1.2 .Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận
2.1.2 Các văn bản của UBND các quận quy định về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu
nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan
Ở UBND các quận, trách nhiệm tổ chức quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc UBND quận do Phòng Nội vụ thực hiện.
36
Qua khảo sát thực tế tại một số quận của thành phố Hà Nội, chúng tơi nhận thấy ở đây đã có sự quan tâm và ý thức đƣợc tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ, do đó đã ban hành đƣợc một số văn bản, chỉ đạo hƣớng dẫn về công tác văn thƣ lƣu trữ nói chung và cơng tác lập hồ sơ nói riêng:
-Năm 2001, UBND quận Thanh Xuân đã ban hành Quy định hƣớng dẫn thực hiện công tác văn thƣ – lƣu trữ. Trong quy định về việc lập hồ sơ hiện hành nêu rõ: “Về cơ bản, các cơ quan quản lý hành chính nhà nƣớc đều có các loại tài liệu giống nhau. Văn thƣ phải chủ động, đề xuất, tham mƣu cho thủ trƣởng các đơn vị phân công nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ cơng chức có liên quan phối hợp thực hiện các nội dung theo chuyên môn nghiệp vụ”[53,tr2 ]
-Tìm hiểu tại UBND quận Tây Hồ về cơng tác lập hồ sơ, chúng tôi thống kê cơ quan này đã ban hành các văn bản quy định về công tác văn thƣ lƣu trữ nhƣ:
+ Năm 1998, UBND quận ban hành Quy định về công tác Văn thƣ, Lƣu trữ. Hiện nay, quy định này đang đƣợc sửa đổi, bổ sung và thay thế bằng Quy chế mới phù hợp với tình hình thực tế của UBND quận Tây Hồ.
+Năm 2006, UBND quận ban hành Quyết định số 1023/QĐ-UBND, ngày 30/8/2006 về danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lƣu trữ UBND quận Tây Hồ.
+ UBND quận xây dựng đƣợc quy trình ISO 9001: 2000 trong công tác văn thƣ. Hàng năm UBND quận cũng đã ban hành đƣợc kế hoạch giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan hoặc các bản báo cáo đánh giá tình hình thực hiện cơng tác văn thƣ, lƣu trữ trong năm.
-UBND quận Long Biên đã xây dựng đƣợc quy chế Văn thƣ Lƣu trữ và xây dựng đƣợc quy trình ISO 9001:2008 trong cơng tác văn thƣ, lƣu trữ…
Tuy nhiên, không phải UBND các quận của thành phố Hà Nội đều quan tâm và chú trọng đến công tác này. Qua khảo sát, chúng tơi nhận thấy, chỉ có một số
37
quận nhƣ đã nêu ở trên đã ban hành đƣợc các văn bản quy định về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ, cịn lại nhiều quận(Hồng Mai, Cầu Giấy, Ba Đình, Hai Bà Trƣng) chƣa ban hành đƣợc quy chế văn thƣ- lƣu trữ và các văn bản quy định hay hƣớng dẫn về cơng tác văn thƣ nói chung và cơng tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ nói riêng. UBND quận nếu khơng ban hành quy chế về công tác văn thƣ, lƣu trữ dẫn đến hậu quả thiếu chế tài xử phạt đối với các cá nhân không lập hồ sơ; làm mất, thất lạc văn bản tài liệu của cơ quan… Đây cũng chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng văn bản, tài liệu rời lẻ, tích đống nhiều năm ở các bộ phận chuyên môn và là trở ngại cho việc quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp quận của thành phố Hà Nội
2.2 Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ở UBND quận
Tìm hiểu thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ UBND các quận thành phố Hà Nội, phƣơng pháp khảo sát mà chúng tôi thực hiện: Khảo sát trực tiếp tại UBND các quận: Tây Hồ, Hồng Mai, Ba Đình, Hồn Kiếm, Cầu Giấy, Long Biên; phỏng vấn Chánh, Phó Chánh Văn phịng UBND quận; Trƣởng, Phó Trƣởng phịng Nội vụ và gửi phiếu điều tra đến các quận còn lại(mẫu phiếu
điều tra khảo sát chúng tơi đính kèm ở phần phụ lục).Trên cơ sở điều tra, phỏng vấn, phân tích, tổng hợp số liệu chúng tôi đƣa ra kết quả nhƣ sau: