1.2 .Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận
3.2 Nhóm giải pháp cụ thể
3.2.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan
lƣu vào lƣu trữ cơ quan
Công tác văn thƣ là một mặt hoạt động không thể thiếu và có vai trị quan trọng trong nền hành chính nhà nƣớc nói chung và UBND cấp quận nói riêng. Hiện nay, thực hiện việc triển khai áp dụng Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để nâng cao chất lƣợng của cơng tác văn thƣ nhằm phục vụ có hiệu quả các yêu cầu hoạt động của các UBND cấp quận là một đòi hỏi cấp thiết và phù hợp với xu thế của nền hành chính hiện đại.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thƣ nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008. Đồng thời cũng tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm sốt đƣợc q trình giải quyết cơng việc trong nội bộ cơ quan, thơng qua đó từng bƣớc nâng cao chất lƣợng và hiệu quả của công tác quản lý và việc thực hiện các nghiệp vụ văn thƣ : Xây dựng và ban hành văn bản; Quản lý và giải quyết văn bản; Lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan.
78
Áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào công tác lập hồ sơ sẽ đem lại lợi ích:
-Tạo cơ hội để UBND quận rà sốt, chấn chỉnh lại quy trình thực hiện, trách nhiệm của cán bộ công chức trong cơ quan đối với công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan. Điều này thể hiện ở lƣu đồ đối với từng bƣớc thực hiện: Xây dựng danh mục hồ sơ; Lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ công chức của UBND cấp quận về công tác này
- Thiết lập, văn bản hóa các q trình quản lý của lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ
- Phòng ngừa, kiểm sốt chặt chẽ và cải tiến thƣờng xun góp phần nâng cao năng suất, chất lƣợng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ
Hiện nay, UBND cấp quận đang dần từng bƣớc ứng dụng ISO 9001;2008 trong cơng tác văn thƣ nói chung và cơng tác lập hồ sơ nói riêng. UBND quận Tây Hồ ứng dụng ISO 9001vào công tác lập hồ sơ từ năm 2009, đến năm 2012 sửa đổi, bổ sung phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan. UBND quận Long Biên đã ứng dụng IS0 9001:2008 trong công tác lập hồ sơ. Thực hiện nội dung này đem lại lợi ích trong việc quản lý tài liệu: Tồn bộ tài liệu phản ánh q trình giải quyết công việc của các bộ phận chuyên môn đƣợc sắp xếp và lƣu giữ theo quy trình, đúng yêu cầu của hệ thống quản lý tài liệu. Cán bộ chuyên môn của các đơn nhận thức đƣợc trách nhiệm lập hồ sơ; các bƣớc thực hiện; sản phẩm đi kèm… Áp dụng tiêu chuẩn này từng bƣớc tạo thuận lợi cho UBND cấp quận thực hiện tốt công tác lập hồ sơ và nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành