1.2 .Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận
1.3.2 nghĩa của việc lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ
Một là, lập hồ sơ hiện hành góp phần nâng cao chất lƣợng cơng tác cho cán bộ công chức công tác tại UBND cấp quận. Công việc sau khi giải quyết xong đƣợc lập thành hồ sơ theo từng vấn đề hoặc sự việc cụ thể sẽ không chỉ giúp cho lãnh đạo UBND cấp quận quản lý đƣợc khối lƣợng cơng việc hình thành trong quá trình hoạt động của cấp quận trong năm mà qua các hồ sơ hiện hành đã lập sẽ nắm rõ đƣợc nhiệm vụ của các đơn vị thuộc quận và cá nhân chủ trì giải quyết cơng việc. Chất lƣợng lập hồ sơ tốt, sẽ giúp cho lãnh đạo UBND quận và cán bộ cơng chức tra tìm đƣợc văn bản trong hồ sơ một cách hệ thống và đầy đủ, nghiên cứu vấn đề một cách trọn vẹn từ khi bắt đầu một công việc cho đến khi cơng việc đó đƣợc giải quyết xong. Lập hồ sơ công việc sẽ nâng cao đƣợc hiệu quả công tác, cách thức làm việc khoa học và nề nếp. Nếu khơng chia theo từng nhóm nội dung cơng việc cụ thể, bản thân cán bộ chủ trì giải quyết cơng việc khơng nắm rõ đƣợc cơng việc mình đã làm, trình tự cơng việc đã đƣợc giải quyết, không theo dõi và báo cáo kịp thời tiến độ và hiệu quả giải quyết cơng việc khi lãnh đạo UBND quận hay các phịng ban hoặc cán bộ công chức trong cơ quan yêu cầu.
Ví dụ: Hồ sơ nâng lƣơng cho cán bộ công chức của UBND quận Thanh Xuân năm 2012.
30
Qua hồ sơ này, lãnh đạo UBND quận Thanh Xuân nắm rõ đƣợc quy trình thực hiện việc nâng lƣơng cho các cán bộ công chức của cơ quan trong năm, thời gian tổ chức thực hiện,số lƣợng cán bộ đƣợc nâng lƣơng. Tạo điều kiện rất lớn giúp cán bộ lƣu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu. Mang lại lợi ích thiết thực cho việc quản lý và tra tìm các loại văn bản trong hồ sơ. Mục đích cuối cùng của việc lập hồ sơ là bảo quản an toàn tài liệu, khi cần có thể: dễ tìm, dễ thấy; dễ lấy.
Hai là, lập hồ công việc sẽ giúp UBND cấp quận và cán bộ cơng chức chủ trì giải quyết cơng việc quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận chặt chẽ, tránh tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu, góp phần giữ gìn bí mật của Nhà nƣớc nói chung và bí mật của cơ quan nói riêng. Lập hồ sơ hiện hành tốt, sẽ giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm đƣợc thành phần, khối lƣợng văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và đơn vị, xác định đƣợc mức độ và tầm quan trọng của từng hồ sơ đã lập. Văn bản, tài liệu sau khi đƣợc tập hợp thành hồ sơ, đƣợc sắp xếp, đánh số tờ, viết mục lục và viết tiêu đề hồ sơ hợp lý, khoa học khơng chỉ giúp ích cho cán bộ công chức của UBND cấp quận quản lý tài liệu mà từng bƣớc sẽ tạo đƣợc thói quen cho cán bộ công chức biết coi trọng giá trị của văn bản, tài liệu từ đó sẽ có ý thức và trách nhiệm cao hơn đối với công tác lập hồ sơ hiện hành.
Ba là, lập hồ sơ hiện hành tốt, sẽ là điều kiện cần thiết giúp cho cán bộ công chức của UBND cấp quận lựa chọn và giao nộp hồ sơ có giá trị vào lƣu trữ cơ quan và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ. Theo Luật Lƣu trữ „„Trong thời hạn
01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị để nộp vào lưu trữ cơ quan; Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình được quyết tốn đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định để phục vụ cơng việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu [23, tr 5]
31
Việc giao nộp hồ sơ , tài liệu vào lƣu trữ cơ quan phải dựa trên cơ sở các hồ sơ đã đƣợc lập chứ không phải là các văn bản, tài liệu rời lẻ hoặc khơng có giá trị. Do đó, để việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan theo đúng quy định của Nhà nƣớc và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, thì việc lập hồ sơ hiện hành là một yêu cầu bắt buộc đối với cán bộ cơng chức chủ trì giải quyết cơng việc. Chỉ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan khi việc lập hồ sơ hiện hành đƣợc thực hiện tốt- có nghĩa là văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận đƣợc phân theo từng vấn đề, sự việc cụ thể, văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đầy đủ và có mối liên hệ mật thiết với nhau, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị và phải đƣợc biên mục. Có thực hiện tốt đƣợc điều này, cán bộ lƣu trữ của UBND các quận không mất thời gian để khơi phục hồ sơ, có điều kiện thuận lợi để tổ chức khoa học tài liệu, nâng cao hiệu suất công tác và chất lƣợng tài liệu lƣu trữ, đáp ứng cho việc bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức và cá nhân .
