4.5.3 .Lễ nghi bắt tay
5.1.2. Các yếu tố đàm phán và sách lược đàm phán kinh doanh
1. Ba yếu tố của đàm phán
a. Bối cảnh: Bối cảnh là một nhân tố hạt nhân của cuộc đàm phán. Nó ảnh hưởng tới
sự đánh giá hiện thực cũng như quyết định sau này. Bối cảnh bao gồm tình hình kinh tế của đối tác, vấn đề ưu tiên, giá cả, nhu cầu thực sự và sức ép từ bên ngồi…
Trong q trình đàm phán, sách lược chung là giấu kín bối cảnh của mình, thăm dị bối cảnh của đối tác. Ta biết càng nhiều về lợi ích, sự hạn chế và điểm chết của đối tác bao nhiêu thì có lợi bấy nhiêu. Vậy thăm dị bối cảnh như thế nào?
- Triển khai sớm. Triển khai càng sớm thì càng dễ thăm dị bối cảnh đối tác.
- Bí mật điều tra. Trướckhi đàm phán thăm dị bối cảnh cần phải bình tĩnh và làm có bài bản. Nếu làm ra vẻ ngù ngờ và không biết cách đối phó, thì có người sẽ giúp ta bằng cách cung cấp tình hình bối cảnh và những lời khuyên chân thành. Ta hãy hỏi nhiều hơn là trả lời.
- Tìm đúng đối tượng. Một là tìm người thân cận của đối tác như thư ký, cán bộ, vợ (hoặc chồng) , kỹ sư hoặc khách hàng cũ. Hai là tìm người thứ ba, tức là những người đã từng đàm phán với đối tác để rút kinh nghiệm của người đi trước.
- Quan sát hành động nhượng bộ của đối tác. Tức là tìm hiểu khả năng chịu đựng thực sự của đối tác, hoặc khéo léo nêu ra mức “ giá tối thiểu” (trên thực tế vẫn chưa là thấp nhất) để gợi ý đối tác mức có thể dao động.
b. Thời gian. Đàm phán không là một thời điểm, mà là một q trình, có khởi điểm và
kết điểm (còn gọi là điểm chết). Trong bất cứ cuộc đàm phán nào, gần đến “ điểm chết” mới có được kết quả. Vì vậy, nếu trong cuộc đàm phán để cho đối tác biết được điểm chết của mình sẽ khơng có lợi. Đối tác sẽ nấn ná đến gần điểm chết mới tung con át chủ bài để buộc nhượng bộ.
- Cần phải kiên nhẫn. Vì sự nhượng bộ hoặc thoả thuận thường xuất hiện vào lúc gần hoặc sau điểm chết, vì vậy người đàm phán cần phải kiên nhẫn và chịu đựng sức ép của đối tác.Cần phải học cách kiềm chế khả năng tự vệ, bình tĩnh và nhanh trí chớp lấy thời cơ.
- Quyết không cho đối phương biết điểm chết của mình.Cần phải nhớ rằng điểm chết có thể co giãn, đừng có khư khư giữ lấy điểm chết một cách mù quáng mà phải cân nhắc lợi ích và thiệt hại khi tiếp cận hoặc vượt quá điểm chết.
- Quan sát thái độ của đối tác. Đối tác sẽ cố gắng bình tĩnh và tỉnh táo, điều đó cho họ thấy có điểm chết. Nói chung bề ngồi thì bình tĩnh nhưng trong nội tâm thì rất căng thẳng và chịu sức ép.
- Biết rằng là có lợi cho mình mới có hành độngbước ngoặt.Sức ép thường xuất hiện khi gần tới điểm chết, vì vậy khơng thể đạt được kết quả tốt đẹp nhanh chóng nếu thiếu kiên quyết và thiếu kiên trì.
c. Quyền lực. Người nào cũng có quyền lực, cịn quyền lực mạnh hay yếu phụ thuộc
rất lớn vào lòng tin mạnh mẽ hay yêú ớt, vào việc khéo sử dụng nó như thế nào để đạt được mục đích của mình.
- Quyền lực tiềm tàng. Đó là chỉ những thứ mà theo tập quán hoặc trong nhận thức của người ta cho rằng không thể thách thức và vượt qua.
- Quyền lực hợp pháp. Thường biểu hiện bằng “ bảng giá” và “ công văn”. Cần phải nhớ rằng chỉ khi nào nhận biết được và tuân thủ thì quyền lực mới hiệu lực, cho nên có thể mạo hiểm nhưng phải ơn hồ và từ từ, nếu xuất hiện kết quả ngược lại thì sẽ khơng bị nguy khốn. Nếu khơng chịu mạo hiểm vừa phải thì sẽ bị đối phương khống chế.
