1.2 .Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận
2.2.3 Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận
lƣu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội
*Những kết quả đạt đƣợc
-UBND một số quận đã nhận thấy việc lập hồ sơ đƣợc thực hiện tốt, giúp cơ quan quản lý công việc thông qua hệ thống hồ sơ, đánh giá công việc của cán bộ công chức chuyên môn thông qua hồ sơ đã lập, tạo điều kiện cho việc bảo quản văn
63
bản, tài liệu hình thành cho quá trình hoạt động của cơ quan, giảm thiểu chi phí khơng cần thiết cho việc chỉnh lý, khôi phục hồ sơ trong lƣu trữ.
- Lãnh đạo UBND một số quận đã thấy đƣợc vị trí và ý nghĩa của cơng tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan, có sự quan tâm đến cơng tác này, điều này đƣợc thể hiện qua việc ban hành các văn bản chỉ đạo, tổ chức các lớp tập huấn về công tác lập hồ sơ và mời các chuyên gia có kinh nghiệm giảng dạy.
- Để cụ thể hóa quy định của Nhà nƣớc về công tác văn thƣ nói chung và công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ nói riêng, một số quận đã ban hành Quy định về công tác Văn thƣ,Lƣu trữ để từng bƣớc thúc đẩy công tác văn thƣ lƣu trữ phát triển.
- Một số cán bộ chuyên môn của UBND cấp quận đã thấy đƣợc trách nhiệm
trong việc lập hồ sơ hiện hành, ý thức đƣợc việc quản lý văn bản.Việc lập hồ sơ hiện hành thực hiện tƣơng đối tốt không phải chỉ đem lại lợi ích thiết thực cho cán bộ chuyên mơn chủ trì giải quyết cơng việc mà cịn mang lại lợi ích to lớn cho tồn cơ quan.
- Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan đã đƣợc thực hiện tại một số đơn vị: Văn phòng, Phòng Nội vụ…Tuy nhiên, chất lƣợng hồ sơ lập của các đơn vị rất khác nhau( có đơn vị lập tốt; có đơn vị mới chỉ sắp xếp văn bản chứ chƣa viết mục lục hoặc viết chứng từ kết thúc cho hồ sơ); nhận thức của cán bộ chuyên môn đối với công tác lập hồ sơ đã dần cải thiện.
- Hàng năm các quận Tây Hồ, Long Biên, Thanh Xuân… đã tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thƣ. Một số quận quy định các đơn vị phải có báo cáo định kỳ về việc thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung và cơng tác lập hồ sơ nói riêng.
- UBND quận Tây Hồ và Long Biên áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu với mục đích nâng cao chất lƣợng, hiệu quả của công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ.
64
- Việc tổ chức kiểm tra chéo công tác văn thƣ, lƣu trữ đã tạo điều kiện cho Phòng Nội vụ và Văn phòng UBND các quận học tập trao đổi kinh nghiệm để tiếp tục hồn thiện cơng tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung và cơng tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng. Đồng thời qua đây, phòng Nội vụ các quận đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo UBND quận, Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ Hà Nội những giải pháp để chỉ đạo và thực hiện công tác này ngày càng tốt hơn.
* Một số tồn tại, hạn chế
Qua khảo sát thực tế, không phải UBND quận nào cũng ý thức đƣợc tầm quan trọng của cơng tác này. Có phải UBND các quận chƣa thực hiện đƣợc công tác tập huấn về lập hồ sơ cho cán bộ công chức? Câu trả lời mà chúng tôi nhận đƣợc không phải một quận mà rất nhiều quận hàng năm đã giao cho Phòng Nội vụ và Văn phòng UBND cùng phối hợp tổ chức các lớp tập huấn cho cán bộ cơng chức hiểu đƣợc vị trí, tác dụng, u cầu, trách nhiệm, phƣơng pháp lập hồ sơ hiện hành. Tuy nhiên, khi thực hiện điều tra chúng tôi thấy rằng, việc thực thi công việc này gặp rất nhiều bất cập: Phịng Nội vụ trình lãnh đạo ban hành kế hoạch tổ chức tập huấn lập hồ sơ, theo dõi việc thực hiện công việc này lại do bộ phận Văn phòng UBND thực hiện. Điều này cho thấy, việc tổ chức thực hiện thiếu sự đồng bộ, mỗi bộ phận chỉ làm một phần công việc, kết quả cuối cùng của lập hồ sơ là kiểm tra và đánh giá chƣa thực hiện đƣợc
Rất nhiều cán bộ công chức ở UBND các quận chƣa hiểu thế nào là hồ sơ hiện hành? Lập hồ sơ phải thực hiện ra sao?mặc dù cũng đã có tham dự các lớp tập huấn. Thậm chí, có những quận (UBND quận Cầu Giấy, Long Biên, Tây Hồ), bộ phận Văn phòng cịn chuẩn bị sẵn bìa hồ sơ, hƣớng dẫn phƣơng pháp lập theo kiểu
“cầm tay chỉ việc”, cán bộ công chức ở một số đơn vị không làm, lý do đƣa ra: thực
hiện công việc này khó, khối lƣợng cơng việc nhiều, thời gian khơng có để làm…,dẫn đến tình trạng việc lập hồ sơ bị xem nhẹ, cán bộ công chức chƣa nhận thấy những hệ lụy nếu làm mất, thất lạc văn bản trong hồ sơ hậu quả sẽ thế nào?
