1.2 .Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận
2.1.1 Các văn bản của Nhà nƣớc và UBND thành phố Hà Nội về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào
lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan
Nhận thức đƣợc vai trò, ý nghĩa và giá trị của công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan, năm 1963, Hội đồng Chính phủ đã ra Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963, ban hành bản Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lƣu trữ, điều 21 quy định: “Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ,
nhân viên làm cơng tác chun mơn khác nhưng đơi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ về cơng việc mình đã làm”.
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ , mục 3, chƣơng III, đã có 4 điều( 21,22,23,24) quy định về phƣơng pháp lập hồ sơ hiện hành, trách nhiệm của các cá nhân trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan.
- Luật Lƣu trữ quy định:
1. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thơi việc hoặc chuyển cơng tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức[23,tr4]
35
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan[23,tr5]
3. Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực
hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan(Chƣơng II, mục 1, điều 9)[23,tr5]
Năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành Thông tƣ số 07/2012/TT- BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 về việc hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan. Thông tƣ này đã đề cập đến các yêu cầu của lập hồ sơ, trách nhiệm lập hồ sơ, thời hạn nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan…
Qua khảo sát thực tế ở UBND các quận, chúng tôi nhận thấy văn bản của UBND thành phố Hà Nội và văn bản của Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ Hà Nội về việc chỉ đạo, hƣớng dẫn công tác văn thƣ lƣu trữ chƣa nhiều, chủ yếu là các văn bản về kế hoạch tổ chức tập huấn về công tác lập hồ sơ hay triển khai công tác kiểm tra chéo của UBND các quận với nhau về cơng tác văn thƣ lƣu trữ.Ví dụ:
-Công văn 840/SNV-CCVTLT, ngày 26/4/2013 của Chi Cục Văn thƣ Lƣu trữ Hà Nội về việc tổ chức tập huấn công tác văn thƣ lƣu trữ
- Quyết định số 2950/QĐ-SNV, ngày 26/4/2013 của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội về việc mở lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ công tác văn thƣ lƣu trữ…
Nhƣ vậy, chúng ta có thể thấy đƣợc sự quan tâm của cơ quan quản lý Nhà nƣớc và UBND thành phố Hà Nội về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan. Tuy nhiên số lƣợng văn bản chƣa nhiều, chƣa phủ hết các nội dung của công tác lập hồ sơ mà mới chỉ dừng lại về việc tổ chức các lớp bồi dƣỡng, tập huấn về công tác này.