2.1 Giới thiệu về Công tyThí nghiệm Điện Miền Nam (SETC)
2.1.5.1 Khái quát về hệ thống quản lý chất lượng của SETC
Hệ thống quản lý chất lượng của SETC được xây dựng phù hợp với TCVN ISO 9001:2008, có tham khảo và kết hợp một số chuẩn mực của TCVN ISO/IEC 17025:2007, các quy định của Tập đồn Điện lực và Tổng Cơng ty Điện lực miền Nam về chuyên ngành điện, đáp ứng các yêu cầu hoạt động hiện nay của SETC trong lĩnh vực thử nghiệm, hiệu chuẩn chuyên dùng cho ngành điện.
Mỗi q trình chính và hỗ trợ trong hệ thống quản lý chất lượng của SETC đều áp dụng mơ hình “Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động (PDCA)” để
thực hiện và thường xuyên cải tiến các quá trình nhằm đáp ứng các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008.
2.1.5.2 Phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
Tài liệu này được áp dụng trong tất cả các hoạt động của Cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam từ hoạt động sản xuất, hành chính, nhân sự, thử nghiệm, hiệu chuẩn các thiết bị điện của công ty.
2.1.5.3 Hệ thống tài liệu quản lý chất lượng của SETC
Hệ thống tài liệu chất lượng của công ty được thể hiện trong hình 2.2 dưới đây, gồm có: sổ tay chất lượng, chính sách chất lượng, các thủ tục, quy định điều hành, quy trình tác nghiệp, hướng dẫn công việc và thiết bị, tài liệu thiết kế,…
.....................................................................................................................................
Hình 2.2: Mơ hình hệ thống tài liệu chất lượng của SETC
(Nguồn: Sổ tay chất lượng của SETC)
2.1.5.4 Chính sách và mục tiêu chất lượng
Cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam với phương châm: “Chính xác, Kịp thời, Hiệu quả, An tồn”, vì vậy, chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng được thiết
Chính sách chất lượng Mục tiêu chất lượng Sổ tay chất lượng Thủ tục Quy định điều hành Hướng dẫn Tài liệu bên trong
CẤP CÔNG TY
Mục tiêu chất lượng Đơn vị
Tổ chức và phân cơng
Cơng bố năng lực Đơn vị
Quy trình tác nghiệp
Hướng dẫn công việc
Biểu mẫu CẤP CÁC ĐƠN VỊ Sổ tay điều hành chất lượng thí nghiệm theo TCVN ISO/IEC 17025:2001 Tài liệu bên ngồi
lập để tập thể CBCNV Cơng ty Thí nghiệm Điện miền Nam phấn đấu thực hiện một cách tốt nhất mục tiêu đề ra, cụ thể như sau:
Chính sách chất lượng của SETC 2013:
- Xây dựng Cơng ty Thí nghiệm Điện miền Nam thành một đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực thử nghiệm, hiệu chuẩn, chế tạo và sửa chữa các thiết bị điện.
- Phấn đấu thực hiện việc thử nghiệm, hiệu chuẩn chính xác, an tồn, kịp thời đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng và từng bước tham gia vào thị trường khu vực.
- Thử nghiệm các thiết bị điện một cách khách quan và độc lập để đưa vào vận hành an toàn trên hệ thống lưới điện đến cấp điện áp 500kV.
- Chế tạo, đầu tư bổ sung, đổi mới các thiết bị điện chuyên ngành cung cấp cho hệ thống điện và các thiết bị thử nghiệm chuyên dùng trong nước và khu vực.
- Từng bước ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của công ty. - Tăng cường công tác kinh doanh.
- Cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng nhằm đáp ứng, thỏa mãn các yêu cầu và mong đợi của khách hàng.
Mục tiêu chất lượng của SETC năm 2018:
1. Cơng ty Thí nghiệm Điện miền Nam thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và năng lực thử nghiệm, hiệu chuẩn thiết bị điện theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025.
2. Khiếu nại của khách hàng: Số khiếu nại được căn cứ trên mục tiêu chất lượng của từng đơn vị thuộc SETC.
3. Đảm bảo thời hạn giao hay hoàn thành việc cấp sản phẩm, dịch vụ: Trong trường hợp bất khả kháng, thời gian trễ không được quá 20 ngày theo hợp đồng hoặc giấy thỏa thuận. Biên bản thí nghiệm định kỳ hồn tất sau 2 tuần, biên bản thí nghiệm mới hồn tất sau 3 tuần tính từ thời điểm kết thúc hạng mục thí nghiệm.
