CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ
3.2. Thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty Manulife Việt Nam
3.2.1. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại cơng ty Manulife Việt Nam
Nguồn nhân lực là yếu tố được quan tâm hàng đầu tại Cơng ty Manulife, vì nhìn chung, nếu cơng ty có một nguồn nhân lực tốt, được đánh giá cao thì sẽ giúp ích rất nhiều cho các hoạt động phát triển của cơng ty sau này. Thoạt nhìn có thể thấy tồn bộ quy trình tuyển dụng của cơng ty khá phức tạp nhưng có thể thấy nó là đặc trưng riêng
0 100 200 300 400 500 600
Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Nam Nữ
30
của cơng ty và với mục đích duy nhất là tuyển chọn cho mình được những con người tốt nhất, phù hợp nhất với công việc. Và để tuyển được một nhân viên phù hợp, công ty đã áp dụng quy trình tuyển dụng gồm các bước cụ thể như sau:
(Nguồn: phịng Nhân sự) Hình 3.4. Quy trình tuyển dụng của cơng ty Manulife Việt Nam
31
Quy trình tuyển dụng này đã được công ty dùng tuyển trong tất cả các vị trí, đảm bảo cung cấp đủ và đúng người cũng như đáp ứng được mọi nhu cầu của công ty về nguồn lực. Và từng bước cụ thể trong quy trình tuyển dụng của cơng ty để thể hiện như sau:
Thứ nhất: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Đây là bước đầu tiên xác định xem có cần thực hiện cơng tác tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu công việc hay không. Thông thường, việc xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty Manulife căn cứ vào tình hình kinh doanh của cơng ty cũng như tình hình lao động của các phịng ban nói riêng và tình hình lao động của tồn thể cơng ty nói chung. Khi nhận được đề nghị tuyển dụng từ các phịng ban cũng như nắm rõ tình hình nguồn nhân lực của cơng ty, trưởng phịng Nhân sự lên kế hoạch trình lên Ban Giám đốc trình bày vấn đề tuyển thêm người.
Bảng 3.5. Nhu cầu tuyển dụng của công ty Manulife Việt Nam giai đoạn 2016 – 2018 Đvt: người Năm 2016 2017 2018 Chỉ tiêu 40 50 45 Thực tế tuyển dụng 45 72 61 Phát sinh (%) 12,5 44 35,6 (Nguồn: phòng Nhân sự)
Qua bảng nhu cầu tuyển dụng của cơng ty Manulife có thể thấy nhu cầu tuyển của công ty tăng nhẹ từ năm 2016 đến năm 2018 lần lượt là 40, 50, 45 người và các năm đều có phát sinh ít lao động cần tuyển so với kế hoạch. Nhu cầu nhân lực của công ty ngày càng nhiều để đáp ứng cho việc thực hiện dự án hợp tác lâu dài với Ngân hàng và Bệnh viện trên toàn thành phố. Đặc biệt là vào năm 2017 vì đây là năm đầu thực hiện việc hợp tác này.
Thứ hai: Lập bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là bản mô tả thực chất công việc, chức năng, trách nhiệm cũng như quyền hạn của người thực hiện cơng việc đó. Bên cạnh đó cũng sẽ thể hiện
32
rõ các thông tin liên quan đến công tác cụ thể. Việc lập bản mô tả công việc giúp cho công ty dễ dàng xác định và tuyển được ứng viên phù hợp với cơng việc hơn. Hơn thế nữa, nó sẽ giúp cơng ty có kế hoạch sử dụng, đánh giá nhằm dùng đúng người và giúp nhân viên phát huy hết khả năng làm việc của mình.
Thứ ba: Lập kế hoạch tuyển dụng
Dựa trên bản mơ tả cơng việc, phịng Nhân sự lập kế hoạch tuyển dụng phù hợp. Tùy từng yêu cầu công việc cụ thể mà công ty sẽ tiến hành tuyển dụng nguồn bên trong và nguồn bên ngoài.
* Nguồn bên trong: được sử dụng khi bộ phận nào đó trong cơng ty thiếu người, nhân viên bộ phận khác quan tâm thì sẽ báo cáo với quản lý trực tiếp của mình để được người quản lý trực tiếp của bộ phận có nhu cầu tuyển dụng phỏng vấn. Cách làm này chỉ có hiệu quả trong trường hợp một bộ phận thì thiếu người, một bộ phận thì thừa người. Nguồn bên trong còn được sử dụng trong việc tuyển các vị trí cao. Những vị trí này thường được phỏng vấn bởi người có kinh nghiệm. Nguồn tuyển dụng bên trong có một ưu điểm là tốn ít thời gian và chi phí cho cơng ty, bên cạnh đó cịn tạo được niềm tin, động lực và sự gắn kết trong công việc của nhân viên.
