CHƢƠNG 1 : GIỚI THIỆU
3.3. QUY TRÌNH CHẾ BIẾN SẢN PHẨM VÀ QUY TRÌNH XUẤT KHẨU
3.3.3. Quy trình xuất khẩu thủy sản của công ty
Hình 6: QUY TRÌNH XUẤT KHẨU CÁ TRA CỦA CƠNG TY
(Nguồn: Phịng kinh doanh cơng ty Caseamex)
Nghiên cứu thị trƣờng xuất khẩu:
Phân tích tình hình ở nƣớc có thể nhập hàng: đây là bước nghiên cứu
quan trọng trước khi công ty XK muốn đi sâu vào nghiên cứu nhà NK ở nước đó. Trước hết, cơng ty tiến hành nghiên cứu xem diện tích nước NK, dân số, chế độ chính trị xã hội, tài nguyên, tốc độ phát triển kinh tế, tình hình tài chính, tiền tệ, chính sách NK…
Nghiên cứu nhu cầu thị trƣờng: công ty nghiên cứu nhu cầu của người
tiêu dùng nước NK từ đó mới có thể lựa chọn mặt hàng phù hợp để XK, nghiên cứu kỹ nhu cầu về mặt hàng có thường xun hay khơng, đó có phải là nhu cầu tiềm năng hay không.
Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh: cơng ty nghiên cứu kỹ có bao nhiêu DN khác cung cấp hàng hóa giống mình vào thị trường đó, thị phần của họ là bao
Nghiên cứu thị trường khách hàng
Trả lời thư hỏi hàng
Ký hợp đồng
Tiến hành các thủ tục, điều
Phân tích tình hình xuất khẩu thủy sản của cơng ty CASEAMEX giai đoạn 2010 – 2012
nhiêu, mục tiêu và phương hướng của họ là gì? Quy mơ, nguồn tài chính, lợi thế cạnh tranh và vị thế, uy tín của DN đó… từ đó đưa ra phương án kinh doanh hợp lý, ngồi ra cơng ty cịn nghiên cứu cả sản phẩm thay thế.
Nghiên cứu giá cả hàng hóa: giá cả là một yếu tố cấu thành thị trường, nó ln ln biến đổi và thay đổi khôn lường do chịu sự tác động của nhiều nhân tố. Trong kinh doanh việc xác định giá cả là việc làm hàng đầu vì nó ảnh hưởng lớn nhất đến sự sống cịn của DN. Đặc biệt trong bn bán ngoại thương thì giá cả càng khó xác định hơn. Bởi vì giá cả ln ln biến đổi mà hợp đồng ngoại thương lại thường kéo dài. Vì vậy làm thế nào không bị thua lỗ là vấn đề mà các DN cần phải xác định rõ ràng nếu không sẽ bị thất bại.
Các nhân tố ảnh hưởng đến giá cả hàng hóa thế giới: - Nhân tố chu kỳ
- Nhân tố lũng đoạn của các công ty siêu quốc gia. - Nhân tố cạnh tranh.
- Nhân tố lạm phát. - Nhân tố thời vụ.
- Nhân tố xung đột xã hội, đình cơng, thiên tai, bạo loạn… xác định giá cả hợp lý giúp cho các DN giảm rủi ro, an tồn và có lãi.
Trả lời thƣ hỏi hàng
Thông qua việc nghiên cứu thị trường XK, công ty xác định đơn vị hay nước nào có nhu cầu đặt hàng của cơng ty, công ty sẽ viết thư chào hàng. Nếu đơn vị khách hàng đồng ý NK, họ sẽ gửi thư hỏi hàng đến công ty hoặc liên hệ trực tiếp để đặt hàng. Trên cơ sở đó, Phịng Kinh doanh trả lời thư hỏi hàng và gửi thư thương mại cho khách để cung cấp đầy đủ thông tin về giá cả, size, điều kiện giao hàng, hình thức thanh tốn… của sản phẩm. Nếu hai bên đồng ý sẽ ký kết hợp đồng. Trường hợp khách hàng liên hệ trực tiếp với công ty, Ban Giám đốc sẽ tiến hành đàm phán trực tiếp với khách hàng đi đến ký kết hợp đồng.
