2.2 Phân tích và đánh giá thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng
2.2.2.2 Trao đổi thông tin
Tại SETC, Lãnh đạo cấp cao thiết lập và duy trì hệ thống thơng tin nội bộ với các hình thức là: họp giao ban chuyên môn 02 lần/tháng, sinh hoạt cán bộ phụ trách chất lượng của mỗi phòng ban định kỳ 01 lần/quý để trao đổi các nội dung công việc mà các phòng ban đã được giao nhiệm vụ. Đồng thời, hiện nay, trong công tác chuyên môn hàng ngày tại công ty, tuy vẫn áp dụng truyền đạt thông tin bằng hình thức văn bản giấy như memo, nhưng chủ yếu Lãnh đạo SETC đã cho áp dụng công nghệ vào q trình trao đổi thơng tin.
Bảng 2.9: Kết quả khảo sát về việc trao đổi thông tin của SETC
Các yêu cầu Mức độ đánh giá Trung
bình Điều khoản 5.0: Trách nhiệm của lãnh
đạo 1 2 3 4 5
1
Lãnh đạo cấp cao duy trì và phổ biến đầy đủ thông tin cho nhân viên như thế nào?
0 0 4 26 0 3,87
(Nguồn: phụ lục 02)
Về việc trao đổi thơng tin thì Lãnh đạo cấp cao SETC thực hiện phổ biến thông tin cho các CBCNV rất hiệu quả, theo như kết quả khảo sát tại bảng 2.9 có mức độ thực hiện đạt 3,87 (có 26/30 ý kiến đánh giá ở mức 4 – 86,7%). Qúa trình trao đổi thơng tin tại SETC hiện nay như sau:
- Sử dụng cổng thông tin là: hệ thống dữ liệu của các phòng ban trên ổ đĩa mạng nội bộ của cơng ty http://10.171.0.1, CBCNV trong cơng ty có thể truy cập, sao chép, tải tài liệu và xem thông tin liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn, quy định về lương, hồ sơ ISO, các phần mềm cần thiết, các hoạt động cơng đồn và các thông tin nội bộ khác của cơng ty rất nhanh chóng và thống nhất cả hệ thống.
- Hai là, CBCNV sẽ sử dụng E-office (văn phòng điện tử): http://eoffice.evnspc.vn/etc2 có chứa tất cả các tài liệu, văn bản nhưng chỉ những cá nhân nào được phân quyền đọc văn bản đó mới có thể xem và tải tài liệu.
Bằng cách áp dụng công nghệ và hạn chế truyền đạt thông tin bằng văn bản giấy mà tất cả CBCNV trong SETC được cung cấp đầy đủ, chính xác các thơng tin liên quan về hoạt động công tác chuyên môn và của hệ thống chất lượng tại công ty. Đây là một hoạt động có hiệu quả của Lãnh đạo cấp cao SETC mang lại nhiều lợi ích cho CBCNV.
Bên cạnh những ưu điểm khi Lãnh đạo cấp cao cho áp dụng cơng nghệ trong việc trao đổi thơng tin thì cũng cịn 3/30 phiếu (10%) ý kiến cho rằng vẫn có hạn chế tồn tại. Cụ thể là do như đã đề cập ở mục 2.2.1.1 – Kiểm soát tài liệu, tất cả văn bản, quyết định, tài liệu,... đều được phổ biến trên trang web nội bộ http://eoffice.evnspc.vn/etc2 của công ty, nhưng để các CBCNV của các bộ phận xem được tài liệu này thì cần có bút phê điện tử của Ban Lãnh đạo cấp cao công ty phân quyền và từ Trưởng các bộ phận tiếp tục phân quyền xuống cho nhân viên trong bộ phận thì những phòng ban và CBCNV nào được phân quyền mới có thể xem được các văn bản, vì vậy mà quá trình tiếp cận thơng tin tại công ty trong trường hợp Lãnh đạo các cấp chưa phân quyền thì sẽ làm chậm tiến độ tiếp nhận thông tin giải quyết công việc, nhưng để đảm bảo tính bảo mật của một số tài liệu nên Lãnh đạo cấp cao công ty vẫn cho áp dụng chức năng phân quyền này.