4. Mức tăng trưởng kế hoạch về doanh thu không thấp hơn so với kế hoạch năm 2017.
5. Đa dạng các loại hình kinh doanh: Sản xuất tủ bảng điện, lắp đặt thử nghiệm SCADA, mở rộng cơng tác bảo trì trạm biến áp.
6. Tăng cường nguồn lực: Đầu tư mua thiết bị thí nghiệm mới, nâng cấp văn phòng làm việc.
2.1.5.5 Sổ tay chất lượng
Sổ tay chất lượng là tài liệu tập hợp các yêu cầu, quy định của hệ thống quản lý chất lượng xây dựng theo chuẩn mực TCVN ISO 9001:2008 và tham khảo thêm các chuẩn mực của TCVN ISO/IEC 17025:2007 được áp dụng trong các hoạt động của ngành điện. Sổ tay chất lượng là một bộ phận hợp thành hệ thống tài liệu quản lý chất lượng về quy trình, hướng dẫn cơng việc và các biểu mẫu của SETC.
2.1.5.6 Các quy trình chính trong hệ thống quản lý chất lượng tại SETC
Thủ tục dạng văn bản (Quy trình, hướng dẫn công việc, các biểu mẫu) là tài liệu quan trọng để kiểm soát hoạt động trong hệ thống quản lý chất lượng của SETC gồm có các quy trình như: Phịng Kế hoạch có 06 quy trình liên quan đến việc lập kế hoạch, mua sắm vật tư thiết bị điện, Phòng Kỹ thuật có 04 quy trình liên quan đến quản lý và ban hành các tiêu chuẩn kỹ thuật của cơng ty, Phịng Tổ chức nhân sự có 06 quy trình liên quan đến nhân lực, Phịng Tài chính – Kế tốn có 06 quy trình về tài chính, Phịng Vật tư có 06 quy trình về quản lý vật tư, Phịng Thí nghiệm cao áp có 09 quy trình về các vật tư thiết bị điện dùng cho trạm 110kV, Phịng Thí nghiệm Rơle tự động có 07 quy trình về các loại Rơle, Phân xưởng Điện năng kế có 03 quy trình về các loại Điện kế, Phịng Thí nghiệm Đo lường có 03 quy trình về đo lường các vật tư thiết bị điện, Phân xưởng Sửa chữa bảo trì có 01 quy trình về sửa chữa bảo trì thiết bị tại cơng ty, Phân xưởng Chế tạo lắp ráp có 10 quy trình về lắp ráp các vật tư thiết bị điện, Phịng Thí nghiệm hóa dầu có 01 quy trình về thí nghiệm dầu cách điện (danh mục chi tiết của các quy trình xem tại Phụ lục 05).
2.2 Phân tích và đánh giá thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 tại Cơng ty Thí nghiệm Điện miền Nam theo tiêu chuẩn ISO 9001 tại Cơng ty Thí nghiệm Điện miền Nam
Để đánh giá tình hình vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 của công ty, tác giả sử dụng phương pháp phỏng vấn chuyên gia bằng cách phỏng vấn trực tiếp Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng Ban ISO, các thành viên
ban ISO, Trưởng phó các phịng ban trong công ty. Đồng thời, tác giả tham khảo các thông tin trong tài liệu chất lượng, báo cáo đánh giá nội bộ các năm 2015, 2016, 2017 của SETC và tiến hành thu thập ý kiến đánh giá thơng qua hình thức khảo sát bằng bảng câu hỏi.
Bảng câu hỏi khảo sát được xây dựng dựa trên Phụ lục A của TCVN ISO 9004:2000 về hướng dẫn tự xem xét đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng tại tổ chức và các yêu cầu chính của tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Dữ liệu khảo sát được chia theo từng nhóm tương ứng với các yêu cầu từ điều khoản 4 đến điều khoản 8 trong tiêu chuẩn ISO 9001:2008 với các mức đánh giá như sau:
- Mức 1: Không thực hiện
- Mức 2: Thực hiện một cách bị động
- Mức 3: Có thực hiện nhưng chưa hiệu quả - Mức 4: Có thực hiện và đạt hiệu quả - Mức 5: Thường xuyên cải tiến
Đối tượng lựa chọn để khảo sát là 30 CBCNV bao gồm: Ban lãnh đạo cấp cao của công ty, Trưởng Ban ISO, các thành viên ban ISO, Trưởng phó các phịng, ban. Nghiên cứu gồm 34 tiêu chí đánh giá việc thực hiện dựa trên 5 yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, được chia thành 5 nhóm yêu cầu như sau:
- Nhóm 1: Điều khoản 4: Hệ thống quản lý chất lượng, gồm 5 tiêu chí từ 1-5. - Nhóm 2: Điều khoản 5: Trách nhiệm của lãnh đạo, gồm 10 tiêu chí từ 6-15. - Nhóm 3: Điều khoản 6: Quản lý nguồn lực, gồm 6 tiêu chí từ 16-21.