Ký hợp đồng
Sau khi thỏa thuận thống nhất với nhau thì các bên tiến hành ký kết hợp đồng. Để thực hiện một hợp đồng XK, công ty phải tiến hành các khâu sau đây: xin giấy phép XK, chuẩn bị hàng hóa, thuê tàu hoặc lưu cước, kiểm nghiệm và
Phân tích tình hình xuất khẩu thủy sản của cơng ty CASEAMEX giai đoạn 2010 – 2012
kiểm dịch hàng hóa, làm thủ tục hải quan, giao hàng lên tàu, mua bảo hiểm, làm thủ tục thanh toán và giải quyết khiếu nại (nếu có).
Thu mua, chế biến
Chuẩn bị hàng hóa XK là cơng việc bao gồm 3 khâu chủ yếu: thu gom tập trung làm thành lơ hàng XK, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng XK.
Sau khi nhận được L/C của khách hàng, công ty sẽ tiến hành tổ chức thu mua nguyên vật liệu trực tiếp tại công ty do các chủ hàng mang đến và cơng ty cũng có đặt các trạm thu mua ở các hộ ni trong và ngồi tỉnh như: An Giang, Đồng Tháp, Cà Mau,... được bảo quản bằng đá lạnh trong thùng cách nhiệt, vận chuyển bằng tàu thuyền về công ty. Công ty mua nguyên liệu trực tiếp từ người nuôi trồng hay khai thác ngồi tự nhiên nhằm giảm chi phí trung gian.
Cơng ty tiến hành tập trung hàng hóa lại và đóng gói bao bì, bên trong bao bì có thể sử dụng: giấy bìa bồi (card board), vải bơng, vải bạt (tarpauline), vải đai (gunny), giấy thuế... Bên ngồi bao bì có thể: hịm (case, box), bao (bag), kiện hay bì (bale), thùng (barrel, drum), tùy theo điều kiện vận tải, khí hậu, luật pháp và thuế quan, chi phí vận chuyển hay theo thỏa thuận mà đóng gói bao bì.
Sau đó, cơng ty tiến hành kẻ ký mã hiệu (marking) là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên các bao bì bên ngồi nhằm thơng báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hóa. Kẻ ký mã số nhận cũng cần thiết của q trình đóng gói bao bì nhằm: bảo đảm thuận lợi cho công tác giao nhận, hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bảo quản, vận chuyển bốc dỡ hàng hóa.
Các thủ tục, điều kiện xuất khẩu hàng
a) Xin giấy phép xuất khẩu
Giấy phép XK là một giải pháp rất quan trọng để Nhà nước quản lý tình hình XNK. Vì thế, sau khi ký kết hợp đồng XNK, công ty phải xin giấy phép XK để thực hiện hợp đồng đó. Hiện nay, trong xu thế hội nhập tự do hóa mậu dịch, nhiều nước cắt giảm một số mặt hàng không cần phải xin giấy phép XK.
b) Đôn đốc ngƣời mua mở thƣ tín dụng L/C
Nếu hợp đồng XNK quy định việc thanh tốn bằng thư tín dụng, cơng ty phải đơn đốc bên NK mở thư tín dụng (L/C) đúng hạn và sau khi nhận được L/C phải kiểm tra tính hợp lệ và khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng XK
Phân tích tình hình xuất khẩu thủy sản của công ty CASEAMEX giai đoạn 2010 – 2012
bằng L/C. Nếu L/C không đáp ứng được những yêu cầu này, cần phải thông báo với bên NK để chỉnh sửa lại (tu chỉnh L/C) thì mới giao hàng. Khi lập bộ chứng từ thanh toán, những điểm quan trọng cần được qn triệt là nhanh chóng, chính xác, phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dụng lẫn hình thức.
c) Giám định chất lƣợng, số lƣợng
Để đảm bảo lô hàng XK không bị trả lại do không đủ tiêu chuẩn VSATTP và gây thiệt hại về uy tín, chi phí vận chuyển của lơ hàng. Vì vậy, trước khi giao hàng XK, cơng ty có nghĩa vụ phải kiểm tra, kiểm nghiệm hàng hóa về mọi mặt như: chất lượng, số lượng, trọng lượng, bao bì, điều kiện vận chuyển, tạp chất trong cá... Việc kiểm tra được tiến hành ở cơ sở và cửa khẩu. Kiểm nghiệm ở cơ
sở do tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành, kiểm dịch thực vật do
phòng bảo vệ thực vật tiến hành… Trong trường hợp có tổn thất phải mời cơ quan giám định giấy tờ lập biên bản nếu bị thiếu hoặc mất mát phải có biên bản kết tốn nhận hàng với tàu, nếu có đổ vỡ phải có biên bản đổ vỡ hư hỏng.
