4.5.3 .Lễ nghi bắt tay
5. 13 Nghệ thuật bảo đảm thành công trong đàm phán
5.2 Chuẩn bị đàm phán kinh doanh
Chuẩn bị đàm phán kinh doanh là một việc rất khó khăn, phức tạp nhưng rất quan trọng. Có thể nói, khâu chuẩn bị chu đáo quyết định tới 50% kết quả cuộc đàm phán. Vì thế địi hỏi các thành viên tham gia đàm phán có tinh thần trách nhiệm và trình độ hiểu biết. Có hai quy tắc cần ghi nhớ trong qúa trình chuẩn bị đàm phán kinh doanh.
Quy tắc 1: Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị đàm phán kinh doanh.
Quy tắc 2: Làm việc có phương pháp và theo kế hoạch.
Mỗi cuộc đàm phán có những nội dung, u cầu và tính chất riêng nhưng nhìn chung đểtiến hành một cuộc đàm phán, cần chuẩn bị một số công việc cụ thể sau:
- Các cơng việc có liên quan đến việc đề ra sáng kiến tổ chức và lập kế hoạch đàm phán.
- Các công việc cụ thể chuẩn bị cho đàm phán (chuẩn bị chi tiết).
- Các công việc soạn thảo, biên tập tài liệu có liên quan tới cuộc đàm phán.
- Các công việc luyện tập nhằm đề phịng, xử lý các tình huống có thể xảy ra trong q trình đàm phán.
- Phân tích sơ bộ đề ra mục tiêu, xác định chủ đề dự kiến các thành viên tham gia đàm phán.
Để nắm quyền chủ động và đề ra sáng kiến tổ chức tốt cuộc đàm phán, phải có các yếu tố sau đây:
+ Tính tích cực, chủđộng, nhạy bén và óc linh cảm (yếu tố đầu tiên) + Khả năng phân tích sơ bộ
+ Khơi lượng công việc cần phải giải quyết.
Trước khi tiến hành đàm phán, phải xác định rõ nhu cầu, mục tiêu của cuộc đàm phán, lựa chọn đề tài, thời điểm thích hợp và sau đó mới thoả thuận với đối tác. Có như vậy doanh nghiệp mới giành được quyền chủ động và kiểm sốt được tình hình trong quá trình đàm phán.
5.2.2. Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh
Trong quá trình xây dựng kế hoạch cần hết sức tỉ mỉ, chính xác, định rõ những việc cần phải làm, biện pháp tiến hành trong q trình đàm phán. Điều đó cho phép ta kiểm sốt chặt chẽ tiến bộ công việc theo dự kiến, tính tốn chi phí. So sánh tài liệu, thơng tin thu được với chỉ tiêu, kế hoạch ban đầu nhằm mục đích nhu cầu và khả năng thực hiện đề án đó.
Q trình xây dựng kế hoạch đàm phán cần xuất phát từ một nguyên lý đã được khẳng định. Kế hoạch là sự thiết lập, tính tốn trình tự cơng việc, thao tác, thời hạn chi phí và khả năng thực hiện mục tiêu.
Việc xây dựng kế hoạch đàm phán cần thực hiện các thao tác sau:
- Đề ra và kiểm tra các dự kiến về cuộc đàm phán
- Xác định những nhiệm vụ cơ bản, trước mắt của việc đàm phán.
- Tìm kiếm phương pháp, bước đi thích hợp nhằm giải quyết nhiệm vụ đó (Nghĩa là đề ra cách thức giải quyết vấn đềthông qua đàm phán).
- Phân tích yếu tố, khả năng bên ngoài, bên trong (chủ quan, khách quan) của việc thực hiện kế hoạch đàm phán.
- Xác định những nhiệm vụ ngắn hạn trung hạn cho cuộc đàm phán và mối liên quan
trong việc thực hiện thực hiện các nhiệm vụ.
- Đề xuất biện pháp thực hiện các nhiệm vụ kể trên (bao gồm lập chương trình và kế hoạch cho từng giai đoạn), phát hiện và xử lý kịp thời những bế tắc xuất hiện trong quá trình đàm phán.
Phân chia kế hoạch tổng quát thành các kế hoạch chi tiết.
Qua các thao tác phân kế hoạch tổng quát sẽ đề ra được chương trình làm việc cụ thể có sự điều chỉnh cần thiết các chi chi tiết trong kế hoạch nhằm thực hiện kế hoạch đàm phán đạt kết quả.
Mục tiêu của việc xây dựng kế hoạch chi tiết đàm phán là:
- Cho phép chỉ ra những nhiệm vụ cụ thể, số lượng, chất lượng công việc, các thao tác phải làm trước khi tiến hành đàm phán, tạo điều kiện thay đổi kịp thời những chi tiết cần thiết cho cuộc đàm phán, xây dựng các phương án khác nhau, tạo điều kiện tối ưu cho việc ra quyết định.
- Xác định và khơi thông những khâu bế tắc, loại trừ khó khăn trong q trình đàm
phán, phối hợp với các hành động, các thao tác, biện pháp bố trí chúng theo thời gian đàm phán cho phù với quan điểm chuyên môn, nghề nghiệp.
- Cho phép định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, kiểm tra việc thực hiện trách nhiệm và quyền hạn đó, kích thích, động viên tinh thần sáng tạo của thành viên trong việc chuẩn bị đàm phán.
