Bàn về hoạt động quản lí liên kết đào tạo và người quản lí, đối tượng được quản lí chúng ta cần tìm hiểu người quản lí phải làm gì – Đó cũng chính là tìm hiểu các chức năng cần thiết phải thực hiện trong công tác quản lí hoạt động liên kết đào tạo này [24].
Có bốn chức năng quản lí cơ bản sau đây: - Kế hoạch hoá (Planning)
- Tổ chức (Organizing)
- Chỉ đạo, lãnh đạo (Leading) - Kiểm tra (Controlling)
1.2.3.1. Kế hoạch hoá
a. Kế hoạch hoá là một chức năng quản lí.
Kế hoạch hoá có nghĩa là xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai của tổ chức và các con đường, biện pháp, cách thức để đạt được mục tiêu, mục đích đó. Có ba nội dung chủ yếu của chức năng kế hoạch hoá:
- Xác định, hình thành mục tiêu đối với tổ chức.
- Xác định và đảm bảo, có tính chắc chắn, về các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu này.
- Quyết định xem những hoạt động nào là cần thiết để đạt được các mục tiêu đó.
b. Các loại kế hoạch
mục tiêu chính sau đây: Mục tiêu chiến lược, mục tiêu chiến thuật, mục tiêu tác nghiệp.
Xuất pháp từ ba loại mục tiêu trên có ba loại kế hoạch:
- Kế hoạch chiến lược: Là các bước hoạt động chi tiết được vạch ra để đạt được mục tiêu chiến lược. Những kế hoạch này hướng vào những vấn đề lớn như: cần phải hoạt động như thế nào để đáp ứng các điều kiện đang thay đổi; cần phân phối nguồn lực như thế nào trong phạm vi toàn bộ tổ chức; những hành động nào cần tiến hành để tạo nên một nỗ lực chung, thống nhất và có sức mạnh trong toàn bộ tổ chức để có thể đạt được mục tiêu chiến lược. Kế hoạch chiến lược thường có thời hạn từ 3 đến 5 năm cho một tổ chức và dài hạn hơn là 10 năm hoặc 15 năm cho một ngành hoặc một quốc gia, kế hoạch chiến lược được xây dựng ở cấp quản lí cao nhất.
- Kế hoạch trung hạn (giai đoạn): Là những cách thức được vạch ra để hỗ trợ cho việc triển khai kế hoạch chiến lược cũng như đạt được các mục tiêu trung hạn cụ thể. Kế hoạch này có thời hạn từ 1 đến 3 năm cho một tổ chức, từ 3 đến 5 năm cho một ngành hoặc một quốc gia, kế hoạch này được xây dựng bởi cấp quản lí trung gian.
- Kế hoạch tác nghiệp: Là các biện pháp được hoạch định để triển khai kế hoạch chiến thuật và đạt được mục tiêu tác nghiệp. Nói chung loại kế hoạch này có thời hạn dưới 1 năm, thậm chí thời hạn tính theo tháng, tuần, ngày và do cấp quản lí thấp nhất xây dựng.
Để phân biệt các loại kế hoạch cần dựa vào các tiêu chí sau: khung thời gian, phạm vi, độ phức tạp và ảnh hưởng, tính độc lập tương đối.
Bảng: 1.1. Tám lĩnh vực cần quan tâm do tác giả Drucker đề xuất khi xác định mục tiêu chiến lược.
Tám lĩnh vực cho tổ chức sinh lời Tám lĩnh vực cho tổ chức không sinh lời
1. Thị phần cần chiếm lĩnh
2. Sự đổi mới về sản phẩm và những đổi mới công nghệ cần thiết
3. Nguồn nhân lực 4. Nguồn tài chính 5. Nguồn vật lực 6. Năng suất lao động 7. Trách nhiệm xã hội 8. Lợi nhuận
1. Nhu cầu xã hội cần đáp ứng
2. Sự đổi mới về sản phẩm dịch vụ xã hội và đổi mới phương thức hoạt động tương ứng
3. Nguồn nhân lực 4. Nguồn tài chính 5. Nguồn vật lực 6. Hiệu quả hoạt động 7. Trách nhiệm xã hội 8. Lợi ích của tổ chức
c. Quá trình lập kế hoạch
Bước 1: Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu đòi hỏi phải xem xét và hiểu kỹ sứ mệnh của tổ chức và sau đó xác định những mục tiêu cụ thể, những mục tiêu này là sự chuyển dịch sứ mệnh của tổ chức mà thành. Vì những mục tiêu này sẽ đòi hỏi sử dụng một phần rất lớn các nguồn lực cũng như phải quản lí rất nhiều hoạt động, nên xác định mục tiêu là một trong những bước có tính quyết định của quá trình lập kế hoạch.
