1.2 .Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận
2.2.2 Kết quả khảo sát thực tế công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ở UBND một số quận của
UBND một số quận của thành phố Hà Nội
* Nhận thức của cán bộ công chức về công tác lập hồ sơ Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 22/11/2012, chƣơng 5, điều 18 đến điều 24 quy định trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ trong các
42
cơ quan, tổ chức thuộc về: Lãnh đạo cơ quan; Chánh Văn phịng(Trƣởng phịng Hành chính); Thủ trƣởng các đơn vị; Cán bộ chuyên môn; Cán bộ văn thƣ đơn vị; Cán bộ văn thƣ cơ quan và cán bộ lƣu trữ.
Khảo sát tại UBND các quận Long Biên; Hoàng Mai, Ba Đình, Cầu Giấy, Hồn Kiếm, Tây Hồ chúng tơi nhận thấy rằng:
-Lãnh đạo cơ quan đã nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác văn thƣ lƣu trữ nói chung và cơng tác lập hồ sơ nói riêng, thể hiện ở việc hàng năm, UBND các quận thƣờng xuyên tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ về công tác văn thƣ lƣu trữ; tuyên truyền phổ biến Luật Lƣu trữ và mời các chuyên gia có kinh nghiệm đến tập huấn công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ; triển khai thống kê báo cáo công tác văn thƣ lƣu trữ
- Chánh Văn phòng UBND các quận phối hợp cùng phòng Nội vụ tham mƣu cho lãnh đạo ban hành các văn bản tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ về công tác văn thƣ; xây dựng kế hoạch nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ; kế hoạch thanh tra, kiểm tra cơng tác cơng vụ trong đó có việc thực hiện công tác văn thƣ lƣu trữ tại các đơn vị…
- Trƣởng các đơn vị thuộc UBND một số quận cũng đã đôn đốc, nhắc nhở cán bộ thừa hành lập hồ sơ đối với các công việc đƣợc phân công đảm nhiệm, thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ lập hồ sơ theo đúng nội dung và phƣơng pháp đã học tại các buổi tập huấn
- Cán bộ chuyên môn của một số đơn vị(phòng Nội vụ; phòng Tƣ pháp; phịng Quản lý đơ thị, phịng Tài chính- Kế hoạch, Văn phịng) đã thực hiện tƣơng đối tốt công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lƣu trữ UBND cấp quận, còn lại ở một số phịng, ban khác trong cơ quan cơng tác lập hồ sơ vẫn bị cán bộ chuyên môn xem nhẹ, coi công tác lập hồ sơ là trách nhiệm của bộ phận Văn phịng nói chung và người trực tiếp lập là cán bộ văn thư hoặc lưu trữ cơ quan. Vì thế, cơ quan có tổ chức tập huấn công tác lập hồ sơ và chuyển trực tiếp các
43
Phòng Nội vụ hoặc Văn phịng UBND thì bản thân các văn bản đó cũng chịu chung
‘số phận’ cùng với các văn bản khác mà không đƣợc cán bộ chuyên môn vận dụng
và thực thi.
Bảng 2.1: Bảng thống kê công tác lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn công tác ở các đơn vị thuộc UBND các quận của thành phố Hà Nội
Tên các quận
Nội dung câu hỏi điều tra, phỏng vấn Thƣờng xuyên Rất ít Chỉ những cơng việc có tính chất quan trọng Tây Hồ
Sau khi giải quyết xong công việc, cán bộ chun mơn có tiến hành lập hồ sơ hiện hành * Đống Đa * Hoàn Kiếm * Ba Đình * * Long Biên * * Cầu Giấy * Thanh Xuân * * Hai Bà Trƣng * Hà Đông * * Hoàng Mai *
(Nguồn: Khảo sát qua phiếu điều tra và khảo sát trực tiếp công tác lập hồ sơ ở UBND các quận của thành
phố Hà Nội)
- Cán bộ văn thƣ lƣu trữ ở UBND các quận chƣa thực hiện đƣợc công tác kiểm tra, đôn đốc, hƣớng dẫn cán bộ chuyên môn ở các bộ phận trong cơ quan lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ. Hiện nay, số lƣợng cán bộ văn thƣ, lƣu trữ ở UBND các quận của thành phố Hà Nội: Tổng số ngƣời 23 ngƣời/10 quận
Bảng 2.2: Nguồn nhân lực văn thƣ, lƣu trữ ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội
Stt Tên UBND các quận Văn
thƣ Lƣu trữ Số lƣợng Ghi chú
44
Stt Tên UBND các quận Văn
thƣ Lƣu trữ Số lƣợng Ghi chú
2 UBND quận Thanh Xuân 1 1 2
3 UBND quận Cầu Giấy 1 1 2
4 UBND quận Ba Đình 1 1 2
5 UBND quận Hà Đông 1 1 2
6 UBND quận Hoàng Mai 4 0 4
7 UBND quận Hai Bà Trƣng 1 1 2
8 UBND quận Long Biên 3 1 4
9 UBND quận Tây Hồ 1 1 2
10 UBND Hoàn Kiếm 2 0 2
Tổng số 16 7 23
(Nguồn: Báo cáo thống kê của Chi cục Văn thư Lưu trữ Hà Nội năm 2012 về số lượng cán bộ làm
công tác văn thư lưu trữ và khảo sát trực tiếp cán bộ văn thư ở UBND cấp quận)
Nhƣ vậy, số lƣợng cán bộ văn thƣ ở UBND các quận cịn mỏng, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ văn thƣ lƣu trữ cịn hạn chế. Cán bộ văn thư có
trình độ Đại học khơng nhiều(chiếm khoảng 60% trên tổng số 10 quận, chuyên ngành chủ yếu là Học viện Hành chính Quốc gia và Cơng nghệ thơng tin) cịn lại là trình độ Cao đẳng và Trung cấp, số lượng rất nhỏ(khoảng 20% cán bộ văn thư tốt nghiệp trung cấp văn thư lưu trữ). Đây cũng chính là một trong những hạn chế mà
cán bộ văn thƣ chƣa thực hiện tốt công tác hƣớng dẫn, đôn đốc lập hồ sơ hiện hành theo sự phân cơng của lãnh đạo cơ quan.
Từ tình hình thực tế nói trên có thể thấy rằng, nhận thức của cán bộ công chức của UBND cấp quận về công tác lập hồ sơ đã có nhƣng chƣa đủ, lãnh đạo UBND mới chỉ quan tâm đến việc tổ chức các lớp tập huấn công tác này cho cán bộ chuyên môn nhƣng thiếu sự kiểm tra, giám sát; bộ phận Văn phòng chƣa kết hợp linh hoạt với phòng Nội vụ về việc đôn đốc, kiểm tra công tác lập hồ sơ ở các đơn vị; rất ít
45
cán bộ chuyên môn lập đƣợc hồ sơ và chủ yếu là các vấn đề quan trọng của cơ quan( vấn đề về quản lý hộ tịch; cấp giấy phép xây dựng; cấp giấy phép sử dụng đất; công tác tuyển dụng cán bộ; thanh tra và giải quyết khiếu nại…) còn lại rất nhiều cán bộ chuyên môn ở một số đơn vị coi nhẹ công tác lập hồ sơ; cán bộ văn thƣ, lƣu trữ của UBND cấp quận còn kiêm nhiệm rất nhiều cơng việc, chƣa có tính chủ động, sáng tạo, trình độ chuyên mơn cịn hạn chế nên mới chỉ thực hiện tốt việc tổ chức quản lý văn bản đi, đến mà chƣa thật sự đầu tƣ, tham mƣu cho lãnh đạo cải thiện công tác lập hồ sơ hiện hành.
* Việc xây dựng danh mục hồ sơ ở UBND cấp quận
Có thể hiểu, danh mục hồ sơ là cơng cụ giúp cho cán bộ công chức chủ động trong công tác lập hồ sơ, kiểm tra việc lập hồ sơ của cơ quan hiệu quả và thiết thực. Vì vậy hiện nay, trong các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác văn thƣ nói chung đều đề cập đến Danh mục hồ sơ và tầm quan trọng của nó trong các cơ quan, tổ chức.
Theo Thông tƣ số 07/2012/TT- BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012, Danh mục hồ sơ là „„bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ, được dùng làm căn cứ để cơ quan, đơn vị, cá nhân lập hồ sơ”
Danh mục hồ sơ lập ra để thống kê tổng số hồ sơ mà UBND cấp quận, các phịng ban chun mơn và cán bộ chun mơn (dự kiến) cần lập và phải lập trong năm. Bản danh mục hồ sơ là căn cứ để cơ quan, đơn vị và cán bộ công chức chủ động trong việc lập hồ sơ hiện hành, quản lý tài liệu trong giai đoạn văn thƣ chặt chẽ, khoa học.