65
Việc lập hồ sơ hiện hành chƣa thực hiện tốt dẫn đến việc UBND các quận tốn kém kinh phí khá lớn cho việc thu thập, chỉnh lý số lƣợng tài liệu tồn đọng, tích đống rất nhiều năm. Hơn nữa, hiện nay nhân lực làm công tác lƣu trữ còn mỏng, thiếu và yếu về chuyên môn nghiệp vụ. Rất nhiều cán bộ văn thƣ cơ quan kiêm nhiệm công tác lƣu trữ; nhân viên lƣu trữ chỉ là cán bộ hợp đồng theo thời hạn hoặc đào tạo không đúng chuyên môn đang làm. Số lƣợng văn bản tài liệu tích đống nhiều năm, cán bộ lƣu trữ không thể làm đƣợc, kinh phí UBND cấp quận bỏ ra để khôi phục lại hồ sơ trong lƣu trữ không phải là nhỏ.
Hiện nay, UBND nhiều quận do không chỉ đạo công tác lập hồ sơ hiện hành và việc bàn giao công việc khi cán bộ công chức nghỉ hƣu hoặc chuyển cơng tác gây khó khăn rất nhiều cho ngƣời kế nhiệm khi tiếp nối các cơng việc cịn dang dở đó.
Nguyên nhân của những thực trạng trên là do:
-Lãnh đạo UBND các quận quận cịn coi nhẹ cơng tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ; chƣa chỉ đạo, kiểm tra và phân công cụ thể cho Văn phòng hay phòng Nội vụ tổ chức thực hiện, kiểm tra và theo dõi công tác này ở các đơn vị chuyên môn trong cơ quan.
- Hệ thống văn bản về công tác lập hồ sơ hiện hành đã có nhƣng chƣa đủ. Luật Lƣu trữ, Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Thông tƣ 07/2012/TT-BNV cũng đã nói đến trách nhiệm lập hồ sơ, có đề cập đến vấn đề khen thƣởng, xử lý vi phạm trong công tác lập hồ sơ. Tất cả các quy định đó đang dừng lại ở mức độ chung chung, chƣa chi tiết. Hiện nay chƣa có văn bản hƣớng dẫn cụ thể về cơng tác lập hồ sơ hiện hành.
Ví dụ: UBND cấp quận nhiều năm chƣa lập đƣợc hồ sơ đầy đủ, khơng có sự kiểm tra, đánh giá về thực trạng này, mặc dù chế tài khen thƣởng xử phạt đã quy định trong văn bản. Trách nhiệm công vụ của những cá nhân có liên quan đến cơng tác lập hồ sơ( Thủ trƣởng cơ quan, Chánh Văn phòng, Trƣởng phòng Nội vụ, cán bộ chuyên môn, cán bộ văn thƣ lƣu trữ) sẽ ra sao? Ai sẽ là ngƣời chịu trách nhiệm khi công việc của cơ quan không theo dõi đƣợc qua hồ sơ?
66
- Chƣa ban hành đƣợc Quy chế văn thƣ, lƣu trữ (quận Hoàng Mai, Cầu Giấy, Hồn Kiếm, Ba Đình…) hoặc đã ban hành nhƣng thời gian quá lâu(quận Tây Hồ ban hành từ năm 1998, cơ quan này đầu năm 2013 đang dự thảo quy chế mới để phù hợp với tình hình thực tế hiện nay). Một số quận sử dụng Quy định của UBND thành phố Hà Nội về công tác văn thƣ, áp dụng thực hiện văn bản này cho các đơn vị thuộc và trực thuộc UBND cấp quận.
- UBND các quận chƣa xây dựng đƣợc danh mục hồ sơ làm công cụ hƣớng dẫn cho việc lập hồ sơ, nên cán bộ công chức không chủ động lập hồ sơ hiện hành, tài liệu phân tán, tích đống và ảnh hƣởng rất lớn đến cơng tác này.
