Nguồn: nhóm sinh viên tự tổng hợp
Diễn giải quy trình:
Kế tốn trưởng căn cứ vào các chứng từ kèm theo của người đề nghị chi tiền có thể là bảng thanh tốn lương và các khoản trích bảo hiểm xã hội, hóa đơn GTGT,... tiếp hành đối chiếu kiểm tra đầy đủ phê duyệt của các bộ phận liên quan, hợp lí, hợp lệ sau đó tiến hành lập và in phiếu chi.
Căn cứ các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của công ty Giám đốc xem xét phê duyệt phiếu chi kế toán trưởng đã lập.
Phiếu chi mà giám đốc đồng ý ký duyệt giao lại cho thủ quỹ để chi tiền cho người đề nghị chi tiền và tiến hành nhập sổ quỹ tiền mặt.
Sau khi hồn tất các thủ tục kế tốn trưởng dựa vào các chứng từ và sổ quỹ đã nhập để ghi nhận nghiệp vụ vào phần mềm và lưu trữ các chứng từ kế toán. Phần mềm tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết các phần hành của kế toán tài khoản liên quan.
2.4.3.2 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Tính lương cho cơng nhân viên. - Thuê xe
- Xuất kho vật liệu sử dụng. - Khấu hao TSCĐ
2.4.3.3 Phương pháp kế toán 2.4.3.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng
- Phiếu chi - Phiếu kế toán - Ủy nhiệm chi
- Bảng phân bổ TSCĐ, CCDC (Xem chứng từ phụ lục số 1)
2.4.3.3.2 Tài khoản sử dụng
Tài khoản cấp 1 642 - Chi phí quản lí doanh nghiệp gồm 6 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý.
- Tài khoản 6422 - Chi phí vật liệu quản lý. - Tài khoản 6423 - Chi phí đồ dùng văn phịng. - Tài khoản 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Tài khoản 6425 - Thuế, phí và lệ phí.
Trường Đại học Cơng Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh Thực tập Doanh nghiệp 2
- Tài khoản 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngồi.
2.4.3.3.3 Sổ kế toán sử dụng
- Sổ nhật ký chung - Sổ cái tài khoản 642. - Sổ chi tiết tài khoản 6421. - Sổ chi tiết tài khoản 6422. - Sổ chi tiết tài khoản 6423. - Sổ chi tiết tài khoản 6424. - Sổ chi tiết tài khoản 6425. - Sổ chi tiết tài khoản 6427. (Xem sổ phụ lục số 2)
2.4.3.3.4 Minh họa một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 1: Ngày 29/02/2020 Cơng ty trả phí th xe bằng tiền mặt theo phiếu
chi số PC.020/02 với số tiền 8.000.000 đồng (Xem chứng từ phụ lục số 1). Kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 6421: 8.000.000 đồng Có TK 1111: 8.000.000 đồng
Nghiệp vụ 2: Ngày 31/01/2020 Tính lương phải trả cho nhân viên bộ phận quản
lý theo phiếu kế toán PKT.002/01 với số tiền 10.000.000 đồng. ( Xem phụ lục số 1) Kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 6421: 10.000.000 đồng Có TK 3341: 10.000.000 đồng.
Nghiệp vụ 3: Ngày 05/10/2020 Công ty chi trả tiền mua xăng sử dụng bộ phận quản lý theo phiếu chi số PC.003/10 và hóa đơn GTGT số 0437598 với số tiền 1.500.000 đã bao gồm thuế, thuế xuất thuế GTGT 10%. (Xem phụ lục số 1)
Kế toán ghi nhận như sau: Nợ TK 6427: 1.363.636 đồng Nợ TK 1331: 136.364 đồng
Có TK 1111: 1.500.000 đồng
Nghiệp vụ 4: Ngày 31/12/2020 kết chuyển số dư tài khoản 6421 để xác định kết
quả kinh doanh trong năm theo chứng từ số KC.05 số tiền là 58.257.000 đồng. Kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 911: 58.257.000 đồng Có TK 6421: 58.257.000 đồng
2.4.3.3.5 Nhận xét
Ưu điểm
Về sổ sách, chứng từ: Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng các chứng từ cho việc hạch toán phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cơ sở pháp lý và đúng theo mẫu của thơng tư 200/2014/TT-BCT của Bộ tài chính ban hành. Chứng từ được phân loại, hệ thống hóa theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào lưu trữ.
Về tổ chức cơng tác kế tốn: Quy trình kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp của cơng ty được tổ chức tương đối hồn chỉnh.
Về tài khoản sử dụng: Hiện tại doanh nghiệp đang áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Để phù hợp với tình hình đặc điểm của cơng ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2 nhằm phản ánh một cách chi tiết cụ thể hơn chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh tại cơng ty.
Trường Đại học Cơng Nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh Thực tập Doanh nghiệp 2
Tồn tại
Một số chứng từ như phiếu kế tốn, hóa đơn GTGT,phiếu chi.. chưa có đủ chữ ký quy định.
2.4.4 Chi phí khác
Chi phí khác: phản ánh những chi phí phát sinh do các nghiệp vụ và sự kiện riêng biệt với các hoạt động phản ánh chi phí thơng thường của doanh nghiệp.
2.4.4.1 Quy trình