- Nhóm 4: Điều khoản 7: Quá trình tạo sản phẩm, gồm 7 tiêu chí từ 22-28. - Nhóm 5: Điều khoản 8: Theo dõi, đo lường, phân tích và cải tiến, gồm 6 tiêu chí từ 29-34.
Kết quả nghiên cứu chủ yếu là các thống kê mơ tả dựa trên các tiêu chí đã được khảo sát và được trình bày cụ thể theo từng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong phần tiếp theo của chương 2. Bảng câu hỏi khảo sát và kết quả khảo sát được trình bày cụ thể ở Phụ lục 01 và Phụ lục 02.
2.2.1 Hệ thống quản lý chất lượng 2.2.1.1 Kiểm soát tài liệu 2.2.1.1 Kiểm soát tài liệu
Hiện nay, các tài liệu tại công ty bao gồm tài liệu nội bộ hoặc có nguồn gốc từ bên ngoài như: các quy chế, quy định, tiêu chuẩn, phương pháp thử nghiệm, hiệu chuẩn cũng như các bản vẽ, phần mềm, quy định kỹ thuật, hướng dẫn, sổ tay và đã được SETC ban hành thủ tục TT 01 - Thủ tục kiểm soát tài liệu để kiểm sốt tài liệu tại cơng ty. Tất cả tài liệu nội bộ đều được Giám đốc xem xét, phê duyệt trước khi ban hành và áp dụng. Tài liệu nội bộ sẽ lưu tại Ban chỉ đạo ISO và được scan để tải lên máy chủ tại địa chỉ là http://10.171.0.1.
Theo kết quả khảo sát thể hiện ở bảng 2.1, mức độ đánh giá công ty cung cấp đầy đủ nguồn lực và thông tin để thực hiện hệ thống quản lý chất lượng đạt 4.0, trong đó mức đánh giá là 4 đạt 80% (24/30 phiếu), mức 5 đạt 20% (6/30 phiếu) và khơng có ý kiến nào đánh giá ở mức 1, 2, 3, qua đó cho thấy rằng các nguồn lực và thông tin mà công ty cung cấp như nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị,... để thực hiện hệ thống quản lý chất lượng vừa đạt hiệu quả mà vừa thường xuyên thực hiện cải tiến. Cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam cung cấp nguồn lực đầy đủ là do có được nguồn vốn hỗ trợ từ Tổng cơng ty Điện lực miền Nam và vừa có nguồn tiền từ hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty, vì vậy, với số vốn có được rất lớn nên SETC cung cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhân lực,... rất đầy đủ và có thể thực hiện cải tiến ngay khi cần thiết.
Bảng 2.1: Kết quả khảo sát về hệ thống quản lý chất lượng của SETC
Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung bình Điều khoản 4.0: Hệ thống quản lý chất lượng 1 2 3 4 5
1
SETC cung cấp nguồn lực và thông tin (nhân lực, cơ sở vật chất,...) cần thiết để hỗ trợ thực hiện hệ thống quản lý chất lượng như thế nào?
0 0 0 24 6 4,20
2
Các tài liệu chất lượng đáp ứng đầy đủ và phù hợp với thực tế hoạt động của SETC như thế nào?
0 0 0 23 7 4,23
Về mức độ đánh giá việc xây dựng tài liệu chất lượng của SETC đạt 4,23, trong đó mức đánh giá là 4 được 23/30 phiếu (76,7%), mức 5 được 7/30 phiếu (23,3%) và khơng có ý kiến nào đánh giá ở mức 1, 2, 3, qua đó thể hiện rằng công ty xây dựng tài liệu chất lượng có hiệu quả và có thực hiện cải tiến tài liệu (theo kết quả khảo sát tại bảng 2.1). Hiện tại, cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam thực hiện việc kiểm soát tài liệu trong các hoạt động qua các khâu từ thu nhận thơng tin, biên soạn, sốt xét, thẩm xét, phê duyệt đến phổ biến, áp dụng, cập nhật và hủy bỏ tài liệu. Đồng thời, các tài liệu chất lượng được đầy đủ và nội dung phù hợp với thực tế hoạt động của công ty là do Lãnh đạo công ty giao cho mỗi phòng ban chịu trách nhiệm xây dựng nội dung tài liệu về lĩnh vực chức năng, chun mơn của bộ phận đó và trình Lãnh đạo cấp cao phê duyệt lại, vì vậy, nội dung các tài liệu chất lượng tại SETC luôn luôn gắn liền với thực tế và phù hợp với từng công việc chuyên môn của mỗi bộ phận, điều này giúp cho các bộ phận dễ ghi nhớ và dễ dàng thực hiện theo đúng như nội dung trong tài liệu chất lượng.
