1.2 .Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận
1.3.1 Vai trị của cơng tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ
Trong quá trình hoạt động của UBND cấp quận, cùng với các cơng việc khác hình thành trong q trình giải quyết cơng việc của UBND thì cơng tác lập hồ sơ cũng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan, tổ chức. Nếu giải quyết xong công việc mà chƣa lập hồ sơ, rất khó cho lãnh đạo UBND cấp quận quản lý đƣợc khối lƣợng công việc phải thực hiện trong năm, cán bộ công chức không nắm rõ đƣợc diễn biến cơng việc đã chủ trì, dẫn đến thất lạc văn bản tài liệu và khó khăn cho việc tra tìm, hơn nữa nếu lập hồ sơ không tốt sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến công tác lƣu trữ của cơ quan trong việc khôi phục hồ sơ, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu…
Nộp lƣu hồ sơ là công việc bắt buộc phải thực hiện khi hồ sơ hiện hành đƣợc lập ở giai đoạn văn thƣ. Việc nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan theo thời hạn quy định của Nhà nƣớc và phù hợp với thực tế mỗi cơ quan, nếu thực hiện tốt công tác này sẽ hạn chế đƣợc tình trạng văn bản, tài liệu bó gói, phân tán ở nhiều đơn vị, nhiều bộ phận khác nhau của UBND cấp quận. Đây là việc làm bắt buộc đối với các đơn vị, cán bộ cơng chức có trách nhiệm lập hồ sơ. Hồ sơ hiện hành đƣợc giao nộp đầy đủ và đúng thời hạn sẽ góp phần giữ gìn an tồn hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, phục vụ có hiệu quả nhu cầu khai thác, sử dụng trƣớc mắt và
29
lâu dài. Ngƣợc lại, nếu UBND cấp quận không thực hiện tốt công tác này, hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc, phân tán khi khai thác sử dụng gặp rất nhiều khó khăn.
Ví dụ: Tập lƣu văn bản của UBND quận Cầu Giấy tháng 01 năm 2012. Tập lƣu này chỉ phát huy giá trị và phục vụ cho việc khai thác sử dụng khi kết thúc tháng 01, cán bộ văn thƣ cơ quan có nhiệm vụ tập hợp các văn bản do UBND quận Cầu Giấy ban hành,;sắp xếp, biên mục theo trật tự khoa học. Hồ sơ này không chỉ có giá trị thực tiễn mà cịn có giá trị lâu dài phục vụ cho mục đích khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan.