1.2 .Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận
3.1 Nhóm giải pháp chung
3.1.1 Ban hành quy chế Văn thƣ Lƣu trữ ở UBND cấp quận- Thành phố Hà Nội Hà Nội
- Xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thƣ và lƣu trữ ở UBND cấp quận nhằm cụ thể hóa các quy định của Nhà nƣớc về cơng tác văn thƣ và lƣu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của từng quận; giúp UBND quận thực hiện chỉ đạo,thống nhất các nghiệp vụ trong công tác văn thƣ và lƣu trữ, là cơ sở để lãnh đạo cơ quan, Phòng Nội vụ và Văn phòng UBND quận kiểm tra việc quản lý văn bản, công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan ngày càng tốt hơn.
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng quy chế văn thƣ, lƣu trữ ở UBND cấp quận có thể tiến hành theo trình tự nhƣ sau:
+ UBND quận phải rà sốt lại cơng tác văn thƣ của cơ quan, giao trách nhiệm cho bộ phận tham mƣu và giao trách nhiệm cho cá nhân am hiểu về công tác này trực tiếp soạn thảo.
+ Để quy chế văn thƣ, lƣu trữ ban hành sát với thực tế, bộ phận tham mƣu phải có trách nhiệm thu thập: các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hƣớng dẫn của Nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ. Văn bản mới nhất của việc xây dựng quy chế này là Thông tƣ số 04/2013/TT-BNV, ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về việc
69
hƣớng dẫn xây dựng quy chế văn thƣ, lƣu trữ của các cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, UBND quận phải căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan về tổ chức công tác văn thƣ; trách nhiệm thực hiện của các cá nhân trong cơ quan, tránh tình trạng ban hành văn bản nhƣng khơng có tính khả thi và khó áp dụng đối với một số đơn vị trong cơ quan.
+Trong bản quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của UBND quận, phải quy định chi tiết và cụ thể về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan.
+Bản quy chế này đƣợc dự thảo rồi chuyển cho các đơn vị trong cơ quan góp ý, sửa chữa, cán bộ văn thƣ(nếu đƣợc phân công) trực tiếp soạn thảo trên cơ sở đóng góp ý kiến của các phịng ban và cá nhân có trách nhiệm, tổng hợp và trình lãnh đạo cơ quan ký duyệt.
Quá trình xem xét, phê duyệt và ban hành quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ, cũng là lúc lãnh đạo UBND quận có dịp nghiên cứu, tiếp cận vào lĩnh vực nghiệp vụ quản lý văn bản giấy tờ của cơ quan, để từ đó thấy đƣợc sự cần thiết khi phải xây dựng và ban hành văn bản này.Quy chế Văn thƣ Lƣu trữ của UBND cấp quận ban hành, đồng nghĩa với việc thủ trƣởng cơ quan đã thấy đƣợc tầm quan trọng của công tác này trong hoạt động quản lý, thấy đƣợc vị trí quan trọng của công tác văn thƣ với các mảng hoạt động khác của cơ quan, qua đó nắm rõ quy trình thực hiện các cơng việc, trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan: Thủ trƣởng cơ quan, Chánh Văn phòng, cán bộ văn thƣ,lƣu trữ, cán bộ chuyên môn đối với công tác lập hồ sơ.
Quy chế Văn thƣ Lƣu trữ nếu đƣợc ban hành sẽ khắc phục đƣợc những hạn chế của công tác văn thƣ lƣu trữ nói chung và cơng tác lập hồ sơ nói riêng, từ đó UBND cấp quận đầu tƣ trang thiết bị, bố trí nhân lực, kiểm tra đánh giá công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ, từng bƣớc đƣa công tác này đi vào nề nếp.
70
3.1.2 Ban hành các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lƣu
vào lƣu trữ
- Đối với cơ quan quản lý Nhà nƣớc về công tác Văn thƣ Lƣu trữ
Hiện nay, hệ thống văn bản quản lý Nhà nƣớc về công tác Văn thƣ Lƣu trữ tƣơng đối đầy đủ. Văn bản mới nhất về công tác này là:
+ Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 nội dung đề cập chủ yếu về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ mà nói rất ít đến trách nhiệm thực hiện công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
+Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy đinh chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ
.Nội dung của văn bản chủ yếu đề cập đến việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ … khơng có nội dung nào nói đến cơng tác lập hồ sơ.