- Phịng Nội vụ ở một số quận chƣa tham mƣu cho lãnh đạo UBND quận ban hành các văn bản hƣớng dẫn lập hồ sơ mà chỉ tổ chức tập huấn về công tác này và mời giảng viên có uy tín tập huấn cho các đơn vị thuộc và trực thuộc UBND quận; chƣa thực hiện đƣợc công tác kiểm tra đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc quận.
- Cán bộ văn thƣ, lƣu trữ ở UBND các quận còn thiếu (UBND quận Tây Hồ: 01 cán bộ văn thƣ; UBND quận Cầu Giấy: 01 cán bộ văn thƣ kiêm nhiệm công tác lƣu trữ…), thiếu năng lực về tham mƣu cho lãnh đạo: xây dựng kế hoạch nộp lƣu hồ sơ; các văn bản về khen thƣởng và xử lý vi phạm trong công tác lập hồ sơ; chế độ đãi ngộ nếu làm tốt công tác này; chƣa hƣớng dẫn cán bộ công chức phƣơng pháp lập hồ sơ hiện hành, chƣa thực hiện công tác kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở cán bộ công chức ở các bộ phận chuyên môn lập hồ sơ (Xem phụ lục)
- Cơ sở vật chất phục vụ công tác lập hồ sơ cịn thiếu, kinh phí đầu tƣ cho cơng việc này cịn hạn hẹp, kho tàng, trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu có nhiều hạn chế.
Tiểu kết chƣơng 2: Qua thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ UBND cấp quận chúng tôi nhận thấy, công tác này đang dần đƣợc quan tâm, chỉ đạo sát sao của lãnh đạo cơ quan, thể hiện ở việc ban hành các văn bản quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ; định kỳ hàng năm tổ chức các lớp tập huấn về công tác này cho các cán bộ chuyên môn của các đơn vị thuộc và trực thuộc UBND các quận. Một số quận đã thực hiện đƣợc việc kiểm tra công tác lập hồ sơ
67
của các đơn vị trong cơ quan…Tuy nhiên, bên cạnh một số ƣu điểm đạt đƣợc còn tồn tại rất nhiều hạn chế về công tác này: 9/10 quận chƣa xây dựng đƣợc bản danh mục hồ sơ làm công cụ hƣớng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành; phần lớn các phòng ban đơn vị thuộc và trực thuộc UBND cấp quận chƣa lập đƣợc hồ sơ hiện hành; chất lƣợng hồ sơ đƣợc lập nhìn chung cịn rất nhiều hạn chế nhƣ: không viết mục lục văn bản, không viết chứng từ kết thúc, tiêu đề hồ sơ cịn tóm tắt chƣa phản ánh đƣợc nội dung cơng việc; một bộ phận không nhỏ tài liệu của các đơn vị khơng nộp lƣu vào lƣu trữ hoặc trong tình trạng rời lẻ, bó gói. Tài liệu giao nộp đa phần chƣa lập đƣợc hồ sơ. Nguyên nhân của những tồn tại hiện nay ở UBND các quận là do nhận thức của lãnh đạo, bộ phận tham mƣu chƣa thực hiện tốt nhiệm vụ đƣợc giao; cán bộ chuyên môn chƣa thấy đƣợc trách nhiệm công vụ khi lập hồ sơ; nhân sự làm cơng tác văn thƣ , lƣu trữ cịn thiếu và hạn chế và chuyên môn; các văn bản của cơ quan Nhà nƣớc và UBND cấp quận ban hành còn chung chung và thiếu sự đồng, hƣớng dẫn cụ thể về công tác này. Khắc phục những tồn tại nêu trên công tác lập hồ sơ sẽ đi vào nề nếp, hồ sơ hiện hành lập ra có chất lƣợng, cán bộ cơng chức ý thức và có trách nhiệm hơn để từ đó nâng cao chất lƣợng và hiệu quả lập hồ sơ, phát huy giá trị của hồ sơ đã lập tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ.
68
Chƣơng 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU
VÀO LƢU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Trên cơ sở những ƣu điểm và một số hạn chế cịn tồn tại,chúng tơi đƣa ra một số giải pháp để góp phần nâng cao hiệu suất và chất lƣợng lập hồ sơ UBND cấp quận của Thành phố Hà Nội, thuận tiện cho lãnh đạo cơ quan và cán bộ chuyên môn trong việc theo dõi công việc thực hiện trong năm, quản lý và tra tìm văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị để nộp vào lƣu trữ.