* Nguồn bên ngoài: do đặc thù công việc ngành Bảo hiểm nên số nhân viên
trong công ty mỗi năm đều có sự biến động thất thường, do đó cơng ty phải liên tục tuyển dụng thêm nguồn bên ngoài để đáp ứng đủ nhu cầu nhân lực cho công ty. Nguồn tuyển dụng bên ngoài của công ty đến từ nhiều phía nhưng đa phần là các ứng viên nộp đơn ứng tuyển và các ứng viên do các công ty Headhunter tuyển giúp.
Thứ tư: Xét duyệt
Khi xem qua kế hoạch tuyển dụng từ phòng Nhân sự, Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt đề xuất, nếu thơng qua thì tiến hành bước tiếp theo, nếu khơng thơng qua thì phịng Nhân sự phải quay lại bước lập kế hoạch tuyển dụng.
Thứ năm: Thông báo tuyển dụng
Dựa vào bảng kế hoạch tuyển dụng đã được duyệt bởi Ban Giám đốc cũng như trưởng phòng Nhân sự, phịng Nhân sự bắt đầu ra thơng báo tuyển dụng, các thông báo này được dán lên bảng tin của công ty hoặc để banner trước cổng công ty; giới thiệu
33
qua các trang tìm việc làm mà cơng ty đang dùng và mạng xã hội: Facebook, Linkedln, Skype…
Thông báo tuyển dụng thường đảm bảo hai nội dung chính: vị trí tuyển dụng và các yêu cầu năng lực liên quan đến vị trí đó:
Các thông tin chung về cơng ty, vị trí tuyển dụng, số người cần tuyển, ngành nghề, giới tính, độ tuổi, mức lương, quyền lợi cũng như mơ tả công việc ngắn gọn…
Các thông tin khác: hồ sơ xin việc, thời gian bắt đầu và kết thúc nhận hồ sơ, địa điểm nhận hồ sơ và cách thức liên hệ.
Dưới đây là mẫu thông tin tuyển dụng mà công ty đã từng sử dụng:
ư
(Nguồn: phịng Nhân sự) Hình 3.5. Mẫu quảng cáo tuyển dụng của công ty Manulife Việt Nam
34
Nhìn vào bảng thơng báo tuyển dụng của cơng ty Manulife có thể thấy khá rõ ràng và đầy đủ các thông tin cần thiết mà một mẫu thông báo tuyển dụng cần có. Tuy nhiên, địa điểm làm việc nên ghi cụ thể tại Manulife Plaza, 75 Hoàng Văn Thái, phường Tân Phú, quận 7, TP. Hồ Chí Minh để ứng viên có thể biết rõ hơn.
Thứ sáu: Nhận và sàng lọc hồ sơ
Sau khi thông báo tuyển dụng đã được đưa ra, phịng Nhân sự bắt đầu cơng tác tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ một cách kỹ càng nhất và đây cũng là một khâu khá quan trọng. Nếu làm tốt ở bước này sẽ hạn chế được thời gian và tiết kiệm hơn cho các bước sau.
Hồ sơ ứng viên sẽ được xét duyệt cụ thể thông qua các yếu tố hợp lệ như sau: Thể hiện rõ vị trí dự tuyển, họ tên và thông tin liên hệ cần thiết để công ty
liên hệ khi có nhu cầu.
Về mặt nội dung: thể hiện được trình độ chun mơn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng của từng vị trí dự tuyển thơng qua phần trình bày của đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, bằng cấp chứng chỉ…
Về mặt hình thức: hồ sơ phải có đầy đủ các giấy tờ được công ty yêu cầu và sắp xếp theo đúng thứ tự:
+ Đơn xin việc (viết tay hoặc đánh máy) + Sơ yếu lý lịch (có xác nhận của địa phương)
+ Bản sao hộ khẩu, chứng minh nhân dân có cơng chứng
+ Các văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm (tùy vào vị trí ứng tuyển) + Giấy khám sức khỏe
+ 4 tấm hình 3x4
+ Quyết định thôi việc của công ty cũ (nếu có)
Tùy vào những vị trí, cơng việc cần tuyển mà cơng ty sẽ yêu cầu ứng viên bổ sung thêm các giấy tờ cần thiết khác.