Lên các loại kế hoạch cần thiết phục vụ cho việc tiến hành đàm phán:
- Kế hoạch chung: đây là kế hoạch của các kế hoạch. Trong kế hoạch chung có định rõ từng loại cơng việc, thời hạn hồn thành và người thực hiện.
- Kế hoạch chiến lược: Chính là đường lối, phương hướng, chương trình hành động
nhằm đạt mục tiêu đề ra. Tất nhiên khi chuẩn bị kế hoạch này cần kiểm tra, đánh giá phê phán, phân định rõ tất cả các mục tiêu cần phải đạt, các nhiệm vụ cần phải được thực hiện trong quá trình đàm phán.
- Kế hoạch chiến thuật: Bao gồm danh sách các biện pháp phương pháp giải quyết
những nhiệm vụ củatừng giai đoạn. Thực hiện các biện pháp đó nhằm hồn thành nhiệm vụ
cơ bản, chiến lược.
- Kế hoạch thực hiện cụ thể: là chương trình hành động nhằm giải quyết những nhiệm vụ riêng biệt của đàm phán (có thể coi đây là kế hoạch chiến thuật ở mức độ cụ thể,chi tiết).
- Kế hoạch thông tin và thu thập tài liệu: Đây là kế hoạch phức tạp nhất, gay cấn nhất trong hệ thống kế hoạch cần phải chuẩn bị cho cuộc đàm phán.
Trước hết người đề xướng cuộc đàm phán cần tìm nguồn thơng tin, sau đó nghiên cứu các loại số liệu thu được từ các nguồn thơng tin đó và cuối cùng là phối hợp hoạt động của các cơ quan, bộ phận, cá nhân nhằm thu nhập thơng tin có hiệu quả. Thơng thường các cơ quan, bộ phận và người thừa hành mắc phải sai lầm là coi việc thu nhập thông tin là nhiệm vụ thứ yếu của mình. Thơng tin thu được chỉ là thơng tin thơ chưa được xử lý và hệ thống hố
theo yêu cầu, nhưng nếu thơng tin đó phản ánh sai, tin giảsẽ làm chậm trễ, phá kế hoạch, thời
hạn, làm cho việc chuẩn bị đàm phán bị kéo dài, vì thế để làm tốt cơng tác này, kế hoạch
thông tin và thu nhập tài liệu phải chỉ rõ: + Nguồn thông tin
+ Khối lượng thông tin đã thu nhập được + Người thu thập
+ Thời hạn hoàn thành
+ Kế hoạch lựa chọn và hệ thống hố tài liệu, thơng tin.
Kế hoạch này đòi hỏi phải quy định được cấu trúc sắp xếp tài liệu đã thu được, tiêu chuẩn lựa chọn thơng tin đó (ở đây tiêu chuẩn và cấu trúc là các khái niệm có ý nghĩa rộng).
- Kế hoạch triển khai đàm phán theo thời gian: Quy định khuôn khổ kế hoạch làm việc của cuộc đàm phán.
Cơ sở để lập kếhoạch này đã được thoả thuận và ấn định thời gian tiến hành đàm phán (tuy nhiên chưa thể phân bố thời gian cụ thể cho từng giai đoạn, từng vấn đề trong cuộc đàm phán).
So với cá loại kế hoạch khác, kế hoạch triển khai đàm phán theo thời gian thường hay bịthay đổi. Vì vậy khi lập kế hoạch này cần linh động, có thể đưa ra một vài phương án.
5.2.3. Tập dượt các phương án đàm phán kinh doanh
Tập dượt các phương án đàm phán
Diễn tập bằng suy nghĩ: Hình dung trong óc diễn biến q trình đàm phán. Khâu tập
luyện này nhằm chuẩn bị tư tưởng sẵn sàng trước khi bước vào đàm phán.
Có một cách ghi nhớ những ý kiến, tư tưởng, nhiệm vụ chính của cuộc đàm phán tỏ ra rất có tác dụng như:
- Tìm hiểu và ghi nhớ thứ tự các phần, các giai đoạn đàm phán.
- “Nhập tâm và tiêu hoá” phần cơ bản của cuộc đàm phán (dựa vào các khái niệm then
chốt).
Diễn tập bằng lời: Trước khi bước vào các cuộc đàm phán quan trọng có thể dùng
máy ghi âm để luyện tập bằng lời (tập phát biểu), qua đó kiểm tra cấu trúc ngữ pháp của bài phát biểu.
Việc luyện tập phát biểu có ý nghĩa rất quan trọng. Vì tư duy kết hợp với nói to giúp cho bài phát biểu thêm rõ ràng cụ thể hơn, hình dung bức tranh về cuộc đàm phán sẽ diễn ra càng rõ ràng hơn. Có thể luyện tập bằng cách đóng vai cùng với đồng nghiệp (đồng nghiệp đóng vai đối tác ).
Đây là thao tác cuối cùng của khâu chuẩn bị. Cách luyện tập này thường giúp cho những cuộc đàm phán lớn đem lại hiệu quả cao. Trong trường hợp có một số thành viên tham gia đàm phán, cốt lõi là phải có sự chuẩn bị phối hợp hành động nhịp nhàng, tương trợ, ủng hộ lẫn nhau nhằm đạt yêu cầu chung.