Bảng 2.2: Kết quả khảo sát về việc cập nhật, sửa đổi, bổ sung tài liệu của SETC
Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung
bình Điều khoản 4.0: Hệ thống quản lý chất
lượng 1 2 3 4 5
1 SETC thực hiện việc cập nhật, sửa đổi,
bổ sung tài liệu như thế nào? 0 0 3 24 3 4,00 (Nguồn: phụ lục 02) Về việc thực hiện cập nhật, sửa đổi, bổ sung tài liệu, cơng ty Thí nghiệm điện miền Nam thực hiện có hiệu quả khi mức độ đánh giá theo kết quả khảo sát tại bảng 2.2 đạt 4,0, trong đó có 24/30 phiếu (80%) ý kiến đánh giá ở mức 4 và 7/30 phiếu (10%) ý kiến đánh giá ở mức 5. Do tại SETC, nội dung của các tài liệu đều do mỗi bộ phận trong công ty xây dựng và tham mưu cho Lãnh đạo cấp cao nên khi một lĩnh vực chun mơn nào có sự thay đổi từ các cơ quan chức năng hay từ Tập đồn Điện lực Việt Nam thì bộ phận có liên quan sẽ có được thơng tin nhanh nhất và tiến
hành thực hiện cải tiến, cập nhật tài liệu mới kịp thời, điều này mang lại hiệu quả hoạt động rất cao cho công ty.
Tuy nhiên, theo kết quả tại bảng 2.2, có 3/30 phiếu (10%) ý kiến cho rằng cơng ty thực hiện vẫn cịn hạn chế. Khi một biểu mẫu, tài liệu thay đổi và ban hành lại thì các tài liệu mới được phổ biến đến CBCNV trong cơng ty vẫn cịn chậm trễ. Nguyên nhân là do các tài liệu mới nếu là tài liệu bên ngoài sẽ được ban hành trên trang website http://eoffice.evnspc.vn/etc2 của công ty, nhưng để các CBCNV của các bộ phận xem được tài liệu này thì cần có bút phê điện tử của Ban Lãnh đạo cấp cao công ty phân quyền cho những bộ phận được xem, sau đó, Trưởng các phòng ban sẽ tiếp tục phân quyền xuống cho nhân viên trong bộ phận mình thì nhân viên mới xem được các tài liệu này, trong trường hợp Lãnh đạo cấp nào chưa phân quyền cho cấp dưới thì cấp dưới sẽ khơng xem được các tài liệu mới này. Vì vậy mà tại cơng ty vẫn cịn xảy ra tình trạng CBCNV bị động trong việc tiếp cận các tài liệu mới khi có thay đổi. Hạn chế này cịn tồn tại là do Lãnh đạo cơng ty muốn bảo đảm tính bảo mật của một số tài liệu nên áp dụng chức năng phân quyền, để chỉ những bộ phận có liên quan mới có thể xem được một số tài liệu quan trọng.
2.2.1.2 Kiểm soát hồ sơ
Hồ sơ là tập hợp các tài liệu ghi nhận và công bố các kết quả đạt được qua hoạt động và cung cấp các bằng chứng về hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của Cơng ty Thí nghiệm Điện miền Nam. Cơng tác kiểm sốt hồ sơ được thực hiện theo TT 02 - Thủ tục kiểm sốt hồ sơ của cơng ty ban hành.
Hiện nay, SETC kiểm sốt hồ sơ bằng cách là đối với cơng văn đến và đi lưu hành trong nội bộ sẽ được scan và tải lên mạng nội bộ là http://10.171.0.1, đối với công văn đến và đi phát hành ra bên ngồi cơng ty sẽ được scan và tải lên hệ thống Eoffice (http://eoffice.evnspc.vn/etc2) của công ty và được lưu trữ tại đây. Riêng đối với các hồ sơ về lĩnh vực thí nghiệm, hiệu chuẩn như biên bản thí nghiệm sẽ được lưu riêng tại cơ sở dữ liệu của phần mềm Quản lý Biên bản sau khi người thí nghiệm hồn tất biên bản thí nghiệm.
Bảng 2.3: Kết quả khảo sát về việc kiểm soát tài liệu, hồ sơ của SETC
Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung
bình Điều khoản 4.0: Hệ thống quản lý chất
lượng 1 2 3 4 5
1 Việc kiểm sốt tài liệu, hồ sơ của cơng
ty được thực hiện như thế nào? 0 0 0 30 0 4,0