1.2 .Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận
3.2 Nhóm giải pháp cụ thể
3.2.3 Nâng cao trách nhiệm công vụ của cán bộ công chức về việc lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào
sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ
Qua Báo cáo tổng kết kiểm tra chéo về công tác văn thƣ lƣu trữ ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội, rất nhiều cán bộ công chức chƣa hiểu, ngại làm và không lập đƣợc hồ sơ hiện hành. Đây cũng là một trong những vấn đề nan giải hiện nay ở UBND cấp quận. Để khắc phục tình trạng cán bộ cơng chức chƣa lập đƣợc hồ sơ hiện hành, thay đổi suy nghĩ và giúp cán bộ công chức UBND cấp quận hiểu và
76
làm tốt cơng việc cần có sự quan tâm của lãnh đạo quận về công tác chỉ đạo, kiểm tra thì cơng tác lập hồ sơ hiện hành mới thực hiện tốt.
- Lãnh đạo UBND quận phải quan tâm và coi trọng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan; yêu cầu bộ phận Văn phịng, Phịng Nội vụ tham mƣu và trình lãnh đạo ký ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác lập hồ sơ hiện hành; tổ chức hƣớng dẫn lập hồ sơ cho cán bộ chuyên môn của các đơn vị, thƣờng xuyên thực hiện việc kiểm tra (định kỳ hoặc đột xuất) và có chế tài xử phạt nếu không thực hiện tốt hoặc khen thƣởng để khích lệ các cán bộ chuyên môn làm tốt công tác lập hồ sơ
- Chánh Văn phòng UBND cấp quận phối hợp với Trƣởng Phòng Nội vụ tham mƣu cho lãnh đạo ban hành văn bản hƣớng dẫn về công tác lập hồ sơ hiện hành.Giúp lãnh đạo cơ quan kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ.
- Trƣởng phòng Nội vụ UBND cấp quận tham mƣu cho lãnh đạo tổ chức các lớp tập huấn về công tác lập hồ sơ hiện hành, yêu cầu bắt buộc các cán bộ công chức phải tham gia, kết quả tham gia lớp tập huấn là các bản thu hoạch về nhận thức của cán bộ công chức đối với công tác này, ghi nhận những đề xuất hay kiến nghị của cán bộ công chức để khắc phục những tồn tại và từng bƣớc đƣa công tác lập hồ sơ hiện hành thực hiện có hiệu quả.
- Cán bộ chuyên môn của các đơn vị lĩnh hội kiến thức tiếp thu đƣợc khi tham dự lớp tập huấn công tác lập hồ sơ, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và công việc cụ thể đƣợc giao chủ động lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ theo thời hạn quy định
- Cán bộ văn thƣ, lƣu trữ UBND cấp quận giúp lãnh đạo cơ quan:
+Cung cấp thông tin cho cán bộ công chức UBND cấp quận hiểu, làm tốt công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan không chỉ mang lại lợi ích cho cá nhân chủ trì giải quyết công việc mà mang lại rất nhiều lợi ích cho cơ quan, địa
77
phƣơng, qua đó cũng nói rõ cho cán bộ công chức hiểu nếu không lập hồ sơ hiện hành hệ lụy sẽ thế nào?
+Hƣớng dẫn phƣơng pháp lập hồ sơ hiện hành cho cán bộ chuyên môn UBND cấp quận. Hƣớng dẫn cụ thể, chi tiết, dễ hiểu theo kiểu: cầm tay chỉ việc có nhƣ vậy hồ sơ lập ra sẽ đạt yêu cầu
+ Đầu năm, cán bộ văn thƣ cung cấp các vật dụng cần thiết về cơng tác lập hồ sơ (bìa hồ sơ, bút, mục lục văn bản, hộp đựng tài liệu…)
+Đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra tiến độ lập hồ sơ hiện hành của cán bộ chuyên môn. Từ đó giúp cán bộ cơng chức chủ động trong việc lập hồ sơ, chất lƣợng hồ sơ lập phải tốt và từng bƣớc đƣa công tác lập hồ sơ là thói quen của cán bộ cơng chức chun mơn.