2.2 Diễn giải quy trình giao nhận hàng nhập khẩu tại Cơng ty Cổ phần Hàng
2.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) được gửi tới từ hãng tàu/FWD để thông báo cho người nhận biết rằng thời gian, địa điểm, kho, cảng mà lô hàng sẽ cập. Cần
xem rõ giấy báo tàu nào đã gửi và có đúng tên cơng ty nhận hay khơng.
Với giao dịch này, Cơng ty Cổ phần Tập đồn Sunhouse sẽ nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu Dongjin Shipping Co., LTD in Việt Nam thông qua New Vision International Logistics Joint Stock Company, cụ thể:
Trước ngày tàu cập cảng khoảng 2 hoặc 3 ngày, New International Logistics Joint Stock Company sẽ gởi thông báo hàng đến (A/N) đến Sunhouse. Sau khi nhận được thông báo hàng đến của New International Logistics Joint Stock Company nhân viên chứng từ phải kiểm tra lại thông tin trên thơng báo có đúng với những chi tiết trên những chứng từ mà mình nhận được hay khơng. Giấy báo được gửi từ hãng tàu Dongjin Shipping với nội dung như sau:
Tên tàu: PANCON CHAMPION 2013S Cảng đi: Zhongshan, China
Cảng đến: Ho Chi Minh, Viet Nam
Số container/ Số Seal: DJLU5013074/ 40’HQ/ DJS972339 Số kiện: 950 kiện
Trọng lượng: 13,275.00 Kgs
a) Nhận bộ chứng từ
Cơng ty Cổ phần Tập đồn Sunhouse liên hệ với nhân viên Cổ phần Hàng Hải Sài Gịn và gửi thơng tin lơ hàng cùng các chứng từ liên quan để thực hiện việc giao nhận:
- Hợp đồng thương mai (Sales Contract) số 1-2-ZS-2008-007 Ngày: 05/08/2020 - Hoá đơn thương mại (Invoice) số ZS07-2/SH2020 Ngày: 14/10/2020
- Phiếu đóng gói hàng hố (Packing list) số ZS07-2/SH2020 Ngày: 14/10/2020 - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original) form E số: E201903417883957 Ngày 16/10/2020
- Giấy giới thiệu của cơng ty Cổ phần Tập đồn Sunhouse.
b) Kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi nhận chứng từ, nhân viên Bộ phận Chứng từ của Công ty Hàng Hải Sài Gịn sẽ kiểm tra tính hợp lệ và phù hợp của các chứng từ này, đối chiếu các thông tin trên các chứng từ xem có khớp nhau hoặc có sai sót gì khơng. Cụ thể là kiểm tra trên cơ sở hợp đồng ngoại thương đối chiếu với hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói về các chi tiết: tên và địa chỉ người xuất khẩu, người nhập khẩu, tên hàng, xuất xứ, số lượng,
quy cách - chất lượng hàng hóa, điều kiện thương mại áp dụng, cách đóng gói-bao bì, ghi ký mã hiệu, cảng bốc, cảng dỡ hàng… Để phòng trường hợp có sai sót thì liên hệ
với CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN SUNHOUSE.
Chi tiết chứng từ: Kiểm tra chi tiết thông tin các hồ sơ gồm
1- Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
trên hợp đồng là đầy đủ và có đủ chữ ký cùng đóng dấu của Zhongshan Silk Import & Export Group Co. Ltd of Guangdong và cơng ty Cổ phần Tập đồn Sunhouse.
2- Hóa đơn thương mại (Invoice)
3- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list) 4- Vận đơn đường biển (Bill of lading)
Đối với lô hàng này, ta ghi nhận chỉ xuất hiện HB/L (do công ty FWD phát hành) vì hãng tàu Dongjin Shipping Co., LTD sử dụng EDO thay vì D/O giấy. Đồng thời khi sử dụng EDO, thì hãng tàu sẽ tối ưu thời gian và chi phí khơng cần phải kiểm duyệt MB/L mà họ sẽ tích hợp thơng tin (số lệnh, mã người nhận hàng (trong hệ thống hãng tàu), số vận đơn, tên người nhận hàng, số container, tên tàu, số hiệu chuyến, nhiệt độ (đối với container lạnh), thơng tin bổ sung nếu có) trên hệ thống Eport. Tương tự, để New Vision International Logistics Joint Stock Company sử dụng hệ thống này thì họ phải đăng ký tờ khai trên Eport. Sau khi nhận được A/N từ hãng tàu, New Vision chỉ cần đăng nhập vào hệ thống và điền các thông tin (bao gồm: tên doanh nghiệp, số vận đơn, số cont, Mã nhận cont, Số lệnh, Hạn lệnh được hiện) lên. Cảng sẽ đối chiếu thông tin giữa New Vision và hãng tàu Dongjin và tiến hành giao hàng nếu thông tin trùng khớp. Tuy nhiên, trong lơ hàng này cịn xuất hiện Master Bill of Lading (MB/L) – Vận đơn chủ hay vận đơn đường biển do hãng tàu phát hành, nhưng khơng có chứng từ nên khơng nêu rõ.
5- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original)
Trong giấy chứng nhận xuất xứ Tất cả thông tin về người bán (xuất khẩu), người mua (nhập khẩu), tên tàu, số chuyến, cảng xếp – cảng dỡ, ký mã hiệu, tên từng mặt hàng, số lượng, trọng lượng và mã HS từng mặt hàng,… phải trùng khớp các chứng từ ở trên.
Bảng 2.1 Danh sách thông tin kiểm tra trong bộ chứng từ
NỘI DUNG KIỂM TRA
HỒ SƠ S/ C I P/L B/L C/O THƠNG TIN NGƯỜI BÁN (XK)
Tên Cơng ty: ZHONGSHAN SILK IMP & EXP. GROUP CO., LTD. OF
GUANGDONG
Địa chỉ: 28 YUE LAI NAN ROAD, ZHONGSHAN CITY, GUANGDONG, CHINA SĐT: 86-760-8976-8966 Fax: 86-760-23301309 THÔNG TIN NGƯỜI MUA (NK)
Tên Cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP
ĐOÀN SUNHOUSE
Địa chỉ: 139 Nguyễn Thái Học, Ba Đình,
Hà Nội, Việt Nam
SĐT: 84-4-7366676/86
Fax: 84-4-7366696
HÀNG
HÓA Tên hàng:1) Bếp Hồng Ngoại cơ nhãn hiệu SUNHOUSE 220-240V-50HZ
(MECHANICAL INFRARED COOKER BRAND NAME: SUNHOUSE 220-240V- 50HZ-2000W)
2) Bếp Hồng Ngoại cảm ứng nhãn hiệu SUNHOUSE (TOUCH INFRARED
COOKER BRAND NAME: SUNHOUSE 220-240V-50HZ-2000W)
Mã HS (HS Code): 85166090
Số kiện hàng: 950 PK
N. WT: 10700 KGS
THANH TOÁN
Theo FOB: 62,675 USD
Bằng chữ: Sáu mươi hai nghìn sáu trăm bảy mươi lăm đô la Mỹ
Phương thức thanh toán: 100% TT
TÊN
TÀU PANCON CHAMPION
SỐ CHUYẾ
N 2013S
NƠI GIAO
HÀNG cảng XIAOLAN, ZHONGSHAN, CHINA
CẢNG XẾP
HÀNG cảng XIAOLAN, ZHONGSHAN, CHINA
NƠI NHẬN HÀNG
cảng Cát Lái, Việt Nam (CAT LAI PORT,
VIETNAM)
CẢNG DỠ HÀNG
cảng Cát Lái, Việt Nam (CAT LAI PORT,
VIETNAM)
KÝ MÃ
HIỆU 950SUNHOUSE
SỐ SEAL DJLU501 3074/40'HO/DJS972339/950
SỐ
CONT 1 cont 40’HQ
Kết luận
Sau khi kiểm tra bộ chứng từ, nhân viên giao nhận kiểm tra đối chiếu thấy có vấn đề phát sinh là nội dung của hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói và vận đơn đường biển khơng khớp với hợp đồng ngoại thương về số lượng & giá trị thanh tốn. Do đó, nhân viên giao nhận liên lạc lại với Cơng ty Cổ phần tập đồn Sunhouse để thơng báo và nhận được thông tin rằng đây là lơ hàng được “giao từng phần” vì vậy đủ điều kiện tiếp nhận lô hàng và tiếp tục tiến hành các thủ tục để nhận hàng về kho và dựa vào B/L và giấy báo hàng đến để tiện đối chiếu theo dõi làm thủ tục giao nhận.
Tuy nhiên, trong lô hàng này, trên HB/L thể hiện tên tàu (Zhong Hang 902
V.201015000000) khác tên tàu (PANCON CHAMPION) thể hiện trên A/N. Vì theo như
thơng báo từ Unitex International Forwarding (Guangzhou) Limited, con tàu Zhong Hang 902 V.201015000000 khơng đến cảng Hồ Chí Minh nên được chuyển sang tàu PANCON CHAMPION 2013S từ Hong Kong đến Việt Nam.