2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng Nhập khẩu FCL tại cơng ty Cổ Phần Hàng Hải Sài Gịn Hải Sài Gịn
2.1.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa FCL
Nguồn: Phòng Giao nhận - Kho vận
Nhận thông báo hàng đến và kiểm tra bộ chứng từ Nhận yêu cầu từ khách hàng và ký kết hợp đồng
Thông quan hàng nhập khẩu
2.1.2 Mô tả sơ lược về sơ đồ
BƯỚC 1: Sau khi tìm kiếm và có được u cầu từ khách hàng, công ty CỔ PHẦN HÀNG HẢI SÀI GÒN sẽ tiến hành ký kết hợp đồng dịch vụ với khách. Nhân viên công ty sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ thông tin khách hàng, thông tin lô hàng,…
BƯỚC 2: Nhận giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) và bộ chứng từ để làm thủ tục nhận hàng (khách hàng gửi bộ chứng từ của lô hàng này cho cơng ty). Sau đó, bộ phận chứng từ sẽ kiểm tra bộ chứng từ và tiến hành chuẩn bị thủ tục cho bước tiếp theo.
BƯỚC 3: Sau khi nhận được thông báo hàng đến, dựa vào thông tin về thời gian và địa điểm hàng đến, nhân viên giao nhận sẽ mang thông báo này cùng với giấy giới thiệu của cơng ty để đến văn phịng đại diện của hãng tàu để lấy lệnh giao hàng và làm thủ tục cược cont. Khi đến văn phịng đại diện, nhân viên đóng các khoản phí và tiền cược, sau đó lấy hóa đơn để lấy lệnh giao hàng.
BƯỚC 4: Dùng các thông tin trong chứng từ để tìm hiểu về hàng hóa, tra mã HS để biết các loại thuế của mặt hàng này và tiến hành khai báo hải quan điện tử trên phần mềm khai báo hải quan. Sau khi khai báo xong, phần mềm sẽ trả kết quả, các thông tin nhanh được bao gồm: các khoản thuế và số tiền thuế phải nộp, số tiếp nhận và ngày tiếp nhận của tờ khai, kết quả phân luồng kiểm tra tại cảng.
Sau khi có kết quả phân luồng, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra xem hàng hóa này có phải đóng thuế ngay hay khơng. Nếu khách hàng yêu cầu ủy thác cho công ty Cổ phần Hàng Hải Sài Gịn đóng thuế thì nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai, giấy giới thiệu của khách hàng đến ngân hàng để đóng tiền và mang hóa đơn đóng thuế về. Trong trường hợp khách hàng tự đóng thuế thì sau đó sẽ phải gửi lại hóa đơn nộp tiền thuế cho Cơng ty Cổ phần Hàng Hải Sài Gịn làm thủ tục lấy hàng tại cảng.
BƯỚC 5: Sau khi nhận lại bộ chứng từ và tờ khai có đóng dấu cho phép giải tỏa hàng, nhân viên giao nhận tiến hành in phiếu giao nhận container (EIR – Equipment Interchange Receipt). Nhân viên phòng Thương vụ sẽ kiểm tra chứng từ và tiến hành xuất phiếu EIR cho nhân viên giao nhận.
BƯỚC 6: Khi nhận được phiếu EIR, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị thêm những chứng từ cần thiết như Tờ khai hàng hóa nhập khẩu chính, D/O,.. và xuất trình với hải quan và yêu cầu thanh lý để nhận hàng.
BƯỚC 7: Giao hàng đến địa điểm mà khách quy định và tiến hành trả cont rỗng.
BƯỚC 8: Thanh tốn phí dịch vụ cho khách và lưu hồ sơ.