Danh mục hồ sơ đƣợc lập sẽ giúp cho lãnh đạo UBND cấp quận:
- Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ[49, tr10]. Thông qua tổng số hồ sơ dự kiến đƣợc lập trong năm, lãnh đạo
46
UBND quận, hiểu và nắm rõ khối lƣợng công việc cơ quan cần thực hiện trong năm, nắm đƣợc số hồ sơ mà đơn vị và cá nhân phải lập. Qua bản danh mục hồ sơ, lãnh đạo cơ quan biết đƣợc công việc cụ thể mà đơn vị hoặc cá nhân phải thực hiện, qua đó biết đƣợc từng cơng việc cán bộ công chức thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao thông qua danh mục hồ sơ dự kiến.
- Giúp cho UBND cấp quận chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thƣ đƣợc chặt chẽ và khoa học.
- Là căn cứ để lãnh đạo UBND cấp quận và các bộ phận tham mƣu giúp việc về công tác văn thƣ kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan. Danh mục hồ sơ không chỉ phát huy tác dụng đối với lãnh đạo cơ quan, đơn vị và cán bộ chuyên mơn chủ trì giải quyết cơng việc, danh mục hồ sơ sẽ giúp lãnh đạo cơ quan kiểm tra công tác lập hồ sơ của tất cả các bộ phận trong cơ quan. Cán bộ văn thƣ lƣu trữ giúp lãnh đạo cơ quan tập huấn công tác lập hồ sơ theo danh mục, đôn đốc, nhắc nhở cán bộ công chức chủ động lập hồ sơ. Danh mục hồ sơ còn là căn cứ để lựa chọn, thống kê hồ sơ, tài liệu có giá trị giao nộp vào lƣu trữ cơ quan và phục vụ khai thác, sử dụng khi cần thiết
Hiện nay, việc xây dựng danh mục hồ sơ là rất cần thiết đối với UBND cấp quận, nếu danh mục hồ sơ không đƣợc xây dựng cán bộ công chức sẽ không thể chủ động lập hồ sơ hiện hành, không quản lý đƣợc văn bản tài liệu, mất mát, thất lạc gây khó khăn cho việc bảo quản và tra tìm.
Nhƣ vậy, xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ ở UBND cấp quận có tác dụng rất lớn đối với việc quản lý khối lƣợng công việc của cơ quan trong năm cũng nhƣ quản lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế chúng tôi thấy rằng công việc này từ trƣớc đến nay chƣa đƣợc lãnh đạo UBND cấp quận quan tâm, chƣa có sự phân cơng cụ thể trong cơ quan về việc xây dựng danh mục hồ sơ sẽ do bộ phận nào tổ chức thực hiện: Phòng Nội vụ hay Văn
47
phòng UBND, dẫn đến sự đùn đẩy, từ chối trách nhiệm thực hiện. Vì thế, cơng việc này đã bị „„quên lãng‟‟ từ rất nhiều năm nay. Khi chúng tôi khảo sát thực tế và phỏng vấn Phó Chánh Văn phịng và Trƣởng; Phó trƣởng Phịng Nội vụ ở UBND một số quận(Cầu Giấy; Long Biên; Ba Đình; Hồn Kiếm, Hoàng Mai…) đã cho thấy chỉ duy nhất UBND quận Cầu Giấy- một trong 10 quận của thành phố Hà Nội xây dựng đƣợc bản danh mục hồ sơ. Tuy nhiên, việc xây dựng công cụ hƣớng dẫn lập hồ sơ rất cần thiết này chỉ đƣợc thực hiện một năm- Danh mục hồ sơ năm 2007, cịn các năm tiếp theo đã khơng làm đƣợc. Hơn nữa danh mục hồ sơ ban hành năm 2007 không đƣợc ứng dụng vào thực tế. Lãnh đạo Văn phòng UBND quận Cầu Giấy rất quan tâm đến công tác này nhƣng thiếu các biện pháp chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc cụ thể ; mặt khác nhân lực phụ trách công tác văn thƣ của quận còn thiếu và hạn chế về chuyên môn nghiệp vụ nên không thể triển khai việc lập danh mục hồ sơ hàng năm và lập hồ sơ theo danh mục.
