Chi nhánh 1 Hoạt động đầu tư và kinh doanh CK Hoạt động
mơi giới cho KH định chế Phịng Đầu tư và kinh doanh CK Chi phí quản lý chung Khối Giám sát và Hỗ trợ Trung tâm phân tích Khối Môi giới –
Tư vấn đầu tư
Khối Vận hành
các nhân viên, chuyên viên môi giới, để qua đó cơng ty có thể đánh giá được khả năng và hiệu quả công việc của mỗi nhân viên, chun viên mơi giới để có những biện pháp thích hợp nâng cao hiệu quả bán hàng của mỗi nhân viên, chuyên viên môi giới
Ngồi ra, cịn phải lập báo cáo dự toán về doanh thu hòa vốn để nhà quản lý trung tâm lợi nhuận xác định điểm hòa vốn và rà ra quyết định về mức phí cung cấp dịch vụ để phù hợp. Các trung tâm lợi nhuận cần lập thêm dự toán về khối lượng dịch vụ cung cấp để phục vụ cho việc phân tích biến động doanh thu và đánh giá kết quả hoạt động tại trung tâm doanh thu. Cụ thể, tại các kênh phân phối, cần phải lập dự báo về số lượng tài khoản khách hàng mới mở, phân loại khách hàng để áp dụng chính sách phí ưu đãi phù hợp và từ đó có chiến lược giá bán phù hợp để đạt được chỉ tiêu về doanh thu. Dự báo về số lượng tài khoản tăng thêm, bảng phân loại khách hàng, dự báo giá trị giao dịch chứng khốn đối với từng nhóm khách hàng và mức phí giao dịch áp dụng sẽ giúp cho trưởng kênh phân phối đánh giá hiệu quả hoạt động trên mỗi nhóm khách hàng và từ đó có chiến lược bán hàng và chăm sóc khách hàng phù hợp.
Bảng 3.3 – Báo cáo dự toán doanh thu theo nhân viên – Chi nhánh
Báo cáo dự toán doanh thu Năm 2011
Chi nhánh:….
Chi tiết doanh thu Dự toán Thực hiện % chênh lệch Doanh thu từ phí giao dịch
của tồn chi nhánh
xxxx yyy Phân bổ cho : o Nguyễn Văn A o Trần Thị B xxx xxx yyy yyy Doanh thu từ phí cung cấp
sản phẩm tài chính Phân bổ cho:
o Nguyễn Văn A
Bảng 3.4– Báo cáo dự toán doanh thu hòa vốn – chi nhánh
BÁO CÁO DỰ TỐN DOANH THU HỊA VỐN CƠNG TY TNHH CHỨNG KHỐN ACB
Đơn vị: Chi nhánh Khánh Hòa
ĐVT Triệu đồng
DIỄN GIẢI Năm 2011 Dự toán
2012 Giá trị giao dịch Mức phí ( %) Doanh thu 1. Doanh thu 5,379
Doanh thu phí giao dịch 1,360
+ Thu MGCK tại sàn 360975.61 0.29% 1,036
+ Thu MGCK qua điện thoại 854.7 0.23% 2
+ Thu MGCK qua Internet 157073.17 0.21% 322
Doanh thu dịch vụ tài chính 2,659
2. Chi phí biến đổi 2,298
+ Phí giao dịch tại SGDCK 518903.48 189
+ Chi phí MG khác 518903.48 11
+ Chi phí lưu ký 518903.48 237
+ Chi phí vốn kinh doanh 1,861
Số dư đảm phí 3,081
Tỷ lệ số dư đảm phí 57% 57%
3. Chi phí cố định 1,738 1,999
1. Chi phí nhân viên 1,081 1,243
2. Chi phí thuê nhà 248 285
3. Chi phí về TSCĐ, CCDC 95 109
4. Chi phí marketing 44 51
6. Chi phí quản lý 270 311
Lợi nhuận 1,343
3.3.5 Những giải pháp hỗ trợ để hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm tại Cơng ty TNHH Chứng Khốn ACB
3.3.5.1 Hoàn thiện các yếu tố về nguồn lực nhằm phát huy hiệu quả của hệ thống kế toán trách nhiệm kế toán trách nhiệm
Mặc dù đã sớm xây dựng được hệ thống kế toán quản trị, tuy nhiên, tại ACBS, lại khơng có nhân viên kế tốn quản trị chun biệt phụ trách cơng việc kế toán quản trị. Kế toán quản trị do nhân viên kế tốn tổng hợp phụ trách. Chính vì vậy, để phát huy hiệu quả của kế tốn quản trị, trước hết ACBS cần có nguồn nhân lực có chuyên mơn về kế tốn quản trị và chuyên biệt thực hiện kế toán quản trị. Căn cứ vào quy mô hoạt động, bộ phận kế tốn quản trị cần có ít nhất hai nhân viên kế tốn quản trị phụ trách cơng việc chính sau:
Lập các dự tốn ngân sách và theo dõi tình hình sử dụng ngân sách.
Lập báo cáo bộ phận hàng tháng.
Để tăng cường sự phối hợp giữa bộ phận kế toán quản trị và các trung tâm trách nhiệm, ACBS cần sắp xếp thêm một nhân viên phụ trách kế toán tại các trung tâm trách nhiệm. Nhân viên kế toán tại trung tâm trách nhiệm sẽ là cầu nối giữa các trung tâm với kế toán quản trị về mặt chứng từ kế toán, theo dõi thực hiện dự toán ngân sách và báo cáo các vấn đề liên quan đến kế toán với kế toán quản trị...
Một hệ thống kế tốn trách nhiệm tốt địi hỏi người quản lý phải nắm bắt được các khái nhiệm và các kỹ năng cần thiết để sử dụng thơng tin kế tốn cho việc ra quyết định. Tuy nhiên, tại ACBS, chỉ có một số giám đốc và trưởng phịng có thể đáp ứng được yêu cầu này. Chính vì vậy, một số nhà quản lý trung tâm trách nhiệm chưa sử dụng tốt cơng cụ kế tốn trách nhiệm để đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị. Việc hồn thiện hệ thống kế tốn trách nhiệm chỉ được thực hiện tốt khi kiến thức về kế tốn và tài chính của trưởng đơn vị được nâng cao. Do đó, Cơng ty cần tổ chức hoặc gửi đi học các lớp đào tạo để nâng cao kiến thức về kế toán cho giám đốc và trưởng phịng.
Hiện nay, tại ACBS chưa có người đứng đầu và chịu trách nhiệm về mảng tài chính của Cơng ty. Kế toán trưởng chỉ tập trung quản lý tại bộ phận kế tốn và cơng tác kế tốn, cịn Phó Tổng Giám đốc thì giúp việc cho Tổng Giám đốc, phụ trách quản lý chung cho tồn bộ hoạt động của cơng ty. Để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và phân bổ các nguồn lực để mang lại hiệu quả cao nhất cho cơng ty, thì ACBS cần có thêm Giám đốc tài chính và tách bộ phận tài chính ra khỏi cơng tác kế tốn của cơng ty.
Sơ đồ 3.3 – Phịng Kế tốn – tài chính tổ chức lại
Theo sơ đồ trên, các vị trí được thêm vào trong cơ cấu tổ chức bao gồm Giám đốc tài chính, Trưởng bộ phận kế tốn quản trị, kế tốn báo cáo, kế tốn ngân sách, kế tốn phân tích. Trong đó, Giám đốc tài chính sẽ phụ trách tồn bộ hoạt động của mảng tài chính, kế tốn của cơng ty, báo cáo trực tiếp lên Tổng giám đốc về tình