2.2 Diễn giải quy trình giao nhận hàng nhập khẩu tại Cơng ty Cổ phần Hàng hải Sài Gịn
Có thể nói, quy trình giao nhận hàng nhập khẩu tại Cơng ty Cổ phần Hàng hải Sài Gịn là một quy trình dài, bao gồm nhiều giai đoạn và khá phức tạp. Để có thể diễn giải một cách chi tiết, cụ thể và dễ hình dung nhất, em xin phép được tái hiện lại quy trình này qua một ví dụ cụ thể về sự hợp tác giữa Cơng ty Cổ phần Hàng hải Sài Gịn với danh nghĩa là một công ty giao nhận và khách hàng là Cơng ty Cổ phần Tập đồn
2.2.1 Nhận u cầu từ khách hàng và ký kết hợp đồng
Bộ phận Kinh doanh - Marketing và Sale của công ty sẽ thực hiện nhiệm vụ chính của mình bằng cách tìm kiếm khách hàng xuất - nhập khẩu theo các cách cơ bản sau:
- Gọi điện thoại trực tiếp tới bộ phận xuất nhập khẩu của các công ty; - Gửi bảng báo giá đến các khách hàng mới qua mail, điện thoại; - Tìm trong danh mục hoặc thơng qua các websites, tạp chí sách báo; - Dựa vào mối quan hệ đã có để tìm kiếm khách hàng.
Khi đã có khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ báo giá dịch vụ giao nhận của cơng ty cho khách hàng có nhu cầu. Khi khách hàng đã đồng ý với mức giá đã đưa ra thì hai bên sẽ tiến hành thỏa thuận các điều khoản, soạn thảo hợp đồng và ghi rõ quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan. Sau đó giám đốc kí kết hợp đồng dựa trên hợp đồng được soạn thảo trước đó được quy định rõ về trách nhiệm và nghĩa vụ của 2 bên. Bước này cũng giúp công ty nắm được các thông tin cơ bản của khách hàng như: địa chỉ, mã số thuế… Đó là đối với các khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ lần đầu tại công ty
hoặc khơng phải là khách hàng thân thiết.
Cịn đối với các khách hàng thân thiết thì sẽ khơng cần ký kết hợp đồng bằng văn bản mà có thể thỏa thuận qua email, fax… Như đối với sự hợp tác giữa Công ty Cổ phần Hàng hải Sài Gịn và Cơng ty Cổ phần Tập đoàn Sunhouse, hai bên đã hợp tác nhiều lần, giao nhận nhiều lô hàng thành cơng, an tồn và hiệu quả. Trên tinh thần tin cậy lẫn nhau, hai bên đã thỏa thuận một lơ hàng mới, nhưng vì là khách hàng thường xuyên nên không cần phải soạn thảo hợp đồng dịch vụ. Công ty Cổ phần Hàng hải Sài Gịn đảm nhận thực hiện dịch vụ và hưởng phí dịch vụ. Dịch vụ này được thực hiện trên cơ sở kí kết Hợp đồng thương mại số 1-2-ZS-2008-007 giữa Cơng ty Cổ
phần Tập đồn Sunhouse (Việt Nam) và Tập đoàn Zhongshan Silk Imp. & Exp. Group Co., Ltd. Of Guangdong (Trung Quốc). Trên cơ đó Cơng ty Cổ phần Hàng hải Sài Gịn
đưa ra những dịch vụ cung cấp cho Cơng ty Cổ phần Tập đồn Sunhouse, bao gồm: 1- Khai hải quan điện tử;
2- Lấy lệnh D/O và giấy cược container tại hãng tàu Dongjin Shipping Co., LTD in Việt Nam;
3- Vận chuyển hàng về kho của công ty Cổ phần Tập đồn Sunhouse; 4- Trả container rỗng cho hãng tàu.
Chính sách mặt hàng: Phí dịch vụ, phí khai thuế hải quan và các phí phát sinh sau sẽ được cơng ty quyết tốn vào mỗi cuối tháng như hợp đồng dịch vụ đã ký trước đây. Hạn ngạch nhập khẩu đối với hàng hóa hóa như đường tinh luyện, đường thơ; thuốc lá nguyên liệu; muối; trứng gia cầm thì được áp dụng thuế suất trong hạn ngạch thuế quan.