- Tại UBND quận Tây Hồ, điều mà chúng tôi nhận thấy đây là một trong những quận làm tốt nhất về cơng tác văn thƣ nói chung và có sự đầu tƣ, quan tâm rất lớn đến công tác lập hồ sơ nói riêng. Tuy nhiên, danh mục hồ sơ chƣa từng xây dựng ở đây. Cán bộ văn thƣ ở UBND quận Tây Hồ tuy đƣợc đào tạo chính quy chuyên ngành Văn thƣ- Lƣu trữ, nhƣng việc tham mƣu cho lãnh đạo Văn phòng về việc xây dựng danh mục hồ sơ chƣa đƣợc thực hiện. Cán bộ văn thƣ không cập nhật đƣợc văn bản hƣớng dẫn về công tác này, chƣa hiểu cách làm và ngại làm.
-Ở UBND quận Hồng Mai, cán bộ lãnh đạo Phịng Nội vụ trả lời ở UBND quận chƣa xây dựng đƣợc danh mục hồ sơ.
- Tại UBND quận Ba Đình, Phó Trƣởng phịng Nội vụ cho biết, cơng tác văn thƣ ngày càng đƣợc quan tâm nhƣng việc xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ chƣa thực hiện đƣợc, vì chƣa có sự phân cơng cụ thể cho cá nhân nào trong cơ quan sẽ là ngƣời nghiên cứu và dự thảo để trình lãnh đạo UBND ký ban hành bản danh mục hồ sơ.
Một số quận khác cũng thấy đƣợc ý nghĩa và tác dụng của danh mục hồ sơ nhƣng vì khó triển khai thực hiện nên rất ngại làm.
48
Tóm lại, hầu hết UBND các quận của thành phố Hà Nội chƣa xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ, nhiều cán bộ công chức của UBND quận nhầm lẫn giữa danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ nộp lƣu hoặc giữa danh mục hồ sơ và danh mục các hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ. Hiện nay chỉ có duy nhất một quận đã ban hành, nhƣng thời gian ban hành so với thời điểm hiện tại diễn ra quá lâu, chƣa đƣợc chỉnh sửa, bổ sung mặc dù cơ cấu tổ chức đã có sự thay đổi, nhiều nội dung của danh mục hồ sơ khơng cịn phù hợp với tình hình thực tế.
Vì vậy, việc nghiên cứu cở sở lý luận và thực tiễn để sửa đổi hoặc ban hành bản Danh mục hồ sơ là cần thiết, UBND cấp quận phải có sự phân cơng cụ thể: cá nhân nào sẽ là ngƣời giúp lãnh đạo cơ quan dự thảo danh mục hồ sơ; danh mục hồ sơ đƣợc xây dựng chung cho cả UBND cấp quận hay xây dựng riêng cho từng đơn vị trong cơ quan. Căn cứ vào tình hình thực tế của từng cơ quan mà lựa chọn các phƣơng án thích hợp để có thể đạt đƣợc mục đích cuối cùng là việc ban hành bản danh mục hồ sơ đáp ứng yêu cầu thực tiễn đối với công tác lập hồ sơ. Công tác này cần sớm đƣợc thực hiện triển khai đồng bộ đối với UBND cấp quận của thành phố Hà Nội.
* Việc lập hồ sơ hiện hành ở UBND cấp quận
Trong quá trình hoạt động của UBND cấp quận, việc ban hành và quản lý văn bản đi, đến sẽ giúp cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành hoạt động của cơ quan có hiệu quả, nâng cao năng suất và chất lƣợng công tác. Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của UBND cấp quận bao gồm văn bản đi, văn bản đến và một số tài liệu khác. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND cấp quận và thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan, UBND cấp quận ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản mật, văn bản chuyên ngành…
Qua khảo sát thực tế tại UBND cấp quận, chúng tôi thống kê đƣợc tổng số văn bản đi do UBND cấp quận ban hành trong năm 2012 nhƣ sau:
49
Bảng 2.3: Bảng thống kê số lƣợng văn bản đi do UBND cấp quận ban hành
năm 2012
Stt Tên UBND các quận
Văn bản đi ban hành năm 2012
(bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và các văn bản khác)
Ghi chú
1 UBND quận Đống Đa 6805
2 UBND quận Thanh Xuân 5930
3 UBND quận Cầu Giấy 7065