Sau khi đã có đầy đủ hồ sơ giấy tờ cần thiết, phòng Nhân sự tiến hành phân tích, đánh giá hồ sơ và chọn ra những bộ hồ sơ đạt yêu cầu và bên cạnh đó cũng sẽ giúp phịng Nhân sự phần nào hiểu về từng ứng viên và đưa ra quyết định lựa chọn
35
đúng đắn nhất. Việc sàng lọc được thực hiện sau khi kết thúc quá trình nhận hồ sơ. Phịng Nhân sự có 1 – 2 tháng để cùng hội đồng tuyển dụng tiến hành sàng lọc hồ sơ.
Hồ sơ ứng viên được ưu tiên theo thứ tự: bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm làm việc, độ tuổi, sức khỏe. Bên cạnh đó, cơng ty cũng sẽ ưu tiên với hồ sơ ứng viên nội bộ hoặc các hồ sơ ứng tuyển của các đợt tuyển dụng trước cũng sẽ được xem xét lại. Bước nhận và sàng lọc hồ sơ tại cơng ty Manulife có thể nói khá rõ ràng, minh bạch và khá bài bản, hạn chế những thiếu sót trong việc chọn ra các ứng viên có kinh nghiệm, năng lực đảm bảo cho cơng tác phỏng vấn có chất lượng và dễ dàng hơn.
Bảng 3.6. Số lượng sàng lọc ứng viên giai đoạn 2016 – 2018
Đvt: người Năm 2016 2017 2018 Chỉ tiêu 40 50 45 Tổng hồ sơ dự tuyển 710 815 955 Tổng hồ sơ được chọn 320 435 345 Tỉ lệ hồ sơ đạt (%) 45 53,37 36,13 (Nguồn: phịng Nhân sự)
Qua bảng thống kê trên có thể thấy số hồ sơ dự tuyển trong 3 năm 2016 – 2018 lần lượt là 710, 815, 955; trong khi số lượng cần tuyển chỉ ở các con số 40, 50, 45. Có thể thấy số lượng hồ sơ ứng tuyển vào công ty Manulife Việt Nam rất nhiều. Sở dĩ công ty nhận được lượng hồ sơ nhiều như vậy là do hầu hết các các mẫu quảng cáo tuyển dụng của công ty đều khá rõ ràng và thu hút được nhiều người xem. Nhìn vào bảng quảng cáo tuyển dụng, ứng viên có thể nắm được ngay vị trí cơng việc cần làm và biết được liệu rằng nó có phù hợp với mình hay khơng. Và do sự đãi ngộ về mức lương và các quyền lợi cũng được thể hiện khá chi tiết trong thơng báo tuyển dụng đó nên đã thu hút được nhiều hồ sơ ứng tuyển.
Thứ bảy: Phỏng vấn
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng của cơng ty vì thơng qua bước này công ty sẽ thấy được những yếu tố khác từ ứng viên mà hồ sơ xin việc khơng thể hiện hết được. Ví dụ như phong cách làm việc, nguyện vọng về công việc
36
và tính cách bề ngồi của ứng viên và những yếu tố này có thể giúp cơng ty biết được liệu rằng ứng viên này có phù hợp với cơng việc hay khơng và nó cũng sẽ ảnh hưởng nhiều đến việc ra quyết định chọn người trúng tuyển.
Hình thức phỏng vấn: phỏng vấn hội đồng: hội đồng phỏng vấn của công ty Manulife bao gồm: đại diện Ban Giám đốc, trưởng phòng Nhân sự và trưởng các phịng ban có nhu cầu tuyển dụng.
Phỏng vấn trải qua hai vòng: phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn tuyển chọn
Phỏng vấn sơ bộ:
Căn cứ vào mô tả, yêu cầu công việc và các thông tin của ứng viên trong hồ sơ, phịng nhân sự ln chuẩn bị sẵn các câu hỏi phỏng vấn cho các ứng viên để góp phần tiết kiệm thời gian và buổi phỏng vấn cũng diễn ra hiệu quả hơn. Các câu hỏi trong vòng phỏng vấn sơ bộ thường được đặt ra cụ thể là:
Giới thiệu bản thân (tên, tuổi, học vấn, kinh nghiệm làm việc, chỗ ở hiện tại…)
Hiểu biết của ứng viên đối với công ty (nguồn gốc của công ty, thời gian thành lập, uy tín trên thị trường…)
Tại sao bạn muốn làm việc cho công ty chúng tơi?
Trong q trình làm việc, nếu gặp khó khăn áp lực bạn sẽ giải quyết như thế nào?
Động lực thúc đẩy bạn làm việc mỗi ngày là gì?
Bạn đã từng làm việc cùng ngành Bảo hiểm bao giờ chưa?
Cách thức làm việc mà bạn thích: cá nhân, độc lập hay theo tổ, nhóm? Lý do?