2.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) được gửi tới từ hãng tàu/FWD để thông báo cho người nhận biết rằng thời gian, địa điểm, kho, cảng mà lô hàng sẽ cập. Cần
xem rõ giấy báo tàu nào đã gửi và có đúng tên cơng ty nhận hay không.
Với giao dịch này, Cơng ty Cổ phần Tập đồn Sunhouse sẽ nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu Dongjin Shipping Co., LTD in Việt Nam thông qua New Vision International Logistics Joint Stock Company, cụ thể:
Trước ngày tàu cập cảng khoảng 2 hoặc 3 ngày, New International Logistics Joint Stock Company sẽ gởi thông báo hàng đến (A/N) đến Sunhouse. Sau khi nhận được thông báo hàng đến của New International Logistics Joint Stock Company nhân viên chứng từ phải kiểm tra lại thơng tin trên thơng báo có đúng với những chi tiết trên những chứng từ mà mình nhận được hay không. Giấy báo được gửi từ hãng tàu Dongjin Shipping với nội dung như sau:
Tên tàu: PANCON CHAMPION 2013S Cảng đi: Zhongshan, China
Cảng đến: Ho Chi Minh, Viet Nam
Số container/ Số Seal: DJLU5013074/ 40’HQ/ DJS972339 Số kiện: 950 kiện
Trọng lượng: 13,275.00 Kgs
a) Nhận bộ chứng từ
Cơng ty Cổ phần Tập đồn Sunhouse liên hệ với nhân viên Cổ phần Hàng Hải Sài Gịn và gửi thơng tin lơ hàng cùng các chứng từ liên quan để thực hiện việc giao nhận:
- Hợp đồng thương mai (Sales Contract) số 1-2-ZS-2008-007 Ngày: 05/08/2020 - Hoá đơn thương mại (Invoice) số ZS07-2/SH2020 Ngày: 14/10/2020
- Phiếu đóng gói hàng hố (Packing list) số ZS07-2/SH2020 Ngày: 14/10/2020 - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original) form E số: E201903417883957 Ngày 16/10/2020
- Giấy giới thiệu của cơng ty Cổ phần Tập đồn Sunhouse.
b) Kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi nhận chứng từ, nhân viên Bộ phận Chứng từ của Công ty Hàng Hải Sài Gịn sẽ kiểm tra tính hợp lệ và phù hợp của các chứng từ này, đối chiếu các thơng tin trên các chứng từ xem có khớp nhau hoặc có sai sót gì khơng. Cụ thể là kiểm tra trên cơ sở hợp đồng ngoại thương đối chiếu với hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói về các chi tiết: tên và địa chỉ người xuất khẩu, người nhập khẩu, tên hàng, xuất xứ, số lượng,
quy cách - chất lượng hàng hóa, điều kiện thương mại áp dụng, cách đóng gói-bao bì, ghi ký mã hiệu, cảng bốc, cảng dỡ hàng… Để phịng trường hợp có sai sót thì liên hệ
với CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN SUNHOUSE.
Chi tiết chứng từ: Kiểm tra chi tiết thông tin các hồ sơ gồm
1- Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
trên hợp đồng là đầy đủ và có đủ chữ ký cùng đóng dấu của Zhongshan Silk Import & Export Group Co. Ltd of Guangdong và cơng ty Cổ phần Tập đồn Sunhouse.