Ví dụ: Tập báo cáo tổng kết công tác tháng, quý, năm 2012 của các đơn vị thuộc và trực thuộc UBND quận Ba Đình. Nếu đƣa tất cả các văn bản này vào một hồ sơ là khơng hợp lý, có sự trùng lặp thông tin trong hồ sơ. Chất lƣợng lập hồ sơ không cao. Muốn hồ sơ lập ra có chất lƣợng, cán bộ chun mơn phụ trách công việc này phải phải lập 02 hồ sơ:
+ Hồ sơ 1: Tập báo cáo tổng kết công tác tháng, quý năm 2012 các đơn vị thuộc và trực thuộc UBND quận Ba Đình.
+ Hồ sơ 2: Tập báo cáo tổng kết công tác năm 2012 các đơn vị thuộc và trực thuộc UBND quận Ba Đình.
Có thể nhận thấy, trong hai hồ sơ trên, hồ sơ thứ hai có giá trị lớn hơn hồ sơ thứ nhất, hồ sơ này sẽ không chỉ phát huy giá trị trong thời gian ngắn mà các nguồn thông tin trong hồ sơ này sẽ phục vụ cho việc khai thác, sử dụng lâu dài hoặc vĩnh
32
viễn. Hồ sơ thứ nhất chỉ có thời hạn bảo quản tạm thời và không phải nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan.
Thứ tƣ là, lập hồ sơ hiện hành đƣợc thực hiện tốt không phải chỉ ở một số phòng, ban của UBND quận mà phải đƣợc thực hiện đồng bộ đối với tất cả các đơn vị trong cơ quan, làm tốt cơng tác này sẽ tiết kiệm đƣợc kinh phí đầu tƣ cho công tác lƣu trữ; sẽ loại bỏ một số lƣợng lớn văn bản, tài liệu trùng lặp, hết giá trị. Tiết kiệm tối đa kinh phí chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, đầu tƣ cơ sở vật chất mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm để bảo quản tài liệu.
Lập hồ sơ hiện hành thực hiện tốt ở các đơn vị trong cơ quan còn là bƣớc chuẩn bị, lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị đến thời hạn nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan.
* Tiểu kết chƣơng 1: UBND cấp quận – thành phố Hà Nội là cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng, thực hiện chức năng, nhiệm vụ trong các lĩnh vực kinh tế; công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; xây dựng, giao thông vận tải; khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trƣờng…Thành phần và nội dung tài liệu phong phú và đa dạng về chính trị; kinh tế, văn hóa trên địa bàn quận. Hồ sơ, tài liệu hình thành ở UBND các quận có ý nghĩa quan trọng phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, là nguồn thơng tin có giá trị phục vụ nhƣ cầu khai thác, sử dụng. Vì thế, lập hồ sơ hiện hành và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ là công việc cần thiết phải thực hiện ở UBND quận nói chung và cán bộ công chức của UBND quận nói riêng. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế chúng tôi thấy công tác này mới chỉ đƣợc một số cán bộ cơng chức thực hiện. Ví dụ: Cán bộ phụ trách công tác tuyển dụng, công tác thi đua khen thƣởng của Phòng Nội vụ đã lập đƣợc Hồ sơ tuyển dụng nhân sự; Hồ sơ thi đua khen thƣởng; Cán bộ phụ trách về mảng Tài chính đã lập đƣợc hồ sơ, tài liệu về ngân sách hàng năm của UBND quận; Cán bộ ở phòng Tƣ pháp cũng đã lập đƣợc hồ sơ quản lý hộ tịch và hồ sơ quản lý các hoạt động công chứng, chứng thực…,cịn lại rất nhiều cán bộ cơng chức làm cơng việc chun mơn ở các phịng, ban chƣa hiểu vai trò, ý nghĩa, xem thƣờng và coi nhẹ
33
cơng tác lập hồ sơ. Đây cũng chính là một trong những khó khăn cho cơ quan nói chung và các bộ phận giúp việc lãnh đạo UBND cấp quận( Văn phòng, Phòng Nội vụ) quản lý và thực hiện cơng tác này nói riêng. Vì vậy, chúng tơi nhận thấy, việc nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận là công việc rất cần thiết phải thực hiện.
34
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆUVÀO LƢU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1Quy định của Nhà nƣớc và của UBND cấp quận về công tác lập hồ sơ
và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan
Để nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ, trong những
năm qua,các cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo,
hƣớng dẫn về công tác này. Dƣới đây là những quy định và hƣớng dẫn chủ yếu về công tác này: