4.5.3 .Lễ nghi bắt tay
4.6. Những điều cần biết khi giao dịch kinh doanh
4.6.1. Những quy tắc trong giao dịch
Muốn đạt được kết quả tốt nhất trong giao dịch kinh doanh thì vừa phải thực tế vừa phải có nghệ thuật. Những quy tắc say đây sẽ giúp ta phần nào.
+ Khi chào hỏi, tốt nhất là gọi cả họ tên. Bước vào phịng khách, câu đầu tiên có thể là “Chào ông, rất hân hạnh được gặp ông”. Nhưng nếu ra nói: “Ơng Minh, chào ơng, tơi rất hân hạnh được gặp ơng” thì có vẻ nhiệt tình hơn. Tuy nhiên, nếu xưng hơ cả chức danh thì hiệu quả càng lý tưởng.
+ Nếu đối tác chưa mời ngồi, thì tốt nhất cứ đứng.
+ Khơng nên vội vàng đưa ra tư liệu, thư tín, quà cáp mang theo. Khi nào bạn nhắc tới những thứ đó mà đối tác có vẻ hứng thú lúc đó mới là thời cơ đưa ra tốt nhất. Ngoài ra, cần phải chuẩn bị kĩ để trả lời những câu hỏi đối tác về những vấn đề trong tư liệu.
+ Chủ động mở đầu đàm thoại, tranh thủ thời gian gặp gỡ. Mặc dầu đối tác đã biết mục đích chuyến viếng thăm, nhưng vẫn phải chủ động phát biểu. Có thể nhấn mạnh lại một số vấn đề.
+ Duy trì nhiệt tình hưởng ứng. Trong khi nói chuyện, nếu tỏ ra khơng nhiệt tình với vấn đề gì thì đối tác sẽ mất hứng nói tiếp. Có thể thể hiện buồn vui của mình xung quanh mục đích hội kiến, khơng cần kiềm chế tình cảm của mình một cách quá nghiêm ngặt.
+ Khi không kiềm chế nổi cơn tức giận của mình thì nên sớm kết thúc cuộc gặp gỡ. Tức giận sẽ làm cho mất đi thước đo khách quan để hiểu người khác và kiềm chế mình, làm hỏng chuyện của mình.
+ Trước khi gặp, hãy tự hỏi “Nên bước vào cửa đối tác với tình cảm gì?” Buồn tủi, đáng tiếc hay kính nể, cảm ơn? Kiềm chế cơn tức giận hay chế giễu. Căn cứ tình hình để chuẩn bị tình cảm trước sẽ làm cho bạn điểu khiển được xúc cảm của mình và biết cách lựa lời.
+ Học nghệ thuật nghe. Có hai yêu cầu đối với nghe, trước tiên là để cho đối tác có thời gian nói, sau đó là nghe hiểu ý ngồi lời. Nếu đối tác phát biểu trước khơng nên ngắt lời đối tác, cần tìm thời cơ thích hợp để hưởng ứng và khuyến khích đối tác tiếp tục nói.
+ Tránh những cử chỉ và tư thế bất nhã. Chơi vật nhỏ trong tay, thỉnh thoảng lại vuốt tóc, tặc lưỡi, xỉa răng, ngốy lỗ tai, nhìn móng tay hoặc trần nhà, tranh ảnh trên tường là nhữngđộng tác bất nhã.
+ Cần thật thà, thẳng thắn và mức độ. Nếu nói dối một việc nhỏ thì cố gắng sẽ thành công dã tràng. Đối tác nghi ngờ khơng thật thà thì mọi tài năng sẽ trở nên mờ nhạt. Khơng ai là hồn hảo cả, có thể thẳng thắn thừa nhận thiếu sót của mình. Khi bình luận người thứ ba cần độ lượng và có mức độ. Nếu chua ngoa quá người ta sẽ nghĩ: “Biết đâu sau này anh ta cũng bình luận mình như vậy trước kẻ khác”.
+ Học cách nói rõ ràng. Nói minh bạch sẽ có lợi cho ta suốt đời. Nói mà khơng biết khái quát sẽ gây ác cảm, nói mà khơng có trọng tâm, lộn xộn sẽ kiến người khác chán. Nói chung, nếu chưa bao giờ nghĩ tới việc lời nói của mình có gây ác cảm cho người khác khơng thì chính ta đã gây ác cảm cho người khác.
+ Tự mình kiểm tra âm sắc và ngữ điệu. Hãy ghi âm lời nói của mình 5 phút rồi nghe xem có rõ ràng khơng? Âm họng âm mũi có nặng q khơng? Tốc độ nói như thế nào? Ngữ điệu có già dặn và tẻ nhạt khơng? Ngữ điệu đầy sức sống sẽ làm cho mình trẻ ra, tốc độ nói nhanh hơn nói chuyện phiếm một chút sẽ tựnhiên hơn. Bình thường cần phải chú ý tập luyện khả năng này.
+ Chú ý trang phục và đầu tóc. Lần đầu tiên tiếp xúc để cho đối tác ấn tượng mình lơi thơi lếch thếch, thì ta nói gì chăng nữa cũng kém hiệu quả. Những ai bình thường khơng để ý ăn mặc, trước khi gặp gỡ nên hỏi ý kiến những người hiểu biết, để họ căn cứ tuổi tác, thân hình, nghề nghiệp và góp ý về cách ăn mặc và kiểu tóc.
