2.2 Diễn giải quy trình giao nhận hàng nhập khẩu tại Cơng ty Cổ phần Hàng
2.2.3 Cược cont, nhận và lên EDO và thanh toán Eport
a) Cược cont
Để tiến hành cược container, nhân viên giao nhận của Cơng ty Cổ phần Hàng hải Sài Gịn phải nộp vận tải đơn gốc (Original HBL) và giấy giới thiệu cơng ty để nhân viên đại lí kiểm tra xác nhận thơng tin. Sau đó, nhân viên giao nhận nhận “Giấy cam kết mượn container” và điền vào các thông tin theo mẫu của hãng tàu (số cont, loại cont, địa chỉ hạ cont, tên và số điện thoại người đại diện mượn cont,…) rồi đóng tiền cược container là 2.000.000 VNĐ tại quầy cược cont. Sau khi nộp phí, nhân viên hãng tàu giao lại cho nhân viên giao nhận một tờ mượn cont có đóng dấu “Đã thu
tiền” và dấu “Bản chính để lấy cược” cịn giữ lại một tờ giấy mượn cont và hóa đơn.
Nhân viên giao nhận kiểm tra thơng tin có, sau đó đưa lại cho nhân viên đại lý ký tên đóng dấu cùng bộ HB/L và trả lại cho nhân viên giao nhận của Công ty Cổ phần
Hàng hải Sài Gịn.
Hình 2.2 Giấy mượn container/giấy cược cont
Nguồn: Phòng Giao nhận – Kho vận
Lưu ý: Lúc này, nhân viên giao nhận phải chú ý kiểm tra xem hãng tàu quy định hoàn
trả container về bãi nào và sau bao nhiêu ngày lấy container ra khỏi cảng để tranh thủ làm hàng, trả container trước thời gian quy định thì khơng bị nộp phí lưu giữ container q thời hạn, sau đó đưa cho nhân viên đại lý ký tên đóng dấu cùng với bộ H/BL và giữ lại giấy tờ.
b) Nhận và lên EDO
Sau khi Công ty Cổ phần Hàng hải Sài Gịn gửi “Thơng báo hàng đến” qua email cho đại lý, đại lý sẽ tiến hành tách thông tin trên ePort từ MB/L của hãng tàu, sau đó đại lý sẽ cung cấp thơng tin: chủ khai thác, số HBL, mã nhận cont, tên khách hàng, số MB/L, số lệnh, hạn lệnh, … (hãng tàu cũng gửi những thông tin tương tự như vậy). Từ những thông tin trên, nhân viên chứng từ tại SMC sẽ kiểm tra đối chiếu lại với chứng từ có trùng khớp hay khơng và tiến hành lên EDO trên hệ thống ePort. Để tiến hành nhận lô hàng, đầu tiên nhân viên sẽ đăng nhập vào trang web khai Eport như sau:
Tiến hành lên EDO theo các bước sau:
BƯỚC 1: Đăng nhập tài khoản ePort mà doanh nghiệp đã đăng ký, chọn Khu vực nhận hàng là Cát Lái
Hình 2.4 Màn hình minh họa thao tác đăng nhập tài khoản ePort
BƯỚC 2: Chọn Đăng ký -> nhận cont hàng từ cảng
Hình 2.5 Màn hình minh họa thao tác chọn tiêu đề nhận cont từ cảng của trang ePort
BƯỚC 3: Nhập thông tin lô hàng như sau: MST (mã số thuế): 0302590764
Số lượng cont: 1
-> bấm “Lưu thông tin” -> xuất hiện “mã lô”. (Công ty cần ghi nhận lại để thuận tiện theo dõi lơ hàng).
Hình 2.6 Màn hình mình họa thao tác nhập thơng tin lơ hàng
BƯỚC 4: Kéo xuống phần chi tiết lô hàng -> chọn “thêm” -> nhập số cont hàng
nhập cần khai báo (Số cont: DJLU5013074) -> bấm nút “tab” -> những ô màu xám chuyển thành màu trắng.
BƯỚC 5: Nhân viên nhập thông tin lệnh giao hàng điện tử mà đại lý đã gửi
Hình 2.8 Màn hình minh họa cho thao tác nhập những thông tin của lô hàng mà đại lý đã gửi
Dữ liệu đã được đại lý đưa cho cảng nên sau khi lưu thành công -> xuất hiện “số DK” (1 số DK tương đương 1 cont hàng)
Hình 2.9 Màn hình minh họa xuất hiện số DK sau khi nhập thông tin lô hàng thành công
BƯỚC 6: Khai báo đơn vị / số xe nhận container
Sau khi xác thực, nhân viên sẽ trở lên “phần thông tin lô hàng” -> bấm “chọn lô
hàng” -> xuất hiện danh sách lơ hàng -> bấm vào đầu của dịng mã lơ cần khai báo. Hình 2.10 Màn hình minh họa danh sách lơ hàng (Nguồn: tham khảo internet)
Kéo xuống phần chi tiết lô hàng -> bấm chọn “Đơn vị vận tải/Số xe nhận Container”
Hình 2.11 Màn hình minh họa thao tác chọn “Đơn vị vận tải/Số xe nhận Container”
Bấm vào biểu tượng sửa màu xanh trước số cont -> xuất hiện cửa sở “Khai báo Đơn
vng trước dịng “số xe” – > nhập số xe -> nhấn “Lưu”
Hình 2.12 Màn hình minh họa cửa sổ “Khai báo Đơn vị/Số xe nhận container”
Sau khi lưu dữ liệu thành công trở về chi tiết lô hàng, ở cột số xe sẽ xuất hiện số xe vừa khai báo ở trên.
Hình 2.13 Màn hình minh họa xuất hiện số xe ở phần “Chi tiết lô hàng”
BƯỚC 7: Khai báo tờ khai và đối chiếu tờ khai ở phần “Chi tiết lô hàng” bấm chọn “Khai báo tờ khai/số quản lý hàng hóa”
Hình 2.14 Màn hình minh họa thao tác chọn “Khai báo tờ khai/số quản lý hàng hóa”
Xuất hiện màn hình khai báo, ở dịng chi tiết lơ hàng -> bấm chọn “Thêm mới” -> xuất hiện cửa sổ “Thêm mới tờ khai” -> nhập:
Số cont: DJLU5013074 Số tờ khai: 103624513860
-> bấm “Lưu”
Hình 2.15 Màn hình minh họa thao tác nhập thơng tin tại cửa sổ “thêm mới tờ khai”
Tiếp tục bấm “Đối chiếu tờ khai” -> nếu cột trạng thái đối chiếu ghi “Khớp” nghĩa là đã thành công, nếu không khớp nhân viên phải tiến hành khai và đối chiếu lại.
Hình 2.16 Màn hình minh họa đối chiếu tờ khai thành cơng
Trở về màn hình phần “Chi tiết lơ hàng”, ngay cột khai báo tờ khai hiện chữ “Y – YES” nghĩa là khai báo tờ khai đã hoàn thành.
BƯỚC 8: Xác thực Sau khi chọn “Xác thực” của sổ màn hình hiện ra có hai ơ là: Tìm
container hoặc Tìm theo lệnh, cơng ty chọn Tìm container để thuận tiện -> tick vào ô
nhỏ đầu dòng - > bấm “gửi mã xác thực” (mã xác thực được gửi vào số điện thoại mà công ty đăng ký tài khoản ePort) -> nhập mã xác thực-> bấm Xác thực” -> xác thực thành cơng đóng cửa sổ xác thực lại.
Hình 2.17 Màn hình minh họa xác thực lô hàng
Bấm “Refresh” dể được xác nhận thông tin-> cập nhật thơng tin xong ơ “xác thực” sẽ có dấu tick
Hình 2.18 Màn hình minh họa nhập nhật thơng tin lơ hàng hồn tất
Lưu ý: Đối với những hãng tàu/FWD mà cơng ty chưa đăng ký EDO thì nhân viên
giao nhận sẽ đến hãng tàu/FWD nộp giấy “Thông báo hàng đến” để được cấp D/O. Nhân viên giao nhận sau khi nhận được đầy đủ lệnh giao hàng cần kiểm tra chính xác đó có phải là lệnh gốc hay khơng, trên lệnh có thể hiện đúng tên hàng, tên tàu, số vận đơn, tên cảng dỡ, số container, số kiện, … hay khơng, nếu có sai sót yêu cầu nhân viên hãng tàu/FWD chỉnh lại cho phù hợp với vận đơn để tránh trường hợp chứng từ không phù hợp sẽ không nhận được hàng. Trên lệnh giao hàng bắt buộc phải có đóng dấu “ĐÃ THU TIỀN” hoặc “PAID”.
c) Thanh tốn ePort
Sau khi tiến hành lên EDO trên ePort, thì nhân viên cơng ty CỔ PHẦN HÀNG HẢI SÀI GỊN sẽ tiếp tục tiến hành thanh tốn ePort để nhận hàng từ cảng, trình từ các bước như sau:
BƯỚC 1: Bấm "tick” vào ô vuông trước số DK của số cont cần thanh toán - > “tính phí”
Hình 2.19 Màn hình minh họa thao tác chọn số đăng ký cần thanh toán
Chọn số DK cần thanh toán -> Chọn một trong hai cách thanh toán:
Thanh toán qua ATM nội địa (cá nhân, doanh nghiệp)
Thanh toán qua tài khoản doanh nghiệp. Ở cơng ty thường sẽ thanh tốn qua thẻ ATM nên sẽ chọn cách thanh tốn qua ATM nội địa
Hình 2.20 Màn hình minh họa thao tác chọn cách thanh toán
BƯỚC 2: Cửa sổ thanh toán Napas hiện ra -> nhập: số thẻ, họ và tên chủ thẻ, ngày
Hình 2.21 Màn hình minh họa thanh toán qua ATM nội địa
BƯỚC 3: Trở về màn hình ePort ở cột thanh tốn hiện chữ Y (YES) nghĩa là thanh
tốn thành cơng.
Hình 2.22 Màn hình minh họa thanh tốn thành cơng
Để in biên nhận nhấn “tick” vào ô trước “mã giao dịch” ->xuất hiện hóa đơn điện tử dạng PDF
Hình 2.23 Màn hình minh họa hóa đơn dạng PDF
BƯỚC 4: Đăng ký -> nhận cont hàng từ cảng -> “Hóa đơn điện tử” ở phần “thơng tin lơ hàng” -> chọn “Download” để tải hóa đơn về
Hình 2.24 Màn hình minh họa thao tác tải hóa đơn về
Lưu ý: Sau khi lên EDO và thanh tốn ePort thành cơng trở về màn hình phần “Thơng
tin lơ hàng” để kiểm tra. Tiếp theo, nhân viên chứng từ công ty Cổ phần Hàng hải Sài Gòn tiến hành làm thủ tục lên tờ khai cho lô hàng này.