- Quyền lực hứa hẹn. Bất cứ kế hoạch gì cũng cần có sự hứa hẹn của người khác để phối hợp hành động. Dù cho mình đang làm một việc “ được ăn cả, ngã về không”, cũng khơng được thổ lộ “ quyết tâm” của mình, mà hãy đến nhà các bạn thuyết phục họ hứa hẹn giúp đỡ, cùng tham gia vạch kế hoạch và chịu một phần trách nhiệm.
- Quyền lực chuyên môn. Trong cuộc sống, nếu người ta biết ta có chun mơn, có kỹ năng đặc biệt và kinh nghiệm hơn họ thì họ sẽ đối xử với ta với thái độ vừa kính trọng vừa nể nang. Khi đàm phán, nên lợi dụng thái độ kính nể này. Khi cần thiết có thể mời một số chuyên gia tham gia đội ngũ đàm phán của mình.
2. Sách lược đàm phán kinh doanh
Nói chung, sách lược đàm phán biến hố theo nội dung, thời gian, địa điểm và môi trường đàm phán, nhưng dù biến hoá lớn lao đến mấy, một số sách lược cơ bản nhất vẫn có ý nghĩa chỉ đạo phổ biến.
- Tạo ra cạnh tranh. Trong đàm phán trước tiên cần có quan điểm cạnh tranh, cần cho đối tác biết rằng mình khơng phải chỉ mỗi cơ may làm ăn này, đối tác không phải là bạn hàng duy nhất.
- Từng bước tiến tới. Đàm phán cốt là để đạt được mục đích của mình, nhưng rất nhiều trường hợp khơng thể đạt tới mục đích ngay được. Cần bình tĩnh, suy nghĩ chín chắn, nắm được tâm lý đối tác, chia nhỏ mục tiêu của mình, khéo léo dụ cho đối tác cắn câu, từng bước thực hiện mục tiêu đã được chia nhỏ cho đến khi đạt được toàn bộ mục tiêu.
- Gây áp lực. Trong khi đàm phán, bí quyết cơ bản đạt được hiệu quả cuối cùng là buộc đối tác tăng dần đầutư về thời gian và tinh thần.
- Giả câm giả điếc. Trong đàm phán để cho đối tác phát biểu hùng hồn, ta cứ giả câm giả điếc, rồi lễ phép nói: “ Thưa ngài, tơi chưa rõ”. Đối tác phải nói lại và giải thích đồng thời cảm thấy buồn phiền vì mất thời gian, nghi ngờ kế hoạch chu đáo và lịng tự tin của chính mình. Sự bồn chồn lo lắng sẽ dẫn tới việc đối tượng xuống nước.
- Nêu ra mục tiêu cao. Khi đàm phán, nêu ra u cầu cao hơn dự tính để có thể thoả hiệp. Đặt ra mục tiêu cao sẽ được lời lớn.
- Trao đổi vị trí. Trong đàm phán, mặc dầu, có quyền quyết định, những vẫn làm ra vẻ đại diện của sếp. Hơn nữa, nếu khơng nói với giọng có chức quyền, mà thường xuyên nói: “ Nếu tơi có quyền quyết định…” thì sẽ chiếm ưu thế. Nêú nói đối tác, khơng có quyền quyết định cuối cùng, thì sẽ giành được thời gian để suy nghĩ, đắn đo, nắm vững bối cảnh và dụng ý thực sự của đối tác.
- Giấu giếm tình cảm. Khi đàm phán, cần phải danh lợi, đừng có bộc lộ nội tâm của mình. Nếu để đối tác biết được động cơ, quyền hạn, và thời hạn cuối cùng của mình, tức là nắm được bối cảnh và điểm chết, ta sẽ rơi vào thế bất lợi. Ngược lại, cần quan sát tâm lý diễn
biến của đối tác, cố gắng nắm động cơ, quyền hạn và điểm chết của đối tác để tranh thủ chuyển động, bảo đảm đàm phán có kết quả.
- Tuỳ cơ ứng biến. Nếu đàm phán có khả năng bế tắc, cần phải đình chỉ đàm phán,
hoặc nói thác là cần xin ý kiến của cấp trên.
- Tránh việc thoả thuận nhanh chóng. Đàm phán thoả thuận quá sớm sẽ không đủ thời gian để nắm được tồn bộ vấn đề. Thơng thường thì cần phải có ý thức kéo dài thời gian thoả thuận để có thời gian suy xét kỹ xem đối tác cịn có nhân tố nào rằng buộc mình. Tuy nhiên, trong trường hợp đối tác chưa có sự chuẩn bị, thoả thuận nhanh chóng cũng có thể mang lại thành công.
- Đừng để đối tác mất thể diện. Trong đàm phán vừa phải làm đối tác nhượng bộ từng bước vừa bảo đảm thể diện cho họ. Cần chuẩn bị những nấc thang để đối tác nhượng bộ trong danh dự và thoải mái tinh thần.