1.2 .Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận
2.2.1 Việc áp dụng các văn bản của Nhà nƣớc và của UBND quận đối với công tác lập hồ sơ và
công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan.
Nhƣ trên đã nói, văn bản của Nhà nƣớc về cơng tác lập hồ sơ đã có, văn bản của một số cơ quan, tổ chức cũng đã ban hành. Tuy nhiên, từ trƣớc tới nay, cán bộ cơng chức thƣờng hiểu: Chỉ cần có văn bản của Nhà nước, hay văn bản của cơ
quan hoặc thậm chí chỉ cần hướng dẫn qua phương pháp lập hồ sơ hiện hành là
có thể làm được. Cơ quan quản lý Nhà nƣớc đã đƣa phƣơng pháp lập hồ sơ, trách
nhiệm lập và một số chế tài vào các văn bản đã ban hành nhằm mục đích giúp cho cán bộ cơng chức, viên chức trong cơ quan căn cứ vào văn bản để thực thi nhiệm
38
vụ: Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thƣ; Luật Lƣu trữ ban hành năm 2011 cũng đề cập đến vấn đề này.
Ngoài các văn bản trên, một số quận có đề cập đến trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan trong Quy định về cơng tác Văn thƣ, Lƣu trữ . Ví dụ: Quy định về công tác Văn thƣ, Lƣu trữ của UBND quận Tây Hồ ban hành năm 1998, nội dung văn bản này đề cập đến: Trách nhiệm lập hồ sơ của công chức, viên chức; Trách nhiệm của cán bộ văn thƣ cơ quan và thời hạn giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ…
Các cơ quan nói chung và cán bộ cơng chức trong cơ quan nói riêng căn cứ vào văn bản sẽ thấy đƣợc trách nhiệm và những việc phải làm để từ đó thực hiện tốt các công việc đƣợc giao. Qua các văn bản của Nhà nƣớc và văn bản của cơ quan, lãnh đạo UBND cấp quận sẽ kiểm sốt đƣợc tình trạng cán bộ công chức trong các bộ phận chuyên môn lập hay khơng lập hồ sơ. Chúng ta có thể nhận thấy và đôi khi tự đặt câu hỏi, tại sao văn bản của Nhà nƣớc đã có quy định và hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành mà chỉ có rất ít cán bộ cơng chức ở UBND cấp quận thực hiện, còn đại đa số các cán bộ khác thƣờng đƣa ra lý do: không biết văn bản này, khơng hiểu cách thức làm, khơng có thời gian. Một trong những lý do đƣa ra là:
- Một số lãnh đạo UBND các quận không quan tâm đến công tác này, thƣờng coi nhẹ cơng tác văn thƣ nói chung, coi nhẹ việc lập hồ sơ hiện hành trong các bộ phận của cơ quan nói riêng. Rất nhiều lãnh đạo UBND các quận hiểu công tác văn thƣ một cách thuần túy là việc đóng dấu và đăng ký văn bản đi, đến của cơ quan. Rất ít cơ quan quan tâm đến chế độ đãi ngộ dành cho cán bộ làm tốt công tác lập hồ sơ, cán bộ văn thƣ, lƣu trữ. Vì vậy, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quy định về công tác lập hồ sơ đã có nhƣng cán bộ cơng chức khơng quan tâm và không vận dụng văn bản để thực thi công việc hàng ngày mà cán bộ công chức phải thực hiện.
39
Ví dụ:
- Một số quận mới chỉ ban hành Quy định về công tác Văn thƣ, Lƣu trữ, thời gian ban hành văn bản quá lâu, nội dung đề cập chƣa chi tiết và cụ thể. Quy định công tác Văn thƣ, Lƣu trữ của UBND quận Tây Hồ ban hành năm 1998, ở khoản C: Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, điều 8 quy định:
+ Công chức, viên chức được giao nhiệm vụ nghiên cứu hồ sơ liên quan đến công văn, giấy tờ phải lập hồ sơ thuộc lĩnh vực mình phụ trách. Việc lập hồ sơ phải tuân thủ đúng quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước
+ Sau một năm hoặc sớm, tài liệu từ bộ phận văn thư được chuyển sang bộ phận lưu trữ quản lý. Tài liệu phải được lập hồ sơ đầy đủ[43,tr 2]
Rõ ràng, trong quy định này khơng có nội dung nào giải thích các từ ngữ liên quan đến hồ sơ, lập hồ sơ, phƣơng pháp thực hiện. Hơn nữa, cán bộ công chức căn cứ vào văn bản mới chỉ nhận thức đƣợc trách nhiệm của cá nhân phải lập hồ sơ, lập nhƣ thế nào? cách thức lập ra sao? cán bộ cơng chức khơng có cơ sở để vận dụng vì trong văn bản khơng đề cập đến nội dung này. Không những thế, thời hạn nộp lƣu hồ sơ đã có sự thay đổi kể từ khi Luật Lƣu trữ ra đời. Vì thế vận dụng văn bản này để thực hiện công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ là khơng phù hợp với tình hình thực tế hiện nay.