2- Hóa đơn thương mại (Invoice)
3- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list) 4- Vận đơn đường biển (Bill of lading)
Đối với lô hàng này, ta ghi nhận chỉ xuất hiện HB/L (do công ty FWD phát hành) vì hãng tàu Dongjin Shipping Co., LTD sử dụng EDO thay vì D/O giấy. Đồng thời khi sử dụng EDO, thì hãng tàu sẽ tối ưu thời gian và chi phí khơng cần phải kiểm duyệt MB/L mà họ sẽ tích hợp thơng tin (số lệnh, mã người nhận hàng (trong hệ thống hãng tàu), số vận đơn, tên người nhận hàng, số container, tên tàu, số hiệu chuyến, nhiệt độ (đối với container lạnh), thơng tin bổ sung nếu có) trên hệ thống Eport. Tương tự, để New Vision International Logistics Joint Stock Company sử dụng hệ thống này thì họ phải đăng ký tờ khai trên Eport. Sau khi nhận được A/N từ hãng tàu, New Vision chỉ cần đăng nhập vào hệ thống và điền các thông tin (bao gồm: tên doanh nghiệp, số vận đơn, số cont, Mã nhận cont, Số lệnh, Hạn lệnh được hiện) lên. Cảng sẽ đối chiếu thông tin giữa New Vision và hãng tàu Dongjin và tiến hành giao hàng nếu thông tin trùng khớp. Tuy nhiên, trong lơ hàng này cịn xuất hiện Master Bill of Lading (MB/L) – Vận đơn chủ hay vận đơn đường biển do hãng tàu phát hành, nhưng khơng có chứng từ nên khơng nêu rõ.
5- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original)
Trong giấy chứng nhận xuất xứ Tất cả thông tin về người bán (xuất khẩu), người mua (nhập khẩu), tên tàu, số chuyến, cảng xếp – cảng dỡ, ký mã hiệu, tên từng mặt hàng, số lượng, trọng lượng và mã HS từng mặt hàng,… phải trùng khớp các chứng từ ở trên.
Bảng 2.1 Danh sách thông tin kiểm tra trong bộ chứng từ
NỘI DUNG KIỂM TRA
HỒ SƠ S/ C I P/L B/L C/O THƠNG TIN NGƯỜI BÁN (XK)
Tên Cơng ty: ZHONGSHAN SILK IMP & EXP. GROUP CO., LTD. OF
GUANGDONG
Địa chỉ: 28 YUE LAI NAN ROAD, ZHONGSHAN CITY, GUANGDONG, CHINA SĐT: 86-760-8976-8966 Fax: 86-760-23301309 THÔNG TIN NGƯỜI MUA (NK)
Tên Cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP
ĐOÀN SUNHOUSE
Địa chỉ: 139 Nguyễn Thái Học, Ba Đình,
Hà Nội, Việt Nam
SĐT: 84-4-7366676/86
Fax: 84-4-7366696
HÀNG
HÓA Tên hàng:1) Bếp Hồng Ngoại cơ nhãn hiệu SUNHOUSE 220-240V-50HZ
(MECHANICAL INFRARED COOKER BRAND NAME: SUNHOUSE 220-240V- 50HZ-2000W)
2) Bếp Hồng Ngoại cảm ứng nhãn hiệu SUNHOUSE (TOUCH INFRARED
COOKER BRAND NAME: SUNHOUSE 220-240V-50HZ-2000W)
Mã HS (HS Code): 85166090
Số kiện hàng: 950 PK
N. WT: 10700 KGS
THANH TỐN
Theo FOB: 62,675 USD
Bằng chữ: Sáu mươi hai nghìn sáu trăm bảy mươi lăm đô la Mỹ
Phương thức thanh toán: 100% TT
TÊN
TÀU PANCON CHAMPION
SỐ CHUYẾ
N 2013S
NƠI GIAO
HÀNG cảng XIAOLAN, ZHONGSHAN, CHINA
CẢNG XẾP
HÀNG cảng XIAOLAN, ZHONGSHAN, CHINA
NƠI NHẬN HÀNG
cảng Cát Lái, Việt Nam (CAT LAI PORT,
VIETNAM)
CẢNG DỠ HÀNG
cảng Cát Lái, Việt Nam (CAT LAI PORT,
VIETNAM)
KÝ MÃ
HIỆU 950SUNHOUSE
SỐ SEAL DJLU501 3074/40'HO/DJS972339/950
SỐ
CONT 1 cont 40’HQ
Kết luận
Sau khi kiểm tra bộ chứng từ, nhân viên giao nhận kiểm tra đối chiếu thấy có vấn đề phát sinh là nội dung của hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói và vận đơn đường biển khơng khớp với hợp đồng ngoại thương về số lượng & giá trị thanh tốn. Do đó, nhân viên giao nhận liên lạc lại với Cơng ty Cổ phần tập đồn Sunhouse để thông báo và nhận được thông tin rằng đây là lơ hàng được “giao từng phần” vì vậy đủ điều kiện tiếp nhận lô hàng và tiếp tục tiến hành các thủ tục để nhận hàng về kho và dựa vào B/L và giấy báo hàng đến để tiện đối chiếu theo dõi làm thủ tục giao nhận.