d) Thuê phƣơng tiện vận tải
Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương, việc thuê tàu chở hàng dựa vào 3 yếu tố: điều khoản thương mại quốc tế (Incoterm), đặc điểm hàng hóa mua bán và điều kiện vận tải. Việc thuê tàu lưu cước địi hỏi phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thơng tin về tình hình thị trường thuê tàu và thông thạo các điều kiện thuê tàu... như vậy vừa tiết kiệm được chi phí, thời gian và đảm bảo lô hàng sẽ giao đúng ngày giờ theo hợp đồng đã ký.
e) Mua bảo hiểm
Việc mua bảo hiểm là rất cần thiết cho hợp đồng ngoại thương nhằm giảm thiểu các rủi ro trong q trình vận chuyển hàng hóa. Nghĩa vụ mua bảo hiểm do bên bán hoặc bên mua tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng. Việc lựa chọn điều kiện mua bảo hiểm phải dựa vào các điều khoản trong hợp đồng, tính chất hàng hóa, tính chất bao bì, phương thức xếp hàng và loại tàu thuê chở. Sản phẩm được XK trực tiếp sang nước ngoài chủ yếu bằng giá FOB hoặc CFR.
f) Làm thủ tục hải quan
Hàng hóa khi đi qua biên giới quốc gia để XK hoặc NK đều phải làm thủ tục hải quan và chịu sự kiểm tra của hải quan theo quy định, gồm 3 bước:
Phân tích tình hình xuất khẩu thủy sản của cơng ty CASEAMEX giai đoạn 2010 – 2012
Lập tờ khai hàng xuất khẩu: Căn cứ vào hợp đồng và nhân viên phụ trách sẽ điền đầy đủ, chính xác các chi tiết vào tờ khai XK. Công ty sẽ khai tờ khai tại Cục hải quan Sài Gòn, tại đây tờ khai sẽ được đóng dấu và cơng ty sẽ gửi lại tờ khai này để lưu lại trong tờ khai của mình.
Khai báo hải quan: Nội dung của tờ khai báo hải quan gồm: loại hàng (hàng mậu dịch, hàng trao đổi tiểu ngạch biên giới, hàng tạm nhập tái xuất,...), tên hàng, mã số, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, XK hoặc NK với quốc gia nào... tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ như: giấy phép XK, tờ khai hải quan, hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, bảng chi tiết hàng hóa, giấy kiểm tra chất lượng,...
Xuất trình hàng hố: Hàng hóa XNK phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân cơng về việc mở, đóng các kiện hàng. Yêu cầu của việc xuất trình hàng hóa cũng là sự chứng thực của chủ hàng. Để thực hiện thủ tục kiểm tra và giám sát, chủ hàng phải nộp thủ tục phí hải quan và thực hiện các quy định của hàng hóa và quy trình hải quan. Sau khi nhân viên kiểm hóa kiểm tra hàng xong, nhân viên phụ trách tiến hành nộp thuế và nhận lại tờ khai hàng hóa cho chủ hàng.
g) Giao hàng hàng XK lên phƣơng tiện vận tải hoặc ngƣời vận tải
Với vị trí nằm sát bờ sông Hậu và cập bến cảng Cần Thơ nên công ty Caseamex chủ yếu giao hàng bằng đường biển thuận tiện cho việc vận chuyển hàng XK với khối lượng lớn và tiết kiệm chi phí.
Sau khi làm xong thủ tục hải quan, công ty tiến hành giao nhận hàng với tàu. Căn cứ chi tiết hàng XK, công ty lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải (đại diện hàng hải hoặc thuyền trưởng, công ty đại lý tàu biển) để lấy hồ sơ xếp hàng. Trao đổi với các cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng. Bố trí phương tiện đem hàng vào cảng, xếp hàng lên tàu. Sản phẩm cá
tra fillet của cơng ty được đóng trong cont lạnh nhiệt độ -18O
C ± 2
Khi xuất hàng ở cảng, nếu hàng hóa được giao bằng container khi chiếm đủ một cont (FCL), chủ hàng phải đăng ký thuê cont, đóng hàng vào cont và lập bảng kê hàng trong cont. Nếu hàng giao không chiếm hết một cont, nhân viên giao nhận của công ty lập bản đăng ký hàng chuyên chở (cargo list) ký hợp đồng ủy thác với tàu cho cảng, sau khi ủy thác việc giao hàng, các công tác liên quan