1.2 .Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận
3.2 Nhóm giải pháp cụ thể
3.2.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ, tổ chức hƣớng dẫn lập hồ sơ ở UBND cấp quận
sơ ở UBND cấp quận
*Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
Để công tác lập hồ sơ thực hiện tốt, UBND cấp quận phải xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ cho từng năm. Muốn Danh mục hồ sơ của UBND cấp quận lập ra sát với thực tế, lãnh đạo cơ quan phải phân công cho các bộ phận thực hiện chủ động thu thập các văn bản pháp lý và văn bản thực tiễn của cơ quan để dự kiến tổng số hồ sơ, tiêu đề hồ sơ phù hợp... Danh mục hồ sơ đƣợc ban hành vào đầu năm, sau đó cán bộ văn thƣ nhân sao và chuyển đến các đơn vị trong cơ quan. Cán bộ chuyên môn của đơn vị căn cứ danh mục hồ sơ của UBND cấp quận ban hành
74
chủ động lập hồ sơ. Lập đƣợc danh mục hồ sơ sẽ mang lại lợi ích thiết thực cho UBND cấp quận: Cán bộ chuyên môn lập đƣợc hồ sơ, cơ quan quản lý tốt văn bản, tài liệu, khắc phục tình trạng văn bản tích đống, rời lẻ ở các bộ phận chuyên môn ở UBND cấp quận.
*Hƣớng dẫn lập hồ sơ ở UBND cấp quận
- Hƣớng dẫn lập hồ sơ đối với UBND cấp quận đã xây dựng đƣợc danh
mục hồ sơ
Đầu năm, cán bộ Văn thƣ Lƣu trữ cấp bìa hồ sơ in sẵn theo mẫu của cơ quan hoặc mẫu bìa của Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc, bút viết, văn phòng phẩm, các cặp đựng hồ sơ cho cán bộ chuyên môn của các đơn vị. Qua bản danh mục hồ sơ dự kiến, cán bộ văn thƣ lƣu trữ hƣớng dẫn cán bộ công chức đối chiếu trong bản danh mục hồ sơ, xem trách nhiệm cá nhân phải thực hiện bao nhiêu công việc, tƣơng ứng với số bìa hồ sơ chuẩn bị, ghi các yếu tố thơng tin cần thiết lên bìa hồ sơ:
+ Ghi tên cơ quan
+ Ghi tên đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ + Ghi số và ký hiệu hồ sơ
+ Ghi tiêu đề hồ sơ
+ Ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ
Khi công việc bắt đầu triển khai thực hiện, văn bản liên quan đến cơng việc nào, đối chiếu với bìa hồ sơ và đƣa tài liệu vào cơng việc đó. Thực hiện đƣợc nội dung này tạo đƣợc tính chủ động cho cán bộ chuyên môn của các đơn vị. Đến đây vấn đề hồn thiện các hồ sơ cơng việc đã giải quyết xong khơng cịn là điều q phức tạp, quá khó khăn đối với những cán bộ chun mơn chủ trì giải quyết cơng việc.
- Hƣớng dẫn lập hồ sơ đối với UBND cấp quận chƣa xây dựng đƣợc danh mục hồ sơ:
75
Theo số liệu điều tra khảo sát về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội, hiện nay rất nhiều quận chƣa xây dựng đƣợc danh mục hồ sơ, cán bộ văn thƣ lƣu trữ theo sự phân công của lãnh đạo UBND cấp quận, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; căn cứ vào kế hoạch công tác năm của đơn vị chuẩn bị bìa hồ sơ, cấp phát cho cán bộ chuyên môn của các đơn vị, tổ chức hƣớng dẫn thực hiện nhƣ sau:
-Cán bộ chuyên mơn chuẩn bị bìa hồ sơ tƣơng ứng với cơng việc đƣợc giao trong năm, khi công việc bắt đầu tập hợp các văn bản liên quan đến từng vấn đề hoặc sự việc cụ thể đƣa vào hồ sơ.
-Trong quá trình thực hiện việc hƣớng dẫn, cán bộ văn thƣ nên cân đối thời gian và hƣớng dẫn chi tiết cụ thể cho từng đơn vị nói chung và cán bộ chun mơn của các đơn vị nói riêng
- Khắc phục tình trạng hƣớng dẫn phƣơng pháp lập hồ sơ nhƣng cán bộ chuyên môn không thực hiện, cán bộ văn thƣ lƣu trữ phải thƣờng xuyên đôn đốc, nhắc nhở cán bộ đơn vị chủ động thực hiện.
Thực hiện tốt giải pháp này giúp cán bộ chuyên môn ở các đơn vị của UBND cấp quận chủ động lập hồ sơ, có ý thức bảo quản và giữ gìn văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc. Thực hiện tốt giải pháp này công tác lập hồ sơ sẽ có chất lƣợng và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