Tuy nhiên, trong lô hàng này, trên HB/L thể hiện tên tàu (Zhong Hang 902
V.201015000000) khác tên tàu (PANCON CHAMPION) thể hiện trên A/N. Vì theo như
thơng báo từ Unitex International Forwarding (Guangzhou) Limited, con tàu Zhong Hang 902 V.201015000000 khơng đến cảng Hồ Chí Minh nên được chuyển sang tàu PANCON CHAMPION 2013S từ Hong Kong đến Việt Nam.
2.2.3 Cược cont, nhận và lên EDO và thanh toán Eporta) Cược cont a) Cược cont
Để tiến hành cược container, nhân viên giao nhận của Công ty Cổ phần Hàng hải Sài Gòn phải nộp vận tải đơn gốc (Original HBL) và giấy giới thiệu cơng ty để nhân viên đại lí kiểm tra xác nhận thơng tin. Sau đó, nhân viên giao nhận nhận “Giấy cam kết mượn container” và điền vào các thông tin theo mẫu của hãng tàu (số cont, loại cont, địa chỉ hạ cont, tên và số điện thoại người đại diện mượn cont,…) rồi đóng tiền cược container là 2.000.000 VNĐ tại quầy cược cont. Sau khi nộp phí, nhân viên hãng tàu giao lại cho nhân viên giao nhận một tờ mượn cont có đóng dấu “Đã thu
tiền” và dấu “Bản chính để lấy cược” cịn giữ lại một tờ giấy mượn cont và hóa đơn.
Nhân viên giao nhận kiểm tra thơng tin có, sau đó đưa lại cho nhân viên đại lý ký tên đóng dấu cùng bộ HB/L và trả lại cho nhân viên giao nhận của Cơng ty Cổ phần
Hàng hải Sài Gịn.
Hình 2.2 Giấy mượn container/giấy cược cont
Nguồn: Phòng Giao nhận – Kho vận
Lưu ý: Lúc này, nhân viên giao nhận phải chú ý kiểm tra xem hãng tàu quy định hoàn
trả container về bãi nào và sau bao nhiêu ngày lấy container ra khỏi cảng để tranh thủ làm hàng, trả container trước thời gian quy định thì khơng bị nộp phí lưu giữ container q thời hạn, sau đó đưa cho nhân viên đại lý ký tên đóng dấu cùng với bộ H/BL và giữ lại giấy tờ.
b) Nhận và lên EDO
Sau khi Công ty Cổ phần Hàng hải Sài Gịn gửi “Thơng báo hàng đến” qua email cho đại lý, đại lý sẽ tiến hành tách thơng tin trên ePort từ MB/L của hãng tàu, sau đó đại lý sẽ cung cấp thơng tin: chủ khai thác, số HBL, mã nhận cont, tên khách hàng, số MB/L, số lệnh, hạn lệnh, … (hãng tàu cũng gửi những thông tin tương tự như vậy). Từ những thông tin trên, nhân viên chứng từ tại SMC sẽ kiểm tra đối chiếu lại với chứng từ có trùng khớp hay khơng và tiến hành lên EDO trên hệ thống ePort. Để tiến hành nhận lô hàng, đầu tiên nhân viên sẽ đăng nhập vào trang web khai Eport