2.2 Phân tích và đánh giá thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng
2.2.1.2 Kiểm soát hồ sơ
Hồ sơ là tập hợp các tài liệu ghi nhận và công bố các kết quả đạt được qua hoạt động và cung cấp các bằng chứng về hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của Cơng ty Thí nghiệm Điện miền Nam. Cơng tác kiểm sốt hồ sơ được thực hiện theo TT 02 - Thủ tục kiểm sốt hồ sơ của cơng ty ban hành.
Hiện nay, SETC kiểm sốt hồ sơ bằng cách là đối với cơng văn đến và đi lưu hành trong nội bộ sẽ được scan và tải lên mạng nội bộ là http://10.171.0.1, đối với công văn đến và đi phát hành ra bên ngồi cơng ty sẽ được scan và tải lên hệ thống Eoffice (http://eoffice.evnspc.vn/etc2) của công ty và được lưu trữ tại đây. Riêng đối với các hồ sơ về lĩnh vực thí nghiệm, hiệu chuẩn như biên bản thí nghiệm sẽ được lưu riêng tại cơ sở dữ liệu của phần mềm Quản lý Biên bản sau khi người thí nghiệm hồn tất biên bản thí nghiệm.
Bảng 2.3: Kết quả khảo sát về việc kiểm soát tài liệu, hồ sơ của SETC
Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung
bình Điều khoản 4.0: Hệ thống quản lý chất
lượng 1 2 3 4 5
1 Việc kiểm sốt tài liệu, hồ sơ của cơng
ty được thực hiện như thế nào? 0 0 0 30 0 4,0 2 Mức độ bảo quản, lưu trữ tài liệu, hồ sơ
tại SETC được thực hiện như thế nào? 0 0 0 27 3 4,1
(Nguồn: phụ lục 02)
Về việc kiểm soát, bảo quản và lưu trữ tài liệu, hồ sơ thì qua các Báo cáo đánh giá nội bộ năm 2015, 2016, 2017 của các bộ phận tại cơng ty chẳng hạn như Phịng Tổ chức nhân sự, Phịng Tài chính kế tốn, Phân xưởng Điện năng kế, Phịng Thí nghiệm đo lường,… khơng phát hiện điểm khơng phù hợp trong q trình thực hiện kiểm sốt tài liệu, hồ sơ (đính kèm phụ lục 6). Đồng thời, qua kết quả khảo sát tại bảng 2.3, mức độ kiểm sốt tài liệu, hồ sơ tại cơng ty được CBCNV đánh giá là 4,0 (mức độ 4 là 30/30 phiếu (100%)) và mức độ bảo quản, lưu trữ tài liệu, hồ sơ của công ty đạt 4,1 (theo kết quả khảo sát tại bảng 2.3), trong đó có 27/30 phiếu (90%) và 3/30 phiếu (10%) đánh giá ở mức 4 và 5, điều này cho thấy rằng công ty thực hiện kiểm sốt tài liệu, hồ sơ rất hiệu quả. Bởi vì do cơng ty có quy định rất cụ thể và ban hành các biểu mẫu đối với việc mượn trả tài liệu, hồ sơ theo M02-TT02 – Biểu mẫu mượn trả tài liệu, hồ sơ, vì vậy mà khi có nhu cầu mượn các tài liệu, hồ sơ lẫn nhau giữa các phịng ban, thì tránh được tình trạng thất lạc tài liệu, hồ sơ, giúp cho CBCNV khi cần tìm kiếm hồ sơ sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong trường hợp xuất trình hồ sơ khi có Đồn thanh kiểm tra từ các cơ quan chức năng.