Bước 2: Làm rõ các mục đích và chiến lược hiện tồn tại
Làm rõ những mục đích và chiến lược đang tồn tại, đang phát huy tác dụng đến hoạt động của tổ chức.
Bước 3: Phân tích môi trường
Lãm rõ những cách thức mà những biến đổi về môi trường chính trị pháp lý, văn hóa, xã hội, kinh tế, kỹ thuật có thể ảnh hưởng gián tiếp đến tổ chức, cũng như xác định những ảnh hưởng trực tiếp của những tổ chức khác, của các cơ quan chính quyền, đoàn thể xã hội…
Bước 4: Phân tích nguồn lực
Mục tiêu và chiến lược của tổ chức cũng là điều kiện để phân tích các nguồn lực của nó. Sự phân tích này là cần thiết để làm rõ những ưu thế, những mặt mạnh, mặt yếu của tổ chức.
Bước 5: Xác định các vận hội và nguy cơ có tính chiến lược
Một tổ chức luôn luôn phải đối đầu với những vận hội và nguy cơ ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của nó. Những vận hội là những khả năng khách quan và chủ quan thúc đẩy tổ chức phát triển, những nguy cơ cũng có thể đến từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức, đe dọa sự tồn tại cũng như sự hưng thịnh của tổ chức.
Bước 6: Xác định việc mở rộng những biến đổi có tính chiến lược Bước 7: Ra quyết định chiến lược
Bước 8: Triển khai chiến lược
Bước 9: Đo lường và kiểm tra những tiến bộ
Khi việc triển khai chiến lược đang tiếp diễn người quản lí cần tiến hành kiểm tra những tiến bộ của việc triển khai đó một cách định kỳ hoặc ở những giai đoạn then chốt. Việc kiểm tra sự triển khai chiến lược cần trả lời câu hỏi: Chiến lược có được triển khai theo kế hoạch hay không? Chiến lược đang triển khai liệu có đạt kết quả mong muốn hay không?
1.2.3.2. Tổ chức
Tổ chức là quá trình hình thành nên cấu trúc các quan hệ giữa các thành viên, giữa các bộ phận trong tổ chức nhằm làm cho họ thực hiện thành công các kế hoạch và đạt được mục tiêu tổng thể của tổ chức. Nhờ công tác tổ chức có hiệu quả, mà người quản lí có thể phối hợp và điều phối tốt hơn các nguồn lực. Một tổ chức hoạt động tốt phụ thuộc nhiều vào năng lực của người quản lí, sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả nhất.
Nội dung của tổ chức là tạo nên một bộ máy quản lí trong đó gồm nhiều bộ phận được chuyên môn hóa, có quan hệ với nhau nhằm thực hiện các
chức năng quản lí vì một mục tiêu chung. Vì thế tổ chức chính là việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản lí của hệ thống được hình thành trên cơ sở kế hoạch hóa. Một cơ cấu tổ chức được cho là phù hợp khi nó đạt được nguyên tắc thống nhất trong mục tiêu, mỗi thành viên đều góp công sức vào các mục tiêu của hệ thống.
1.2.3.3. Lãnh đạo, chỉ đạo
Sau khi kế hoạch đã được lập. Cơ cấu bộ máy tổ chức đã hình thành, nhân sự đã được tuyển dụng thì phải có người nào đó đứng ra lãnh đạo, dẫn dắt tổ chức. Đây chính là quá trình chỉ đạo, hay tác động vào các thành viên của tổ chức. Lãnh đạo bao hàm việc liên kết, liên hệ với người khác và động viên họ hoàn thành nhiệm vụ nhất định nào đó đã được giao, để đạt được mục tiêu của tổ chức.
1.2.3.4. Kiểm tra
Kiểm tra là một chức năng quản lí, thông qua đó một cá nhân, tổ chức theo dõi giám sát các thành quả hoạt động, nhằm phát hiện các sai lệch nảy sinh trong quá trình hoạt động, và tiến hành các hoạt động sửa chữa, điều chỉnh cần thiết. Một kết quả hoạt động phải phù hợp với những chi phí bỏ ra, nếu không tương ứng thì phải tiến hành điều chỉnh, uốn nắn. Đó chính là quá trình tự điều chỉnh diễn ra mang tính chu kỳ: Người quản lí đặt ra các chuẩn mực thành đạt của hoạt động; người quản lí đối chiếu, đo lường kết quả, sự thành đạt đó so với các chuẩn mực đã đặt ra; người quản lí tiến hành điều chỉnh những sai lệch; người quản lí có thể hiệu chỉnh sửa lại các chuẩn mực nếu thấy cần.