+Năm 1977, Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng ban hành văn bản số 261/NV về việc sử dụng “Bản hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ”, từ đó đến nay đã 36 năm, chƣa có văn bản hƣớng dẫn nào về cơng tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ. Rõ ràng, các cơ quan, tổ chức và cán bộ chuyên môn không thể áp dụng văn bản cũ để lập hồ sơ hiện hành vào từng vụ việc được giao.
+Thông tƣ 07/2012/TT-BNV là văn bản mới chỉ hƣớng dẫn chung về việc quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ mà chƣa đề cập cụ thể phƣơng pháp lập hồ sơ hiện hành và nộp lƣu vào lƣu trữ. Do đó, trên cơ sở các văn bản của cơ quan quản lý Nhà nƣớc đã ban hành,với tình hình thực tế hiện nay, chúng tôi thấy rằng, sự cần thiết phải ban hành văn bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan để cán bộ chun mơn trong cơ quan nói chung và cán bộ cơng chức UBND cấp quận nói riêng căn cứ vào văn bản mà chủ động lập hồ sơ hiện hành. Việc ban
hành các văn bản hƣớng dẫn lập hồ sơ hiện hành sẽ tăng cƣờng tính pháp chế ,bắt buộc đối với công tác này tại các cơ quan, tổ chức.
71
Ngồi văn bản hƣớng dẫn về cơng tác lập hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức, cơ quan quản lý Nhà nƣớc nên bổ sung chế tài quy định chi tiết về việc khen thƣởng, xử lý vi phạm đối với cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn trực tiếp thực hiện công tác lập hồ sơ hiện hành. Nội dung của văn bản nêu đƣợc:
+Quy định tiêu chí đánh giá, xếp loại thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ: đối tƣợng thi đua(cơ quan và cá nhân (Cán bộ, công chức, viên chức UBND quận); Thời gian thi đua(Triển khai từ thời điểm đầu năm và kết thúc vào cuối năm); Tiêu chuẩn đánh giá thi đua: tập thể và cá nhân( cán bộ văn thƣ lƣu trữ và nhấn mạnh đến trách nhiệm của cán bộ chuyên môn trực tiếp lập hồ sơ hiện hành);
+ Hình thức khen thƣởng và xử lý vi phạm nếu không thực hiện tốt công việc. Đồng thời phải coi vấn đề lập hồ sơ công việc đã giải quyết xong là trách nhiệm công vụ của mỗi cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan
- Đối với UBND cấp quận- thành phố Hà Nội
Cùng với việc xây dựng và ban hành quy chế văn thƣ lƣu trữ ở UBND cấp quận, Phòng Nội vụ phối hợp với bộ phận Văn phòng thƣờng xuyên thu thập các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hƣớng dẫn về công tác lập hồ sơ hiện hành, nhân sao và gửi trực tiếp tới các bộ phận chuyên môn của UBND quận, để từ đó cán bộ cơng chức căn cứ vào văn bản sẽ thấy trách nhiệm và nhiệm vụ của mình, chủ động lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan theo thời hạn quy định.
Ngoài ra, bộ phận tham mƣu về cơng tác văn thƣ nói chung và cơng tác lập hồ sơ nói riêng, phải rà soát hệ thống văn bản của cơ quan về công tác này và tham mƣu cho lãnh đạo UBND cấp quận :
- Ban hành văn bản hƣớng dẫn lập hồ sơ hiện hành áp dụng phù hợp với tình hình thực tế ở mỗi quận
72
- Thực hiện công tác thống kê, báo cáo việc thực hiện công tác văn thƣ lƣu trữ theo định kỳ 6 tháng hoặc cả năm
- Ban hành các văn bản sơ kết, tổng kết,khen thƣởng, xử lý vi phạm trong công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ đối với UBND cấp quận và cơ quan cấp dƣới trực thuộc. Phòng Nội vụ lập phiếu chấm điểm, quy định thang điểm kiểm tra công tác Văn thƣ Lƣu trữ về các nội dung thực hiện sau:
+Tổ chức tuyên truyền phổ biến pháp luật lƣu trữ và các văn bản quy định, hƣớng dẫn về cơng tác văn thƣ nói chung và cơng tác lập hồ sơ nói riêng
+ Xây dựng và ban hành văn bản quản lý Văn thƣ Lƣu trữ: Xây dựng quy chế Văn thƣ Lƣu trữ, xây dựng kế hoạch văn thƣ lƣu trữ…
+ Ban hành Danh mục hồ sơ, thực hiện công tác lập hồ sơ( làm tốt công tác lập hồ sơ hiện hành; không lập hồ sơ và để mất văn bản, tài liệu…)
+ Thực hiện chế độ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ theo thời hạn quy định