2.2 Diễn giải quy trình giao nhận hàng nhập khẩu tại Cơng ty Cổ phần Hàng
2.2.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng và ký kết hợp đồng
Bộ phận Kinh doanh - Marketing và Sale của công ty sẽ thực hiện nhiệm vụ chính của mình bằng cách tìm kiếm khách hàng xuất - nhập khẩu theo các cách cơ bản sau:
- Gọi điện thoại trực tiếp tới bộ phận xuất nhập khẩu của các công ty; - Gửi bảng báo giá đến các khách hàng mới qua mail, điện thoại; - Tìm trong danh mục hoặc thơng qua các websites, tạp chí sách báo; - Dựa vào mối quan hệ đã có để tìm kiếm khách hàng.
Khi đã có khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ báo giá dịch vụ giao nhận của cơng ty cho khách hàng có nhu cầu. Khi khách hàng đã đồng ý với mức giá đã đưa ra thì hai bên sẽ tiến hành thỏa thuận các điều khoản, soạn thảo hợp đồng và ghi rõ quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan. Sau đó giám đốc kí kết hợp đồng dựa trên hợp đồng được soạn thảo trước đó được quy định rõ về trách nhiệm và nghĩa vụ của 2 bên. Bước này cũng giúp công ty nắm được các thông tin cơ bản của khách hàng như: địa chỉ, mã số thuế… Đó là đối với các khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ lần đầu tại cơng ty
hoặc khơng phải là khách hàng thân thiết.
Cịn đối với các khách hàng thân thiết thì sẽ khơng cần ký kết hợp đồng bằng văn bản mà có thể thỏa thuận qua email, fax… Như đối với sự hợp tác giữa Công ty Cổ phần Hàng hải Sài Gịn và Cơng ty Cổ phần Tập đoàn Sunhouse, hai bên đã hợp tác nhiều lần, giao nhận nhiều lô hàng thành cơng, an tồn và hiệu quả. Trên tinh thần tin cậy lẫn nhau, hai bên đã thỏa thuận một lơ hàng mới, nhưng vì là khách hàng thường xun nên khơng cần phải soạn thảo hợp đồng dịch vụ. Công ty Cổ phần Hàng hải Sài Gịn đảm nhận thực hiện dịch vụ và hưởng phí dịch vụ. Dịch vụ này được thực hiện trên cơ sở kí kết Hợp đồng thương mại số 1-2-ZS-2008-007 giữa Cơng ty Cổ
phần Tập đồn Sunhouse (Việt Nam) và Tập đoàn Zhongshan Silk Imp. & Exp. Group Co., Ltd. Of Guangdong (Trung Quốc). Trên cơ đó Cơng ty Cổ phần Hàng hải Sài Gịn
đưa ra những dịch vụ cung cấp cho Cơng ty Cổ phần Tập đồn Sunhouse, bao gồm: 1- Khai hải quan điện tử;
2- Lấy lệnh D/O và giấy cược container tại hãng tàu Dongjin Shipping Co., LTD in Việt Nam;
3- Vận chuyển hàng về kho của cơng ty Cổ phần Tập đồn Sunhouse; 4- Trả container rỗng cho hãng tàu.
Chính sách mặt hàng: Phí dịch vụ, phí khai thuế hải quan và các phí phát sinh sau sẽ được cơng ty quyết tốn vào mỗi cuối tháng như hợp đồng dịch vụ đã ký trước đây. Hạn ngạch nhập khẩu đối với hàng hóa hóa như đường tinh luyện, đường thơ; thuốc lá nguyên liệu; muối; trứng gia cầm thì được áp dụng thuế suất trong hạn ngạch thuế quan.