Qua điều tra và khảo sát chúng tôi thấy rằng, bản thân cán bộ văn thƣ của cơ quan, ngƣời thƣờng xuyên phải cập nhật và thực hiện các văn bản của Nhà nƣớc về công tác văn thƣ cũng chƣa thu thập đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hƣớng dẫn mới nhất về công tác văn thƣ. Cán bộ văn thƣ cơ quan, cán bộ lãnh đạo Văn phòng hay Phòng Nội vụ của UBND quận chƣa thấy đƣợc vấn đề chiến lƣợc và tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ nên hậu quả của việc làm không tốt công tác lập hồ sơ trong hoạt động của nhiều cơ quan là rất phổ biến.
Ví dụ: UBND quận Hoàng Mai đã phê duyệt các dự án về đƣờng vành đai 2 và vành đai 3 nhƣng từ khi phê duyệt văn bản đến nay, thời gian đã quá 10 năm vẫn chƣa thực hiện đƣợc vì gặp phải rất nhiều khó khăn trong việc giải phóng mặt bằng.
40
Đây này là một trong những khó khăn cho việc quản lý hồ sơ đối với những dự án trên.
Trong cơ quan, chƣa có cán bộ lãnh đạo hay bộ phận giúp lãnh đạo quản lý về công tác lập hồ sơ thấy đƣợc những hệ lụy nếu không thực hiện theo văn bản quy định của Nhà nƣớc và của cơ quan về công tác lập hồ sơ. Khơng lập đƣợc hồ sơ, thì sẽ thất bại trong việc quản lý, khơng theo dõi trình tự diễn biến của một công việc cụ thể và không quản lý đƣợc tài liệu lƣu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức
Thực tế ở một số quận(Tây Hồ, quận Ba Đình, Long Biên…) cơng tác lập hồ sơ bƣớc đầu đã có sự quan tâm, điều này thể hiện bằng sự ra đời của một số văn bản quy định về công tác lập hồ sơ. Tuy nhiên, qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy, số lƣợng văn bản này chƣa đầy đủ, còn thiếu và chƣa phủ hết các nội dung của cơng tác lập hồ sơ. Phịng Nội vụ UBND các quận mới thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý Nhà nƣớc đối với công tác văn thƣ ở địa phƣơng, tất cả công việc này đều là khởi đầu và mới mẻ không phải chỉ đối với một quận mà rất nhiều quận trên địa bàn thành phố Hà Nội. Lãnh đạo phịng Nội vụ, đã có sự phân cơng cán bộ chuyên môn phụ trách về công tác này, thực tế cán bộ đƣợc phân công chƣa thực hiện trọn vẹn công việc đƣợc giao. Tại sao lại có thực trạng đó xảy ra, bởi vì bản thân cán bộ chuyên môn của Phịng Nội vụ phụ trách về cơng tác văn thƣ nói chung và cơng tác lập hồ sơ nói riêng chƣa hiểu hết tầm quan trọng của công tác này, hơn nữa cán bộ công chức chƣa đƣợc học qua hay đƣợc đào tạo bài bản về cơng tác văn thƣ, dẫn đến tình trạng thiếu tầm nhìn, chƣa ý thức đƣợc tầm quan trọng, chƣa có sự tham mƣu cho lãnh đạo đơn vị, vì thế hầu nhƣ các văn bản quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ đều do bộ phận Văn phòng của UBND cấp quận thực hiện. Điều này dẫn đến rất nhiều bất cập:
Nghị định 14/2008/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 04/02/2008 quy định về chức năng nhiệm vụ của các phòng, ban UBND cấp quận và Thông tƣ số 02/2010/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 28/4/2012 về việc hƣớng dẫn chức năng,
41
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn thƣ, Lƣu trữ của UBND các cấp quy định chức năng, nhiệm vụ của phòng Nội vụ nhƣ sau:
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của Thành phố đối với các cơ quan, tổ chức ở Quận và Phường;
+Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; +Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ;
+Quản lý tài liệu lưu trữ của Quận theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;
Theo Nghị định 14/2008/NĐ-CP của Chính phủ thì Văn phịng UBND cấp quận có chức năng, nhiệm vụ:
+Xây dựng chương trình kế hoạch, quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận.
+Thực hiện việc quản lý công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ.
+Phối hợp với phịng Nội vụ hướng dẫn Uỷ ban nhân dân phường về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ.
Có thể nhận thấy, văn bản của Nhà nƣớc đã quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND và Phịng Nội vụ cấp quận về cơng tác văn thƣ, lƣu trữ. Thực tế hiện nay ở UBND các quận, Văn phịng lại thực hiện chủ yếu các cơng việc của công tác văn thƣ. Điều này dẫn đến sự bất cập, chồng chéo rất khó cho việc quản lý và tổ chức thực hiện cơng tác văn thƣ nói chung và cơng tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ nói riêng. Phịng Nội vụ chƣa thực hiện đƣợc việc kiểm tra, tham mƣu cho lãnh đạo cơ quan ban hành văn bản về công tác này.