Điểm mạnh và điểm yếu bạn tự nhận thấy ở bản thân mình là gì? Vấn đề quan trọng nhất bạn thấy ở vị trí cơng việc của mình là gì? Tiêu chuẩn đánh giá về sự thành cơng của bạn là gì?
37
Khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ quan sát thái độ, cách ứng viên phản ứng trả lời các câu hỏi cũng như khí chất của ứng viên. Qua đó, nhà tuyển dụng có thể hiểu rõ hơn phần nào về tính tình, quan niệm sống, sự nhanh nhẹn, nhạy bén và khả năng làm việc trong điều kiện áp lực cao của ứng viên trong ngành Bảo hiểm.
Sau khi phỏng vấn sơ bộ, hội đồng phỏng vấn sẽ họp và đánh giá ứng viên theo từng mức thang điểm và chọn ra người có thể đi tiếp ở vòng phỏng vấn tuyển chọn. Đối với ứng viên khơng trúng tuyển, phịng Nhân sự sẽ gửi email cảm ơn ứng viên vì đã dành thời gian đến phỏng vấn tại công ty. Đối với ứng viên trúng tuyển, phòng Nhân sự sẽ thông báo ngày giờ phỏng vấn lần 2 qua email.
Phỏng vấn tuyển chọn: vòng phỏng vấn sâu này sẽ có hội đồng phỏng
vấn là Ban lãnh đạo cấp cao, trưởng phòng Nhân sự và trưởng các phịng đang có nhu cầu tuyển dụng vì họ là những người có năng lực và kinh nghiệm chuyên môn cao. Dựa vào kết quả, các lưu ý về ứng viên trong vòng phỏng vấn sơ bộ để chuẩn bị sẵn các câu hỏi cho ứng viên ở vòng này. Những câu hỏi ở vòng này thường là các câu hỏi tình huống và cần sự giải quyết nhanh nhẹn của ứng viên và cũng có thể trong vịng này ứng sẽ có nhiều câu hỏi hơn về công việc cần được giải đáp. Hội đồng phỏng vấn cũng chuẩn bị sẵn những phương án trả lời để không phải rơi vào thế bị động khi bị đặt câu hỏi.
Sau khi kết thúc phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn sẽ họp và tiến hành chấm điểm cho mỗi ứng viên một cách khách quan, chính xác nhất. Ứng viên sẽ được chọn theo số điểm từ cao xuống thấp cho đến khi đủ chỉ tiêu. Các ứng viên bị loại sẽ được công ty gửi email cảm ơn và hồ sơ của họ vẫn được lưu lại đề phịng khi có đợt tuyển dụng đột xuất hoặc sử dụng cho đợt tuyển dụng kế tiếp.
Thứ tám: Xác minh, điều tra
Đây là bước tưởng chừng như không cần thiết nhưng thật sự nó là một bước quan trọng để đưa ra quyết định tuyển dụng. Xác minh thơng tin để cơng ty có thể hiểu rõ về ứng viên hơn, xem những thông tin mà ứng viên đã cung cấp cho công ty có
38
đúng là sự thật hay khơng, hạn chế tình trạng ứng viên khai báo sai sự thật. Bước này giúp làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ từ các gương mặt có triển vọng, giúp cơng ty biết thêm được trình độ, kinh nghiệm cũng như tính cách thật sự của ứng viên. Cách xác minh có thể dựa vào hồ sơ xin việc của ứng viên để liên hệ với bạn bè, đồng nghiệp cũ, lãnh đạo cũ của ứng viên.
Sau khi có kết quả phỏng vấn, trưởng phòng Nhân sự sẽ công bố kết quả và quyết định thử việc cho ứng viên được chọn và đưa Giám đốc ký duyệt.
Thứ 9: Ra quyết định tuyển dụng và thử việc, theo dõi
Dựa vào kết quả tuyển dụng đã được duyệt, phòng Nhân sự sẽ liên lạc với ứng viên và mời đến để nhận việc. Q trình thử việc tại cơng ty trong vịng 3 tháng.
Đối với các nhân viên mới buổi đầu thử việc, trưởng phòng Nhân sự hoặc lãnh đạo trực tiếp sẽ là người tiếp đón và có trách nhiệm giới thiệu cho nhân viên khái quát về công ty, giúp nhân viên biết được các nội quy, quy chế được ban hành trong công ty như: thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi, các quy định về khen thưởng hoặc kỷ luật… và hướng dẫn tạo mọi điều kiện cho nhân viên mới có thể làm quen và hội nhập với mơi trường mới một cách nhanh nhất có thể.
Trong quá trình thử việc, nhân viên mới sẽ ln được sự theo dõi sát sao và sự giúp đỡ của người có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong cùng bộ phận. Nhờ đó nhân