+ Nếu thâm niên và học vị của đối tác thấp hơn, cần đặc biệt lưu ý đừng tỏ ra mình là bề trên. Khi giới thiệu cần phải thận trọng một chút, nên tỏ ra kính trọng đối tác. Tránh việc quan tâm quá mức và giáo huấn, nên tỏ thái độ chân thành và hợp tác.
+ Kết thúc cuộc gặp, nhớ cầm mũ, găng, túi sách của mình. Lời chào từ biệt nên ngắn gọn, hãy kiềm chế, đừng đưa ra chủ đề mới trước khi ra khỏi cửa, vì khơng có lý do gì cho rằng tạm biệt sẽ là đỉnh cao cuộc gặp.
4.6.2. Phương pháp trò chuyện trong giao dịch
+ Khi nói chuyện cần tự nhiên, lời nói hồ nhã thân mật, chính xác. Khi nói có thể làm cử chỉ nhưng động tác không nên quá mạnh mẽ, càng không nên khua chân múa tay, không nên dùng tay chỉ vào người ta. Khi nói chuyện, không nên cách đối tác xa quá hoặc gần quá, không nên kéo tay kéo hoặc vỗ vai.
+ Tham gia nói chuyện với người khác cần phải chào hỏi trước. Khi người khác nói chuyện riêng khơng nên đến gần để nghe. Nếu có việc cần gặp người đang nói chuyện, nên để họ nói hết. Có người chủ động nói chuyện với ta, nên vui vẻ bắt chuyện. Người thứ ba vào cuộc nói chuyện nên biểu thị hoan nghênh bằng bắt tay, gật đầu hoặc mỉm cười. Phát hiện có người muốn trao đổi với ta nên chủ động hỏi. Khi đang nói chuyện có việc cần giải quyết hoặc cần rời đi thì nên xin lỗi đối tác rồi hãy bỏ đi.
+ Có nhiều người nói chuyện thì nên tìm cách nói với mỗi người vài câu, khơng nên chỉ nói với một haingười mà khơng để ý đến người khác cũng có mặt trong buổi nói chuyện. Cũng khơng nên chỉ trao đổi cơng việc chỉ có hai người cịn để người thứ ba ngồi khơng.
+ Trong khi giao tiếp, phát biểu cũng phải để cho người khác phát biểu, người khác nói ta cũng nênbiểu thị ý kiến của mình lúc thích hợp. Khơng nên đưa ra những vấn đề không liên quan tới nội dung buổi nói chuyện. Khi đối tác đề cập những vấn đề khó nói, khơng nên tỏ thái độ ngay mà nên chuyển sang câu chuyện khác.
+ Khi trao đổi nên nhìn đối tác để biểu thị sự chú ý lắng nghe. Khi đối tác phát biểu, không nên nhìn chỗ khác lơ là, tỏ vẻ bồn chồn, cũng khơng nên vươn vai, nhìn đồng hồ, chơi các đồ lặt vặt.
+ Nội dung trao đổi nên có sự kiêng kỵ, như khơng đề cập tới chuyện chết chóc, bệnh tật, ly kỳ, giật gân. Khơng nên địi hỏi tuổi tác và tình trạng hơn nhân của phụ nữ. Khơng nên
hỏi những việc riêng của người khác như thu nhập, tài sản gia đình… Nội dung câu chuyện
làm cho đối tác khơng hài lịng thì nên xin lỗi hoặc chuyển sang chủ đề khác, khi nói chuyện khơng phê bình người lớn tuổi hơn hoặc cấp trên. Khi trao đổi với thương gia nước ngồi,
khơng bình luận về nội dung chính của nước họ, khơng chế giễu, chê cười người khác. Cũng không nên tuỳ tiện bàn về vấn đề tôn giáo.
+ Đàn ông không nên tham gia nhóm nói chuyện của phụ nữ, khơng nói chuyện quá
lâu với phụ nữ để người xung quanh có ác cảm. Nói chuyện với phụ nữ cần phải nhường nhịn, thận trọng, không đùa cợt, tranh luận quá mức.
+ Khi trao đổi nên sử dụng chữ lễ phép như xin mời, cám ơn, xin lỗi làm phiền ông quá… Khi chào tạm biệt thường nói: rất vui được gặp ngài, hy vọng còn dịp gặp lại, chúc anh cuối tuần vui vẻ, xin gửi lời chào gia quyến…
+ Trong khi giao tiếp không bịn rịn q lâu, khơng lớn tiếng tranh luận, khơng nói lời xấc xược.
CÂU HỎI ÔNTẬP VÀ THẢO LUẬN
1. Giao dịch kinh doanh nhằm những mục tiêu gì và theo các hình thức nào?
2. Hãy trình bày thuật khẩn cầu và thuật nói dối khơng ác ý trong giao dịch kinh doanh?
3. Năng lực giao dịch kinh doanh được thể hiện bằng các yếu tố nào? Theo anh (chị) yếu tố nào là quan trọng và quyết định năng lực giao dịch?
4. Trình bày những nội dung cơ bản của giao dịch kinh doanh? 5. Trình bày những lễ nghi trong giao dịch kinh doanh?
6. Khi giao dịch kinh doanh cần theo những nguyên tắc nào? Có những phương pháp trò chuyện nào trong giao dịch kinh doanh?
CHƯƠNG 5
ĐÀM PHÁN KINH DOANH
5.1. NHỮNG NGUYÊN LÝ CƠ BẢNCỦA ĐÀM PHÁN KINH DOANH